Functiebeschrijving: Afdelingshoofd afdeling Justitiehuizen

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Afdelingshoofd afdeling Justitiehuizen Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Functiefamilie middenkader Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Karine Moykens secretaris-generaal

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Leiderschapsrollen De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Secretaris-generaal Departement WVG Welke functies rapporteren aan de functiehouder? - Directeur team Strategie - Directeur Vlaams Centrum Elektronisch Toezicht - Directeur-coördinator team Justitiehuizen - Directiesecretariaat Organigram Organigram Departement WVG en afdeling Justitiehuizen (zie bijlage) 1.4. Organisatie Opdrachten van de afdeling Justitiehuizen - De justitiële begeleiding en het toezicht van daders in opdracht van de gerechtelijke en/ of administratieve overheden, gericht op het voorkomen van recidive; - Het onthaal, het informeren, het bijstaan en doorverwijzen van slachtoffers van strafbare feiten in het kader van een gerechtelijke procedure; - Het informeren en voorkomend doorverwijzen van burgers die betrokken zijn in een conflict of geconfronteerd worden met een gerechtelijke procedure; - Het verstrekken van informatie aan de gerechtelijke en/ of administratieve overheden in functie van hun besluitvorming; - Het ondersteunen van een coherent beleid met betrekking tot alternatieve wijzen van conflicthantering en sanctionering; - Het monitoren van onder elektronisch toezicht geplaatste justitiabelen. 2

3 Belangrijkste uitdagingen voor de afdeling Justitiehuizen Positionering Justitiehuizen In een Vlaams decreet justitiehuizen zullen de kerntaken en de rol van de justitiehuizen moeten worden uitgeklaard. De leidende principes en doelstellingen bij de uitvoering van straffen en maatregelen en bij de omkadering van slachtoffers en daders moeten worden vastgelegd. Bijzonder aandachtspunt is de positionering van justitiehuizen als schakel tussen justitie, welzijn en gezondheidszorg. Investeren in partnerschappen en samenwerkingsverbanden De justitiehuizen blijven deel uitmaken van de strafrechtelijke keten. Ondanks het feit dat de straftoemeting en de strafuitvoering op een verschillend institutioneel niveau zijn ondergebracht, dient de coherentie en de geloofwaardigheid van de strafrechtelijke keten te worden gegarandeerd. Er zullen structurele en bindende operationele afspraken moeten worden gemaakt met de gerechtelijke en penitentiaire partners betreffende de beschikbare capaciteit voor een kwaliteitsvolle opdrachtvervulling. De engagementen uit het samenwerkingsakkoord van 17 december 2013 tussen de federale staat, de Vlaamse Gemeenschap, de Franse Gemeenschap en de Duitstalige Gemeenschap met betrekking tot de uitoefening van de opdrachten van de justitiehuizen dienen te worden gerespecteerd en opgevolgd. De samenwerking tussen de justitiehuizen en de hulp-en dienstverlening dient te worden verbeterd. Er dient een Vlaams actieplan rond hulp-en dienstverlening voor niet-gedetineerde justitiabelen te worden opgemaakt. De centrale doelstelling hiervan moet zijn om de toegankelijkheid, beschikbaarheid en bruikbaarheid van het aanbod te verhogen en om tot een integrale en meer trajectmatige omkadering en begeleiding van justitiabelen te komen. De samenwerking met de opdrachtgevers en de verschillende partners is cruciaal. Investeren in kwaliteitszorg De kwaliteit van de dienstverlening verbeteren is een recurrente doelstelling. Er moet werk gemaakt worden kwaliteitsdoelstellingen en kwaliteitsindicatoren. De expertise inzake dader-en slachtofferzorg en recidive-verminderd werken binnen een justitiële context moet verder onderbouwd en versterkt worden. Uitbouw Elektronisch Toezicht Het Vlaams Centrum voor Elektronisch Toezicht (VCET) moet een eigen strategisch en operationeel beleid uitwerken binnen de principes van co-beheer die werden vastgelegd in het samenwerkingsakkoord tussen de Gemeenschappen. 3

