FUNCTIEKAART. Afdelingshoofd burger en welzijn. Doel van de entiteit

Transcriptie

1 GEMEENTEBESTUUR GAVERE Markt GAVERE T F FUNCTIEKAART Afdelingshoofd burger en welzijn Doel van de entiteit De gemeente Gavere beoogt om op het lokale niveau bij te dragen tot het welzijn van de burgers en tot de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied. De dienst burgerzaken behartigt en beheert op integrale wijze de belangen van de burgers op de domeinen bevolking, burgerlijke stand en sociaal beleid. Het OCMW wil alle inwoners een menswaardig bestaan bieden. Het wil dit bereiken door enerzijds de informatie- en doorverwijsfunctie van het OCMW naar andere actoren te vergroten en door anderzijds een vermaatschappelijking van de zorg na te streven. Het sociaal huis organiseert met bijzondere aandacht voor de meest kwetsbare groepen een toegankelijke dienstverlening om het recht op een menswaardig bestaan en op zinvolle maatschappelijke integratie te waarborgen. Deze dienstverlening kan bestaan uit psychosociale begeleiding, materiële en financiële hulp of andere ondersteunende begeleiding. Het sociaal huis zoekt samen naar nieuwe kansen en mogelijkheden om de zelfredzaamheid van mensen te verhogen en een actieve(re) deelname aan de maatschappij opnieuw aan te moedigen. Plaats in de organisatie Het afdelingshoofd burger en welzijn werkt onder leiding van en rapporteert aan de gemeentesecretaris (bevoegd voor OCMW). Het afdelingshoofd burger en welzijn maakt deel uit van het managementteam. Het afdelingshoofd burger en welzijn geeft leiding aan de medewerkers binnen de sociale dienst, de dienst thuiszorg en de dienst burgerzaken. Kernresultaatsgebieden Specifiek: Sociaal beleid Het coördineren van een integraal lokaal sociaal beleid. - het actief voorbereiden, uitvoeren en evalueren van het sociaal beleid; - het afstemmen van het sociaal beleid van de gemeente en het OCMW; - het bewaken van de integrale toepassing van het sociaal beleid; - het zoeken naar en onderhouden van netwerken om het lokaal sociaal beleid te ondersteunen; Sociaal huis Het operationaliseren en coördineren van het concept sociaal huis. - het zorgen voor een breed toegankelijk onthaal en een correcte doorverwijzing; - het afstemmen van vraag en aanbod; - het zoeken naar, inschakelen en coördineren van actieve partners binnen het sociaal huis;

2 Sociale dienst, dienst thuiszorg, dienst burgerzaken Het faciliteren van de werking van de sociale dienst, de dienst thuiszorg en de dienst burgerzaken. - het coachen van individuele medewerkers en van de verschillende teams; - het organiseren en bewaken van het overleg; - het fungeren als schakel tussen dienst en management/bestuur; - het verlenen van advies/bijstand in complee dossiers; - het nemen en stimuleren van initiatief tot verbetering van de processen/werking/dienstverlening en het opvolgen van maatschappelijke trends; het initiëren en/of opvolgen van veranderingstrajecten (ICT, wetgeving, ); - de richting aangeven en de resultaten bewaken; - het opzetten en coördineren van samenwerkingen met interne en eterne partners; Noodplanning In het kader van de noodplanning de opdrachten van discipline 2 (medisch, sanitair en psychosociaal) vervullen die betrekking hebben op het psychosociaal interventieplan. Dit houdt onder meer in: - het bijwonen en actief deelnemen aan de vergaderingen van de veiligheidscel; - het actief deelnemen aan de nood- en interventieplanning en aan de oefeningen; - het optreden als lokale verantwoordelijke psychosociale hulpverlening; - het coördineren van een onthaalcentrum voor getroffenen waar psychosociale ondersteuning en informatie wordt gegeven tijdens en na noodsituaties; Verruimende bepalingen Geen limitatieve oplijsting De bovenstaande oplijsting van kernresultaatsgebieden beperkt zich tot de belangrijkste resultaatsgebieden van de functie. De oplijsting mag in geen geval als limitatief beschouwd worden. Daarenboven kan de leidinggevende, voor de goede werking van de organisatie, steeds nieuwe en/of andere resultaatsgebieden en/of opdrachten toewijzen.

