Privacyreglement Libereaux BV

Transcriptie

1 Privacyreglement Libereaux BV versie

2 Inhud 1. Inleiding Begripsbepalingen Melding verwerking persnsgegevens Testemming verwerking persnsgegevens Omgaan met persnsgegevens Del van de verwerking Beveiliging van persnsgegevens Aansprakelijkheid Transparantie Infrmatie Tegang tt persnsgegevens Verstrekking van persnsgegevens aan derden Rechten van de betrkkene Inzage van pgenmen gegevens Verbetering, afscherming, aanvulling en/f verwijdering van gegevens Bewaartermijnen Klachten en het recht tt verzet Overgangs- en sltbepalingen Bedrijfsbeëindiging en verdracht verantwrdelijkheden EVC traject Wijziging Inwerkingtreding

3 1. Inleiding Libereaux is een netwerkpartner en adviesbureau p het gebied van talentntwikkeling, prtflitrajecten, nderwijsvraagstukken en prcesmanagement. Libereaux is specialist p het gebied van persnlijke prtflitrajecten waarbij de basis ligt in het waarderen en erkennen van aanwezige vakkennis, vaardigheden en vakmanschap. Hiervr wrden verschillende instrumenten (EVP en EVC) ingezet. Libereaux is erkend dr het Ministerie van OC&W en vlgt de kwaliteitscde EVC. Vr de persnlijke prtflitrajecten en de klachtenprcedure van Libereaux wrden persnsgegevens verwerkt. Op deze (geheel f gedeeltelijk geautmatiseerde) verwerking van persnsgegevens is de Wet bescherming persnsgegevens (Wbp) van tepassing. Dit reglement begt het juiste gebruik van alle persnsgegevens waarver Libereaux de beschikking heeft, nader te regelen. Transparantie en duidelijkheid staat hierbij vrp. Om persnsgegevens te mgen verwerken stelt de Wpb de eis dat de verwerking gebaseerd dient te zijn p een grndslag. De grndslag kan bijvrbeeld testemming van de betrkkene zijn. Een andere grndslag kan gevnden wrden vanwege de uitvering van een wettelijke plicht van Libereaux, de ndzaak vanwege de uitvering van een vereenkmst f bijvrbeeld vanwege behartiging van een gerechtvaardigd belang. 1.1 Begripsbepalingen In dit reglement wrdt verstaan nder: a. Verantwrdelijke: Libereaux BV, te Hengel, KVK nummer: ; b. Betrkkene: degene van wie persnsgegevens wrden verwerkt; c. Derde: ieder, niet zijnde de betrkkene, de verantwrdelijke, f enig persn die nder rechtstreeks gezag van de verantwrdelijke gemachtigd is m persnsgegevens te verwerken; d. Opdrachtgever: de pdrachtgever van de in te huren diensten van Libereaux B.V.; e. Ontvanger: degene aan wie de persnsgegevens wrden verstrekt. Dit kan bijvrbeeld de begeleider en/f assessr in een prtflitraject zijn, een directeur f een medewerker van Libereaux, f een teamleider van de pdrachtgever; f. Persnsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tt een individuele natuurlijke persn; g. Bijzndere persnsgegevens: persnsgegevens ver iemands gdsdienst f levensvertuiging, ras, plitieke gezindheid, gezndheid, seksuele geaardheid, het lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persnsgegevens en persnsgegevens ver hinderlijk en nrechtmatig gedrag in verband met een pgelegd verbd; h. Verwerking van persnsgegevens: elke handeling f elk geheel van handelingen met betrekking tt persnsgegevens, waarnder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, rdenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, pvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken dr middel van drzending, verspreiding f enige andere vrm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen f vernietigen van gegevens; i. Dssier: elektrnisch f papieren dssier waarin persnsgegevens zijn pgeslagen, dit kan k een prtfli betreffen; 3

