Functiebeschrijving Departement Werk en Sociale Economie. Afdelingshoofd Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Departement Werk en Sociale Economie Afdelingshoofd Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen Functiefamilie leidinggevend middenkader Niveau 2 Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Dirk Vanderpoorten, secretaris-generaal Naam functiehouder Datum + handtekening VACANT

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Leiderschapsrollen De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Leidend ambtenaar van het Dept WSE, met name de secretaris-generaal, en onder diens gezag aan de kabinetten Werk en Sociale Economie Diensthoofd Dienst Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen (Dienst Collectieve Tewerkstelling en Dienst Duurzaam Ondernemen) Medewerkers van de Beleidscel SE&DO Directiesecretariaat van de Afdeling Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen 6 medewerkers en adviseurs beleidscel 1 diensthoofd 3 management assistenten ASE&DO K euro waarvan K beleidskredieten bestaande bevoegdheid en K beleidskredieten SHV materies 2. Doel van de functie Binnen het kader van het algemeen beleid van het Departement Werk en Sociale Economie - plannen, organiseren, coördineren, dynamiseren, innoveren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten van de Afdeling Sociale Economie en Duurzaam ondernemen teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van de afdeling en de entiteit te realiseren en bij te dragen tot de realisatie van de opdracht en de ambities van de afdeling, de entiteit en het beleidsdomein WSE. 3. Resultaatgebieden 2

3 Innovatie en ondernemerschap Resultaat In samenwerking met de leidend ambtenaar en andere afdelingshoofden, stimuleren van initiatiefname, resultaatgerichtheid, vernieuwing, eigenaarschap en ondernemerschap bij collega s en werknemers, teneinde de innovatie en moderniseringdoelstellingen van de Vlaamse overheid door te vertalen binnen de eigen organisatie en hieraan concreet invulling te geven op de werkvloer. Leiding geven Aansturen, coachen, ontwikkelen en evalueren van medewerkers, teneinde steeds over betrokken, competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de missie en doelstellingen van de entiteit, binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de Vlaamse overheid. Visieformulering en strategievertaling In overleg met de leidend ambtenaar en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het formuleren van een visie en het actualiseren van Voorbeelden van activiteiten - Belichamen, stimuleren en (binnen het juridische kader) uitdragen van innovatie en entrepreneurship op de werkvloer - Aanmoedigen van nieuwe ideeën, efficiëntere alternatieven, werkvormen en methodes - Initiëren van en (laten) participeren aan multidisciplinaire projectteamwerking - Stimuleren van netwerkverbanden - Optimaal benutten van digitalisering, flexibele werkvormen en -omgeving Managen en motiveren van diverse (generaties, culturen, sexen,...) werknemers - In overleg en samenwerking met P&O, instaan voor een geïntegreerd en efficiënt P&O-beleid binnen de eigen entiteit - (Bijdragen tot het) aantrekken ( branding ), selecteren, rekruteren en onthalen van de geschikte medewerkers - Inzetten van medewerkers in processen & projecten conform competenties, talenten en ambities - Aandacht voor het efficiënt inzetten en ontwikkelen van menselijk kapitaal : talenten en ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers identificeren, instaan voor de vorming en competentie-ontwikkeling van medewerkers, interne mobiliteit en loopbaanontwikkeling stimuleren - Verzekeren van een goede uitvoering van het prestatiemanagementproces (afspreken van doelstellingen, opvolgen, coachen en begeleiden, evalueren en waarderen) - Integer toepassen van het beloningsbeleid - Intern communiceren door medewerkers te informeren en te betrekken rond werking, resultaten, ontwikkelingen die de entiteit en medewerkers aanbelangen, - Scheppen en op peil houden van een stimulerend, dynamisch en constructief werkklimaat in de afdeling - Als directielid bijdragen tot en up-to-date houden van een visie, missie, opdracht en algemene strategie van het departement - Formuleren van de doelstellingen en prestatie-indicatoren voor de entiteit (en de afdeling en haar cel/diensten) 3

