Behandeld door. drs. D.B. van der Graaf RA

Transcriptie

1 Delitte MPGZD54687 GZD Delitte Auntants B.V. Wilhelminakade 7 AP Rtterdam Pstbus A Rtterdam Tel: Fax: H Ps\isT Aan de gemeente Zwijndreht t.a.v. het llege van burgemeester en wethuders Pstbus 5 AA ZWJDRHT Datum 6 mei Behandeld dr drs. D.B. van der Graaf RA ns kenmerk R44/ta/55 nderwerp Managementletter Uw kenmerk Geahte llege, Wij hebben nfrm uw pdraht de interim-ntrle vr de gemeente Zwijndreht uitgeverd en afgernd. U treft in deze managementletter de belangrijkste bevindingen aan. Deze ntrle is vral geriht p nderwerpen die van belang zijn vr een gede en betruwbare jaarverslaggeving mede rekening hudend met de atuele ntwikkelingen. Het gaat hierbij met name m bevindingen en atiepunten p het terrein van interne beheersing, rehtmatigheid en verige ativiteiten die van belang zijn vr een kwalitatieve verbetering van de bedrijfsvering. Wij vertruwen erp met de managementletter bij te dragen aan het (verder) verbeteren van de interne beheersing van de diverse pressen binnen uw rganisatie en het waarbrgen van de kwaliteit van de jaarrekening. untants B.V. p alle pdrahten verriht dr Delitte zijn de 'Algemene Vrwaarden Dienstverlening Delitte ederland, nvember ' gedepneerd bij de Kamer van Kphandel nder nummer 4687 van tepassing. Delitte Auntants B.V. is ingeshreven in het handelsregister van de Kamer van Kphandel te Rtterdam nder nummer Member f Delitte Tuhe Thmatsu

2 Delitte gemeente Zwijndreht Managementletter 6 mei

3 Delitte Blad van 8 6 mei R44 ;.\;:.udspgave. nleiding 4. Bevindingen interimntrle 6. Speeifieke wensen auditmmissie 6 4. Jaarrekening 5. Tt slt Bijlage : Fllw-up adviezen uit vrgaande jaren 4

4 Delitte Blad 4 van 8 6 mei R44. nleiding ypöraeiit Delitte heeft de pdraht gekregen de jaarrekening van uw rganisatie te ntrleren. Als nderdeel van deze pdraht hebben wij de interim-ntrle uitgeverd. Deze ntrle is met name geriht p het verkrijgen van inziht in en het tetsen van de maatregelen van administratieve rganisatie en interne ntrle, vr zver deze relevant zijn vr de ntrle van de jaarrekening. Wij hanteren vr de ntrle van de jaarrrekening een risigerihte benadering. Dit hudt in dat wij samen met u de risi's inventariseren die kunnen leiden tt materiële futen in de jaarrekening. Daarbij huden wij niet alleen rekening met de mvang in eur's maar k met kwalitatieve aspeten. Dr deze benadering krijgen wij een ged beeld van uw rganisatie en zijn wij in staat u binnen nze rl als auntant te adviseren ver hetgeen u als bestuurder van uw rganisatie belangrijk vindt. p 9 september hebben wij met de auditmmissie de fus van de ntrle besprken. p basis van de uitkmsten van deze bespreking, de aandahtspunten in ns auntantsverslag ver de jaarrekeningntrle 9 (d.d. juni, kenmerk R66) en de atuele ntwikkelingen zijn de speerpunten vr de uitvering van de externe ntrle ver het jaar : Waardering grndexplitaties inlusief ntwikkelingen Vlgerlanden en vrdering uryza. Risimanagement en weerstandsvermgen. Finanieel beheer: begrtingsrehtmatigheid (inlusief beheer investeringskredieten). Gevlgen enmishe risis: begrtingsrehtmatigheid, verlpende ativa en passiva en verbnden partijen (inlusief brgstellingen). nderhud kapitaalgederen: vrzieningen nderhud. iet uit balans blijkende verplihtingen, zals laims e.d. Aan derden uitbestede ativiteiten (verbnden partijen). nterne ntrle funtie rehtmatigheid. nterne frauderisianalyse. De auditmmissie heeft, namens de vershillende fraties uit de gemeenteraad, een aantal speifieke wensen ingebraht vr de externe ntrle. Dit betreft de vlgende nderwerpen: T: budgetten en sanering appliaties. Finanieel beheer: regie p jaarrekeningpres en regie p budgetbeheer (rehtmatigheid). Verbnden partijen: kwaliteit teziht. Servie entrum Drehtsteden: pvlging aanbevelingen. nhuur derden.

5 Delitte Blad 5 van 8 6 mei R44 Leeswijzer De bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van nze interimwerkzaamheden zijn in deze managementletter pgenmen. Wij hebben de interimntrle uitgeverd in de peride ktber / nvember. De bevindingen in deze rapprtage geven de situatie weer per ultim nvember. De aties, die uw gemeente heeft uitgezet naar aanleiding van nze bevindingen van de interimntle, zijn vr zver relevant vr de jaarrekening betrkken bij nze ntrle van de jaarrekening. De pvlging van de verige aties zullen wij betrekken bij nze interimntrle. De bevindingen naar aanleiding van nze interimntrle zijn besprken in de auditmmissie d.d. 5 deember en in het llege van burgemeester en wethuders d.d. 9 maart. Zals afgesprken in het verleg met uw llege hebben wij uw pmerkingen naar aanleiding van deze besprekingen verwerkt in deze definitieve versie van de managementletter. De aangelegenheden waarver wrdt gerapprteerd zijn beperkt tt die tekrtkmingen f aandahtspunten die wij tijdens de ntrle hebben nderkend en waarvr wij tt de nlusie kmen dat deze vldende belangrijk zijn m aan u te wrden gerapprteerd. Wij hebben de managementletter als vlgt ingedeeld: n hfdstuk gaan wij in p nze bevindingen ver de interne beheersing van de vr de jaarrekening relevante pressen. n hfdstuk gaan wij nader in p de nderwerpen die als speifieke wensen dr de auditmmissie zijn aangedragen. n hfdstuk 4 hebben wij vastgesteld wat de bevindingen uit deze managementletter vr u betekenen vr het samenstellen van de jaarrekening. Reikwijdte eetfie Het del van deze ntrle is het geven van een rdeel ver de jaarrekening. De ntrle mvat het in verweging nemen van de interne beheersing die relevant is vr het pstellen van de jaarrekening, geriht p het pzetten van ntrlewerkzaamheden die in de mstandigheden passend zijn. nze ntrle is niet geriht p het tt uitdrukking brengen van een rdeel ver de werking van de interne beheersing.