4 j. Prtfli: bestaat uit een fysieke map f het e-prtfli DITKANIK.NU en kent de structuur zals wrdt gehanteerd bij EVC. Een gestructureerde e-prtfli methdiek die het vr medewerkers en rganisatie mgelijk maakt m inzicht te krijgen in ervaringen van medewerkers en die daarnaast ntwikkelactiviteiten registreert. Het prtfli is eigendm van de betrkkene; k. EVC: 'Erkennen van Verwrven Cmpetenties' f het 'ErVaringsCertificaat'. EVC is een landelijk erkende methde waarbij (werk)ervaring afgezet wrdt tegen een erkende pleidingsstandaard p mb- f hb-niveau. De uitkmsten van het EVC-traject wrden vastgelegd in een EVC-rapprtage; l. EVP: Het ErVaringsPrfiel is een zelfstandig instrument waarbij, evenals bij EVC, uitgegaan wrdt van pgedane (werk)ervaring. Bij EVP wrdt de richting van een reguliere pleidingsstandaard echter lsgelaten. In plaats daarvan wrdt gekeken naar de kerncmpetenties van de kandidaat. 1.2 Melding verwerking persnsgegevens a. Dit reglement is van tepassing p verwerkingen van persnsgegevens nder verantwrdelijkheid van Libereaux, b. Libereaux verwerkt persnsgegevens vr mbiliteits- cachings- en adviestrajecten, en vr haar eigen persneelsadministratie alsmede in verband met haar klachtenprcedure. c. De verwerkingen zijn gemeld bij het Cllege bescherming persnsgegevens (CBP). d. De verwerkingen zijn cnfrm wettelijke vrschriften, de kwaliteitscde EVC, dit privacyreglement en de maatschappelijke aanvaardbare nrmen. 1.3 Testemming verwerking persnsgegevens a. Vr zver er vr de verwerking van persnsgegevens testemming ndig is van betrkkene heft deze testemming niet perse schriftelijk te zijn. Testemming kan k digitaal verleend wrden dr bijvrbeeld een checkbx aan te vinken f bijvrbeeld blijken uit een gespreksverslag. b. De testemming dient specifiek vr het del te zijn verleend waarvr het dient. c. Persnsgegevens wrden niet verwerkt p een wijze die nverenigbaar is met de deleinden waarvr ze zijn verkregen. 2. Omgaan met persnsgegevens 2.1 Del van de verwerking a. Vr het ged kunnen uitveren van de vereenkmsten die de verantwrdelijke sluit met verschillende pdrachtgevers alsmede het laten slagen van de verschillende mbiliteits-, advies- en cachingstrajecten die de verantwrdelijke aanbiedt, is het ndzakelijk m diverse persnsgegevens van betrkkene te verwerken. In het bijznder de trajecten waarin medewerkers van de pdrachtgevers een prtfli kunnen pbuwen via de instrumenten van de verantwrdelijke. b. Libereaux verwerkt persnsgegevens van betrkkenen die in dienst zijn van pdrachtgever ten beheve van de ndersteuning van de dienstverlening van Libereaux f vr individuele ntwikkeltrajecten waarbij de betrkkene de pdrachtgever is. Deze persnsgegevens vrmen een nderdeel van het pbuwen van een prtfli met als del m betrkkene zich 4

