.. mei 2007 Drs. A.P.W.M. Scheepers RA

Transcriptie

1 Delitte Accuntants B.V. Flight Frum DA Eindhven Pstbus AJ Eindhven Tel: (040) Fax: (040) Aan de gemeenteraad van de gemeente Helmnd t.a.v. de raadsgriffie/secretaris rekenkamercmmissie Pstbus AZ HELMOND Datum Behandeld dr Ons kenmerk.. mei 2007 Drs. A.P.W.M. Scheepers RA Onderwerp Bardletter 2006 Uw kenmerk Geachte leden van de raad, Naar aanleiding van de dr ns uitgeverde interim-cntrle bij de diensten van uw gemeente den wij u hierbij de bardletter 2006 tekmen waarin p hfdlijnen nze bevindingen zijn pgenmen. De afznderlijke per dienst uitgebrachte managementletters hebben de basis gevrmd vr deze samenvattende rapprtage. De algemene indruk die wij tijdens de uitvering van nze cntrlewerkzaamheden van de diensten hebben pgedaan is psitief. Wij cncluderen dat de diensten in cntrl zijn. Wel zijn verbeteringen in de prcessen mgelijk. Wij verwijzen u hiervr naar de inhud van de bardletter. Wij vertruwen erp u met deze bardletter naar vldening te hebben geïnfrmeerd en zijn graag bereid tt het geven van een nadere mndelinge telichting. Hgachtend, Delitte Accuntants B.V. Op alle cntractuele relaties van Delitte zijn de algemene vrwaarden van Delitte, welke zijn gedepneerd bij de Griffie van de Arrndissementsrechtbank te Rtterdam nder aktenummer 84/2004 van tepassing. Delitte Accuntants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Kphandel te Rtterdam nder nummer Member f Delitte Tuche Thmatsu

2 Delitte Accuntants B.V. Flight Frum DA Eindhven Pstbus AJ Eindhven Tel: (040) Fax: (040) Bardletter uitgebracht aan de gemeente Helmnd bevindingen interim-cntrle 2006 Op alle cntractuele relaties van Delitte zijn de algemene vrwaarden van Delitte, welke zijn gedepneerd bij de Griffie van de Arrndissementsrechtbank te Rtterdam nder aktenummer 84/2004 van tepassing. Delitte Accuntants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Kphandel te Rtterdam nder nummer Member f Delitte Tuche Thmatsu

3 Inhudspgave Inhud 1. Inleiding 2 2. Opvlging vrgaande rapprtages 2 3. Administratieve rganisatie en interne cntrle Administratieve rganisatie Interne cntrle Bevindingen interne cntrle 3 4. Specifieke nderwerpen Rechtmatigheid Single infrmatin, single audit (SiSa) Wet maatschappelijke ndersteuning (WMO) Autmatisering Onderzek naar de pzet van de algemene en specifieke beheersmaatregelen Infrmatiesysteem INWIN Ramingen nieuw beleid 7

4 2 1. Inleiding Met ingang van 2004 heeft u aan ns de pdracht verstrekt tt cntrle van de jaarrekening van uw gemeente. In het kader van deze pdracht hebben wij een gemeentebreed cntrleplan vr de interim-cntrle 2006 gemaakt en besprken met de gemeente Helmnd. De in dit plan per dienst pgenmen werkzaamheden zijn uitgeverd en vinden hun weerslag in de afznderlijk per dienst uitgebrachte managementletters. Deze afznderlijke managementletters hebben de basis gevrmd vr deze bardletter. In paragraaf 2 van deze bardletter gaan wij in p de pvlging van nze vrgaande rapprtages. In paragraaf 3 behandelen we de pzet van de administratieve rganisatie en interne cntrle. Ten sltte gaan wij in paragraaf 4 in p een aantal specifieke nderwerpen. 2. Opvlging vrgaande rapprtages Wij hebben in de managementletters van de diensten aandacht besteed aan de pvlging van de aanbevelingen en bevindingen naar aanleiding van de managementletter Wij hebben vastgesteld dat de diensten alle aanbevelingen hebben pgevld, waaraan wij in de managementletter een hge pririteit 1 hebben tegekend. Slechts de aanbevelingen met een lage 2 f midden pririteit 3 zijn niet f slechts deels afgewikkeld in Administratieve rganisatie en interne cntrle 3.1. Administratieve rganisatie Wij stelden, evenals in 2005, vast dat de AO (en de beschrijving daarvan) met de daarin pgenmen IC-maatregelen van de dr ns berdeelde psten en prcessen in pzet vlden aan de daaraan te stellen eisen. 1 Hge pririteit: dient p krte termijn aandacht aan besteed te wrden. Risic s die er mee samen kunnen hangen kunnen een bedreiging (gaan) vrmen vr de getruwheid en rechtmatigheid van financiële verantwrdingsinfrmatie ver bedrijfsprcessen. 2 Lage pririteit: dient pas p middellange termijn aandacht aan te wrden geschnken. Risic s die er mee samen kunnen hangen kunnen een bedreiging (gaan) vrmen vr de getruwheid en rechtmatigheid van financiële verantwrdingsinfrmatie ver bedrijfsprcessen 3 Midden pririteit: dient niet p krte termijn aandacht aan besteed te wrden. Risic s die er mee samen kunnen hangen kunnen een bedreiging (gaan) vrmen vr de getruwheid en rechtmatigheid van financiële verantwrdingsinfrmatie ver bedrijfsprcessen..