6 Delitte Blad 6 van 8 6 mei R44.Bevindingen interim ntrle, < nleiding n dit hfdstuk gaan wij in p nze bevindingen ver de interne beheersing van de vr de jaarrekening relevante pressen. Hierbij kmen de bevindingen ten aanzien van de gezamenlijk benemde speerpunten van de interimntrle, waardering grndexplitaties, finanieel beheer begrtingsrehtmatigheid, nderhud kapitaalgederen (vrzieningen nderhud) en de kwaliteit van de uitgeverde interne rehtmatigheidsntrles, aan de rde. De ntrlewerkzaamheden terzake de verige speerpunten, risimanagement en weerstandsvermgen, gevlgen enmishe risis p verige jaarrekeningpsten, niet uit de balans blijkende verplihtingen, aan derden uitbestede werkzaamheden en interne frauderisi-analyse veren wij tijdens de jaarrekeningntrle uit. n hfdstuk 4 gaan wij hier nader p in. De verige pressen hebben wij met 'nrmale aandaht' berdeeld. ver deze pressen rapprteren wij alleen indien wij bevindingen hebben naar aanleiding van nze interim-ntrle. nmishe risis Het mtt van het Raadsprgramma -4 is: 'Helder, realistish en drtastend'. De finaniële situatie van de gemeente Zwijndreht stelt als gevlg van de enmishe risis grenzen aan wat er mgelijk is de kmende jaren. Uw gemeente brengt de ambities in balans met de beshikbare middelen. Grte prjeten zullen gezien de marktmstandigheden pnieuw wrden berdeeld p realiteitsgehalte. Z zal het Maasterras p een lager pitje te staan. De grndexplitaties nemen bij uw gemeente een belangrijke plaats in. k hier heeft de enmishe risis een frse invled gehad, nder meer dr vertragingen als gevlg van stagnerende verkpen. Wij nemen u de verkpen Bakestein die ahterblijven ten p zihte van de planning in, de aankndiging van RM-D dat het rsprnkelijke plan rdevers niet haalbaar is en de vertragingen p de mplexen uryza en Zuidelijke Driehek. n de huidige enmishe situatie zien wij landelijk ng steeds de tendens dat: de realisatie van grndexplitaties ahterblijft p de prgnses; de prijzen van wningen en uit te geven grnden (liht) dalen; en private partijen zih terugtrekken uit prjeten. k in het nlangs vershenen rapprt van de VG ( nvember ) wrdt een smber beeld, ver nder meer de grndprijzen, geshetst.

7 Delitte Blad 7 van 8 6 mei R44 Uw gemeente vlgt de atuele ntwikkelingen (inlusief de gevlgen van de huidige enmishe risis) p de vet via de peridieke bestuurlijke vrtgangsrapprtages. Uw gemeente heeft er rekening mee gehuden dat de grndprijzen (tijdelijk) niet stijgen, maar ng geen rekening gehuden met mgelijk dalende grndprijzen. Vr de jaarrekening zal uw gemeente de grndexplitaties ng atualiseren naar de situatie per ultim. Wij tetsen de waardering van de grndexplitaties p grnd van de geatualiseerde berekeningen bij de ntrle van de jaarrekening. n verleg met uw rganisatie gaan wij na f en p welke wijze de meest risivlle grndexplitaties mgelijk al vrafgaand aan de ntrle van de jaarrekening getetst kunnen wrden. De waardering van de vrdering uryza zullen wij eveneens berdelen naar de situatie per ultim. en speifiek aandahtspunt vr de jaarrekening is ng de bekwaarde van het prjet rridr. n de begrting is vermeld dat uw gemeente vrnemens is deze bekwaarde in af te beken mdat er p krte termijn geen ziht is p mgelijke ntwikkeling van deze latie. Deze afbeking zal p grnd van de verslaggevingsrihtlijnen mgelijk al in de jaarrekening verwerkt meten wrden. Uw gemeente heeft bij het pstellen van de jaarrekening de waardering van het prjet rridr berdeeld. Wij verwijzen u vr de uitkmsten naar de jaarrekening en ns auntantsverslag naar aanleiding van de ntrle van de jaarrekening. Vlgerlariden Uw gemeente is met de gemeente Hendrik-ld-Ambaht in verleg ver het aandeel dat de gemeente Zwijndreht bijdraagt in de dekking van het verwahte tekrt p Vlgerlanden. ver de bijdrage van uw gemeente tt 5% van het afgesprken risiplafnd van 5, miljen bestaat vereenstemming. Hiervr heeft uw gemeente in de jaarrekening 9 een vrziening gevrmd. Als gevlg van de huidige enmishe risis is er ernstige vertraging ntstaan in de wningbuwprdutie van dit plan. Hierdr is het verwahte tekrt frs hger dan het afgesprken risiplafnd. Ultim 9 bedreg het ttale verwahte tekrt 8,48 miljen (nett ntant). ver het vershil tussen het ttale verwahte tekrt en het maximale risiplafnd bestaat ver de dekking ng geen vereenstemming met de gemeente Hendrik-ld-Ambaht. n de jaarrekening 9 is deze nzekerheid ng tegeliht. De Prvinie Zuid-Hlland heeft als vrwaarde gesteld dat beide gemeenten vr de begrting tt een plssing kmen. Uw gemeente vert bestuurlijk verleg m tt een plssing te kmen. Tijdens nze interim ntrle had uw gemeente ng geen vereenstemming bereikt ver een plssing met de gemeente Hendrik-ld-Ambaht. n de brief van deember heeft de Prvinie Zuid- Hlland bevestigd dat beide gemeenten, gezien de mplexiteit, extra tijd krijgen m in z snel mgelijk tt een plssing te kmen. Uw gemeente heeft zeer reent vereenstemming bereikt met de gemeente Hendrik-ld-Ambaht ver de dekking en de verdeling van het tekrt p De Vlgerlanden. Dr bezuinigingen en drdat een deel van de ksten vr rekening kmen van de gemeente Hendrik-ld-Ambaht wrdt mmenteel een tekrt verwaht p de grndexplitatie van ira, miljen. Tevens heeft uw gemeente vereenstemming ver de verdeling van mgelijke tekmstige tegenvallers. Het vrstel ver de verdere samenwerking en de herziene grndexplitatie zal naar verwahting in maart / april dr de gemeenteraden van beide gemeenten wrden behandeld.

8 Delitte Blad 8 van 8 6 mei R44,. Finanieel beheer: begrungsrehtmatigheid Bij het pstellen en de ntrle van de jaarrekening 9 van uw gemeente is genstateerd dat er sprake was van begrtingsvershrijdingen p een f meer prgramma's. Vr een bedrag van, miljen werd dit verzaakt dr persneelsksten en inhuur derden. Uw llege heeft genludeerd dat deze vershrijdingen niet tijdig zijn gesignaleerd en dat de gemeenteraad hierver niet tijdig is geïnfrmeerd. Wij hebben deze vershrijdingen meten meewegen in ns rdeel, waardr uw gemeente een auntantsverklaring met beperking p het aspet rehtmatigheid bij de jaarrekening 9 van uw gemeente heeft gekregen. Wij hebben u geadviseerd het budgetbeheer binnen uw gemeente strakker te rganiseren (auntantsverslag 9 d.d. juni, kenmerk R66). Het budgetbeheer hebben wij samen met uw auditmmissie k als speerpunt vr de ntrle aangemerkt. Wij hebben tijdens de interim ntrle speifiek aandaht besteed aan de fllw up p nze aanbeveling m het budgetbeheer strakker te rganiseren en de vrtgang van de getrffen maatregelen. Bydgetbeheer Uw gemeente heeft naar aanleiding van de genstateerde begrtingsvershrijdingen ver 9 maatregelen getrffen met als del m het budgetbeheer te versterken en m dergelijke vershrijdingen ver te vrkmen. De maatregelen betreffen nder meer het beëindigen van een aantal inhuurntraten, maandelijkse rapprtage ver de stand van zaken ver (de dekking van) inhuur derden in de managementrapprtages van de diensten, peridieke budgetgesprekken met budgethuders en pshaling van de besluitvrming ver aangaan van nieuwe inhuurntraten. en deel van de maatregelen zijn getrffen vanaf medi, waardr deze niet gedurende het gehele bekjaar hebben gefuntineerd dan wel effet hebben p een deel van het bekjaar. Daarnaast is intern in het najaar een analyse uitgeverd naar (de verbetering van) de kwaliteit van het budgetbeheer. t deze interne analyse is enerzijds naar vren gekmen dat de spelregels rnd het budgetbeheer ng niet bij iedereen in de rganisatie vldende bekend zijn en niet altijd dr iedereen wrden nageleefd. Daarnaast is intern k nderkend dat de inrihting van de finaniële administratie en prjetalulaties vr verbetering vatbaar is ter ndersteuning van het budgetbeheer dr budgethuders en prjetleiders. aar aanleiding van deze interne analyse heeft uw gemeente in het najaar ng een aantal aanvullende maatregelen getrffen. Dit zijn enerzijds aanvullende maatregelen in persnele en predurele sfeer, pleiding van budgethuders en prjetleiders dr middel van wrkshps budgetbeheer en anderzijds maatregelen in de inrihting van de finaniële administratie (uitsplitsing algemeen rileringskrediet in kredieten vr speifieke rileringsprjeten).