5 breder te laten presenteren vanuit vakmanschap, vakdeskundigheid, waarbij de aanleiding divers kan zijn. c. In het prtfli wrden - naast de NAW gegevens van betrkkene - kennis en ervaring ten aanzien van de lpbaan van betrkkenen vastgelegd. Hieraan wrden cmpetenties, activiteiten, werkprcessen en/f dcumenten gekppeld. d. Er wrden k persnsgegevens verwerkt dr Libereaux bij de administratieve afhandeling rnd de diverse nder sub a en sub b genemde trajecten, waarnder rapprtage en verantwrding aan de pdrachtgever. e. Andere delen van verwerking van persnsgegevens dr Libereaux zijn: het veren van een zrgvuldige klachtenprcedure. f. Persnsgegevens wrden niet verwerkt p een wijze die nverenigbaar is met de deleinden waarvr ze zijn verkregen. g. Persnsgegevens wrden verwerkt indien de gegevensverwerking ndzakelijk is. Bijvrbeeld vr de uitvering van een vereenkmst waarbij de betrkkene partij is f m een wettelijke verplichting na te kmen waaraan de verantwrdelijke nderwrpen is. h. Medische gegevens mtrent de gezndheid van een betrkkene wrden vereenkmstig de Wet bescherming persnsgegevens aangemerkt als bijzndere gegevens. Deze gegevens mgen wrden verwerkt indien en vrzver: de verwerking ndzakelijk is vr een gede uitvering van wettelijke vrschriften; f de verwerking ndzakelijk is vr de reintegratie f begeleiding van werknemers in verband met ziekte f arbeidsngeschiktheid. 2.2 Beveiliging van persnsgegevens a. De verantwrdelijke is aanspreekbaar vr het ged functineren van de verwerking van de persnsgegevens en vr de naleving van de bepalingen van dit reglement. Haar handelen, met betrekking tt de verwerking van de persnsgegevens en de verstrekking van gegevens wrdt bepaald dr dit reglement. b. De verantwrdelijke vr de verwerking van persnsgegevens treft daarte de vrzieningen die redelijkerwijs ndig zijn vr: bevrdering van de juistheid en vlledigheid van de pgenmen gegevens; beveiliging van in het dssier pgenmen persnsgegevens; infrmeren van betrkkenen ver bendigde gegevensdeling (transparantiebeginsel); bevrdering en bewustwrding van het zrgvuldig mgaan met persnsgegevens binnen haar rganisatie; c. Persnsgegevens die dr de betrkkene wrden ingeladen p het e-prtfli zijn p een veilige lcatie pgeslagen en niet te benaderen via de webbrwser. Alle gegevens wrden pgeslagen in een database. Deze database is alleen te benaderen dr de betrkkene via het ditkanik.nu platfrm, de medewerkers genemd in artikel 3.2 nder sub a en de beheerder van de server. Er wrdt gewerkt met een SSL-certificaat. d. Het wachtwrd van de betrkkene wrdt versleuteld pgeslagen in de database. Bij verlies kan een betrkkene een nieuw wachtwrd aanmaken. 2.3 Aansprakelijkheid a. Libereaux is aansprakelijk vr handelen dr f nder verantwrdelijkheid van Libereaux in strijd met van tepassing zijnde wettelijke vrschriften mtrent bescherming van 5