5 3 Het gaat daarbij vral m de zgenemde nvervangbare cntrlemaatregelen als functiescheidingen en afspraken ver het berdelen van de juiste mvang en kwaliteit van geleverde gederen en diensten. Bij de dienst Stedelijke ntwikkeling & Beheer (S&B) zijn de belangrijkste psten en prcessen vrzien van prcesbeschrijvingen die qua interne cntrlemaatregelen (IC) in pzet vlden aan de daaraan te stellen eisen. De diensten Samenleving & Ecnmie (S&E) en Middelen & Ondersteuning (M&O) zijn mmenteel bezig de diverse prcesbeschrijvingen te actualiseren Interne cntrle De diensten beschikken ver een ged systeem van verbijznderde IC. Bij deze ICwerkzaamheden wrdt dr een afznderlijke cntrlefunctinaris vr de belangrijkste psten en prcessen nagegaan f de werkzaamheden in vereenstemming met de prcedures (AO) wrden uitgeverd en f de daarin pgenmen IC-maatregelen in de praktijk k hebben gewerkt. Daarnaast wrdt berdeeld f de verantwrding van de financiële gegevens in de administratie in vereenstemming is met de basisregistraties. De aanpak van deze ICwerkzaamheden zijn vastgelegd in ICP s (interne cntrleplannen). Wij stelden vast dat er ten tijde van nze interim-cntrle een achterstand bestnd in de uitvering van de verbijznderde interne cntrlewerkzaamheden van de diensten. Wij hebben de diensten geadviseerd deze achterstand, vóór het pstellen van de jaarrekening 2006, in te lpen. Alle diensten hebben hieraan gevlg gegeven. Tijdens nze jaarrekeningcntrle hebben wij deze interne cntrlewerkzaamheden berdeeld en deze geven geen aanleiding tt pmerkingen Bevindingen interne cntrle De cntrlevisie van Delitte Accuntants, zals uiteengezet in het gemeentebrede cntrleplan, resulteert in een aanpak per bedrijfsprces. De cntrle van de bedrijfsprcessen vindt plaats in een meerjarencyclus. Op basis van een rulatieschema wrden de vr dat jaar geselecteerde prcessen uitgebreid gecntrleerd. Vr het jaar 2006 zijn de vlgende bedrijfsprcessen (gren gearceerd) geselecteerd: Bedrijfsprcessen Dienst M&O Dienst S&B Dienst S&E Investeringen Treasury Subsidieverstrekking