9 Delitte Blad 9 van 8 6 mei R44 Wij hebben de stand van zaken rnd het budgetbeheer berdeeld dr middel van interviews, kennisnemen van tussentijdse rapprtages en (de inrihting van) de finaniële administratie en gegevensgerihte detailntrles. nze bevindingen ver het budgetbeheer zijn: Uw gemeente heeft in 9 de budgethudersregeling aangepast. n de nieuwe 'Regeling prdutverantwrdelijkheid en budgethudershap gemeente Zwijndreht', zals vastgesteld in 9, zijn de verantwrdelijkheden en bevegdheden vr prduktverantwrdelijkheid en budgetbeheer p een hger niveau en p hfdlijnen vastgesteld. Aandahtspunt hierbij is wel dat de budgetverantwrdelijken beshikken ver adequate managementinfrmatie ver de besteding van de budgetten en een analyse p de afwijkingen tussen realisatie en de ramingen. Wij gaan hierna ng nader in p nze bevindingen ten aanzien van de kwaliteit van de infrmatievrziening. Wij hebben vastgesteld dat uw gemeente in zwel maatregelen heeft getrffen p het gebied van 'hard' ntrls (tussentijdse rapprtages) als 'sft' ntrls (pleiding, aanspreken p huding en gedrag) en ten tijde van nze interim-ntrle ng bezig is met de uitvering van een aantal maatregelen (zals wrkshps en aanpassingen in de finaniële administratie). n de managementrapprtages per dienst (maandelijks en per kwartaal) zijn geen zihtbare analyses pgenmen van afwijkingen tussen realisatie en begrting vr alle prdukten. n de managementrapprtages per dienst is wel een analyse p afwijkingen tussen realisatie en begrting pgenmen speifiek vr de salarissen en inhuur derden. De stand van zaken ver het budgetbeheer wrdt peridiek besprken met de budgethuders dr de wethuder (twee-maandelijks) en de ntrller (maandelijks). ns is medegedeeld dat deze gesprekken plaatsvinden aan de hand van budgetverzihten vr de prdukten uit de finaniële administratie. Uw gemeente heeft deze zware maatregel m persnlijk verantwrding af te leggen aan de wethuder vral ingeverd m butgethuders aan te spreken p huding en gedag en m een ultuurverandering te bewerkstelligen. p enig mment met deze situatie weer wrden genrmaliseerd. Wij nluderen dat uw rganisatie in veel aandaht (heeft) besteed aan het verbeteren van het budgetbeheer. f deze maatregelen ver het bekjaar al diret in vldende mate het gewenste effet hebben, m begrtingsvershrijdingen p prgrammaniveau te vrkmen, zal ng meten blijken uit de analyse p begrtingsrehtmatigheid bij de jaarrekening.

10 Delitte Blad van 8 6 mei R44 Ten aanzien van de infrmatievrziening rnd het budgetbeheer merken wij p dat vr een vlledige tussentijdse analyse p afwijkingentussen begrting en realisatie, inlusief aangegane verplihtingen, extra mptabel rekening met wrden gehuden met meerdere rreties p de finaniële administratie. Wij hebben hierbij de vlgende speifieke pmerkingen: Uw gemeente beshikt niet ver een prjetadministratie (m.u.v. de afdeling PPM) en niet ver een verplihtingenadministratie. De finaniële administratie geeft hierdr geen inziht in de stand van zaken van de besteding van de budgetten p prjetniveau inlusief aangegane verplihtingen. Uw gemeente maakt zih reginaal sterk vr het pnemen van een prjet- en verplihtingenadministratie in de standaarddienstverlening van het SD, maar is hiervr afhankelijk van de regi. Budgethuders en prjetleiders bewaken budgetten van prjeten vrnamelijk p grnd van extra mptabele registraties / prjetalulaties. Deze extra mptabele registraties wrden niet peridiek aangeslten met de finaniële administratie. Het risi bestaat dat afwijkingen tussen de finaniële administratie en de extra mptabele registraties hierdr niet tijdig wrden gesignaleerd en geanalyseerd. Vr de bewaking van de budgetten van beheer en nderhud van kapitaalgederen wrdt vr de extra mptabele registraties geen unifrm standaard frmat gehanteerd. De kwaliteit van deze extra mptabele registratie vershilt per prjetleider. n de finaniële administratie wrden een aantal investeringen en ksten geregistreerd p "bulk" budgetten, zals één algemeen investeringskrediet vr prjeten vervanging van rilering en algemene budgetten vr ksten van nderhud van wegen, rilering e.d. Hierdr biedt de finaniële administratie geen inziht in de werkelijke besteding ten pzihte van budgetten p prjetniveau. Tevens ntbreekt vr deze budgetten een zihtbare relatie tussen de budgetten in de begrting (en finaniële administratie) en nderliggende ativiteiten- en prjetplanningen. De registratie van de budgetten en werkelijke ksten in de finaniële administratie naar kstensrten sluit niet één p één aan p de extra mptabele prjetalulaties. Bijvrbeeld vr het beheer en nderhud van kapitaalgederen zijn de budgetten alleen uitgesplitst naar aanneemsmmen en interne drbelasting van uren. De werkelijke bestedingen wrden wel geregistreerd nfrm de nadere uitsplitsing naar kstensrten. Hierdr is een gede vergelijking tussen de budgetten en realisatie naar kstensrten niet diret zihtbaar in de finaniële administratie. n de finaniële administratie is de afwikkeling van ramingen, die per balansdatum zijn gemaakt vr ng te betalen ksten / investeringen, niet in één gpslag zihtbaar. Administratief wrden deze ramingen in het nieuwe bekjaar diret funtineel teruggebekt en wrden ntvangen faturen k funtineel gebekt.

