SECTORCOÖRDINATOR ONDERSTEUNENDE DIENSTEN EN BURGERZAKEN

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING: SECTORCOÖRDINATOR ONDERSTEUNENDE DIENSTEN EN BURGERZAKEN 1. INFORMATIEVE GEGEVENS Naam van de functie: sectorcoördinator Sector: ondersteunende diensten en burgerzaken Dienst: / Niveau: A4a-A4b Statuut: statutair Evaluator: stadssecretaris Methode: 360 evaluatie 2. DOEL VAN DE SECTOR De sector ondersteunende diensten en burgerzaken zorgt ervoor dat de dienstverlening van de sector op de meest efficiënte wijze gestructureerd en georganiseerd is zodat een optimale dienstverlening aan de burger gewaarborgd wordt. De sector vervult een beleidsvoorbereidende, coördinerende en beherende rol met betrekking tot de werking van de diensten van de sector. De Vlaamse Regering plant de volledige integratie van de OCMW s en de gemeentebesturen uiterlijk tegen 1 januari Er loopt een traject om de ondersteunende diensten van de stad en het OCMW stapsgewijs te integreren. De sector ondersteunende diensten en burgerzaken van de stad (en in functie van de integratie, van het OCMW) groepeert: - de ondersteunende diensten, met uitzondering van het secretariaat en organisatiebeheersing en kwaliteitszorg die rechtstreeks onder de secretaris vallen: 1. noodplanning en preventie en bescherming op het werk 2. personeel en organisatie 3. logistiek/patrimonium, inclusief ICT en GIS 4. communicatie 5. archief - 6. de dienst burgerzaken. De dienst noodplanning en preventie en bescherming op het werk staat in voor: - de noodplanning - preventie en bescherming op het werk onder hiërarchische leiding van de Gemeenschappelijke Interne Dienst Preventie en Bescherming op het Werk (Solva) - de vaststelling van de GAS-overtredingen. De dienst personeel en organisatie staat in voor: - de beleidsvoorbereiding en -uitvoering van het personeelsbeleid - de personeelsadministratie - het HRM-beleid. De dienst logistiek/patrimoniumbeheer staat in voor: - de administratieve ondersteuning van de overheidsopdrachten - de daden van beschikking en beheer met betrekking tot het onroerend patrimonium - de beschermings- en subsidiedossiers voor de monumenten op het grondgebied van de stad - de bouw- en verbouwingsdossiers - het facilitair beheer: onderhoud en beheer van de gebouwen en technische installaties, onderhoud en beheer van de nutsvoorzieningen, energiebeheer, verzekeringen, poetsen van de gebouwen (samen met de gebouwverantwoordelijken), aankoop en beheer van kantoorbenodigdheden en meubilair, beheer van de gsm-vloot, voertuigenvloot - de efficiënte uitbouw en het beheer van het informatica- en telecommunicatienetwerk - de verdere ontwikkeling van GIS-toepassingen. De dienst communicatie staat in voor: - de actieve openbaarheid van bestuur via het infoblad, de website, de sociale media, het onthaal van nieuwe inwoners, hoorzittingen 1

2 - de vormgeving van de interne communicatie en samen met de diensten personeel en secretariaat ook de inhoud van de interne communicatie - het onthaal, de repro-afdeling en de postverzending - de klachtencoördinatie. De dienst archief staat in voor: - de conservering van het statische archief op een toegankelijke manier - de digitalisering van het archief - de passieve openbaarheid van bestuur voor wat het archief betreft - de ontsluiting van het archief naar geïnteresseerde derden. De dienst burgerzaken (bevolking, burgerlijke stand, strafregister) vervult in hoofdzaak een uitvoerende rol van federaal opgelegde taken. In tegenstelling tot andere diensten heeft de stad geen beleids- of appreciatieruimte bij de uitvoering van de opdrachten. Omwille van de veelvuldige contacten met de burger is een efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening in deze dienst een topprioriteit. De sectorcoördinator staat onder leiding van de stadssecretaris / OCMW-secretaris ook in voor de functionele leiding over de ondersteunende diensten van het OCMW afhankelijk van de stelselmatige integratie. Meer bepaald gaat het om volgende diensten van het OCMW: - personeelsdienst - economaat - patrimonium - stafdienst. 3. PLAATS VAN DE FUNCTIE IN HET ORGANOGRAM BINNEN DE SECTOR EN DE DIENST Hij/zij rapporteert rechtstreeks aan de stadssecretaris. De sectorcoördinator coördineert volgens de onderrichtingen gegeven door de secretaris de organisatie en de werking van de diensten. De coördinatie moet kaderen binnen de vastgestelde strategische en managementdocumenten (zoals meerjarenplan, budget, afsprakennota s, ) van de stad en het OCMW Ninove in het algemeen en die van de eigen sector in het bijzonder, teneinde de korte- en langetermijndoelstellingen van de stad en het OCMW Ninove te realiseren en de dienstverlening en optimale werking van de stad en het OCMW Ninove te verzekeren. Hij/zij geeft leiding aan de diensthoofden binnen de sector. De dagelijkse leiding van de diensten behoort tot de bevoegdheid van respectieve diensthoofden. Hij/zij maakt deel uit van het managementteam van de stad en het gemeenschappelijk managementteam van de stad en het OCMW. Hij/zij kan gevraagd worden de rol van waarnemend secretaris op te nemen. Hij/zij voert andere taken uit die hem/haar door de stadssecretaris worden opgedragen. 2

