FUNCTIEBESCHRIJVING EN SELECTIEREGLEMENT

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING EN SELECTIEREGLEMENT Afdelingshoofd Staf en Ondersteunende diensten Graad: afdelingshoofd Rang: A2A Standplaats Brussel Agentschap Natuur & Bos Vacaturenummer FUNCTIECONTEXT Het Agentschap voor Natuur en Bos (ANB), een agentschap van de Vlaamse overheid, werkt elke dag aan het behoud, de bescherming en de ontwikkeling van natuur in Vlaanderen. De missie van het agentschap is: Meer, beter en samen. Het Agentschap voor Natuur en Bos werkt dan ook samen met veel verschillende partners en creëert zo een groter draagvlak voor natuur. Daarnaast beheert het agentschap zo'n hectare bossen, natuurgebieden en domeinen en zorgt daarmee voor beleefbare natuur in de buurt van iedereen. De 750 gemotiveerde medewerkers staan met twee 'botten' op het terrein. Voor de afdeling Staf en Ondersteunende diensten (STOD) zijn we op zoek naar een afdelingshoofd. De afdeling STOD ondersteunt het agentschap op het vlak van ICT, personeelsmanagement, boekhouding en begroting, logistiek en juridische zaken. Verder is deze afdeling ook verantwoordelijk voor organisatiebrede veranderingstrajecten, organisatieontwikkeling, organisatiebeheersing en de sturende processen binnen het agentschap. 2 UW TAKENPAKKET 2.1 FUNCTIE Als afdelingshoofd ben je verantwoordelijk voor volgende zaken: Als lid van het directieteam ben je vervuld van de waarden van de Vlaamse Overheid in het algemeen en het Agentschap Natuur & Bos in het bijzonder. Je draagt de missie en visie van het agentschap uit, zowel intern als extern. Je toont je loyaal aan het beleid van de minister en aan de administrateur-generaal en vervult een representatieve rol, zowel intern als extern..be

2 Je staat in voor de beleidsvoorbereiding, - uitvoering en monitoring, je ondersteunt de administrateur-generaal bij het voorbereiden van de lange en korte termijnplanning, je rapporteert op regelmatige tijdstippen aan directieraad en leidend ambtenaar en behaalt je resultaten binnen de afgesproken termijnen en timing. Als hoofd van je afdeling schep je een effectief werkkader waarbinnen kwaliteitsvolle resultaten gegarandeerd kunnen worden, je stimuleert je mensen om hun klantgerichtheid en aanpak in vraag te stellen en te verbeteren en optimaliseert de processen. Als leidinggevende ben je in staat de vier leiderschapsrollen te vervullen, kan je mensen enthousiasmeren en op sleeptouw nemen en neem je de nodige initiatieven om je team mee te nemen in een veranderende maatschappelijke context. Je durft onpopulaire beslissingen nemen en boodschappen geven. In dit alles behoud je een juiste balans tussen people-planet-profit, zijnde de drie strategische doelen van de organisatie: natuurontwikkeling, natuurbeleving en natuurvalorisatie. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Opdracht van de entiteit, korte- en lange termijndoelstellingen Binnen het kader van het algemeen beleid van het DPT/VA/beleidsdomein, instaan voor het formuleren / actualiseren van de opdracht van de entiteit en voor het vertalen van de strategische doelstellingen van het DPT/VA in concrete operationele doelstellingen voor de entiteit, opdat een duidelijke visie, aanpak en richting als leidraad voor de werking van de entiteit zou bestaan. Formuleren en up-to-date houden van de opdracht van de entiteit In overleg met de medewerkers en eventueel met collegae, formuleren van de strategie, de doelstellingen en prestatie-indicatoren voor de entiteit (en de sub-teams) Samen met de collegae, bijdragen tot het formuleren en up-to-date houden van een visie, missie, opdracht en algemene strategie van het DPT/VA Conform de regels van het beleidsplannenproces, bijdragen tot het opmaken van strategische & operationele plannen, van de begroting, etc. Bijdragen tot het opmaken van de beheersovereenkomst (input wat de eigen entiteit betreft) Organisatiestructuur, processen, personeelsplan In overleg met de leidend ambtenaar instaan voor het opzetten en up-to-date houden van effectieve en efficiënte(deel)processen, een adequate organisatiestructuur en personeelsplan voor de entiteit, om een effectief werkkader en kwaliteitsvolle resultaten te verzekeren. Verzekeren dat de (deel)processen waar de entiteit bij betrokken is, optimaal gedefinieerd worden (optimale inzet van ICT) Uittekenen van een adequaat organogram Verduidelijken van de bijdrage van de medewerkers (heldere functiebeschrijvingen voor alle medewerkers) Opmaken van het personeelsplan; hoeveel mensen met welke competenties nodig zijn pagina 2 van 11 Functiebeschrijving en Selectiereglement