11 Delitte Blad van 8 6 mei R44 Uw gemeente hanteert vr de drbelasting van de rganisatieksten een systeem van vralulatie is gelijk aan naalulatie. Hierp wrden wel een aantal uitznderingen gehanteerd. De rganisatieksten vr investeringen en grndexplitaties wrden wel p grnd van werkelijke uren drbelast en er wrden rreties tegepast vr inhuur ten laste van de vaature ruimte. De drbelastingen wrden aan het eind van het bekjaar in de finaniële administratie verwerkt, waardr de finaniële administratie tussentijds geen inziht geeft in mgelijke afwijkingen als gevlg van de drbelastingen die wel p naalulatie wrden verwerkt. De ksten van inshakeling van het ngenieursbureau Drehtsteden (B wrden tussentijds verwerkt in de finaniële administratie aan de hand van afrekenverzihten die dr het BD wrden pgeleverd. Ten tijde van nze interim ntrle (ktber/nvember) had uw gemeente de ksten van BD, p grnd van de ntvangen verzihten, verwerkt tt en met augustus. Wij hebben hiervr al aangegeven dat uw gemeente in het najaar heeft beslten m ng aanvullende maatregelen te treffen. en van de maatregelen is dat het algemeen investeringskrediet vr vervanging van rilering in het investeringsprgramma in de tweede bestuursrapprtage wrdt uitgesplitst ver investeringskredieten per rileringsprjet. Deze aanpassing wrdt mmenteel k in de finaniële administratie verwerkt. Wij hebben vastgesteld dat de uitsplitsing van de kredieten al is verwerkt en dat mmenteel rretiebekingen wrden verwerkt m k de gebekte bestedingen nader uit te splitsen. Dit biedt betere mgelijkheden vr budgetbewaking p het niveau van de rileringsprjeten. Beheersing prjeten rilering Vr een gede budgetbeheersing p rileringsprjeten is het van belang dat er een duidelijke relatie is tussen een atueel Gemeentelijk Rilering Plan (GRP) dat vldende gedetailleerd is p prjetniveau, de budgetten in de begrting, de kredietvtering, de prjetalulaties, de prjetbewaking en tussentijdse infrmatievrziening. Vrts met jaarlijks de inhudelijke en finaniële realisatie ten pzihte van het GRP en de begrting wrden berdeeld. ventueel met het GRP wrden aangepast. Vrtdurende atualisatie is belangrijk. Sinds de ntitie rilering van de mmissie BBV uit 9 zijn deze relaties k vrgeshreven. n waren deze relaties vr de rileringsprjeten van uw gemeente niet transparant te vlgen, mdat: de investeringskredieten dr de raad p het niveau van de hfddelstellingen per prgramma en per jaarshijf wrden vastgesteld en in het P-plan geen nadere uitsplitsing is pgenmen van het algemeen rileringskrediet naar prjeten; en de kstenverzihten p prjetniveau geen inziht geven in de fasering per jaarshijf.

12 Delitte Blad van 8 6 mei R44 n het GRP 9 t/m is vr vervanging van rilering een budget pgenmen vr van 6,7 miljen aarshijf ). n de primaire begrting is een algemeen rileringskrediet pgenmen van 6,7 miljen (jaarshijf ). Bij de vaststelling van de jaarrekening 9 is een restantkrediet p het algemeen rileringskrediet van,5 miljen vr uitvering van het GRP vergeheveld naar. n is in ttaal dus een krediet beshikbaar vr rilvervanging van 9, miljen (jaarshijf inlusief restant 9). n de begrting en finaniële administratie is dit beshikbare krediet niet nader uitgesplitst naar prjeten. De budgetbewaking vr de rileringsprjeten vindt via de tussentijdse rapprtages plaats p dit ttaalniveau per jaarshijf. De bewaking van budgetten dr prjetleiders p prjetniveau vindt dus plaats p umulatief niveau. De kstenverzihten in de prjetdssiers geven geen inziht in de fasering van de ttale ksten naar jaarshijven. De relatie tussen de prjetalulaties (in prjetdssiers) en het algemeen rileringskrediet (in begrting en finaniële administratie) is hierdr niet inzihtelijk. n de tweede bestuursrapprtage is, zals k hiervr pgemerkt, het algemeen rileringskrediet nader uitgesplitst naar prjeten. Van het beshikbare krediet vr rilvervanging van 9, miljen is 6, miljen nader uitgesplitst per prjet. Het vershil ad,9 miljen is afgeraamd dan wel drgeshven naar. Hiermee is (ahteraf) de relatie tussen het "jaar" budget uit het GRP resp. de begrting en de "jaar" budgetten vr per prjet inzihtelijk gemaakt. Dit is een eerste stap m het inziht in de kredietbewaking van rileringsprjeten te verbeteren. Wij adviseren m in de prjetalulaties k de fasering naar jaarshijven inzihtelijk te maken. Rileringsprjeten 'Karel Drmanlaan / Adm de Ruyterweg'en 'Burg Jansenlaan' Vr de prjeten rilering 'Karel Drmanlaan / Adm de Ruyterweg' resp. 'Burg Jansenlaan' is na de uitsplitsing en atualisatie in de tweede bestuursrapprtage een krediet beshikbaar van,6 miljen resp.,7 miljen (jaarshijf ). Ten tijde van nze interim ntrle was uw gemeente ng bezig met het uitsplitsen van de werkelijk p het algemeen rileringskrediet verantwrde uitgaven naar de individuele prjeten. p het algemeen rileringskrediet was per medi ktber ng een bedrag van,9 miljen aan werkelijke uitgaven verantwrd dat ng aan individuele prjeten tegerekend diende te wrden. p de prjeten rilering 'Karel Drmanlaan / Adm de Ruyterweg' resp. 'Burg Jansenlaan' was per medi ktber een bedrag van,6 miljen resp.,4 miljen aan werkelijke uitgaven verantwrd aarshijf ). n de tweede bestuursrapprtage is vr het prjet rilering 'Karel Drmanlaan / Adm de Ruyterweg' naast de atualisatie en uitsplitsing van,6 miljen diret k een finaniële vershrijding van het krediet van 7. gemeld in verband met meerksten. Drdat in ng niet p prjeten en atuele plannen wrdt gestuurd en begrt en drdat van het ttaalbudget geld verblijft en wrdt drgeshven naar vlgende jaren, zijn vershrijdingen en mgelijke vertragingen in prjeten meilijk traeebaar. n het prjetdssier is een kstenverziht pgenmen. Dit kstenverziht geeft inziht in de prjetraming, de werkelijke uitgaven en de prgnse van het eindresultaat. Het kstenverziht geeft geen inziht in de fasering (planning en realisatie) naar jaarshijven. Tevens is de prjetraming en de prgnse van het eindresultaat niet vergeleken met de kredietvtering dr de raad. Wij adviseren dan k dringend de vrshriften van de ntitie rilering van de mmissie BBV vr en verder in te veren en vrm te geven.

