Functiebeschrijving Diensthoofd burgerzaken

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Diensthoofd burgerzaken Goedgekeurd op:. Handtekening:. versie

2 Functiebeschrijving Dienst Directe leidinggevende Niveau & rang Type functie Salarisschaal Eerste evaluator Tweede evaluator Burgerzaken Afdelingshoofd ondersteuning & dienstverlening Av Leidinggevend A1a-A3a Afdelingshoofd ondersteuning & dienstverlening Gemeentesecretaris Hoofddoel van de functie Leiding, organisatie en coördinatie van de dienst burgerzaken. Uitvoeren van beleids-, expert- en projectwerk betreffende burgerzaken. Uitvoeren van algemene juridische werkzaamheden als back up van de juriste. De uitoefening van deze functie gebeurt op een efficiënte en doeltreffende, kwalitatieve en klantgerichte, situationele en pragmatische wijze waarbij de verschillende finaliteiten tegenover elkaar worden afgewogen.

3 Resultaatsgebieden Resultaatsgebieden op het vlak van interne en externe klanten Op het niveau van de organisatie-eenheid: Realiseren van een klantvriendelijke dienstverlening Waken over de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde diensten Bewaking van de kwaliteitszorg en klachten en meldingen het nodige gevolg geven Creëren en bewaken van een klantgerichte mentaliteit. Resultaatsgebieden op het vlak van organisatie en interne werking Op het niveau van de organisatie-eenheid: Organisatieconcept uitdenken en -structuur uitwerken en beheren Verantwoordelijk voor de leiding, organisatie en coördinatie van personeelsleden Transparante processen opzetten, bewaken en bijsturen Zorgen voor een goede interne communicatie Een goed zicht hebben op de nodige middelen en op dit vlak gepast actie nemen Resultaatsgebieden op het budgettaire vlak Op het niveau van de organisatie-eenheid: Strategisch beleidsvoorbereidend werken, dit in de praktijk vertalen en implementeren Rapportering initiëren, faciliteren, controleren en waar nodig bijsturen Bewaken van het efficiënt en doeltreffend inzetten van mens en middelen Resultaatsgebieden op het vlak van verbetering en innovatie Opvolgen van nieuwe mogelijkheden en opportuniteiten Positief-kritisch zijn en actief meedenken op het vlak van continue verbetering van de organisatie Medewerkers stimuleren in het kader van verbetering en innovatie

4 Taakbeschrijving De taakbeschrijving met een overzicht van de specifieke bevoegdheden, taken en kennisvereisten wordt door de rechtstreekse leidinggevende, bij voorkeur in overleg met de titularis, opgemaakt en goedgekeurd. Deze is als addendum bij deze functieomschrijving voorzien.

5 Functieprofiel Competenties Samenwerken (kerncompetentie) Betrokken zijn en kwalitatief handelen (kerncompetentie) Situationeel leiden (n-1) Competenties van het team managen Netwerken opbouwen en onderhouden Overtuigen Conceptueel denken Organisatie op dienst/procesniveau Omgaan met verandering Resultaat behalen Kennis Basiskennis algemene regelgeving (gemeentedecreet, openbaarheid van bestuur, overheidsopdrachten) Grondige kennis specifieke regelgeving (incl. veiligheid en sectorkennis) Basiskennis managementtechnieken Basiskennis gebruik ICT Basiskennis van de eigen organisatie Gedragsvereisten Klantgericht handelen Handelen in overeenstemming met de regels en engagementen nakomen Loyauteit Stressbestendigheid Integriteit

6 Addendum functiebeschrijving Individuele taakbeschrijving Dienst Directe leidinggevende Burgerzaken Afdelingshoofd O&DVL Medewerker Functie Diensthoofd Burgerzaken De taakbeschrijving met een overzicht van de specifieke bevoegdheden, taken en kennisvereisten wordt door de rechtstreekse leidinggevende, bij voorkeur in overleg met de titularis, opgemaakt en goedgekeurd. Deze wordt als addendum bij de functieomschrijving opgenomen. Specifieke rollen en verantwoordelijkheden Verantwoordelijke voor kassalocatie (Burgerzaken)) Kassier (balie Burgerzaken) Ja Ja Medewerker informatiecentrum noodplanning Evaluator Ja Specifieke taken op basis van resultaatsgebieden 1. Resultaatsgebieden op het vlak van interne en externe klanten Zie functiebeschrijving en dit m.b.t. de volgende taakpakketten:

7 Leiding, coördinatie en opvolging medewerkers dienst Burgerzaken (zie nota leidinggeven) Zorgen voor een klantvriendelijke dienstverlening vanuit de dienst burgerzaken binnen een evoluerende externe context (hogere overheid, maatschappelijke en technische ontwikkelingen) en in balans met de rest van het BSC-kader ( Balanced Score Card : middelen proces HR). Eindverantwoordelijke betreffende processen en projecten voor burgerzaken met inbegrip van de producten die afgeleverd worden Het diensthoofd is de expert qua regelgeving en procedures burgerzaken. Uitvoeren van algemeen juridisch werk als back-up van de juriste. Bovenstaande rollen en/of verantwoordelijkheden Ondersteuning van de overige werking van de dienst en uitvoering van specifiek opgedragen taken. 2. Resultaatsgebieden op het vlak van organisatie en interne werking Zie functiebeschrijving en in het bijzonder vertaald naar de in 1) vermelde takenpakketten. 3. Resultaatsgebieden op het budgettaire vlak Zie functiebeschrijving en in het bijzonder vertaald naar de in 1) vermelde takenpakketten. Bv: Effectief en efficiënt omgaan met de beschikbare middelen Het kaderen van de activiteiten van de dienst binnen actieplannen en doelstellingen en zorgen voor een adequate rapportering en opvolging Zorgvuldige bewaking van de kassa burgerzaken 4. Resultaatsgebieden op het vlak van verbetering en innovatie Zie functiebeschrijving en in het bijzonder vertaald naar de in 1) vermelde takenpakketten. Specifieke kennisvereisten Kennis van de gebruikte pakketten bevolking en burgerlijke stand, strafregister, rijbewijzen, identiteitskaarten, etc

8 Kennis van andere toepassingen die de dienst moet gebruiken: bestelbons, SMB, kassapakket, etc Grondige kennis regelgeving burgerzaken Algemene juridische basiskennis Kennis generiek organisatiebrede ICT-toepassingen (Corsa, Xtremis tijdsregistratie, basis Office: Excel, Word, Outlook, telefoon, printer en kopieerfaciliteiten, Internet Explorer) BBC ( Algemene regelgeving ): Generiek : kennis algemene principes BBC en voldoende kennis om budget te kunnen opvolgen Goedgekeurd op:. Naam leidinggevende:... Handtekening: Naam medewerker:.. Handtekening:..