3 Efficiënt inzetten van de medewerkers (juiste persoon op de juiste plaats ifv zijn/haar competenties) Op regelmatige basis de werking van de entiteit, de geleverde kwaliteit, de dienstverlening aan de klanten, evalueren (sterkte/zwakteanalyse) Op basis van deze analyses de organisatiestructuur, werkprocessen, procedures, etc optimaliseren (taken herverdelen, inspelen op mogelijke synergieeen binnen en buiten de entiteit, toepassen van best practices, etc.) De activiteiten, de dagelijkse werking van de entiteit Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de activiteiten van de entiteit, om te verzekeren dat de doelstellingen van de entiteit op een effectieve, efficiënte en kwaliteitsvolle wijze zouden gerealiseerd worden (conform de afspraken in de beheersovereenkomst). Opmaken van interne werkafspraken, regels en procedures Opdrachten en projecten toewijzen aan medewerkers Zorgen voor een goede werkverdeling en samenwerking onder de medewerkers Eventueel zelf opvolgen van specifieke, belangrijke dossiers Medewerkers helpen bij het behandelen van complexe opdrachten of dossiers Permanent bewaken van de kwaliteit van de uitgevoerde activiteiten (kwaliteitszorg) Een hoog niveau van klantentevredenheid verzekeren (zelf goede relaties onderhouden met klanten, zorgen voor een goede klachtenbehandeling, de klantgerichtheid van heel de entiteit bevorderen, klantenbevraging organiseren, etc.) Zorgen voor de marketing van de prestaties Prospecteren van nieuwe mogelijkheden tot dienstverlening Effectief en efficiënt beheren van de toegewezen middelen Opvolgen van de begroting, de resultaten, aan de hand van prestatie-indicatoren en bijsturen wanneer nodig Zorgen voor rapportering, conform de afspraken Beleidsvoorbereiding (Vanuit de ervaring bij de beleidsuitvoering) bijdragen tot het maken van beleidsvoorstellen en adviezen, om het strategisch beleid van het DPT/VA en van het beleidsdomein mee vorm te geven. Bijdragen tot het (strategisch) beleidsplannenproces van de entiteit: o.a. o Actualiseren van de omgevingsanalyse o Luisteren naar voorstellen van klanten en medewerkers o Signaleren van relevante signalen uit het werkveld, vanuit adviesraden, etc. o Vanuit de eigen ervaring peilen naar trends, (maatschappelijke) behoeften, kansen tot mogelijk nieuwe dienstverleningen, etc. o Aanreiken van gegevens vanuit de beleidsuitvoering en zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar alle betrokkenen (leidend ambtenaar, collegae, departement, etc.) Op vraag of op eigen initiatief adviezen of beleidsvoorstellen formuleren Functiebeschrijving en Selectiereglement pagina 3 van 11