13 Delitte Blad van 8 6 mei R44 Risi's jaarrekening Uw gemeente heeft in veel aandaht besteed aan de verbetering van het budgetbeheer. Hierbij is vral ingezet p een hgere bewustwrding van de rganisatie p het belang van budgetbeheer en verhgen van het kennisniveau ver budgetbeheer m een verandering in gedrag van budgethuders tt stand te brengen. Daarnaast wrdt in de managementrapprtages speifiek de vrtgang en afwijkingen van salarissen en inhuur derden gemnitrd. m tussentijds een vlledige analyse te maken p afwijkingen tussen begrting en realisatie, inlusief aangegane verplihtingen, met extra mptabel rekening wrden gehuden met meerdere rreties p de finaniële administratie (drbelastingen, afwikkeling ramingen, e.d.)- n de managementrapprtages wrdt een dergelijke tussentijdse analyse niet zihtbaar vastgelegd. De aansluiting tussen extramptabele prjetalulaties en de finaniële administratie wrdt niet peridiek zihtbaar vastgesteld. Het risi bestaat dat k ver het bekjaar budgetvershrijdingen niet tijdig wrden gesignaleerd en mgelijk tt begrtingsvershrijdingen leiden p prgrammaniveau. Ad ies Wij adviseren m het budgetbeheer te blijven mnitren en k tussentijds (bijvrbeeld ten beheve van de bestuursrapprtages) de analyse p afwijkingen vr alle prdukten zihtbaar vast te leggen. Verder adviseren wij m de kwaliteit van de infrmatievrziening ten beheve van het budgetbeheer te verhgen en het aantal rreties waarmee extra mtabel rekening met wrden gehuden z veel mgelijk beperken. Wij nemen u bijvrbeeld: Het implementeren van een verplihtingenadministratie en prjetadministratie. De registratie van budgetten en ksten in de finaniële administratie laten aansluiten p de extra mptabele prjetalulaties van prjetleiders. Hanteren van een standaard frmat vr de extra mptabele prjetalulaties. Peridiek tijdens het bekjaar verwerken van de drbelastingen. Afznderlijk zihtbaar registreren van de afwikkeling p ramingen, die per balansdatum zijn gemaakt vr ng te betalen ksten / investeringen..4, nderhud kapitaalgederen (vrziening nderhud) Uw gemeente heeft vr het nderhud van infrastrutuur en ammdaties vrzieningen ingesteld. Vrwaarde vr het instellen van een vrziening is dat uw gemeente met beshikken ver een atueel beheerplan. Deze beheerplannen zijn in 7 vastgesteld. Tevens dient de relatie van de vrziening met de planning van het nderhud inzihtelijk te zijn. Uw gemeente heeft ehter de afwijkingen van de realisatie van het nderhud in 8 en 9 ten pzihte van de planning niet vertaald naar de tekmstige jaren.

14 Delitte Blad 4 van 8 6 mei R44 n ns auntantsverslag 9 (d.d. juni, kenmerk R66) hebben wij gerapprteerd dat hierdr het risi bestaat dat de relatie tussen de stand van de vrziening en het beheerplan p den duur niet meer inzihtelijk is. Het gevlg kan dan zijn dat de vrziening niet meer vldet aan de vrwaarden die het BBV stelt. Wij hebben u geadviseerd jaarlijks een analyse uit te veren p de afwijkingen tussen de realisatie en planning van het nderhud en de afwijkingen k te vertalen naar de (finaniële) planning vr de tekmstige jaren. n nderdeel.. hebben wij pgemerkt dat een zihtbare relatie tussen de budgetten in de begrting (en finaniële administratie) en nderliggende ativiteiten- en prjetplanningen ntbreekt. Dit geldt speifiek k vr prjeten met betrekking tt nderhud van kapitaalgederen, zals wegen e.d. Het risi bestaat dat uw gemeente per ultim geen ged ziht meer heeft p de stand van de vrzieningen nderhud en de beheerplannen. De mvang van de vrzieningen nderhud heeft zih in de afgelpen jaren als vlgt ntwikkeld: (x.) Sald januari ! Tevegingen nttrekkingen Sald deember t bvenstaande verziht blijkt dat de mvang van de vrziening in de afgelpen jaren, met uitzndering van de stand per deember 7, redelijk nstant is tussen de 6. en 8.. Dit betekent dat de tevegingen aan de vrziening (ten laste van de prgrammarekening) redelijk gelijk zijn aan de werkelijke bestedingen aan grt nderhud (ten laste van de vrzieningen). Gezien het beeld van het verlp van de vrziening in de afgelpen jaren zu een andere verwerkingsmethdiek waarbij de lasten van grt nderhud rehtstreeks ten laste van de prgrammarekening wrden gebraht geen wezenlijke invled p de prgrammarekening ver deze jaren hebben gehad. n de tweede bestuursrapprtage is vrgesteld m de vrzieningen nderhud m te zetten naar bestemmingsreserves, mdat de kwaliteit van de nderbuwing van de vrziening niet vldet aan de vrwaarden zals gesteld in de verslaggevingsregels. De verslaggevingsregels stellen geen vrwaarden ten aanzien van een nderbuwing van de stand van de reserves per balansdatum. Wel is van belang dat de bestemmingsreserves alleen gemuteerd kunnen wrden p grnd van een raadsbesluit. Wij merken p dat uit het gpunt van budgetbeheer een jaarlijkse analyse van afwijkingen in de realisatie ten pzihte van de planning en een finaniële vertaling naar de planning in de tekmstige jaren van belang zijn m vast te stellen dat de beshikbare middelen in de begrting plus de stand van de vrziening f reserves tereikend zijn m het geplande nderhud in de tekmst uit te kunnen veren. Wij adviseren u de methdiek vr de wijze waarp uw gemeente grt nderhud verantwrd breder te herverwegen dan alleen p het aspet van de verslaggevingsregels. Tevens adviseren wij u jaarlijks te analyseren f de beshikbare reserves en de beshikbare budgetten vr (grt) nderhud in de meerjarenbegrting tereikend zijn m de lasten van het daadwerkelijk geplande nderhud in de kmende jaren te kunnen dekken.

15 Delitte Blad 5 van 8 6 mei R44,5, Rehtmatigheid De rehtmatigheid van de belangrijkste finaniële pressen wrdt intern dr de interne ntrlefuntinaris vastgesteld dr uitvering van verbijznderde interne ntrles. n vindt deze interne ntrle p de rehtmatigheid, evenals in 9, twee keer per jaar plaats. ver de uitkmsten en bevindingen wrdt k twee keer per jaar gerapprteerd, namelijk ver de eerste 7 maanden en ver het gehele jaar. Tijdens nze interim ntrle hebben wij de kwaliteit van de uitgeverde rehtmatigheidsntrles ver de eerste zeven maanden berdeeld. Wij hebben de vlgende bevindingen: Vr met het geatualiseerde ntrleprtl en het bijbehrende nrmen- en tetsingskader vr uw gemeente ng wrden vastgesteld. n het auditplan is pgenmen dat de interne ntrle p rehtmatigheid vr een aantal pressen.q. jaarrekeningpsten in reginaal verband zal wrden uitgeverd. Dit betreft nder meer pressen die zijn uitbesteed aan het SD, GBD en SDD, zals persneelsksten, plaatselijke belastingen en heffingen en de uitkeringen in inkmensverdrahten. k de interne ntrle p nkp en aanbesteding' was gepland m in reginaal verband uit te veren. Deze interne ntrle p 'inkp en aanbesteding' ver is ng niet uitgeverd. Dr de timing van het mment waarp bekend werd dat deze ntrle niet reginaal zu wrden uitgeverd, was het niet meer mgelijk vr uw gemeente m deze ntrle in te plannen vr de interne ntrle ver de eerste zeven maanden. ns is medegedeeld dat deze ntrle vr uw gemeente alsng dr uw intern ntrlefuntinaris zal wrden uitgeverd. Vr de eerste zeven maanden zijn interne rehtmatigheidsntrles uitgeverd vr: seretarieleges, subsidieverstrekkingen, begrafenisrehten, marktgelden, parkeerbelastingen, buwleges en verhuur ammdaties. t de rapprtage ver de bevindingen en uitkmsten blijkt dat er intern geen finaniële rehtmatigheidsfuten zijn genstateerd. n nze managementletter 9 d.d. maart, kenmerk R, hebben wij enkele adviezen pgenmen m de kwaliteit van de interne ntrle te verhgen en het plan aan te passen p grnd van atuele ntwikkelingen. Deze adviezen hebben betrekking p de interne ntrle staatssteun en nrerend ged transatie, subsidieverstrekkingen en inkp en aanbesteding. ver zijn ng geen interne ntrlewerkzaamheden uitgeverd inzake staatssteun en inkp en aanbesteding. Vrgaand jaar was de interne rehtmatigheidsntrle ng niet afgernd vr de start van de jaarrekening ntrle. Wij adviseren u de interne rehtmatigheidsntrles inlusief de rapprtage af te rnden vrafgaand aan de start van de jaarrekeningntrle en de adviezen inzake staatssteun en inkp en aanbesteding te betrekken bij de uitvering van de interne ntrle.