4 de opdracht van de entiteit en vertalen van de strategische doelstellingen van de entiteit in concrete operationele doelstellingen en projecten, teneinde een duidelijke visie en een dynamiserende leidraad voor de aanpak van de entiteit te verkrijgen. Organisatorische optimalisering In overleg met de leidend ambtenaar en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het opzetten, up-to-date houden en continu optimaliseren van processen, structuren, rollen en ressources binnen en over de organisatorische entiteit heen teneinde een effectief werkkader en kwaliteitsvolle resultaten te verzekeren rekening houdend met de verander(en)de maatschappelijke, sociaal-economische context. De activiteiten, de dagelijkse werking van de entiteit Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de reguliere activiteiten van de entiteit teneinde te verzekeren dat de doelstellingen van de entiteit op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze gerealiseerd worden, conform de afspraken in de beheersovereenkomst. - Bijdragen tot het opmaken van strategische en operationele plannen, het ondernemingsplan, het kerntakenplan en andere organisatiebeleidsplannen (zoals o.m. strategisch P&O-plan, strategisch communicatieplan, strategisch ICT-plan, enz.) - In overleg met de medewerkers formuleren van de (sub-)doelstellingen en prestatieindicatoren voor de afdeling (en de diensten) - Formuleren en initiëren van veranderingsinitiatieven en innovatieprojecten - Adviseren van de leidend ambtenaar met betrekking tot risico-issues, zodat deze bij het nemen van beslissingen op de hoogte is van alle risico-implicaties en waar nodig risico-beheersingsplannen ontwikkelen (risicomanagement) - Ontwikkelen en implementeren van systemen van kennismanagement (kennismanagement) - Stimuleren van multidisciplinaire projectwerking (projectmanagement) - Beheren en optimaliseren van de toegewezen budgetten en mensen, continu zoekend naar effectiviteitsverhoging (ressource management, budget management) - Permanent monitoren, bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de uitgevoerde processen (procesmanagement) - Formuleren van voorstellen tot aanpassing van procedures en regelgeving teneinde kostenefficiëntie te optimaliseren - Op basis van analyses de organisatiestructuur, werkprocessen, procedures continu optimaliseren (innoveren en besparen, taken herverdelen, inspelen op mogelijke synergieen binnen en buiten de entiteit, toepassen van best practices,...) - Een hoog niveau van klantentevredenheid verzekeren (zelf goede relaties onderhouden met klanten, instaan voor een goede klachtenbehandeling, de klantgerichtheid van heel de entiteit bevorderen, klantenbevraging organiseren en kwaliteit van de dienstverlening evalueren naar de interne en externe klant,...) - Opmaken van een personeelsplan, uittekenen van een organogram en efficiënt inzetten van de medewerkers (geschikte persoon op het juiste proces/project volgens competenties, talent, ambities) - Opmaken van interne werkafspraken, regels en procedures - Zorgen voor een goede werkverdeling en samenwerking en productieve sfeer onder de medewerkers 4

5 - Optreden als ultiem escalatieniveau bij afhandeling van complexe, gevoelige operationele dossiers & eventueel zelf opvolgen van specifieke, belangrijke dossiers - Medewerkers helpen bij het behandelen van complexe opdrachten of dossiers - Opvolgen van de budgetten en resultaten, aan de hand van prestatieindicatoren en bijsturen wanneer nodig - Zorgen voor de marketing van de prestaties, diensten, producten - Zorgen voor rapportering, conform de afspraken Beleidsvoorstellen en adviezen (Vanuit de ervaring bij de beleidsuitvoering) bijdragen tot het maken van beleidsvoorstellen en -adviezen, om het strategisch beleid van de entiteit en van het beleidsdomein mee vorm te geven. Synergie en samenwerking (binnen de eigen entiteit, samenwerking in het beleidsdomein, met andere Vlaamse, lokale, federale, Europese of mondiale instellingen en/of stakeholders) Ontwikkelen, stimuleren en bijdragen aan de samenwerking binnen en tussen diverse beleidsdomeinen en beleidsechelons teneinde mogelijke synergiëen voor de burger optimaal te benutten en verkokering tegen te gaan. - Bijdragen tot of coördineren van een deel van het beleidsplannenproces, bijv: o Actualiseren van de omgevingsanalyse o Up-to-date houden van het MIS systeem o (Mee) ontwikkelen van een beleidsvoorbereidend instrumentarium (modellen, scenario-analyses, benchmarking, etc.) o Doorgeven van signalen uit het werkveld en volgen van lokale en (inter)nationale trends m.b.t. het vak- of aanverwant gebied o Volgen van trends in Vlaanderen, nationaal en internationaal o Verzamelen & analyseren van input en adviezen van het veld, van adviesraden, van de andere entiteiten binnen het beleidsdomein o Aansturen van wetenschappelijk onderzoek o - Ten behoeve van de minister, consolideren van de beleidsvoorstellen van verschillende entiteiten en/of entiteiten tot een coherent geheel voor advies - Proactief zorgen voor de vertaling van politieke ideeën van de minister in adviezen of beleidsvoorstellen - Versterken van de synergiëen en de transversale samenwerking met diverse spelers en stakeholders op lokaal, Vlaams, federaal en Europees/mondiaal niveau (zeer actief de bestaande schotten en de silo-verkokering afbreken en overstijgen) - Via onderling overleg, met de leidend ambtenaar en de collegae collegiaal het DPT/VA mee besturen om te komen tot een coherente samenwerking binnen het beleidsdomein en over de beleidsdomeinen heen. - In overleg met de collegae verbeteren van de structuur die het samenwerken optimaliseert 5