4 Toetsen van beleidsvoorstellen van het departement op haalbaarheid en hierover feedback geven Leiding geven Binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de Vlaamse overheid, leiding geven aan de medewerkers, teneinde steeds over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de opdracht en de doelstellingen van de entiteit. In overleg en samenwerking met de HR-/personeelsverantwoordelijken, (bijdragen tot het) selecteren en rekruteren van de geschikte medewerkers In overleg met de HR-/personeelsverantwoordelijken, instaan voor de vorming en competentieontwikkeling van de medewerkers Verzekeren van een goede uitvoering van het prestatiemanagementproces (afspreken van doelstellingen, opvolgen, coachen en begeleiden, evalueren en waarderen) Integer toepassen van het beloningsbeleid Instaan voor een goede interne communicatie: informeren van de medewerkers over werking, resultaten, ontwikkelingen binnen de entiteit en de entiteit; over zaken die hen aanbelangen, Scheppen van een motiverend en stimulerend werkklimaat in de entiteit Samenwerking binnen het eigen DPT/VA, samenwerking met het beleidsdomein, andere Vlaamse overheidsinstellingen Via direct onderling overleg en via de daartoe geëigende organen, samenwerken met de leidend ambtenaar en de collegae om op een collegiale wijze het DPT/VA mee te besturen en bij te dragen tot een goede samenwerking binnen het beleidsdomein en over de beleidsdomeinen heen. In overleg met de collegae uitwerken van voorstellen voor het verbeteren van de structuur en werking van het DPT/VA Voorbereiden van en actief deelnemen aan de vergaderingen van het managementteam van het DPT/VA ;zelf agendapunten aanbrengen of initiatieven nemen Zelf initiëren en zelf (of medewerkers laten) participeren aan werk, stuur- of projectgroepen op niveau van het DPT/VA, het beleidsdomein, of over de beleidsdomeinen heen Respecteren van gemaakte afspraken m.b.t. (centraal) overeengekomen regels, procedures, werkwijzen, etc. Externe communicatie en relaties Bijdragen tot een adequate externe communicatie en goede contacten met de belangrijkste actoren om een goede informatie-uitwisseling te verzekeren en het professioneel imago van de Vlaamse overheid te versterken. Binnen de afspraken vastgelegd in het communicatiebeleid van het DPT/VA, optreden als woordvoerder van de entiteit of van de hele organisatie Opbouwen en onderhouden van functionele netwerken (personen, doelgroepen, adviesraden, die werkzaam zijn binnen het werkingsgebied van de entiteit of het departement) Vertegenwoordigen van het DPT/VA in raden, commissies, projectgroepen, pagina 4 van 11 Functiebeschrijving en Selectiereglement

5 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN U hebt tenminste een masterdiploma dat toegang verleent tot niveau A, met uitzondering van de interne kandidaten die al tot een niveau A of een gelijkgesteld niveau behoren. U hebt 6 jaar relevante beroepservaring. Voor de berekening van die ervaring worden deeltijdse prestaties als voltijds beschouwd. Voor de berekening van de relevante beroepservaring wordt volgende vereist: o Minimum 5 jaar leidinggevende ervaring (rechtstreeks aansturen van een team en/of het uitbouwen van een afdeling) én o Minimum 2 jaar ervaring met organisatieondersteuning (oa. ICT, boekhouding, financiën, ) In uw sollicitatieformulier dient u aan te tonen dat u beschikt over de gevraagde ervaring. Indien u uw diploma niet in België behaalde dan moet u bij uw sollicitatie een attest van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming (NARIC-Vlaanderen, kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig is verklaard met het hiervoor vermeld diploma. Hebt u uw diploma behaald in een andere taal dan het Nederlands, dan moet u een taaltest afleggen bij Selor. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, gender, geaardheid, afkomst, handicap of leeftijd. 3.2 COMPETENTIES Vaktechnische competenties Je hebt bij voorkeur ervaring in het functioneren op een hoog niveau binnen een strategische functie Je hebt een breed maatschappelijke interesse en een goed aanvoelen van wat er leeft en belangrijk is Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel naar het eigen team als naar externen Je bent een veerkrachtig iemand met een hoge frustratietolerantie Je bent een sterke teamspeler, die ook niet bang is om zelfstandig beslissingen te nemen Je bent een snelle denker, die empathisch omgaat met zijn/haar gesprekspartners Persoonsgebonden competenties Klantgerichtheid Optimaliseert de dienstverlening van de organisatie aan belanghebbenden via structurele acties (niveau 3) Functiebeschrijving en Selectiereglement pagina 5 van 11