6 4 Dit betekent niet dat wij de verige bedrijfsprcessen geheel niet cntrleren, maar dat wij hier in 2006 een beperktere cntrle p hebben uitgeverd (alleen pzet en bestaan van de aanwezige AO/IC). De berdeling van de bedrijfsprcessen leidt tt de vlgende cnstateringen: De pzet van de administratieve rganisatie en interne cntrle vlden aan de daaraan te stellen eisen 4 ; De berdeling van het bestaan en de werking van de administratieve rganisatie en de maatregelen van interne cntrle heeft niet geleid tt materiële bevindingen; Bij enkele prcessen hebben wij daar waar mgelijk verbeterpunten aangegeven. Wij hebben nder meer een pleidi gehuden vr: Het ten beheve van de uitvering van een efficiënte cntrle van het prces investeringen met een checklist inzichtelijk maken waar welke dcumenten zich met betrekking tt een aanbesteding bevinden. De dienst S&B heeft tegezegd het advies p te vlgen; Het waarbrgen van de vlledigheid van de buwlegespbrengsten dr een systeem van drlpende nummering van de buwaanvragen in te veren en deze te vergelijken met het aantal gefactureerde leges. De dienst S&B heeft tegezegd het advies p te vlgen; Het aanscherpen van de richtlijnen met betrekking tt het bijwerken van de reparatievrtgangsregistratie. Uit de dr de IC-medewerker van de dienst S&B uitgeverde interne cntrlewerkzaamheden bij het prces verige parkeerpbrengsten is gebleken dat van defecte parkeerautmaten ng nvldende vaak de reparatievrtgangsregistratie wrdt bijgewerkt. Hierdr is niet inzichtelijk he lang de parkeerautmaten buiten gebruik zijn geweest en is niet inzichtelijk wat de gemiste pbrengsten in dit kader zijn. Het nagaan f de gesubsidieerde instellingen met subsidies van materiële mvang vlden aan de algemene subsidieverrdening 2005 met betrekking tt indieningsdata en te verleggen bescheiden. Eventuele afwijkingen dienen dr het cllege van burgemeester en wethuders te wrden geautriseerd. De dienst S&E heeft deze aanbeveling pgevlgd zdat bij de jaarafsluiting een vlledig beeld aanwezig was van de te verlenen ntheffingen; 4 Het gaat daarbij m de zgenaamde nvervangbare cntrlemaatregelen als functiescheidingen en afspraken ver het berdelen van de juiste mvang en kwaliteit van geleverde gederen en diensten.

7 5 Het maken van een peridieke aansluiting tussen de geregistreerde aanvragen van cntainers, de uitgegeven cntainers vlgens het gemeentelijk afvalbedrijf en het belastingpakket. De dienst M&O heeft tegezegd het advies p te vlgen; Het dr de dienst M&O tijdig betalen van facturen. Facturen wrden in het algemeen laat (> 30 dagen) betaalbaar gesteld. Als rzaak wrdt gegeven dat facturen te laat ntvangen wrden van de budgethuder uit de betreffende afdelingen. Naar verwachting zal na invering van het wrkflwsysteem (de bewaking van) de tijdigheid van betaling van de facturen wrden verbeterd. 4. Specifieke nderwerpen 4.1. Rechtmatigheid De vr de diensten relevante rechtmatigheidseisen uit dit nrmenkader zijn in pzet vldende gebrgd in de administratieve rganisatie van de dienst. Daarnaast wrdt dr middel van interne cntrle een bjectief rdeel verkregen ver de naleving van de in de prcesbeschrijvingen verankerde rechtmatigheidseisen. Wij verwijzen u verder naar het rapprt van bevindingen bij de jaarrekening waarin wij nader ingaan p nze bevindingen naar aanleiding van de uitgeverde rechtmatigheidscntrle Single infrmatin, single audit (SiSa) Begin juli is met terugwerkende kracht tt 1 januari 2006 vr 29 bestaande specifieke uitkeringen, het beginsel van single infrmatin en single audit geverd. Dit hudt in dat in een nieuwe Bbv-verplichte bijlage bij de jaarrekening 2006 beperkte specifieke (financiële) infrmatie ver deze specifieke uitkeringen met wrden verstrekt. Dr SiSa vervregt het tijdstip waarp ver de individuele specifieke uitkeringen verantwrding met wrden afgelegd. Ten tijde van de jaarrekening met nu al een verantwrding wrden pgesteld. Om vldende zekerheid te verkrijgen ver de juistheid, vlledigheid en rechtmatigheid van deze verantwrding is het ndzakelijk dat tijdig interne cntrlewerkzaamheden wrden uitgeverd. Wij hebben de diensten geadviseerd de ntwikkelingen in het kader van SiSa nauwlettend in de gaten te huden. Waar mgelijk vrzien wij de diensten van actuele infrmatie hiermtrent. Tevens hebben wij geadviseerd de interne cntrlewerkzaamheden ten aanzien van bvengenemde regelingen tijdig uit te veren. Bij de jaarrekeningcntrle hebben wij vastgesteld dat de diensten deze adviezen hebben pgevlgd. Wij verwijzen u verder naar het rapprt van bevindingen bij de jaarrekening waarin wij nader ingaan p nze bevindingen naar aanleiding van de uitgeverde SiSa-cntrle.