3 Functieprofiel Technische competenties Cluster Competentie Niveau Elementair Voldoende Grondig PC-vaardigheden Tekstverwerking (F) Presentaties (F) Personal Information Manager (F) Software eigen aan de functie (F) Wetgeving en Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie (F) regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie (F) Werking en werkmiddelen De wet- en regelgeving, vakliteratuur, methodieken van toepassing binnen de afdeling opvolgen en kunnen vertalen in richtlijnen voor de personeelsleden van de afdeling om het kennisniveau van de afdeling op peil te houden. - de evolutie van de wetgeving opvolgen; - de afdeling bijsturen om te voldoen aan (de voorwaarden van) de wetgeving; - het personeel van de afdeling duidelijke richtlijnen geven en coachen; Werking van de organisatie (F) Advies verstrekken en participeren bij de opmaak van strategische personeelsinstrumenten. - ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een actieve inbreng hebben bij de opmaak van het organogram, de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel; Advies verstrekken en participeren bij de opmaak van het meerjarenplan, het budget en de inventaris. - ter ondersteuning van de gemeentesecretaris en de financieel beheerder een actieve inbreng hebben bij de opmaak van het meerjarenplan, het budget; de budgetwijziging en de interne kredietaanpassing; - ter ondersteuning van de financieel beheerder een actieve inbreng hebben bij de opmaak en

4 Management en beleid actualisering van de inventaris; Procedures en procesbeheer (F) De kwaliteitssystemen en technieken van de organisatie toepassen in de afdeling. - actief meewerken aan het uittekenen, documenteren en verbeteren van de processen; - uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden; Het opvolgen van het dagelijks financieel beheer van de afdeling. - ervoor zorgen dat de budgetten van de afdeling efficiënt worden aangewend; - het aanbrengen van voorstellen inzake de optimalisatie van middelen en kosten; - coördineren van de budgetvoorstellen binnen de afdeling Projectmatig werken (F) Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende (dienstoverschrijdende) projecten. - de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen; - coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten; - uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie; - opstarten van projectgroepen; - ondersteunen van projectgroepen; - formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden; Strategisch management (F) Concipiëren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen de budgettaire voorziene ruimte van de afdeling. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de gemeente en eventueel bijsturen. - evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan; - bespreken met en rapporteren aan de beleidsorganen;

5 - toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de strategische nota; - waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen; - beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsnota s; Ondersteunen van de coördinatie van de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en beleidsevaluatie - een actieve inbreng hebben in de opmaak van het algemeen beleidprogramma/de beleidsnota; - het beleid trouw (door)communiceren en participeren aan de uitvoering ervan; meewerken aan het opzetten, onderhouden en verbeteren van het systeem ter opvolging van de uitvoering; - de uitvoering van het beleid kritisch evalueren en voorstellen tot bijsturing formuleren; Gedragscompetenties Cluster Competentie Niveau Elementair Voldoende Grondig Beheersmatige vaardigheden Voortgangscontrole (F) Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de afdeling en deze vertalen in concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. - in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de afdeling; - coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten; - zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk; - waken over de uitvoering van de opdrachten; Informatieverwerkend Analytisch denken (F) gedrag Interactief gedrag Empathie (S) Schriftelijke communicatie (F) Instaan voor de interne en eterne communicatie van de afdeling.

6 - binnen de algemene richtlijnen het organiseren van de interne communicatie binnen de afdeling en fungeren als communicatiescharnier tussen andere afdelingshoofden, het managementteam en de gemeentesecretaris enerzijds en de personeelsleden van de afdeling anderzijds; - het coördineren en bewaken van de informatiestroom van de afdeling naar de communicatieverantwoordelijke; Bewaken van de interne communicatie en etern vertegenwoordigen van de organisatie. - fungeren als communicatiescharnier tussen het managementteam en de diensten/afdelingen; - streven naar en zoeken naar manieren om de interne communicatie te verbeteren; - ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een actieve inbreng hebben bij de opmaak van de afsprakennota tussen het managementteam enerzijds en college van burgemeester en schepenen/burgemeester anderzijds; de in de nota gemaakte afspraken getrouw nakomen; - de organisatie etern vertegenwoordigen; Leiderschap Teamwerk en samenwerking (G) Coaching (F) Binnen de algemene richtlijnen het personeelsbeleid uitvoeren binnen de afdeling. - begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers; - het onthalen van nieuwe medewerkers; - uitvoeren van de elementen van dagelijks personeelsbeheer gedelegeerd door de gemeentesecretaris; - het voeren van evaluatie- en functioneringsgesprekken; - detecteren van vormingsbehoeften en formuleren van vormingsvoorstellen; - het coachen en begeleiden van vrijwilligers tewerkgesteld binnen de afdeling Persoonsgebonden gedrag Probleemoplossend gedrag Waardegebonden gedrag Fleibiliteit (G) Informatie zoeken (leervermogen) (F) Klantgerichtheid (G/S) Creativiteit (F) Organisatieverbondenheid (G) Bewaken van de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke

7 diensten. - oog hebben voor discrepanties tussen diensten/afdelingen en deze ter discussie brengen; - meedenken over en meehelpen aan verbeter- en/of veranderingsprojecten; - het opzetten van een kwaliteitsysteem voor de organisatie; - ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een actieve inbreng hebben bij de organisatie en de uitvoering van het intern controlesysteem; Integriteit (S)

8 Kennisname Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam VOOR EENSLUIDEND AFSCHRIFT Te Gavere, 13 december 2016 de Gemeentesecretaris Serge RONSSE