16 Delitte Blad 6 van 8 6 mei R44,6, Fllw-up adviezen uil vrgaande jaren nze managementletter 9 bevatte diverse verbeteradviezen vr de planning & ntrlylus en het finanieel beheer. n bijlage bij deze managementletter is de stand van zaken vr alle penstaande aandahtspunten ten tijde van de interim-ntrle vermeld, met de mgelijke gevlgen daarvan..speifieke wensen auditmmissie,. T: budgetten en sanering appliaties De auditmmissie heeft ns gevraagd speifiek aandaht te besteden aan de vlgende vragen vanuit de fraties: s er sprake van verbrgen T budgetten in de gemeentelijke begrting? n heverre zet de gemeente Zwijndreht atief in p de sanering van appliaties? Budgetten De T budgetten in de begrting van de gemeente Zwijndreht zijn vral pgenmen p de kstenplaatsen en zijn niet diret zihtbaar vr de raad in de begrting. T is grtendeels vergedragen aan het SD zdat k de budgetten betrekking hebben p bijdragen aan het SD. De bijdragen van de gemeente Zwijndreht aan het SD ver betreffen (brn e Marap GRD ): Basispakket:.85. Pluspakket: 74. Additineel pakket: P&A - deelprgramma B:.8. n de e bestuursrapprtage is een begrtingswijziging pgenmen waarmee deze budgetten in de begrting van de gemeente Zwijndreht gelijk wrden gesteld met de dr de Drehtraad in deember vast te stellen bijdrage. Daarnaast is in de begrting van uw gemeente ng een afznderlijk budget pgenmen vr P&A deelprgramma van 5.. Verder heeft het SD een P&A plan vrgelegd aan de deelnemers. aast de bijdragen aan het SD heeft de gemeente Zwijndreht ng de budgetten in de begrting vr: Sftware appliaties niet vergedragen aan SD. Telefnie en printers. De budgetten vr sftware appliaties die niet zijn vergedragen aan het SD zijn grtendeels pgenmen p de kstenplaatsen. ntern is een verziht beshikbaar van deze budgetten. Het ttale budget bedraagt a. 7. (exlusief GBA).

17 Delitte Blad 7 van 8 6 mei R44 De ntraten vr telefnie en printers zijn ng niet vergenmen dr het SD. De gemeente Zwijndreht delareert de werkelijke ksten bij het SD zdat deze ksten in prinipe budgetneutraal in de begrting van de gemeente Zwijndreht zijn pgenmen. De klantrganisaties van het SD maken aanzienlijke meerksten vr telefnie en printers. Het SD heeft aangekndigd de meerksten in rekening te brengen bij de verrzakers. Vr de gemeente Zwijndreht is hiervr in de e Marap GRD vrgesteld de bijdrage P&A - deelprgramma B te verhgen met a. 7.. Sanering appliaties De gemeente Zwijndreht heeft ng diverse appliaties in gebruik. De gemeente Zwijndreht zal in vergaan p de unifrme werkplekken en wrden aangeslten p de nieuwe reginale infrastrutuur (GR. Ter vrbereiding p deze vergang zal het migratieteam een inventarisatie uitveren van alle appliaties die in gebruik zijn. ind ktber zijn de ntatpersnen in de rganisatie hierver geïnfrmeerd. De inventarisatie zal in nvember / deember wrden uitgeverd. ntern is verigens wel een verziht beshikbaar van de budgetten vr sftware appliaties (zie k hiervr). Verder heeft in ktber een mzetting plaatsgevnden van de lienties vr ivisin, het vrmalige finanieel pakket. Het aantal lienties is beperkt tt lienties. Uw gemeente heeft p dit mment ng geen inziht in alle in gebruik zijnde sftware-appliaties en de ndzaak.q. verplihtingen m deze appliaties in de luht te huden. n ktber is wel gestart met een inventarisatie. De auditmmissie heeft gevraagd in nze rapprtage speifiek aandaht te besteden aan het finanieel beheer. n ns auntantsverslag 9 d.d. juni, kenmerk R66 hebben wij geadviseerd m de regie p het budgetbeheer en de regie p het jaarrekeningpres strakker te rganiseren. Vanuit de fraties is gevraagd m speifiek te rapprteren ver de vrtgang tijdens de interim ntrle p deze twee adviezen. Tevens is gevraagd speifiek aandaht te besteden aan de ntrle p bekingen grter 5.. Bydgetbeheer n nderdeel.. van deze managementletter hebben wij nze bevindingen ver het finanieel (budget)beheer en begrtingsrehtmatigheid gerapprteerd. Wij nluderen dat uw rganisatie in veel aandaht heeft geshnken aan de verbetering van het budgetbeheer. Hierbij is ingezet p bewustwrding en verhgen van het kennisniveau m een gedragsverandering tt stand te brengen. De finaniële administratie geeft geen atueel inziht in de stand van zaken ver de besteding van de budgetten. Vr een gede analyse meten extra mptabel meerdere rreties p de finaniële administratie wrden gemaakt (verplihtingen, drbelastingen, afwikkeling ramingen, e.d.). n de managementrapprtages wrdt de vrtgang en afwijkingen van salarissen en inhuur derden gemnitrd, maar is ng geen analyse p afwijkingen vr alle prgramma's.q. prdukten pgenmen. n peridieke budgetgesprekken wrdt de stand van zaken en analyse p afwijkingen met de budgethuders besprken.

