Nota van B&W. onderwerp Formatie uitbreiding naar aanleiding van accountantscontrole

Transcriptie

1 gemeente Haarlemmermeer Nta van B&W nderwerp Frmatie uitbreiding naar aanleiding van accuntantscntrle Prtefeuillehuders dr. Tm Hrn, Adam Elzakalai, dr. Derk Reneman, drs. Ap Reinders Cllegevergadering 6 Oktber inlichtingen Vincent Janssen ( ) Registratienummer Inleiding In de bestuurlijke reactie p het rapprt van bevindingen van de accuntant naar aanleiding van de jaarrekeningcntrle 2014 (7 september 2015, kenmerk X ) hebben wij aangegeven frmatie uitbreiding te verwachten. In deze nta wrdt de verwachting nader gecncretiseerd in een vrstel tt frmatie uitbreiding. Cntext De cntrle p de jaarrekening heeft geleid tt een gedkeurende verklaring p getruwheid, maar een beperking p rechtmatigheid. Uit de cntrle kwam naar vren dat de rganisatie p nderdelen versterkt met wrden. Deze bevindingen slten aan p bevindingen die wij eerder hebben gerapprteerd aan de gemeenteraad. In de brief van 7 juli 2015 (kenmerk ) zijn bevindingen van de crprate cntrller, rganisatiemaatregelen en de berdeling daarvan dr nderzeksbureau Price Waterhuse Cpers (PWC) aan de gemeenteraad verznden. Zals in nze bestuurlijke reactie beschreven, zijn p de vlgende gebieden versterking en maatregelen gewenst: a) De kwaliteit van het jaarrekeningprces en de cntrle p de jaarrekening b) Cntrl in algemene zin c) Sturing en cntrl p investeringsprjecten d) Inkp en aanbesteding De vrgestelde frmatie uitbreiding met leiden tt een gede uitvering van de gefrmuleerde maatregelen en tt structurele verbetering van de rganisatie. Prbleemstelling De cntrlfunctie in de huidige pzet dateert van maart Destijds is beslten (Nta van B&W 2009/11938) een rganisatrische scheiding aan te brengen tussen peratinele cntrltaken en cncerngerelateerde cntrltaken. Delstelling hiervan was een bredere inbedding van de cntrlfunctie in de rganisatie te verkrijgen. Direct gevlg van dit besluit was een herverdeling van taken tussen het stafbureau Crprate Cntrl en ndersteunde clusters, in het bijznder de clusters Financiën & Administratie, Inkp & Juridische Zaken en Human Resurce Management. Naast het verplaatsen van frmatie, is k een nettbesparing gerealiseerd van 6 frmatieplaatsen (fte).

2 nderwerp Vlgvel 2 Frmatie uitbreiding naar aanleiding van accuntantscntrle Delstelling Als gevlg van recente ntwikkelingen, is het ndzakelijk de cntrlfunctie te verzwaren en een verbeterimpuls te geven aan de jaarrekeningtrajecten. De wet- en regelgeving waaraan gemeenten meten vlden, wrden steeds zwaarder. Dit blijkt bijvrbeeld uit de impact die de Autriteit Financiële Markten (AFM)-cntrles p accuntants hebben in de wijze waarp wij gecntrleerd wrden. Ok bevindingen van de accuntant en nze eigen bevindingen laten zien dat p nderdelen versterking ndig is. Vr het vakterrein van Inkp en Aanbesteding geldt dat dit dr ns is benemd als sleutel prces. Enerzijds is de discipline van belang vr het realiseren van delstellingen p het gebied van duurzaamheid, scial return, ndernemerschap en kstenefficiëntie. Anderzijds wrden wet- en regelgeving steeds cmplexer. Hier is naast capaciteit vr het verder prfessinaliseren van inkp en aanbesteding k flexibel in te zetten capaciteit ndig vr het begeleiden van alle aanbestedingstrajecten. Gecncludeerd wrdt dat een herverweging van de bestaande inrichting wenselijk is. Wij willen de bvengenemde delstelling bereiken dr een gerichte versterking van het stafbureau Crprate Cntrl en van de cluster Inkp en Juridische Zaken. Ok een gedeeltelijke herverdeling van taken maakt nderdeel uit van de wijziging. 1. Tijdelijke kwaliteitsimpuls jaarrekeningtraject 2015 Er wrden als tijdelijke kwaliteitsimpuls vr het jaarrekeningtraject 2015 een cördinatr jaarrekening en een cördinatr cntrle jaarrekening aangesteld. Vr het stafbureau Crprate Cntrl en het cluster Financiën & Administratie vragen de aangescherpte eisen bij de jaarrekening een behrlijke extra inspanning. Bij het pnieuw bezien van Cntrl binnen de rganisatie en na het jaarrekeningtraject 2015 wrden de invulling van deze rllen geëvalueerd. Naar verwachting kan deze inspanning na de te maken verbeterslag in het traject ver 2015 deels intern ingevuld wrden dr efficiënter te werken. Tijdelijke impuls p de cördinatie van het jaarrekeningtraject 2015 tt 1 juli 2015: Cördinatr cntrle jaarrekening bij Crprate Cntrl met als taken: Cntacten nderhuden met de het cntrleteam van de accuntant ver de vrtgang en uitvering van de jaarrekeningcntrle Aansturen, cördineren en bewaken van de kwaliteit van pgeleverde cntrle-infrmatie Opstellen cntrlejaarplan Vertalen van bevindingen uit interim- en jaarrekeningcntrle naar verbetervrstellen en adviezen aan de directie en clustermanagement, Opleidingsprfiel WO / Register Accuntant (RA) Cördinatr jaarrekening bij Financiën met als taken: Aansturen prces jaarrekening gedurende het gehele jaar (rganisatiebreed) Aansturen, cördineren en bewaken van de kwaliteit van pgeleverde dcumentatie van de jaarrekening Opstellen planning en startntitie van de jaarrekening (i.s.m. P&C-team)