4 1.5. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Bezette functies JH 15/10/2014 Component Justitiehuizen PEP DWVG Stat. Contr. Totaal Rang Graad Stat. Contr. Totaal A2A Afdelingshoofd 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 1,0 A2M Hoofdadviseur 0,0 0,0 0,0 1,0 0,0 1,0 A2E Senior adviseur 2,0 0,0 2,0 2,0 0,0 2,0 A2 Directeur 16,0 0,0 16,0 16,0 0,0 16,0 A1 Adj. v/d directeur 25,0 1,0 26,0 28,0 0,0 28,0 B2 Hoofddeskundige 0,0 0,0 0,0 38,0 0,0 38,0 B1 Deskundige 391,0 33,0 424,0 399,0 0,0 399,0 C2 Hoofdmedewerker 6,0 0,0 6,0 6,0 0,0 6,0 C1 Medewerker 61,0 33,0 94,0 98,0 0,0 98,0 D1 Assistent 11,0 1,0 12,0 12,0 0,0 12,0 Totaal federale component , ,0 Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Het budget dat de afdeling Justitiehuizen beheert, omvat: 1 een overeenkomstig aandeel van de apparaatskredieten van het Departement WVG met het oog op het functioneren van de afdeling als entiteit m.n. personeelskredieten, werkingskredieten en ICT-kredieten. De besteding van deze kredieten wordt besproken in de directieraad van het Departement WVG op basis van o.a. het personeelsplan DWVG en een jaarlijks bestedingsplan; 2 de beleidskredieten ingeschreven in de begroting 2015 bedragen euro en zijn uitgesplitst in 4

5 WERKINGSKOSTEN ELEKTRONISCH TOEZICHT ,00 SUBSIDIES JUSTITIEEL BELEID ,00 LEEFLOON VOOR GEDETINEERDEN ONDER ELEKTRONISCH TOEZICHT , ,00 De subsidies justitieel beleid betreffen recurrente loonsubsidies voor nationale projecten. Er is geen ruimte voor andere projectsubsidies. Werkingskosten elektronisch toezicht refereert naar de overheidsopdracht voor de aankoop van enkelbanden. Er is binnen deze kostensoort in principe geen ruimte voor andere uitgaven. Bijkomende kwantitatieve gegevens: De afdeling Justitiehuizen omvat 14 justitiehuizen, verspreid over Vlaanderen en het Vlaams Centrum Elektronische Toezicht (Brussel). Enkel het hoofdbestuur van de afdeling Justitiehuizen is gehuisvest in het Ellipsgebouw te Brussel. De locaties van de 14 justitiehuizen zijn: Antwerpen, Brugge, Brussel, Dendermonde, Gent, Hasselt, Ieper, Kortrijk, Leuven, Mechelen, Oudenaarde, Tongeren, Turnhout en Veurne. 2. Doel van de functie Binnen het kader van het algemeen beleid van de entiteit - plannen, organiseren, coördineren, dynamiseren, innoveren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten van de entiteit teneinde de korte- en lange termijndoelstellingen van de entiteit te realiseren en bij te dragen tot de realisatie van de opdracht en de ambities van de entiteit en van het beleidsdomein. 3. Resultaatgebieden Innovatie en ondernemerschap Resultaat Voorbeelden van activiteiten - Belichamen, stimuleren en (binnen het juridische kader) uitdragen van innovatie en entrepreneurship op de werkvloer In samenwerking met de leidend ambtenaar en andere afdelingshoofden, stimuleren van initiatiefname, resultaatgerichtheid, vernieuwing, eigenaarschap en ondernemerschap bij collega s en werknemers, teneinde de innovatie en moderniseringdoelstellingen van de Vlaamse overheid door te vertalen binnen de eigen organisatie en hieraan concreet invulling te geven op de werkvloer. - Aanmoedigen van nieuwe ideeën, efficiëntere alternatieven, werkvormen en methodes - Initiëren van en (laten) participeren aan multidisciplinaire projectteamwerking - De Vlaamse overheid profileren als een aantrekkelijke werkgever voor een generatie mondige flexibele en mobiele mensen door minder hiërarchische aansturing, netwerkverbanden te stimuleren, mobiliserende projecten op te 5