6 persnsgegevens f handelen in strijd met dit reglement waar het persnsgegevens betreft. b. In geval van een datalek, waarbij kans is p verlies f nrechtmatige verwerking van persnsgegevens, meldt de verantwrdelijke dit bij het CBP en infrmeert de verantwrdelijke de betrkkene. 3. Transparantie 3.1 Infrmatie a. De betrkkene wrdt p de hgte gesteld van de inhud van dit privacyreglement, en welke persnsgegevens ndig zijn m het del te bewerkstellingen. b. Het reglement wrdt gepubliceerd p de website van de verantwrdelijke. c. Het reglement wrdt als bijlage gevegd bij de aanmeldingsprcedure van het e-prtfli. d. Het reglement kan kstels dr betrkkene wrden pgevraagd bij de verantwrdelijke. 3.2 Tegang tt persnsgegevens a. Tegang tt de persnsgegevens hebben die medewerkers die krachtens hun functie en taken direct dan wel indirect betrkken zijn f verantwrdelijk zijn bij de uitvering van de nder verantwrdelijkheid van Libereaux uit te veren cntractuele taken betreffende betrkkene. Dit zijn nder andere: Directeuren van Libereaux; EVC/EVP - cördinatren; Degene die belast is met de afhandeling van klachten; Persneelsadministrateur; Planner; Onderwijskundigen; Begeleiders; Assessren bij EVC; Leidinggevende van betrkkene; Persnen die dr de Libereaux zijn ingehuurd m werkzaamheden te verrichten, hebben tegang tt de verwerkingen van persnsgegevens vr zver dit ndzakelijk is vr hun taakuitefening. b. Libereaux behandelt alle infrmatie ver individuele deelnemers die Libereaux ten beheve van de uitvering van een met de pdrachtgever geslten cntract verkrijgt vertruwelijk en draagt er zrg vr dat deze infrmatie niet aan derden bekend wrdt. c. Een ieder die tegang heeft tt de registratie, heeft ter zake van de gegevens waarvan hij p grnd van die tegang heeft kennisgenmen, een geheimhudingsplicht. Deze geheimhudingsplicht geldt vr het eigen persneel van Libereaux, alsmede vr persneel van eventueel bij de uitvering van de werkzaamheden ingeschakelde derde partijen. 3.3 Verstrekking van persnsgegevens aan derden a. Vr verstrekking van persnsgegevens aan derden is testemming van de betrkkene vereist, tenzij de verstrekking ndzakelijk is ter uitvering van een wettelijk vrschrift. b. In elk geval wrden er geen persnsgegevens aan derden verstrekt, indien: 6

7 de verstrekking van de persnsgegevens in strijd is met de wet, de penbare rde f de gede zeden; de verstrekking van de persnsgegevens niet ndzakelijk is m het begde del te behalen; dr verstrekking de persnlijke levenssfeer van de geregistreerde nevenredig wrdt geschaad. 4. Rechten van de betrkkene 4.1 Inzage van pgenmen gegevens a. De betrkkene heeft recht p inzage in en kpie van de p zijn/haar persn betrekking hebbende gegevens. De betrkkene dient daarte een verzek in te dienen bij de verantwrdelijke. Dit geldt eveneens vr de vraag f betreffende gegevens uit het dssier aan derden zijn verstrekt en z ja, welke. De kpie f het verzicht kan digitaal wrden verstrekt. b. Een kpie kan digitaal verleend wrden. Aan inzage en digitale kpieën zijn geen ksten verbnden. c. Aan een verzek als bedeld in het vrige lid wrdt dr de verantwrdelijke binnen vier weken na ntvangst van het verzek vldaan. d. Het recht p inzage wrdt alleen tegestaan aan de betrkkene f diens gemachtigde, waarbij de betrkkene f diens gemachtigde zich dient te kunnen legitimeren. e. De verantwrdelijke kan weigeren aan een verzek tt inzage te vlden vr zver dit ndzakelijk is in het belang van: de bescherming van betrkkene; de rechten en vrijheden van anderen; de vrkming, pspring en vervlging van strafbare feiten. 4.2 Verbetering, afscherming, aanvulling en/f verwijdering van gegevens a. De betrkkene kan een schriftelijk verzek indienen bij de verantwrdelijke, waarin hij/zij verzekt m verbetering, aanvulling, verwijdering f afscherming van de gegevens, indien de pgenmen gegevens: feitelijk njuist zijn; nvlledig zijn m.b.t. het del van de verwerking; niet ter zake den ten aanzien van het del van de verwerking; in strijd zijn met een wettelijk vrschrift van de verwerking. b. De verantwrdelijke beslist niet p het verzek van de betrkkene alvrens de ntvanger, die de gegevens heeft verzameld f diens pvlger f waarnemer, is gehrd. c. Binnen vier weken na ntvangst van het verzek bericht de verantwrdelijke de verzeker schriftelijk f en in heverre aan het verzek zal wrden vldaan. Een weigering is met redenen mkleed. d. De verwijdering van persnsgegevens blijft achterwege vr zver bewaring p grnd van een wettelijk vrschrift vereist is. e. De verantwrdelijke draagt zrg dat een beslissing tt aanvulling, verbetering, afscherming f verwijdering z spedig mgelijk wrdt uitgeverd. 7

