FUNCTIEBESCHRIJVING GEMEENTE SCHOTEN

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING GEMEENTE SCHOTEN 1. ALGEMEEN 1.1 Departement: Gedeelde diensten Dienst: / 1.2 Naam van de functie: BELEIDSMANAGER GEDEELDE DIENSTEN 1.3 Code: 1.4 Datum: Mei DOEL VAN DE FUNCTIE Je staat in voor de algemene coördinatie van het beleidsdomein Gedeelde diensten. Je staat in voor het organiseren, structureren en moderniseren van de interne werking van Gemeente Schoten. Je initieert en leidt veranderingstrajecten met als doel een efficiënte werking en een moderne dienstverlening te realiseren die een uitstekende ondersteuning biedt aan de interne klanten en bijdraagt aan een optimaal samengaan van OCMW en gemeente. 3. PLAATS IN DE ORGANISATIE EN RELATIE MET ANDERE TAKEN Algemeen directeur Secretariaat en staffuncties Gedeelde diensten Beleidsmanager Grondgebiedzaken Sociale Zaken Samenleven Communicatie Onthaal en Bode ICT Integrale Veiligheid Personeel Burgerzaken 1

2 De beleidsmanager Gedeelde diensten rapporteert aan de Algemeen Directeur. Hij/zij stuurt de verschillende diensten en leidinggevenden van het departement Gedeelde diensten aan. Hij/zij maakt deel uit van het managementteam. 4. TAKEN 1. In overleg met de Algemeen Directeur en met de andere leden van het Managementteam, sta je in voor het uitwerken van het concept "Samen beter voor Schoten" en het vertalen van de strategische doelstellingen in concrete operationele doelstellingen en projecten. Je draagt deze visie uit in de eigen entiteit, met als doel te zorgen voor een eenduidig beleid en een goed gecoördineerde organisatie. - Actief deelnemen aan het managementteam, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten. - Mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de solidaire werking van de diensten. - Aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen. - Suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de diensten. - Meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan. - Uitvoeren en interpreteren van een omgevingsanalyse i.h.k.v. de opmaak van een meerjarenplanning - Overleg plegen om problemen te bespreken, advies te verlenen. - Toelichting geven aan de bestuursorganen. - Beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkers en de uitvoering ervan verzekeren. - Samenwerking tussen de diensten bevorderen. 2. Je staat in voor het bepalen van het dienstaanbod en het organiseren van de interne ondersteuning met als doel een modern dienstverleningsconcept te introduceren dat aansluit bij de noden en verwachtingen van een modern lokaal bestuur. - Standaardiseren en efficiënter maken van de dienstverlening (SLA concept) - Mee bepalen welke diensten wel en niet zullen worden aangeboden - Communiceren van het aanbod en de dienstverlening. - Zorgen voor een breed en interessant aanbod dat voldoet aan de wensen en behoeften van de klanten. 2

3 3. Je introduceert een nieuwe organisatiecultuur en nieuwe concepten, je staat in voor het vereenvoudigen en continu optimaliseren van processen en structuren met als doel een modern werkkader te introduceren dat de samenvoeging van OCMW en gemeente faciliteert. - Introduceren van een modernere organisatiecultuur en dienstverlening (Shared services concept). - Werknemers vertrouwd laten worden met nieuwe organisatieconcepten zoals Shared Services. - Je structureert het dienstverleningsconcept volgens moderne principes (Front - Middle - Back Office). - Opvolgen van verschillende dossiers die betrekking hebben op meerdere diensten. 4. Je initieert, leidt en coördineert veranderingsprojecten en bewaakt de vooruitgang van veranderingsprocessen met als doel de tevredenheid van de interne klanten te verhogen door een effectieve ondersteuning. - Voorzien van duidelijke communicatie m.b.t. veranderingsprojecten. - Creëren van draagvlak en overdragen van kennis binnen veranderingsprocessen. - Coachen van en leiden van de werknemers tijdens de implementatie van het veranderingsproces. - Waken over de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde diensten. - Toezien op de voortgang en de kwaliteit van het project. 5. Je bouwt en onderhoudt een netwerk van contacten binnen de organisatie, je bent gesprekspartner voor de andere beleidsmanagers en deelt je expertise met als doel andere afdelingen te ondersteunen in het realiseren van hun doelstellingen. - Opbouwen van een netwerk om op de hoogte te blijven van nieuwe trends en ontwikkelingen. - Uitwisselen van ervaring en kennis met collega s. 6. Je coacht, ontwikkelt en ondersteunt je medewerkers met als doel over competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van doelstellingen. - In overleg en in samenwerking met de personeelsdienst, instaan voor een efficiënt personeelsbeleid binnen het eigen departement. - Inzetten van medewerkers in processen & projecten conform hun competenties, talenten en ambities. - Verzekeren van een goede uitvoering van het prestatiebeoordelingsproces (afspreken van doelstellingen, opvolgen, coachen en begeleiden, evalueren en waarderen). - Scheppen en op peil houden van een stimulerend en constructief werkklimaat in het departement. 3

4 7. Je blijft voortdurend op de hoogte van de evoluties en ontwikkelingen binnen het vakgebied, je houdt je expertise up-to-date en bent de referentie in je domein met als doel optimale ondersteuning te bieden die gebaseerd is op geactualiseerde kennis. - Opvolgen van de markt en haar evolutie. - Deelnemen aan interne en externe opleidingen. - Lezen van vakliteratuur. 5. VERLEENDE BEVOEGDHEDEN (facultatief) 6. VEREISTEN FUNCTIEVERVULLER 6.1 Essentiële competenties Besluitvaardigheid - kan snel een doordacht standpunt innemen - neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit - kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat - kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen - informeert alle betrokkenen - verdedigt een beslissing Leidinggeven - zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers - volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn - staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft - komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers - stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten - voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen - versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team - leidt het team naar een gezamenlijk resultaat - past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie Loyaal zijn - voelt zich verbonden met de belangen/problematiek van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin - vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten - toont maatschappelijke dienstbaarheid of public service gezindheid 4

5 - bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Netwerken - legt en onderhoudt relaties met mensen in en buiten de organisatie - neemt initiatief tot samenwerking met andere diensten, ook buiten de organisatie - kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei niveaus - zoekt naar mogelijkheden om het netwerk te benutten voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking - houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen van andere diensten - doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan Plannen en organiseren - plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten - stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af - houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen - past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen - plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig - verzekert continuïteit en behoudt overzicht Samenwerken - overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen - leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na - blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang - helpt anderen - stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang - stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep - zoekt mee naar oplossingen bij conflicten - gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Visie ontwikkelen - neemt afstand van de dagelijkse problemen - neemt tijd om vooruit te denken - overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties - ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties - richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn - kan strategieën op een heldere manier voorstellen 6.2 Belangrijke competenties 6.3 Fysische vereisten (facultatief) 6.4 Specifieke vereisten Master met 5 jaar ervaring, waarvan een aantal jaren managementervaring. 5

6 7. PLAATSVERVANGER (facultatief) 8. WEDDESCHAAL A4a-A4b 9. HANDTEKENING ALGEMEEN DIRECTEUR 6