6 Legt voor zijn entiteit meetbare doelstellingen vast op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen Past diensten, procedures en structuren aan om beter aan toekomstige behoeften en verwachtingen van belanghebbenden te beantwoorden Onderneemt extra acties om de relatie met belanghebbenden op te bouwen en/of te bestendigen Stimuleert en faciliteert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren Samenwerken Creëert gedragen samenwerkingsverbanden en synergie over de entiteitsgrenzen heen (niveau 3) Zoekt contacten over barrières en cultuurverschillen heen, benadrukt het wij -gevoel Werkt actief aan het scheppen van een vertrouwensband met alle belanghebbenden Creëert een draagvlak voor beslissingen, oplossingen en acties die zijn entiteit overstijgen Draagt samenwerking uit om het algemeen belang te dienen over de grenzen van de entiteit heen Gebruikt zijn invloed om processen en structureren te (her)tekenen die de cocreatie stimuleren Richting geven geeft richting op het niveau van processen en structuren (niveau 2) Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de entiteit Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het ook op de gezamenlijk te behalen doelstelling Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen Bewaakt processen en structuren en stuurt ze indien nodig bij om de efficiëntie of kwaliteit van de werking te verzekeren of te verbeteren Inleving speelt in op behoeften en gevoelens van anderen (niveau 2) Toont zowel verbaals als non-verbaal begrip voor de behoeften en gevoelens van anderen Gaat actief op zoek naar de achterliggende problemen, redenen en oorzaken voor behoeften, gedragingen en gevoelens van anderen (vraagt door) Denkt mee vanuit het gezichtspunt van anderen, houdt rekening met hun belangen Toont zich bewust van de invloed van zijn handelen op anderen Gaat adequaat in op persoonlijke of emotionele boodschappen Oordeelsvorming vormt een geïntegreerd oordeel (niveau 3) Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk Neemt in zijn standpunt verschillende belangen in overweging pagina 6 van 11 Functiebeschrijving en Selectiereglement

7 Benoemt zowel de positieve als negatieve kanten van zijn standpunt of voorstel Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie Vertaalt een synthese naar een vraagstelling of advies en geeft zo een inhoudelijke meerwaarde aan de thema s die hij naar voren brengt Beslissen neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is (niveau 2) Neemt beslissingen waarvoor voldoende maar nog niet alle informatie aanwezig is Neemt een beslissing als hij de gevolgen voldoende kan inschatten Neemt berekende risico s (er is een zeker risico, en dat kan bepaald worden) en heeft hier een gegronde argumentatie voor Kent de belangen van anderen en neemt deze mee in zijn beslissing Neemt en handhaaft beslissingen, ook bij weerstand en tegendruk 4 SELECTIEPROCEDURE 4.1 BEOORDELING KANDIDAATSTELLING (MEI 2017) Aan de hand van het ingevulde sollicitatieformulier wordt nagegaan of de kandidaten voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden. De toetsing gebeurt op basis van volgende criteria: Gebruik kandidaatstellingsformulier Meesturen kopie diploma Toetsing formele deelnemingsvoorwaarden (zie 3.1) Indien de kandidatuur niet voldoet aan de voorwaarden, dan eindigt de kandidaatstelling. 4.2 VERKENNEND GESPREK (MEI-JUNI 2017) Indien er 6 kandidaten of meer toegelaten worden na de beoordeling kandidaatstelling, wordt een verkennend gesprek georganiseerd. Tijdens een verkennend gesprek, waarbij een consultant van het selectiekantoor aanwezig is, wordt gepeild naar o.a. de motivatie voor de functie, de relevantie van de ervaring of opleiding, de inpasbaarheid binnen de organisatie en de communicatieve vaardigheden. Het verkennend gesprek is eliminerend. Enkel de 6 best scorende kandidaten na het verkennend gesprek gaan door naar de volgende selectiefase. Kandidaten die geschikt bevonden werden na het verkennend gesprek en die bij de 6 beste kandidaten horen dienen voorafgaand aan de functiespecifieke selectie een managementvisie in, waarin u uw visie op leiding geven en de specifieke wijze waarop u een afdeling met deze opdracht zou managen weergeeft. Functiebeschrijving en Selectiereglement pagina 7 van 11