3 Onderwerp Vlgvel 3 Frmatie uitbreiding naar aanleiding van accuntantscntrle Aanspreekpunt ver alle jaarrekening gerelateerde zaken Afstemmen van de jaarrekening met cllege en directie Zrgdragen van brging van vlledigheid van jaarrekening Zrgdragen vr besef rganisatiebreed dat de jaarrekening een cnstant prces is gedurende het gehele jaar Verbeteren van prcessen naar aanleiding van jaarrekeningcntrle Meewerken met het pstellen van verbetervrstellen en adviezen dr crprate cntrl aan de directie en clustermanagement p basis van bevindingen uit interim- en jaarrekeningcntrle Opleidingsprfiel WO / Register Accuntant (RA) De ksten vr deze kwaliteitsimpuls tt 1 juli 2016 wrden geraamd p Versterking Crprate Cntrl Het huidige stafbureau Crprate Cntrl heeft een frmatie en bezetting van 2,0 fte. In vergelijking met andere gemeenten van vergelijkbare mvang is dit zeer beperkt. Het takenpakket van Crprate Cntrl is p dit mment: a) Organisatie breed risicmanagement b) Rechtmatigheidsnderzeken, d.w.z. verbijznderde interne cntrle c) Uitveren delmatigheids- en deltreffendheidsnderzeken d) Gevraagd en ngevraagd aanbevelingen den aan de directie e) Op verzek van directie en cllege van B&W uitveren van bijzndere nderzeken Met name vr het uitveren van de twee eerst genemde taken met de gewenste diepgang en de bendigde kwaliteit is de huidige bezetting ntereikend gebleken. Naast bvengenemde taken, zal het pakket van Crprate Cntrl wrden uitgebreid met nieuwe nderdelen: f) Gevraagd en ngevraagd adviseren van clustermanagement g) Cördinatie cntrle jaarrekening 2015 h) Tetsing B&W- en directievrstellen i) Uitveren cyclus managementrapprtages Vr een gede uitvering van het uitgebreidere takenpakket van Crprate Cntrl wrdt de frmatie met 3 fte uitgebreid. De invulling van de nieuwe frmatie is als vlgt; Strategisch adviseur (functiesynniem strategisch cntrller) met als taken: Adviseren directie en clustermanagement binnen het ruimtelijke dmein en het dmein van bedrijfsvering Opstellen kaders vr cntrl en sturing Integrale tetsing B&W- en directiebesluiten Uitveren bijzndere nderzeken Cördineren MARAP-cyclus Opleidingsprfiel WO / Register Cntrller (RC)

4 nderwerp Vlgvel 4 Frmatie uitbreiding naar aanleiding van accuntantscntrle Functineel adviseur 1 (functiesynniem inkpcntrller) Mnitren en rapprteren ver behalen inkpdelstellingen Uitveren van inkpcntrles Ondersteunen van de directie bij het huden van tezicht p de inkpende clusters In afstemming met team Inkp en Aanbesteding uitveren van diverse analyses Op basis van het bvenstaande adviseren ver verbeteringen in de werkprcessen Opleidingsprfiel HBO+ / WO, ervaring als cntrller met affiniteit vr inkp en aanbesteding. Specialist ndersteuning 1 / 2 (functiesynniem specialist Interne Cntrle) Plannen en uitveren van diverse verbijznderde interne cntrles Uitveren van detailanalyses p basis van het cntrleplan f bevindingen uit de cntrles Meedenken ver invulling van het cntrleplan Ondersteuning bij cntrles die in de lijnrganisatie plaatsvinden Meewerken aan de uitvering van prcesverbeteringen Opleidingsprfiel: HBO met financiële / bedrijfskundige ervaring De ksten hiervan bedragen ca = structureel vanaf Prfessinalisering en flexibele schil Inkp en Aanbesteding Om p strategisch niveau de juiste inkp- en aanbestedingsbeslissingen te nemen hebben we relevante infrmatie en adequate analyse ndig. Daarvr zijn een cntractbeheerder en een inkpanalist nntbeerlijk. Beide functies ndersteunen tevens de cntrlfunctie. De cntractbeheerder is ndzakelijk m de vr de analist ndzakelijke infrmatie te genereren. Dat den we (nder meer) met de gegevens uit een cntractenbank. Een cntractenbank is essentieel m te kunnen sturen p cntractuele verplichtingen en leveranciersrelaties. Ok de uitvering van de nieuwe taken in het Sciaal Dmein en een gede cntrlemgelijkheid p rechtmatigheid maken een cntractenbank ndzakelijk. Vr het beheren van de cntractenbank is 1 extra fte cntractbeheerder ndig. De inkpanalist vertaalt ruwe data naar cncrete strategische sturingsinfrmatie, die rekening hudt met de rganisatiedelen en markttrends. Vr het samenstellen van de bendigde "inkpintelligence" hebben we 1 fte inkpanalist ndig. Met die inkpintelligence kunnen we innveren en besparen. Dr HRM zijn de nieuwe functies getetst aan het functiehuis. De functie van Inkpanalist is geschaard nder het generieke prfiel 'Specialist Ondersteuning 2'. Vr de functie van Cntractbeheerder is de generieke functie 'Medewerker Ondersteuning 1' passend. De ksten hiervan bedragen jaarlijks structureel vanaf 2016.