6 zetten... - Optimaal benutten van digitalisering, flexibele werkvormen en -omgeving Leiding geven Aansturen, ontwikkelen en evalueren van medewerkers, teneinde steeds over competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de missie en doelstellingen van de entiteit, binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de Vlaamse overheid Managen en motiveren van diverse (generaties, culturen, sexen,...) werknemers - In overleg en samenwerking met de HR-/personeelsverantwoordelijken, instaan voor een geïntegreerd en efficiënt HR-beleid binnen de eigen entiteit - (Bijdragen tot het) aantrekken ( branding ), selecteren, rekruteren en onthalen van de geschikte medewerkers - Inzetten van medewerkers in processen & projecten conform competenties, talenten en ambities - Talenten en ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers identificeren, instaan voor de vorming en competentie-ontwikkeling van medewerkers, interne mobiliteit en loopbaanontwikkeling stimuleren - Verzekeren van een goede uitvoering van het prestatiemanagementproces (afspreken van doelstellingen, opvolgen, coachen en begeleiden, evalueren en waarderen) - Integer toepassen van het beloningsbeleid - Intern communiceren door medewerkers te informeren en te betrekken rond werking, resultaten, ontwikkelingen die de entiteit en medewerkers aanbelangen, - Scheppen en op peil houden van een stimulerend, dynamisch en constructief werkklimaat in de entiteit Visieformulering en strategievertaling In overleg met de leidend ambtenaar en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het formuleren van een visie en het actualiseren van de opdracht van de entiteit en vertalen van de strategische doelstellingen van de - Als directielid formuleren en up-to-date houden van een visie, missie, opdracht en algemene strategie van het DPT/VA - Formuleren van de doelstellingen en prestatie-indicatoren voor de entiteit (en 6

7 entiteit in concrete operationele doelstellingen en projecten, teneinde een duidelijke visie en een dynamiserende leidraad voor de aanpak van de entiteit te verkrijgen. de teams) - Bijdragen tot het opmaken van strategische & operationele plannen, van de begroting, etc. conform de regels van het beleidsplannenproces, - Bijdragen tot het opmaken van de beheersovereenkomst en het ondernemingsplan - Formuleren en initiëren van veranderingsintiatieven en innovatieprojecten Organisatorische optimalisering In overleg met de leidend ambtenaar en met de andere leden van het directieteam, instaan voor het opzetten, up-to-date houden en continu optimaliseren van processen, structuren, rollen en ressources binnen en over de organisatorische entiteit heen teneinde een effectief werkkader en kwaliteitsvolle resultaten te verzekeren rekening houdend met de verander(en)de maatschappelijke, sociaal-economische context. - Adviseren van de leidend ambtenaar met betrekking tot risico-issues, zodat deze bij het nemen van beslissingen op de hoogte is van alle risico-implicaties en waar nodig risico-beheersingsplannen ontwikkelen (risico-management) - Ontwikkelen en implementeren van systemen van kennismanagement (kennismanagement) - Stimuleren van multidisciplinaire projectwerking (projectmanagement) - Beheren en optimaliseren van de toegewezen budgetten en mensen, continu zoekend naar effectiviteitsverhoging (ressource management, budget management) - Permanent monitoren, bewaken en verbeteren van de kwaliteit van de uitgevoerde processen (procesmanagement) - Formuleren van voorstellen tot aanpassing van procedures en regelgeving teneinde kostenefficiëntie te optimaliseren - Op basis van analyses de organisatiestructuur, werkprocessen, procedures continu optimaliseren (innoveren en besparen, taken herverdelen, inspelen op mogelijke synergieen binnen en buiten de entiteit, toepassen van best practices,...) De activiteiten, de dagelijkse werking van de entiteit Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de reguliere activiteiten van de entiteit teneinde te verzekeren dat de doelstellingen van de entiteit op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze gerealiseerd worden, - Een hoog niveau van klantentevredenheid verzekeren (zelf goede relaties onderhouden met klanten, instaan voor een goede klachtenbehandeling, de klantgerichtheid van heel de entiteit bevorderen, klantenbevraging organiseren en kwaliteit van de dienstverlening evalueren naar de interne en 7