18 Delitte Blad 8 van 8 6 mei R44 f de getrffen maatregelen ver het bekjaar al diret in vldende mate het gewenste effet hebben, m begrtingsvershrijdingen p prgrammaniveau te vrkmen, zal meten blijken uit de analyse p begrtingsrehtmatigheid bij de jaarrekening. Het risi bestaat dat k ver het bekjaar budgetvershrijdingen niet tijdig wrden gesignaleerd en tt begrtingsvershrijdingen leiden p prgrammaniveau. Wij verwijzen u verder naar de bevindingen in nderdeel.. van deze managementletter. Wij hebben een deelwaarneming uitgeverd p bekingen grter dan 5. waarbij speifiek aandaht hebben geshnken aan beking p de juiste funtie en/f kstensrt. Wij hebben vr de dr ns gentrleerde bekingen grter dan 5. geen futen genstateerd. Tevens hebben dr middel van een deelwaarneming kritish het grtbek drgenmen. Hierbij hebben wij p grnd van de mshrijving genstateerd dat een aantal faturen niet p de juiste kstensrt zijn gebekt. Binnen een prjet waren enkele faturen niet gebekt p de juiste kstensrt (vrbeeld externe deskundigen gebekt p aanneemsmmen). Dit betrf verigens bekingen kleiner dan 5.. Dit is verigens k intern al genstateerd. n de kmende peride wrdt intern een nadere ntrle uitgeverd p de juistheid van de bekingen. Jaarrekeningpres aar aanleiding van de ntrle van de jaarrekening 9 hebben wij genstateerd dat het jaarrekeningpres verder kan wrden versterkt wanneer meer dan nu het geval is geweest een inhudelijke ntrle plaatsvindt p mutaties, afsluitende bekingen en speifiaties. m dit te bereiken is een strakke regie ndig p de taakverdeling tussen het SD en uw gemeente respetievelijk tussen finaniën en de vakafdelingen. Uw gemeente heeft de vlgende stappen ndernmen m het jaarrekeningpres te versterken: n een verleg tussen uw gemeente, het SD en de auntant zijn de werkafspraken ver de p te leveren dumentatie in het psteldssier besprken. Hierbij zijn afspraken gemaakt tussen uw gemeente en het SD ver wie verantwrdelijk is vr het pleveren van de infrmatie. Daarnaast is in het reginaal ntrllersverleg, in aanwezigheid van de auntant van het SD en de klantrganisaties, afgesprken dat vr een aantal jaarrekeningpsten k de gegevensgerihte ntrlewerkzaamheden dr de auntant plaatsvinden bij het SD en niet bij uw gemeente. nhudelijke vragen naar aanleiding van deze ntrle die niet dr het SD kunnen wrden beantwrd zullen alsng dr uw gemeente meten wrden beantwrd. Mmenteel wrden de planningen vr deze ntrles afgestemd tussen de auntants, SD en de gemeenten. Hiermee heeft uw gemeente invulling gegeven aan een strakkere regie p de taakverdeling tussen SD en uw gemeente. p grnd van de werkafspraken zal de afdeling finaniën intern ng afspraken maken met de vakafdelingen. Het is van belang dat hiervr afspraken wrden gemaakt ver de inhud (p te leveren infrmatie) en de planning. De strakke regie p de afspraken tussen finaniën en de vakafdelingen is speifiek van belang vr de Sisa-bijlage.

19 Delitte Blad 9 van 8 6 mei R44 De auditmmissie heeft ns gevraagd in nze rapprtage speifiek aandaht te besteden aan de kwaliteit van het teziht vanuit de gemeente Zwijndreht p de verbnden partijen. Uw gemeente heeft de afgelpen jaren veel aandaht besteed aan het pstellen van kaders en uitwerken van de gvernane p verbnden partijen. Wij nemen u: De uitvering van een quik san p vier verbnden partijen - medi 6. Rekenkamernderzek 'Grip p verbnden partijen' - maart 8. De vaststelling van de Kadernta verbnden partijen - september 8. Verdere uitwerking en verbetering van de gvernanestrutuur p verbnden partijen in samenwerking met een extern adviesbureau - 9/. Uw gemeente heeft in samenwerking met een extern adviesbureau een aantal deelprjeten uitgeverd dan wel nderhanden. Delstelling hiervan is m de gvernanestrutuur p de verbnden partijen verder uit te werken en te verbeteren en meer grip te krijgen p verbnden partijen. n dit trajet heeft uw gemeente een Mdel Verbnden Partijen (MVP) gerealiseerd. n dit mdel zijn per verbnden partij de relaties met de gemeente Zwijndreht inzihtelijk gemaakt. n het MVP zijn vastgelegd: de frmele verleggen waarin de gemeente sturing kan geven aan de verbnden partij; de rllen die hierin zijn vertegenwrdigd (eigenaar / pdrahtgever); de instrumenten die wrden gebruikt m de verbnden partij aan te sturen; wie verantwrdelijk zijn vr de ambtelijke ndersteuning en advisering van bestuurders. Daarnaast zijn een drietal deelprjeten gestart: Kennisntwikkeling verbnden partijen, Lket verbnden partijen en nstrumentarium vr de raad. Het kennisniveau van raadsleden en het ambtelijk apparaat zal wrden verhgd, waarbij k bekendheid wrdt gegeven aan het MVP. Dit trajet is in gestart. n september is k het nstrumentarium vr de raad uitgewerkt in de rapprtage 'De raad en het instrumentarium Verbnden Partijen'. n deze rapprtage zijn een viertal stappen benemd en nader uitgewerkt: bepalen risiprfiel per verbnden partij (bestuurlijk en finanieel), bepalen van het te hanteren instrumentarium (basis- en pluspakketten), bepalen van maatwerk en bepalen van de wijze waarp het instrumentarium zal wrden geïmplementeerd. Deze rapprtage is eind september ter nsultatie aan de raad vrgelegd. Het lket verbnden partijen met ng wrden pgezet. Het lket zal een expert funtie krijgen en de infrmatiestrmen van en naar de verbnden partijen (P& dumenten) strmlijnen. Reginale ntwikkelingen binnen de verbnden partijen verdienen belangrijke aandaht van de gemeente Zwijndreht. De finaniële resultaten van drie belangrijke verbnden partijen in regiverband (regi ZHZ, gemeenshappelijke regeling Drehtsteden en Drehtwerk) zijn de laatste jaren niet stabiel. Ahteraf is uw gemeente met negatieve resultaten genfrnteerd. De ambtelijke en bestuurlijke gverane dient ns inziens te wrden aangesherpt. De stappen die uw gemeente heeft gezet zijn hierbij een gede start. Uw gemeente heeft hierdr in pzet de gvernane p de verbnden partijen ged ingeriht. Het kmt nu aan p uitvering, draagvlak bij andere gemeenten krijgen en de verbnden partijen aanspreken p hun handelen vereenkmstig de eisen en wensen die u als gemeente hieraan stelt in.a. een nta verbnden partijen f de paragraaf verbnden partijen.