5 nderwerp Vlgvel 5 Frmatie uitbreiding naar aanleiding van accuntantscntrle Daarnaast is een flexibele schil vereist van 3 fte schaal 11 inkpadviseur. De huidige frmatie is de afgelpen jaren nit tereikend geweest vr de heveelheid werk, zdat steeds inhuur was vereist. Met de extra frmatie kunnen we flexibel inspelen p de ng steeds tenemende vraag m advies en begeleiding bij aanbestedingstrajecten en ndersteuning bij de ntwikkeling van de inkprganisatie. Met deze middelen creëren we ruimte m tijdelijk mensen aan te nemen f in te huren p mmenten van piekbelastingen. Het betreft medewerkers die met een tijdelijk cntract p de lnlijst van de gemeente kmen en flexibel wrden ingezet. Binnen deze ruimte wrdt uitsluitend gewerkt met tijdelijke cntracten f externe inhuur. De verwachting is tevens dat de drlichting van de cntractenprtefeuilles van B&O, P&P, INFO+ en inhuur derden p krte termijn gaan leiden tt extra aanbestedingsvragen. De in 2016 te behalen inkpvrdelen zullen eenmalig als dekking wrden gebruikt vr deze flexibele schil. Het structurele financieringsmdel wrdt nader uitgewerkt. Middelen Vr de tijdelijke kwaliteitsimpuls vr de jaarrekening en de jaarrekeningcntrle 2015 is eenmalig een bedrag ndig van ,= Vr de versterking van Crprate Cntrl is vanaf 2016 structureel ,= ndig. Vr prfessinalisering Inkp en Aanbesteding vanaf 2016 structureel ,=. De ksten van de flexibele schil van Inkp en Aanbesteding wrden in 2016 gedekt uit inkpvrdelen. Indien deze niet tereikend zijn, wrden de ksten tegerekend aan investeringen en als prjectksten geactiveerd. Vr 2017 en verder wrden nadere vrstellen gedaan vr structurele dekking. De incidentele financiële gevlgen wrden verwerkt in de Najaarsrapprtage 2015 en de structurele financiële gevlgen in de Vrjaarsrapprtage Participatie en Cmmunicatie De ndernemingsraad wrdt geïnfrmeerd ver de veranderingen. Het besluit leidt tt het penstellen van een aantal vacatures, deze zullen via de gebruikelijke kanalen wrden gecmmuniceerd. Op de arbeidsmarkt vr financiële en inkpfuncties is schaarste. In verleg met HRM wrdt een gerichte cmmunicatiestrategie pgesteld m deze specifieke delgrepen ged te bereiken.

6 nderwerp Vlgvel 6 Frmatie uitbreiding naar aanleiding van accuntantscntrle Besluit Op grnd van het vrgaande hebben wij beslten m: 1. een kwaliteitsimpuls te geven aan het jaarrekeningtraject 2015 dr tijdelijk twee financial accuntants als cördinatren aan te stellen en hiervr een budget beschikbaar te stellen van ; 2. de gevlgen hiervan te verwerken in de Najaarsrapprtage 2015; 3. de frmatie van de eenheid Crprate Cntrl met 3,0 fte uit te breiden; 4. de frmatie van de Cluster Inkp en Juridische Zaken met 2,0 fte uit te breiden; 5. de financiële gevlgen hiervan te verwerken in de Vrjaarsrapprtage 2016; 6. de frmatie van de Cluster Inkp en Juridische Zaken uit te breiden met een flexibele schil van 3,0 fte; 7. de financiële gevlgen hiervan in 2016 te dekken uit te realiseren inkpvrdelen f bij investeringen te activeren als prjectksten; 8. deze nta ter infrmatie te zenden aan de raad; 9. deze nta ter infrmatie te zenden aan de ndernemingsraad. burgemeester en wethuders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris, de burgemeester,