8 conform de afspraken in de beheersovereenkomst. externe klant,...) - Opmaken van een personeelsplan, uittekenen van een organogram en efficiënt inzetten van de medewerkers (geschikte persoon op het juiste proces/project volgens competenties, talent, ambities) - Opmaken van interne werkafspraken, regels en procedures - Zorgen voor een goede werkverdeling en samenwerking en productieve sfeer onder de medewerkers - Optreden als ultiem escalatieniveau bij afhandeling van complexe, gevoelige operationele dossiers & eventueel zelf opvolgen van specifieke, belangrijke dossiers - Medewerkers helpen bij het behandelen van complexe opdrachten of dossiers - Opvolgen van de budgetten en resultaten, aan de hand van prestatieindicatoren en bijsturen wanneer nodig - Zorgen voor de marketing van de prestaties, diensten, producten - Zorgen voor rapportering, conform de afspraken Beleidsvoorstellen en adviezen (Vanuit de ervaring bij de beleidsuitvoering) bijdragen tot het maken van beleidsvoorstellen en -adviezen, om het strategisch beleid van de entiteit en van het beleidsdomein mee vorm te geven. - Bijdragen tot het (strategisch) beleidsplannenproces van de entiteit: o.a. Actualiseren van de omgevingsanalyse Luisteren naar voorstellen van klanten en medewerkers Signaleren van relevante signalen uit het werkveld, vanuit adviesraden, etc. Vanuit de eigen ervaring peilen naar trends, (maatschappelijke) behoeften, kansen tot mogelijk nieuwe dienstverleningen, etc. Aanreiken van gegevens vanuit de beleidsuitvoering en zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar alle betrokkenen (leidend ambtenaar, collegae, departement, etc.) 8

9 - Op vraag of op eigen initiatief adviezen of beleidsvoorstellen formuleren - Toetsen van beleidsvoorstellen van het departement op haalbaarheid en hierover feedback geven Synergie en samenwerking (binnen de eigen entiteit, samenwerking in het beleidsdomein, met andere Vlaamse, lokale, federale, Europese of mondiale instellingen en/of stakeholders) Ontwikkelen, stimuleren en bijdragen aan de samenwerking binnen en tussen diverse beleidsdomeinen en beleidsechelons teneinde mogelijke synergiëen voor de burger optimaal te benutten en verkokering tegen te gaan. - Versterken van de synergiëen en de transversale samenwerking met diverse spelers en stakeholders op lokaal, Vlaams, federaal en Europees/mondiaal niveau (zeer actief de bestaande schotten en de silo-verkokering afbreken en overstijgen) - Via onderling overleg, met de leidend ambtenaar en de collegae collegiaal het DPT/VA mee besturen om te komen tot een coherente samenwerking binnen het beleidsdomein en over de beleidsdomeinen heen. - In overleg met de collegae verbeteren van de structuur die het samenwerken optimaliseert - Meewerken aan de samenstelling van entiteits- en beleidsdomeinoverstijgende projectteams - Zelf initiëren en zelf (of medewerkers laten) participeren aan werk, stuur- of projectgroepen op niveau van het DPT/VA, het beleidsdomein, of over de beleidsdomeinen heen met oog op coherentie en efficiëntie Externe vertegenwoordiging en netwerking Bijdragen tot een adequate externe vertegenwoordiging en uitbouwen van relevante contacten met de belangrijkste stakeholders om een snelle informatieuitwisseling te verzekeren en het professioneel imago van de Vlaamse overheid te versterken. - Binnen de afspraken vastgelegd in het communicatiebeleid van het DPT/VA, optreden als woordvoerder van de entiteit of van de hele organisatie - Opbouwen en onderhouden van functionele netwerken (personen, doelgroepen, adviesraden, ) in het werkingsgebied van de entiteit of aanverwante gebieden - Vertegenwoordigen van het DPT/VA in raden, commissies, projectgroepen, - Medewerkers aansporen om hun eigen professioneel netwerk uit te bouwen (seminaries, conferenties..) - Inzicht verwerven in en professioneel omgaan met belangen en agenda s, 9

