Bijlage 5C Dordrecht. Voor de controle van de jaarrekening van de gemeente kan de accountant gebruik maken van deze verklaringen.

Transcriptie

1 Bijlage 5C Drdrecht Beschrijving rganisatie Drdrecht is een springlevende ude stad aan het water, waar de spanning tussen histrie en vernieuwing tt mie dingen leidt. Een gastvrije stad, waarin elke Drdtenaar telt. Mmenteel heeft Drdrecht inwners. Circa 750 ambtenaren, nder leiding van een directieraad, zrgen in de gemeente vr de vrbereiding en uitvering van beleid. De rganisatie bestaat uit vijf sectren, die weer nderverdeeld zijn in afdelingen. Die sectren zijn: Maatschappelijke Ontwikkeling, Publieksdiensten, Stadsbeheer, Stadsntwikkeling en het Stads Bestuurscentrum. Daarnaast kent de gemeente zeven interne bedrijven. De rganisatie is z ingericht dat de plitiek er ptimaal p kan sturen. De vier inhudelijke speerpunten vr de huidige cllegeperide zijn veiligheid & leefbaarheid, duurzaamheid, arbeidsmarktbeleid (maritiem, zrg, terisme) en levendige binnenstad. 1. standaard pdracht mschrijving aanbesteding accuntantsdiensten Specifieke aanvullende cntrle werkzaamheden vr deze rganisatie De accuntantsdiensten vr iedere in deze aanbesteding deelnemende gemeente, gemeenschappelijke regeling f rganisatie kent een aantal verschillende activiteiten, te weten: 1. Cntrle jaarrekening van de rganisatie inclusief de in de jaarrekening pgenmen verplichte bijlage p grnd van de regeling Verantwrdingsinfrmatie specifieke uitkeringen (Single Infrmatin en Single Audit, SiSa). 2. Cntrle gericht p het afgeven van specifieke verklaringen. 3. Natuurlijke adviesfunctie. 4. Overige additinele cntrlepdrachten. De uren vr activiteit 3 (natuurlijke adviesfunctie) vrmen integraal nderdeel van de uren besteed vr de uitvering van activiteiten 1 en 2; hiervr kunnen geen extra ksten in rekening gebracht wrden. Vr activiteit 4 (Additinele cntrlepdrachten) geldt dat een additinele cntrlepdracht vrafgegaan wrdt dr een afznderlijke fferte, waarin een vaste prijs wrdt aangebden p basis van in de nderhavige aanbesteding geffreerde uurtarieven. Slechts nvrziene mstandigheden kunnen vr de accuntantsdiensten leiden tt meerwerk. De prcedure vr meerwerk is nader in dit dcument beschreven. Ad 1) Cntrle jaarrekening van de gemeenten: De gemeente Drdrecht ntvangt van andere rganisaties de vlgende specifieke verklaringen, die relevant zijn in het kader van de cntrle van de jaarrekening van de gemeente: Van de gemeenschappelijke regeling Drechtsteden (GRD): cntrleverklaring van de aan de Sciale Dienst Drechtsteden (SDD) vergedragen regelingen van de gemeente Van de GRD/SDD: Cntrleverklaring Beschermd Wnen Van de GRD: Assurance verklaring met rdeel ver pzet en de werking van de administratieve rganisatie en de daarin pgenmen interne cntrles p de gegevensverwerking bij het Service Centrum Drechtsteden (SCD) Van het GBD: cnslidatieverklaring jaarlijkse pgave belastingpbrengsten Vr de cntrle van de jaarrekening van de gemeente kan de accuntant gebruik maken van deze verklaringen. De primaire functie van de pdrachtnemer is het als nafhankelijk deskundige uitveren van de accuntantscntrle en het geven van een rdeel p grnd van dit nderzek als bedeld in artikel 213 Gemeentewet en cnfrm de eisen die zijn pgenmen in het Besluit Accuntantscntrle Decentrale Overheden (BADO). Dr de rganisatie kunnen nadere regels zijn gesteld ingevlge artikel 213, lid 1 Gemeentewet. Ad 2) Cntrles gericht p het afgeven van specifieke verklaringen: GDD: accuntantscntrle t.b.v. gemeenten Alblasserdam, Hendrik-Id-Ambacht, en Sliedrecht p de pbrengsten secretarieleges via het DKCC