8 Het is niet de bedoeling om in de managementvisie theoretische modellen of concepten over leidinggeven en organisaties te beschrijven maar een concreet zicht te geven over hoe u een dergelijke afdeling zal leiden, rekening houdend met de inhoudelijke uitdagingen en knelpunten van de afdeling en in de context van de entiteit en het beleidsdomein waartoe ze behoort. Deze managementvisie moet bondig zijn (max. 10 blz.). Indien er geen verkennende gesprekken zijn, zal u tijdig gevraagd worden uw managementvisie voor te bereiden. Deze managementvisie bezorgt u per aan managementjobs@vlaanderen.be. Wij bezorgen u een ontvangstbewijs. 4.3 EXTERNE POTENTIEELINSCHATTING (JUNI 2017) De kandidaten die geschikt bevonden werden na het verkennend gesprek en tot de 6 beste kandidaten behoren, worden opgeroepen om deel te nemen aan een externe potentieelinschatting bij een extern kantoor. Tijdens deze selectiefase worden de persoonsgebonden competenties bevraagd. De externe potentieelinschatting bestaat uit: Een competentiegericht interview Een persoonlijkheidsvragenlijst Een rollenspel Een analyse- en presentatieoefening Een peiling naar de leiderschapsrollen Deze fase is adviserend. De resultaten van de externe potentieelinschatting worden meegenomen naar de functiespecifieke selectie. Niet nodeloos hertesten Nam u na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd u toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij uw sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 4.4 FUNCTIESPECIFIEKE SELECTIE (JUNI-JULI 2017) De kandidaten die geschikt bevonden werden na het verkennend gesprek en tot de 6 beste kandidaten behoren worden uitgenodigd om deel te nemen aan de functiespecifieke selectie met onder andere een presentatie van de managementvisie en met een vragenronde door de leden van het managementcomité om de functionele kennis, wederzijdse verwachtingen, inpasbaarheid in het team en de motivatie van de kandidaat af te toetsen. pagina 8 van 11 Functiebeschrijving en Selectiereglement

9 Het managementcomité brengt, in overleg met het Agentschap Overheidspersoneel, op basis van de resultaten van de externe potentieelinschatting en de functiespecifieke selectie, een advies uit over de kandidaten. Een lijst geschikt/niet-geschikt wordt bezorgd aan de leidend ambtenaar. 4.5 BESLISSING MEEST GESCHIKTE KANDIDAAT De leidend ambtenaar van Agentschap Natuur & Bos maakt een keuze uit de lijst van de geschikte kandidaten en neemt een gemotiveerde beslissing tot aanstelling in het mandaat. De geselecteerde kandidaat wordt toegelaten tot een proeftijd in de graad van hoofdadviseur met de rang A2M (tenzij hij reeds benoemd is in de graad van hoofdadviseur) en aangewezen bij mandaat in de vacant verklaarde functie van afdelingshoofd (rang A2A). Na gunstig gevolg van de proeftijd wordt de titularis vastbenoemd in de graad van hoofdadviseur. 5 SALARISSCHAAL Aan de mandaatgraad van afdelingshoofd met rang A2A wordt volgende functionele loopbaan verbonden: Eerste mandaat van afdelingshoofd: A285 Afdelingshoofd met 6 jaar schaalanciënniteit: A286 6 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dient u te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. U hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. U geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. U voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. U slaagt in de selectieprocedure; 5. U bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 7 HOE KAN U SOLLICITEREN? U stuurt het sollicitatieformulier uiterlijk op 15 mei 2017 via mail naar: managementjobs@vlaanderen.be t.a.v. Isabelle Buyse. U dient een kopie van uw diploma toe te voegen aan uw kandidatuur. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap: Indien u ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze Functiebeschrijving en Selectiereglement pagina 9 van 11

10 selectieprocedure, moet u dit in het standaard-cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met u opnemen om verdere afspraken te maken. Vermeld in het onderwerp van uw mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer AANBOD De gekozen kandidaat wordt benoemd in het middenkader in de graad van hoofdadviseur met de rang A2M. De titularis van de graad van hoofdadviseur wordt vervolgens bij mandaat aangewezen in de vacant verklaarde functie van afdelingshoofd. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 9 CONTACTGEGEVENS Voor bijkomende informatie over de inhoud van de functie kan u contact opnemen met: Marleen Evenepoel Administrateur-generaal Koning Albert II-laan 20 bus Brussel marleen.evenepoel@vlaanderen.be Tel Voor bijkomende informatie over de selectieprocedure kan u contact opnemen met: Isabelle Buyse Selectieverantwoordelijke top- en middenkader Boudewijnlaan 30 bus BRUSSEL Isabelle.buyse@kb.vlaanderen.be Tel pagina 10 van 11 Functiebeschrijving en Selectiereglement

11 10 Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. U wordt geselecteerd op basis van uw kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Indien u een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat u in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijgt u de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan uw handicap aan. Indien u ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet u dit in het sollicitatieformulier aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact opnemen om verdere afspraken te maken. Functiebeschrijving en Selectiereglement pagina 11 van 11