10 politieke gevoeligheden en spanningsvelden, informele invloeds- en machtsstructuren van stakeholders - Opmerking: voor de relaties met klanten /burgers verwijzen wij naar resultaatgebied 5 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Niveau 3 - Bewaakt en verdedigt de belangen van de organisatie - Draagt de doelen en waarden binnen en buiten de organisatie uit - Vertoont voorbeeldgedrag rond sociale, ethische en professionele normen en spreekt ook anderen erop aan Verantwoordelijkheid nemen niveau 3 - Zorgt ervoor dat iedereen in de afdeling op de hoogte is van de doelen, waarden en normen en biedt hen de nodige ondersteuning om ze te respecteren - Durft harde standpunten in te nemen die de gehele organisatie en het algemeen belang ten goede komen, zelfs als ze minder populair zijn binnen de eigen afdeling - Stelt zich expliciet achter genomen beslissingen en initieert ze, waar mogelijk, binnen en buiten de organisatie Samenwerken niveau 2 Niveau 2 - Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen - Laat het gemeenschappelijk belang van de organisatie primeren op het persoonlijk belang - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Betrekt belanghebbenden bij het nemen van beslissingen, stemt consequenties van acties en beslissingen met betrokkenen af 10

11 - Moedigt anderen aan om van gedachten te wisselen, te overleggen en samen opdrachten aan te pakken - Onderneemt acties zodat er een positieve verstandhouding en productieve samenwerking binnen de groep ontstaat en blijft Niveau 2 - Betrekt brede (maatschappelijke, technische...) factoren bij zijn aanpak - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de brede organisatiecontext of beleidscontext Visie niveau 2 - Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen zijn domein - Wijst op evoluties die voor anderen nog onbekend zijn - Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden - Levert een bijdrage aan het ontwikkelen van het beleid voor zijn werkveld Niveau 2 - Neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is - Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is Beslissen niveau 2 - Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten - Neemt berekende risico's (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden) en heeft hier een gegronde argumentatie voor - Kent de belangen van anderen en neemt deze mee in zijn beslissing - Neemt en handhaaft beslissingen, ook bij weerstand en tegendruk Richting geven niveau 2 Niveau 2 - Geeft richting op het niveau van processen en structuren - Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de afdeling - Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden 11

12 met het oog op de gezamenlijk te behalen doelstelling - Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen de afdeling en stimuleert het gebruik daarvan - Stuurt het functioneren van individu en teams bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen - Bewaakt processen en structuren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren Niveau 2 - Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders - Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) - Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Klantgerichtheid niveau 2 - Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. justitiabelen, ) Coachen niveau 2 Niveau 2 - Ondersteunt anderen bij de ontwikkeling van vaardigheden en gewenst gedrag - Richt zich naast de taak of het doel dat gerealiseerd moet worden, ook op de persoon die de taak uitvoert (en diens ontwikkeling) 12

13 - Fungeert als klankbord en versterkt het inzicht van anderen in hun functioneren (geeft opbouwende feedback aan de hand van concrete voorbeelden, stelt vragen ter bewustwording, ) - Stemt zijn advies en stijl af op het ontwikkelingsniveau en de eigenheid van anderen - Heeft vertrouwen in de zelfsturing en groei van anderen, waardeert en stimuleert die - Stimuleert kennisoverdracht in de teams, de afdeling, Niveau 2: Overtuigt door inhoud én aanpak - Argumenteert authentiek en genuanceerd - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden Overtuigingskracht niveau 2 - Begrijpt welke argumenten en redeneringen anderen aanspreken en gebruikt deze - Brengt met zijn ideeën en voorstellen enthousiasme teweeg - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen en reageert constructief op negatieve reacties of weerstand 4.2. Vaktechnische competenties - De functiehouder beschikt over een brede kennis met betrekking tot de organisatie van het gerechtelijk landschap in België en de bevoegdheidsverdeling tussen de federale staat en de gemeenschappen inzake strafuitvoering. - De functiehouder heeft een algemeen inzicht in de organisatie en taakstelling van een justitiehuis en het Vlaamse Centrum Elektronisch Toezicht en in de complexe werkingsprocessen, via ervaring of de functiehouder moet kunnen aantonen dat hij/zij deze inzichten op korte termijn kan verwerven. - Hij/zij moet een breed zicht hebben op de relevante regelgeving. 13

14 14

15 15