FUNCTIEBESCHRIJVING BOEKHOUDER

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING BOEKHOUDER 1. ALGEMEEN 1.1 Departement: Financiën Dienst: Financiële dienst 1.2 Naam van de functie: BOEKHOUDER 1.3 Datum: juli DOEL VAN DE FUNCTIE Je bent verantwoordelijk voor het beheren en behandelen van boekhoudkundige dossiers en gegevens. Je volgt de uitvoering ervan op zodat de financiële processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. Je kan hierbij rekenen op de inzet van een team dat je zelf aanstuurt. Daarnaast ondersteun je de financieel directeur bij de voorbereiding en uitvoering van het financieel beleid. 3. PLAATS IN DE ORGANISATIE EN RELATIE MET ANDERE TAKEN Financieel directeur Aankoopdienst Financiële dienst Gemeente Financiële dienst OCMW Boekhouder De boekhouder staat onder directe leiding van de financieel directeur en de financieel coördinator enof de financieel verantwoordelijke. Hijzij stuurt de medewerkers van de boekhouding aan. 1

2 4. TAKEN 1. De dienst organiseren. Als boekhouder organiseer en coördineer je de werkzaamheden op jouw dienst door het efficiënt inzetten van mensen en middelen. Je geeft richting aan de manier waarop taken worden uitgevoerd zodat de vooropgestelde timing en kwaliteit van de dienstverlening geborgd is. - Optimaliseren van processen en procedures - Werk- of taakverdeling opmaken - Medewerkers motiveren enof ter verantwoording roepen - Cultuur creëren waarbinnen mensen meedenken met de organisatie - Vormingen organiseren opdat het team up-to-date is met de wet- en regelgeving, processen en procedures, toepassingssoftware, 2. De boekhouding voeren. Je bent eindverantwoordelijke voor het opmaken, beheren en administratief verwerken van alle boekhoudkundige stukken opdat men een correcte basis heeft om de boekhouding te voeren. - verwerken van facturen - opvolgen facturatie aan derden, investeringen en visums, investeringen en afschrijvingen, leningen - boeken aflossingen en interesten - uitvoeren van krediet- en wetmatigheidscontroles - opvolgen van subsidies, toelagen, leningen - instaan voor het kasbeheer - beantwoorden van diverse complexe vragen m.b.t. bepaalde dossiers 3. Ondersteunen van het financieel beleid. Voorbereiden, opstellen en nazien van complexe financiële documenten, zodat de boekhouding op een correcte manier kan gevoerd worden en men beschikt over de jaarlijkse resultaatrekeningen en balansen. - meehelpen bij het afsluiten van de boekhouding met jaarlijkse resultaatrekeningen en opmaken van balansen 2

3 - opmaken van analyses (financiële analyse, investeringsanalyse, kostprijsberekening), statistische gegevens en grafieken - opstellen van financiële simulaties en prognoses - opvolgen van wetgeving en vakliteratuur - opstellen van briefwisseling, verslagen; rapporten, statistieken, attesten, bestelbons, besluiten, facturen, - ondersteunen bij het opmaken van de meerjarenplanning, budgetten, budgetwijzigingen, kredietaanpassingen, kwartaalrapportages en jaarrekeningen, 4. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en een klantgerichte dienstverlening. - deelnemen aan het werkoverleg - delen van kennis en expertise - advies en ondersteuningbegeleiding bieden aan andere diensten bij vragen inzake boekhouding, bestelbonnen, facturen, - rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken - formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening - signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten, die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben 2. VERLEENDE BEVOEGDHEDEN (facultatief) 3. COMPETENTIES 3.1 Essentiële competenties Integriteit - geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten - kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar - wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie enof de functie - gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie - houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is - heeft aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid 3

4 Klantgerichtheid - leeft zich in de situatie van klanten in - stelt zich dienstverlenend op voor iedereen - speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen - neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten - streeft naar klanttevredenheid Kwaliteitsvol werken - stelt hoge eisen aan de kwaliteit - evalueert het eigen gedragwerk in het licht van kwaliteitsnormen - stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is - voorkomt dat er fouten worden gemaakt Leidinggeven - zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers - volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn - staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft - komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers - stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten - voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen - versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team - leidt het team naar een gezamenlijk resultaat - past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie Mondeling communiceren - formuleert helder en duidelijk - houdt een samenhangend betoog - sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties - kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon - vraagt door op gegeven informatie - toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen - brengt structuur en geeft houvast - gaat strategisch om met argumenten Nauwgezetheid - komt gemaakte afspraken na - controleert het eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig - houdt zich aan de afgesproken norm qua detail en afwerking - is aandachtig en werkt geconcentreerd 4

5 Probleemoplossend werken - signaleert problemen op tijd - onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden - kan tot synthesebeoordeling komen - onderbouwt zijnhaar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten - betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem - formuleert praktische en haalbare oplossingen - bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen Resultaatgericht werken - inventariseert beschikbare middelen - streeft naar een maximaal resultaat - zoekt naar de meest optimale werkmethoden - grijpt in wanneer resultaten niet voldoen - zet door bij tegenslag of problemen 3.2 Belangrijke competenties 3.3 Fysische vereisten (facultatief) 3.4 Specifieke vereisten - Bachelor in een boekhoudkundige, financiële of economische studierichting. - Grondige kennis van algemeen boekhouden. - Grondige kennis van de comptabiliteitswetgeving en financieel beheer - Grondige kennis van Excel. - Bereidheid om zich in te werken in de specificiteit van het financiële gebeuren in een lokaal bestuur (gemeente en ocmw). 4. PLAATSVERVANGER (facultatief) 5. WEDDESCHAAL B1-B2-B3 6. HANDTEKENING ALGEMEEN DIRECTEUR 5