8 Wet maatschappelijke ndersteuning (WMO) Wij hebben kennisgenmen van de lpende activiteiten en stellen vast dat de gemeente per 1 januari vldeed aan de basisvrwaarden vr de uitvering van de WMO-taken rndm de huishudelijke verzrging. De vrnaamste activiteiten zals vaststelling van de verplichte WMO-verrdening, aanbesteding zrgaanbieders, frmele vastlegging relatie met het CIZ en het CAK, pzet WMO-lket en inrichting van een backffice hebben de ndzakelijke aandacht. Wel stelden wij vast dat p dit mment ng geen exact inzicht bestaat in financiële (budgettaire) gevlgen van de invering van de WMO vr de gemeente Helmnd. Dit is verigens niet nlgisch gezien de heveelheid nzekere factren (uitveringsbudget Rijk, zrgvraag, prijzen zrgaanbieders, tarieven CAK en CIZ) die een rl spelen bij de bepaling van de budgettaire risic s Autmatisering Onderzek naar de pzet van de algemene en specifieke beheersmaatregelen In het kader van de jaarrekeningcntrle is een nderzek uitgeverd naar de pzet van de algemene beheersmaatregelen binnen de autmatiseringsmgeving van de gemeente Helmnd. Tevens is een aantal specifieke beheersmaatregelen in Decade Financials nderzcht. Samenvattend is hebben wij de gemeente nder meer geadviseerd: Ten aanzien van de pzet van de algemene beheersmaatregelen Een infrmatiebeveiligingsbeleid p te stellen met als basis het rganisatiebeleid en -plan. Hierbij dient aandacht te wrden besteed aan de wijze waarp de infrmatievrziening de delstelling van de rganisatie kan ndersteunen. Overigens vind mmenteel reeds een inventarisatie plaats van de risic s in de ICT mgeving en in de van belang zijnde applicaties, waarna maatregelen wrden getrffen m deze risic s te mitigeren. Ten aanzien van specifieke beheersmaatregelen in Decade Financials Het pstellen van een prcedure waarin is beschreven he het aanvragen, wijzigen en verwijderen van gebruikersaccunts in Decade; Het verscherpen van de wachtwrdvereisten vr Decade. Wij cncluderen dat de pzet van de in de autmatiseringsmgeving aanwezige beheersmaatregelen tereikende waarbrgen biedt vr een betruwbare geautmatiseerde gegevensverwerking.

9 Infrmatiesysteem INWIN Vlgens mededeling van uw rganisatie heeft geen invering van het clientvlgsysteem INWIN plaatsgevnden mdat: De uitlevering van INWIN geruime tijd later plaatsvnd dan was afgesprken; De functinaliteit (managementinfrmatie) van de rsprnkelijke demversie niet in vereenstemming was met de dr de leverancier uitgeleverde versie; Het plssen van de hierbven genemde knelpunten zu hge ksten en een grt beslag p de persnele capaciteit met zich meebrengen Ramingen nieuw beleid Tijdens de interim-cntrle is het prces van de ttstandkming van de ramingen nieuw beleid in de begrting berdeeld. Tijdens de berdeling zijn de richtlijnen met betrekking tt de vrjaarsnta en begrting drgenmen en zijn de pgestelde AO/IC beschrijvingen berdeeld. Ok zijn interviews gehuden met de Planning & Cntrlmedewerkers van iedere dienst binnen de gemeente Helmnd. Samenvattend hebben wij het vlgende gecnstateerd: In pzet en bestaan is het prces rndm de ttstandkming van de ramingen nieuw beleid tereikend. Dat wil zeggen dat er centraal richtlijnen pgesteld zijn die naar de diverse diensten zijn uitgezet; Wel is de peride tussen het pstellen van de raming en de uitvering van de werkzaamheden relatief grt. Dr het verkrten van deze peride wrden eventuele externe factren die van invled zijn p de raming gemitigeerd; Vlgens mededeling van P&C-medewerkers heeft mmenteel de budgethuder een drslaggevende rl in het pstellen van de raming. Hierdr kan het vrkmen dat een raming niet tereikend f niet vldende nderbuwd wrdt bevnden dr de financieel cnsulent maar desndanks, vanwege specifieke verwegingen, ter besluitvrming wrdt vrgedragen p aangeven van de budgethuder. Omdat het vrtraject en de kwaliteit van de raming niet inzichtelijk wrdt gemaakt is de berdeling van de ramingen in het besluitvrmingsprces nvldende kritisch en kunnen later in de realisatie afwijkingen blijken ten pzichte van de ramingen.. Deels wrdt aangegeven dat de plssing gevnden kan wrden in het vergrten van de kennis bij de financieel cnsulent. Hij/zij steunt nu ng teveel p infrmatie van de functinele afdeling. Ok zu het pstellen van cncrete richtlijnen in de situatie dat er geen vereenstemming bestaat ver de raming tussen de budgethuder en de financieel cnsulent, de transparantie kunnen bevrderen.