3 4. RESULTAATGEBIEDEN Op ieder van de resultaatsgebieden moet de titularis in staat zijn op te treden: - adviserend, op vraag van de stadssecretaris of het managementteam - beslissend, binnen de delegaties hem/haar gegeven door de stadssecretaris, het managementteam of organen van stad of ocmw - uitvoerend, als implementatie van de gemaakte keuzes en/of voor de aspecten die toepasselijk zijn op de functie binnen de eigen sector Beleidsvoorbereiding Een actieve bijdrage leveren bij het maken van beleidsvoorstellen en adviezen, teneinde een strategisch beleid van zowel de sector als van de volledige organisatie (mee) vorm te geven. - bijdragen tot het (strategisch) beleidsplannenproces van de stad en het OCMW in het algemeen en van de sector in het bijzonder: o.a. - opmaken van een omgevingsanalyse - luisteren naar voorstellen van burgers en medewerkers - signaleren van relevante signalen uit het werkveld, vanuit adviesraden, enz. - vanuit de eigen ervaring peilen naar trends, (maatschappelijke) behoeften, kansen tot mogelijk nieuwe dienstverleningen, enz. - aanreiken van gegevens vanuit de beleidsuitvoering en zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar alle betrokkenen (managementteam, stadssecretaris, collega s, politiek, enz.) - op vraag of op eigen initiatief adviezen of beleidsvoorstellen formuleren, zowel voor de eigen sector, sectoroverschrijdend en/of voor andere delen van de organisatie - toetsen van beleidsvoorstellen van de sector / organisatie op haalbaarheid en hierover feedback geven Opdracht van de sector inzake korte- en langetermijndoelstellingen Binnen het kader van het algemeen beleid van de stad en het OCMW Ninove, instaan voor het formuleren / actualiseren van de opdracht van de sector en voor het vertalen van de strategische doelstellingen van de stad en het OCMW in concrete operationele doelstellingen voor de sector, opdat een duidelijke visie, aanpak en richting als leidraad voor de werking van de sector bestaat, rechtstreeks in verband gebracht met die van de volledige organisatie. - formuleren en up-to-date houden van de opdracht van de sector - sectoroverschrijdend denken, het organisatiebelang voorop stellend - in overleg met de medewerkers en eventueel met collega s, alsook rekening houdend met de organisatienoden en wensen, formuleren van de strategie, de doelstellingen en prestatie-indicatoren voor de sector (met de daaronder vallende diensten) - samen met de collega s bijdragen tot het formuleren en up-to-date houden van de missie, visie en algemene strategie van de stad en hey OCMW Ninove - conform de regels van het beleidsplannenproces bijdragen tot het opmaken van strategische & operationele plannen, van budgetten, enz. - actief detecteren van tendensen en inschatten welke gevolgen die voor de organisatie als geheel en voor de sector in het bijzonder kunnen hebben - bijdragen tot het opmaken van de strategische en financiële nota - opvolging van de vastgelegde indicatoren en het oog op periodieke rapportering, onder meer via de jaarrekening - evaluatie van de uitvoering van het beleid, en bijsturing ter zake Organisatiestructuur, processen, personeelsplan In overleg met de diensthoofden en het managementteam instaan voor het opzetten en up-to-date houden van effectieve en efficiënte (deel)processen, een adequate organisatiestructuur en personeelsplan voor de sector, teneinde een effectief werkkader en kwaliteitsvolle resultaten te verzekeren. 3