2 Belangrijke uitgangspunten vr de uitvering van de accuntantscntrle dr de Inschrijver zijn: De vr de jaarrekening geldende wet- en regelgeving (niet uitputtend maar nder meer p het gebied van verslaggeving, fiscaliteit en rechtmatigheid) p de datum van publicatie van het aanbestedingsdcument. De p de datum van het aanbestedingsdcument al gepubliceerde vrgenmen wijzigingen in wet- en regelgeving, die vr de cntractperide zullen gaan gelden. Denk hierbij bijvrbeeld aan vrgenmen wijzigingen BBV en VPB. De p de datum van het aanbestedingsdcument laatst dr de raad vastgestelde nrmenkader vr rechtmatigheid. Overige uitgangspunten zals beschreven in de gunningscriteria. Ad 4) Overige additinele cntrlepdrachten: Vr Drdrecht zijn dit: jaarlijkse cntrle fractievergedingen jaarlijkse stresstest* * Of een vergelijkbaar instrument / methde waarmee de gemeenteraad aan de hand van een set indicatren peridiek (1 á 2 keer per jaar) inzicht wrdt gebden in de financiële psitie van de gemeente. De gemeenteraad krijgt p basis van dit verzicht een nafhankelijk en breed inzicht in de mate waarin de gemeente financieel geznd is Gemeenten ntvangen van andere rganisaties diverse specifieke verklaringen, die relevant zijn in het kader van de cntrle van de jaarrekening. Denk hierbij aan: Van GRD/SDD: cntrleverklaring vergedragen regelingen per gemeente Van GRD/SCD: systeemverklaring met rdeel ver kwaliteit van en interne cntrle p de gegevensverwerking bij het SCD Van GRD/GBD (f SVHW): cnslidatieverklaring jaarlijkse pgave belastingpbrengsten per gemeente Van GDD/DKCC: cnslidatieverklaring jaarlijkse pbrengsten secretarieleges per gemeente De vlgende rapprtages en verklaringen dienen te wrden verzrgd en pgeleverd: De cntrleverklaring (vr rechtmatigheid en getruwheid) bij de jaarrekening (inclusief Sisa-bijlage) Een accuntantsverslag met de cntrlebevindingen naar aanleiding van de cntrle van de jaarrekening. In het rapprt wrdt gerapprteerd ver de nderwerpen die wettelijk zijn vrgeschreven en ver nderwerpen mschreven in het prgramma van eisen van dit Beschrijvend Dcument. Een managementletter met de bevindingen naar aanleiding van de interim-cntrle. (Cncept)rapprtages aan de accuntant, pgesteld dr in pdracht van de accuntant ingezette specialisten in het kader van de cntrle van de jaarrekening, dienen vrgelegd aan en besprken te wrden met pdrachtgever ter afstemming van feiten en mstandigheden en mgelijke njuistheden. Algemeen geldt dat de begde externe accuntant ged bekend is met verheidsaccuntancy en specifieke materiekennis heeft relevant vr decentrale verheden. Ad 2) Cntrle gericht p het afgeven van specifieke verklaringen:

3 De Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden vert een grt aantal taken en regelingen vr de gemeente uit. Vr het verkrijgen van de bijzndere uitkeringen en subsidies met de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden verantwrdingen pstellen en deze zelf, dan wel deze dr de gemeente verstrekken aan andere verheden (de geldgevers). De gemeente neemt deze verantwrdingen dan ver in het geval van verantwrding dr de gemeente in de eigen jaarrekening. Belangrijk hierbij is dat deze verantwrdingen p een betruwbare wijze tt stand kmen. In veel gevallen verlangt de geldgever een accuntantsverklaring bij deze verantwrdingen. In een aantal gevallen meten deze verantwrdingen wrden pgesteld ten beheve van de deelnemende gemeente, mdat de gemeenten verantwrdingsplichtig zijn naar de betrkken geldgevers. Het aantal verantwrdingen en de eisen die aan de cntrle wrden gesteld, wijzigt jaarlijks. Het SCD hudt zich bezig met dienstverlening ten beheve van de Drechtstedengemeenten, de Veiligheidsregi Zuid-Hlland Zuid, de Omgevingsdienst Zuid-Hlland Zuid, en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden zelf, waarnder de verwerking van financiële gegevens. De deelnemers blijven zelf primair verantwrdelijk vr de verantwrding van deze financiële gegevens in hun eigen jaarrekening. Zij zijn daarbij afhankelijk van de betruwbaarheid van de gegevensverwerking bij het SCD. In het kader van de verdracht van werkzaamheden dr de deelnemers aan het SCD zijn nadere afspraken gemaakt ver de verantwrdelijkheid van zwel het SCD als de deelnemers in het kader van deze gegevensverwerking en ver de manier waarp de accuntantscntrle daarp met wrden ingevuld. Het SCD verstrekt aan de deelnemers een Assurance rapprt, waarin een rdeel wrdt gegeven ver de pzet en de werking van de administratieve rganisatie en de daarin pgenmen interne cntrles p de gegevensverwerking bij het SCD. Met ingang van 1 januari 2016 is het Drechtstedelijk Klant Cntact Centrum gestart. Het DKCC is ingericht bij de hst-gemeente Drdrecht en vert het DKCC uit vr de gemeenten Alblasserdam, Hendrik-Id-Ambacht en Sliedrecht in het DKCC. Het DKCC int vr de deelnemende gemeenten de secretarieleges en legt jaarlijks verantwrding af ver deze pbrengsten aan de deelnemende gemeenten. De accuntant van de gemeente Drdrecht wrdt gevraagd jaarlijks een cnslidatieverklaring af te geven bij deze verantwrding. Ad 3) Natuurlijke adviesfunctie: In de gunningscriteria wrdt aan Inschrijvers gevraagd m een uitwerking van hun visie p de natuurlijke adviesfunctie. Hier is k aangegeven wat de rganisatie hiernder minimaal