8 f. In geval van verwijdering van gegevens wrdt in de gegevens een verklaring pgenmen dat p verzek van betrkkenen de gegevens zijn verwijderd. 4.3 Bewaartermijnen a. Persnsgegevens wrden niet langer bewaard in een vrm, die het mgelijk maakt de betrkkene te identificeren, dan ndzakelijk is vr de verwerkelijking van de deleinden waarvr zij wrden verzameld en verwerkt. b. Libereaux bewaart p basis van de kwaliteitscde vr EVC gedurende drie jaar het dssier van een betrkkene. c. Indien de pdrachtgever dit wenst zal Libereaux bij de beëindiging van de met de pdrachtgever geslten vereenkmst, alle tt de betrkkene ter herleiden gegevens, data en/f resultaten bij beëindiging van de bemiddeling met uitzndering van het prtfli van de betrkkene ter beschikking stellen van de pdrachtgever. d. Indien de bewaartermijn van drie jaar is verstreken wrden de betreffende persnsgegevens uit de registratie anniem gemaakt, verwijderd f vernietigd, zulks binnen een termijn van één jaar. e. De persnsgegevens waarp een wettelijke bewaarplicht van tepassing is, blijven maximaal zeven jaar na het laatste cntact met betrkkene bewaard. Deze persnsgegevens wrden gearchiveerd in een afznderlijk registratiesysteem en zijn niet rechtstreeks terug te herleiden naar de persn. 4.4 Klachten en het recht tt verzet a. De betrkkene kan in een aantal gevallen bezwaar maken tegen een gegevensverwerking. De Wet bescherming persnsgegevens nemt dit het recht van verzet. b. Indien gegevens wrden verwerkt in verband met de ttstandbrenging f de instandhuding van een directe relatie tussen Libereaux f een derde en de betrkkenen met het g p werving vr cmmerciële f charitatieve delen, met de betrkkene uitdrukkelijke testemming hebben gegeven vr deze verwerking. De betrkkene kan tegen deze verwerking te allen tijde kstels verzet aantekenen bij de verantwrdelijke van Libereaux. c. Binnen vier weken na ntvangst van het bericht van verzet beantwrdt de verantwrdelijke de verzeker digitaal f schriftelijk in heverre het verzet gerechtvaardigd is. d. De verantwrdelijke zal in het geval van een gerechtvaardigd verzet maatregelen treffen m deze vrm van verwerking terstnd te beëindigen. e. Indien de betrkkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet wrden nageleefd f indien hij andere redenen heeft tt klagen, dient hij schriftelijk een klacht in te dienen cnfrm het geldende klachtenreglement bij Libereaux. f. Libereaux zal de klacht cnfrm het geldende klachtenreglement in behandeling nemen. 8

9 5. Overgangs- en sltbepalingen 5.1 Bedrijfsbeëindiging en verdracht verantwrdelijkheden EVC traject a. Cnfrm de kwaliteitscde EVC heeft de verantwrdelijke de plicht m in geval zij haar bedrijfsactiviteiten beëindigt, de betrkkene de mgelijkheid te bieden het prtflitraject af te rnden. Overdracht naar een andere erkende EVC-aanbieder is dan mgelijk. b. In geval van verdracht van betrkkene naar een andere erkende EVC aanbieder en hiermee gegaard gaande verwerking van persnsgegevens zal betrkkene hierver tijdig wrden geïnfrmeerd. c. Indien betrkkenen niet wenst mee te werken aan de verdracht kan betrkkene verzet aantekenen cnfrm artikel 4.4 van dit reglement. 5.2 Wijziging Libereaux kan dit privacyreglement aanpassen f intrekken. Wijzigingen zullen p de website van Libereaux wrden gepubliceerd. 5.3 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking p 20 mei Namens de directie van Libereaux R. Steenkamp, Hengel 9