4 - verzekeren dat de (deel)processen waar de sector bij betrokken is, optimaal gedefinieerd worden (waaronder BPM, optimale inzet van ICT, ) - uittekenen van een adequaat organogram - verduidelijken van de bijdrage van de medewerkers (heldere functiebeschrijvingen voor alle medewerkers) - opmaken van het personeelsplan (onder meer: hoeveel mensen met welke competenties zijn waar nodig), van achter een organisatiebrede bril bekeken - efficiënt inzetten van de medewerkers (juiste persoon op de juiste plaats i.f.v. zijn/haar competenties) - op regelmatige basis de werking van de organisatie in het algemeen en de sector in het bijzonder, de geleverde kwaliteit, de dienstverlening aan de klanten, evalueren (sterkte/zwakteanalyse) - op basis van deze analyses de organisatiestructuur, werkprocessen, procedures, enz. optimaliseren (taken herverdelen, inspelen op mogelijke synergieën binnen en buiten de entiteit, toepassen van best practices, enz.) - opnemen van projectmatige opdrachten De activiteiten, de dagdagelijkse werking van de sector Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten van de sector, om te verzekeren dat de doelstellingen van de sector op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze gerealiseerd worden. - opmaken van interne werkafspraken, regels en procedures - opdrachten en projecten toewijzen aan medewerkers - zorgen voor een goede werkverdeling en samenwerking onder de medewerkers - eventueel zelf opvolgen van specifieke, belangrijke dossiers - medewerkers helpen bij het afhandelen van complexe opdrachten of dossiers - permanent bewaken van de kwaliteit van de uitgevoerde activiteiten (kwaliteitszorg) - een hoog niveau van klantentevredenheid verzekeren (zelf goede relaties onderhouden met klanten, zorgen voor een goede klachtenbehandeling, de klantgerichtheid van heel de entiteit bevorderen, klantenbevraging organiseren, enz.) - zorgen voor de marketing van de prestaties - prospecteren van nieuwe mogelijkheden tot dienstverlening - effectief en efficiënt beheren van de toegewezen middelen - opvolgen van het budget, de resultaten, aan de hand van prestatie-indicatoren en bijsturen wanneer nodig - inzicht en opvolging van alle financiële aangelegenheden van de sector (met het oog op budgethouderschap) - zorgen voor rapportering, conform de afspraken Leiding geven Binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de stad en het OCMW leiding geven aan de medewerkers, teneinde steeds over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de opdracht en de doelstellingen van de sector. - in overleg en samenwerking met de HR-/personeelsverantwoordelijken (bijdragen tot het) selecteren en rekruteren van de geschikte medewerkers - in overleg met de HR-/personeelsverantwoordelijken instaan voor de vorming en competentie-ontwikkeling van de medewerkers - verzekeren van een goede uitvoering van het prestatiemanagementproces (afspreken van doelstellingen, opvolgen, coachen en begeleiden, evalueren en waarderen) - integer toepassen van het beloningsbeleid - instaan voor een goede interne communicatie en overleg: informeren van de medewerkers over werking, resultaten, ontwikkelingen binnen de sector, over zaken die hen aanbelangen - scheppen van een motiverend en stimulerend werkklimaat voor de sector - actief promoten van eigenaarschap. 4

5 4.6. Samenwerking binnen de eigen sector, met het politiek management, de overige leden van de stadsadministratie en met andere instellingen, waaronder het OCMW, die bij het beleidsdomein betrokken zijn Via direct onderling overleg en via de daartoe geëigende organen, op professionele en collegiale wijze samenwerken met de stadssecretaris, de leden van het college van burgemeester en schepenen en de collega s van stad en OCMW, teneinde bij te dragen tot een goede samenwerking binnen het eigen beleidsdomein en over de beleidsdomeinen heen, en zo de stad en het OCMW Ninove mee te besturen. - in overeenstemming met de afsprakennota tussen het college van burgemeester en schepenen en het managementteam op loyale wijze professioneel samenwerken met de leden van het college van burgemeester en schepenen en de OCMW-voorzitter, zijnde de bestuurders van de stad en het OCMW Ninove - in overleg met de collega s uitwerken van voorstellen voor het verbeteren van de structuur en werking van de stad en het OCMW Ninove - voorbereiden van en actief deelnemen aan de vergaderingen van het managementteam van de stad en het OCMW, zelf agendapunten aanbrengen of initiatieven nemen - zelf initiëren en zelf (of medewerkers laten) participeren aan werk, stuur- of projectgroepen, op niveau van de stad en het OCMW, het beleidsdomein, of over de beleidsdomeinen heen - respecteren van gemaakte afspraken m.b.t. (centraal) overeengekomen regels, procedures, werkwijzen, enz Externe communicatie en relaties Bijdragen tot een adequate externe communicatie en goede contacten met de belangrijkste actoren om een goede informatie-uitwisseling te verzekeren en het professioneel imago van de stad en het OCMW Ninove te versterken. - binnen de afspraken vastgelegd in het communicatiebeleid van de stad en het OCMW, optreden als woordvoerder van de sector of van de hele organisatie - opbouwen en onderhouden van functionele netwerken (personen, doelgroepen, adviesraden, die werkzaam zijn binnen het werkingsgebied van de stad, het OCMW of de sector), zowel binnen als buiten de stad en het OCMW - vertegenwoordigen van de stad en het OCMW in raden, commissies, projectgroepen, zowel binnen als buiten de stad en het OCMW 5