20 Delitte Blad van 8 6 mei R44 Wij adviseren u te waarbrgen dat de aansherping van de ambtelijke en bestuurlijke gvernane k daadwerkelijk tt stand kmt. Bij de verdere implementatie is het vrts van belang m: de afspraken ver dr de verbnden partij p te leveren P& dumenten, inlusief kwaliteit (gewenste infrmatie) en planning/deadlines, k frmeel in de vereenkmsten vast te leggen; en de planning aan te laten sluiten p de P& ylus van de gemeente. Uw gemeente heeft zih in reginaal verband k sterk gemaakt vr het laten aansluiten van de planning p de P& ylus van de gemeente. *4 Fllw up inzake aanbevelingen SP n de lp van 8 zijn vershillende pressen deels uitbesteed aan het SD. n nze managementletter 8 d.d. februari 9, kenmerk 9R, hebben wij een viertal aandahtspunten gerapprteerd. Dit betreft: Dienstverlening SD; Begrtingswijzigingen; Aanlevering rapprtages ver pressen; Aanleveren jaarstukken. n deze paragraaf gaan wij nader in p deze aandahtspunten en de fllw up van de adviezen. Vr de detail bevindingen verwijzen wij naar de bijlage bij deze managementletter. Dienstverlening SD / aanleveren rapprtages Wij hebben in nze managementletter 8 pgemerkt dat uw gemeente ng geen infrmatie ntving ver diverse pressen zals debiteuren, rediteuren en tussenrekeningen. Met betrekking tt debiteuren vindt afstemming plaats met uw gemeente ver vrderingen die aan de deurwaarder wrden vergedragen. k vindt afstemming plaats ver afwikkeling van psten p tussenrekeningen. Uw gemeente heeft er bij de start van het SD vr gekzen in de uitwisseling met het SD niet p vrhand gedetailleerde afspraken ver de te leveren prdukten vast te leggen, maar deze in de lp der tijd vrm te geven. Wij hebben geadviseerd m per pres de taakverdeling tussen het SD en de gemeente vast te leggen en na te gaan in heverre het SD de afspraken ver de dienstverlening nakmt. Uw gemeente heeft wel een aantal afspraken vastgelegd in dienstverleningsvereenkmsten en er vindt in diverse gremia verleg plaats met het SD waarbij k afspraken wrden gemaakt verbeteringen in de pressen. Uw gemeente heeft er p aangedrngen m, zals afgesprken bij de start van het SD, m de dienstverlening dr het SD te evalueren. Deze evaluatie zal ng wrden uitgeverd. en ttaal evaluatie van de dienstverlening van het SD is p dit mment ng niet beshikbaar.

21 Delitte Blad van 8 6 mei R44 Begrtingswijzigingen Gedurende het jaar zijn er m diverse redenen begrtingswijzigingen ndzakelijk. Uw gemeente stelt begrtingswijzigingen p en levert deze ter verwerking aan het SD aan. Wij hebben geadviseerd de juistheid en vlledigheid van de verwerkte begrtingswijzigingen te tetsten. Uw gemeente heeft in de bestuursrapprtages een verziht pgenmen van het verlp van de begrtingswijzigingen. Hiermee wrdt invulling gegeven aan de tetst p de juistheid en vlledigheid van de verwerking van de begrtingswijzigingen. Jaarstukken Wij verwijzen hiervr naar nderdeel.. van deze managementletter. De auditmmissie heeft gevraagd in nze rapprtage speifiek aandaht te besteden aan inhuur derden. Vanuit de fraties is gevraagd naar de stand van zaken met betrekking tt inhuur t/m september. Daarnaast is gevraagd f en he bedragen vr inhuur inzihtelijk zijn vr de raad. n de finaniële administratie is tt en met september een bedrag van, miljen (9: 4, miljen) verantwrd aan ksten inhuur derden (V/ ategrie.). Hiervan is,8 miljen (9:,9 miljen) ten laste van de explitatie verantwrd en,4 miljen (9:, miljen) diret tegerekend aan prjeten. Vr inhuur derden heeft uw gemeente in ttaal een bedrag begrt van, miljen (9:,9 miljen). De ksten van inhuur derden wrdt in de begrting en jaarrekening als vlgt verwerkt: nhuur speifiek vr één prdut f één investering wrdt diret tegerekend aan het betreffende prdukt f investering; verige inhuur, bijvrbeeld m een vaature p te vangen, wrdt verantwrd p de kstenplaats van de betreffende afdeling. De ksten van verige inhuur wrden p dezelfde wijze als de interne rganisatieksten drbelast aan de prdukten en investeringen. De bestedingen aan inhuur derden zijn nderdeel van de lasten per prgramma en de gerealiseerde investeringen. De ksten van inhuur derden zijn vr de gemeenteraad dan k niet expliiet zihtbaar in de begrting en jaarrekening. Afwijkingen p inhuur derden blijken, evenals andere srten afwijkingen ten pzihte van de begrting, uit de analyses in de bestuursrapprtages en jaarrekening. ndien de gemeenteraad in de begrting wel expliiet ziht wil hebben p (de ntwikkeling van) de ksten van inhuur derden dan heeft de raad de mgelijkheid m speifieke infrmatie p te laten nemen in de begrting, bestuursrapprtages en jaarrekening. Dit zu bijvrbeeld kunnen in de paragraaf bedrijfsvering. en aantal gemeenten in ederland hebben gekzen vr een ander systeem van kstenverdeling, waarbij de rganisatieksten niet meer aan prdukten wrden tegerekend, maar p een afznderlijk prgramma wrden verantwrd (bijvrbeeld prgramma bedrijfsvering).

22 Delitte Blad van 8 6 mei R44 n is in alle tussentijdse (nern en dienst) managementrapprtages speifiek aandaht besteed aan het mnitren van de ksten van inhuur derden. k in de 'Finaniële mnitr Zwijndreht' die in september aan de gemeenteraad is aangebden is speifiek aandaht besteed aan inhuur derden. n deze rapprtages is ehter geen gemeentebreed finanieel ttaalverziht pgenmen van de ksten van inhuur derden. n de nern marap e kwartaal is verigens vr een tweetal diensten wel een finanieel verziht pgenmen. n de maandmaraps dienst Wijk zijn vr deze dienst wel finaniële verzihten van de inhuur derden pgenmen en is een analyse p afwijkingen pgenmen. Dit betreft zwel analyse p de inhuur ten laste van prdukten als verige inhuur. Wij hebben vr één maand vastgesteld dat de aansluiting van deze finaniële verzihten met de finaniële administratie zihtbaar is vastgelegd. n de analyse is vral aandaht besteed aan de dekking van de inhuur (.a. ten laste van de vaature ruimte) en is k een prgnse naar jaareinde pgenmen. n de maandmarap dienst Wijk t/m ktber wrden mgelijke dekkingsprblemen signaleerd vr de afdeling beheer. Tevens wrdt in deze rapprtage pgemerkt dat de einduitkmst ng nzeker is in verband met de definitieve kstenterekening aan investeringen en de nvrspelbaarheid van de BD uitgaven. Vr nze verige bevindingen ten aanzien van budgetbeheer en de risi's vr de jaarrekening verwijzen wij naar nderdeel.. van deze managementletter. 4. Jaarrekening n deze managementletter hebben wij per pres aangegeven welke maatregelen wij adviseren ter verbetering van de interne beheersing. De aandahtspunten in het kader van de interne beheersing zijn belangrijk vr het verder p rde brengen van het finanieel beheer, maar beheven niet in alle gevallen afgernd te wrden vr het samenstellen van de jaarrekening. Daarnaast zijn er nstateringen waarvan de werkzaamheden wel meten plaatsvinden in het kader van de van de jaarrekening. Vr het pstellen van de jaarrekening zijn vral de vlgende aandahtspunten vanuit deze managementletter van belang: Waardering grndexplitaties. Speifieke aandahtspunten zijn het prjet rridr, de vrdering uryza en de vereenstemming met gemeente Hendrik-ld-Ambaht inzake het tekrt Vlgerlanden (par..). Analyse afwijkingen realisatie versus begrting p prgrammaniveau en telihting nlusies begrtingsrehtmatigheid (par..). Afrnding interne rehtmatigheidsntrles vrafgaand aan de jaarrekeningntrle (par..5). Strakke regie p de taakverdeling tussen het SD en uw gemeente respetievelijk tussen finaniën en de vakafdelingen (par..).