4 verstaat. In de bijlage per rganisatie zijn eventuele specifieke wensen ten aanzien van de natuurlijke adviesfunctie per rganisatie uitgewerkt. Ad 4) Additinele cntrlepdrachten: De additinele cntrlepdrachten mvatten zwel cntrlepdrachten vr de gemeente als cntrles van financiële verantwrdingen aan subsidieverschaffers, die niet via de Sisa-bijlage wrden verantwrd. De rganisaties kunnen de accuntant additinele cntrlepdrachten verlenen, waarvr de accuntant vrafgaand aan de start van de werkzaamheden per pdracht een fferte indient. Uitgangspunt vr deze fferte zijn de in deze aanbesteding geffreerde uurtarieven. Uitgangspunten Cntrle en rapprtage tlerantie: a. Cntrletlerantie: b. Opgave Rapprtage tlerantie Drdrecht gaat uit van een gedkeuringstlerantie die gelijkgesteld is aan de percentages genemd in het Besluit accuntantscntrle decentrale verheden. Dit betekent een tlerantie van 1% vr futen (1% van de ttale brut lasten) en 3% vr nzekerheden (3% van de ttale brut lasten). De tlerantie wrdt achteraf p basis van de werkelijke cijfers definitief bepaald. De rapprteringstlerantie bedraagt Visie p en wijze invulling natuurlijke adviesfunctie: Aanvullende eisen vr deze rganisatie De rganisaties verstaan nder de natuurlijke adviesfunctie minimaal: Geen specifieke aanvullingen Alle activiteiten ten beheve van de Opdrachtgever vr z ver een relatie aanwezig is met de taakuitefening van de accuntant. Gevraagd en ngevraagd adviseren aan het bestuurlijk en ambtelijk niveau. In dit verband kan wrden gedacht aan adviezen p basis van cntrlebevindingen, alsmede aan adviezen die een lgisch gevlg zijn van de uitkmsten van besprekingen van uitgebrachte (cncept)rapprtages. Het gaat m nderwerpen zals de pzet en werking van de administratieve rganisatie, (verbijznderde) interne cntrle, de delmatigheid, autmatisering en infrmatievrziening, subsidiemgelijkheden, fiscale zaken, risic s en dergelijke. Dat zijn adviezen die: een lgisch gevlg zijn van de cntrlebevindingen; een lgisch gevlg zijn van de uitkmsten van besprekingen van bepaalde rapprtages; met betrekking tt ntwikkelingen binnen de rganisatie, zals het berdelen van nieuwe prcedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve rganisatie; vrtvleien uit bevindingen in andere gemeenten / GR'en; vrtvleien uit ntwikkelingen p het vakgebied; vrtvleien uit infrmatie van de rijksverheid c.q. wettelijke bepalingen.

5 Een signalerende functie van de cntrlerend accuntant met betrekking tt nieuwe ntwikkelingen en risic s vr de rganisatie is hier van belang. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accuntant direct aanspreekbaar is. De accuntant wrdt k gevraagd binnen redelijke termijn na verzek van de pdrachtgever (een week en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn m gevraagd advies te leveren. Ok peridiek verleg met de gemeenteraad, griffie, auditcmmissie, cllege, directie/management en cncerncntrller wrdt gezien als nderdeel van de natuurlijke adviesfunctie. Deze functie met dus ruim wrden pgevat. 4. Rapprtage en cntactmmenten Specifieke pgave vr deze rganisatie: Rapprtage en cntactmment zijn specifiek per rganisatie pgegeven in de rechter klm hiernaast. Gemeenteraad: - Accuntant niet aanwezig bij bespreking jaarrekening en rapprt van bevindingen van de accuntant Auditcmmissie: - Jaarlijkse pre-auditgesprek (auditplan bespreken vr de zmer) - Accuntant aanwezig bij bespreken management letter - Accuntant aanwezig bij bespreken rapprt van bevindingen en stresstest Griffier: - Jaarlijks afstemmingsverleg Cllege: - Accuntant niet aanwezig bij bespreking jaarrekening en rapprt van bevindingen van de accuntant Prtefeuillehuder Financiën: - Bespreken management letter - Bespreken bevindingen jaarrekeningcntrle Gemeentesecretaris: - Bespreken management letter