6 - Meewerken aan de samenstelling van entiteits- en beleidsdomeinoverstijgende projectteams - Zelf initiëren en zelf (of medewerkers laten) participeren aan werk, stuur- of projectgroepen op niveau van het DPT/VA, het beleidsdomein, of over de beleidsdomeinen heen met oog op coherentie en efficiëntie Externe vertegenwoordiging en netwerking Bijdragen tot een adequate externe vertegenwoordiging en uitbouwen van relevante contacten met de belangrijkste stakeholders om een snelle informatieuitwisseling te verzekeren en het professioneel imago van de Vlaamse overheid te versterken. - Binnen de afspraken vastgelegd in het communicatiebeleid van het departement, optreden als woordvoerder van de entiteit of van de hele organisatie - Opbouwen en onderhouden van functionele netwerken (personen, doelgroepen, adviesraden, ) in het werkingsgebied van de entiteit of aanverwante gebieden - Vertegenwoordigen van het departement in raden, commissies, projectgroepen, - Medewerkers aansporen om hun eigen professioneel netwerk uit te bouwen (seminaries, conferenties..) - Inzicht verwerven in en professioneel omgaan met belangen en agenda s, politieke gevoeligheden en spanningsvelden, informele invloeds- en machtsstructuren van stakeholders - Opmerking: voor de relaties met klanten /burgers verwijzen wij naar resultaatgebied 5 6

7 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 : handelt in het belang van de organisatie - Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie - Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie - Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties - Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen - Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Samenwerken niveau 2 : stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen - Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af - Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken - Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft - Legt nieuwe contacten die voor de taak en opdracht nuttig kunnen zijn, gebruikt hiervoor o.a. netwerken Visie niveau 2 : Brengt een beleid naar voren dat de entiteit of organisatie op lange termijn beïnvloedt - Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en bereidt de organisatie hierop voor - Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren Beslissen niveau 2 : neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is - Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is - Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten - Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden) en heeft hier een gegronde argumentatie voor - Kent de belangen van anderen en neemt deze mee in zijn beslissing - Neemt en handhaaft beslissingen, ook bij weerstand en tegendruk Richting geven niveau 2 : geeft richting op het niveau van processen en structuren - Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de entiteit - Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling - Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan - Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen - Bewaakt processen en structuren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren Klantgerichtheid niveau 2 : Optimaliseert de dienstverlening van de organisatie aan belanghebbenden via structurele acties - Legt voor zijn entiteit meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid - Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen 7

8 - Bewaakt de langetermijnstrategie, ondanks de dagelijkse gebeurtenissen - Ontwikkelt een beleid om de missie en doelstellingen van de organisatie te realiseren - Draagt de missie van de organisatie zowel intern als extern uit - Past diensten, procedures en structuren aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van belanghebbenden te beantwoorden - Onderneemt extra acties om de relatie met belanghebbenden op te bouwen en/of te bestendigen - Stimuleert en faciliteert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren 4.2. Vaktechnische competenties Organisatiekennis Je hebt een degelijke kennis van en inzicht in de structuur en de werking van de Vlaamse overheid in het algemeen en specifiek kennis van en inzicht in de werking van het Departement WSE, noodzakelijk om op de meest efficiënte en effectieve wijze de doelstellingen van de afdeling (en breder de organisatie) te kunnen realiseren Je hebt inzicht in wie de stakeholders zijn van het Departement WSE Je bent op de hoogte van de tendensen en ontwikkelingen in het domein van de afdeling Managementmatige en inhoudelijke kennis Je hebt inzicht in de materies die zich binnen de afdeling situeren (en/ of breder binnen het departement, het beleidsdomein), je hebt strategisch managementmatig inzicht in deze materies en kan erop sturen. Concreet is dit collectieve tewerkstellingsmaatregelen, sociale economie en maatschappelijk verantwoord ondernemerschap, EAD-beleid, coöperatief ondernemerschap, complementaire munten, maatschappelijk verantwoord ondernemen, lokaal werkgelegenheidsbeleid, enz. Je kan een langetermijnvisie voor de Afdeling Sociale Economie en Duurzaam Ondernemen uitbouwen en houdt daarbij rekening met verwante beleidsdomeinen Je hebt kennis van en inzicht in beleidsontwikkelend en voorbereidend werk (oa. het schrijven van beleidsadviezen, het maken van beleidsevaluaties, enz.) Je hebt inzicht in de managementprocessen die binnen het Departement WSE en breder de Vlaamse overheid, van toepassing zijn (o.a. procesmanagement, resultaatsmanagement, doelstellingenmanagement, enz.) Je hebt inzicht in rapporteringsmodellen Je hebt enige affiniteit met veranderingsprocessen/ -management Algemene vaardigheden Je bent een motiverende peoplemanager en kan dit aantonen door de ervaring die je hebt met het sturen, coachen en ontwikkelen van medewerkers Je ondersteunt het beleid op een bewuste manier en kan dit aantonen door de ervaring die je hebt met beleids- en/of managementadvisering Je communiceert duidelijk, gestructureerd en vlot naar medewerkers én management, zowel mondeling als schriftelijk Je hebt ervaring met belanghebbendenmanagement en de sociale overlegstructuur Je kan goed overweg met bureautica-toepassingen : office-toepassingen (word, excel, powerpoint), outlook, internet, sharepoint 8

9 5. Andere functierelevante informatie 9

10 10