Nota van Inlichtingen

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Behorende bij de offerteaanvraag 360 graden panoramabeelden voor gemeente Eindhoven gemeente Eindhoven september 2015

2 Nota van inlichtingen 360 graden panoramabeelden voor gemeente Eindhoven Referentienummer: Colofon Uitgave Gemeente Eindhoven Datum September 2014

3 Nota van inlichtingen 360 graden panoramabeelden voor gemeente Eindhoven Referentienummer: Inhoudsopgave Colofon 2 Inhoudsopgave 3 Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. 3

4 Nota van inlichtingen 360 graden panoramabeelden voor gemeente Eindhoven Referentienummer: Toelichting Voor u ligt de nota van inlichtingen behorende bij de Offerteaanvraag Aanbesteding 360 graden panoramabeelden voor gemeente Eindhoven met referentienummer van de gemeente Eindhoven. In deze nota van inlichtingen zijn alle vragen verwerkt die <gegadigden> <inschrijvers> tot uiterlijk <datum> uur hebben ingediend. Alle vragen zijn geanonimiseerd weergegeven in volgorde van paragraafnummer en voorzien van antwoord. Tevens zijn wijzigingen opgenomen van de gemeente Eindhoven. Wijzigingen door gemeente n.v.t. Bijlagen nota Bij deze nota van inlichtingen behoren de volgende bijlagen: Eigen Verklaring aanbestedende diensten

5 Vragen en antwoorden 1 Algemene inkoopvoorwaarden 2 Algemene inkoopvoorwaarden In artikel 16 geeft u aan dat de boete bij toerekenbare tekortkoming 10% per dag bedraagt met een maximum van 100%. Veel voorkomend is het hanteren van 1% per dag met een maximum van 10% van de opdracht. Gaat u akkoord met het beperken van de boete? In artikel 14.1 geeft u aan dat de aansprakelijkheid voor directe schade ,- bedraagt en dat de indirecte schade onbeperkt is. Dit is erg fors ten opzichte van de uitgevraagde dienstverlening en de omvang van de opdracht. Gaat u akkoord met het beperken van de aansprakelijkheid tot bijvoorbeeld de omvang van de opdracht? Opdrachtgever gaat niet akkoord met het beperken van de boete. Opdrachtgever zal de aansprakelijkheid voor directe schade beperken tot ,-. 3 Algemene inkoopvoorwaarden 4 Concept overeenkomst Aangezien in de Dienstverleningsovereenkomst onder 3.1 de duur van de overeenkomst is bepaald en onder artikelen 3.6 en 3.7 specifieke bepalingen zijn opgenomen ten behoeve van opzegging, lijkt de opzeggingsbepaling zoals opgenomen in artikel 25.1 van de Algemene inkoopvoorwaarden niet van toepassing. Kunt u dit bevestigen? U geeft aan dat de algemene inkoopvoorwaarden (3) prevaleren boven de offerte aanvraag en het programma van eisen (4). Ons inziens levert dit tegenstrijdigheden op, bijvoorbeeld: 6.4 versus E4 betreft termijn herlevering na afkeuring en 8.1 t/m 8.4 versus E8 IE rechten ipv gebruiksrecht. Gebruikelijk is dan ook om deze rangorde om te draaien. Gaat u hiermee akkoord? Klopt, artikel 25.1 van de Algemene inkoopvoorwaarden komt te vervallen. Opdrachtgever gaat hiermee akkoord. 5 Invulbijlage E 3 Zijn alle criteria in punt 3 van toepassing? Zie Eigen Verklaring , deze dient u bij inschrijving te gebruiken 6 Offerte aanvraag E1: Op bagina 27 wordt de omvang van de opdracht omschreven als: "Alle verharde wegen en pleinen, tot en met, alle openbare parkeerterreinen". Deze eis is tegenstrijdig met het uitgangspunt van beelden met een interval van 5m (paragraaf pagina 9). Dit impliceert circa 1500 km aan wegen. Waarvan mag de opdrachtnemer uitgaan? Beide zie e14. ca beelden is correct. 7 Offerte aanvraag Verleent de gemeente Eindoven alle medewerking om de benodigde vergunningen en ontheffingen tijdig te verkrijgen? 8 Offerte aanvraag E6: Waar ligt de verantwoording voor het niet of vertraagd aanleveren van de bestaande beelden door Cyclomedia? Ja. Deze verantwoording ligt bij Cyclomedia, waarbij de eventueel nieuwe Opdrachtnemer ervan mag uitgaan dat Opdrachtgever pro actief zal handelen als er sprake is van het niet of vertraagd aanleveren van de bestaande beelden. gemeente Eindhoven 5

6 9 Offerte aanvraag E6: Uit welke onderdelen bestaat de hudiige data? Bijvoorbeeld: panaromische Panoramische foto's. foto's, eventuele extra layers, opgeslagen gebruikers data, etc. Graag specificeren. 10 Offerte aanvraag E6: Op welke wijze is de bestaande data en/of meta-data gestructureerd? Graag specificeren. 11 Offerte aanvraag E7: Wat verstaat opdrachtgever onder raadplegen van beelden? Voorbeeld antwoord: enkel het schouwen (bekijken van beelden) via een webapplicatie. 12 Offerte aanvraag E10: Wat bedoeld de Gemeente Eindhoven specifiek met alle ondersteunende software? Graag specificeren om welke software het gaat 13 Offerte aanvraag E10: Welke functionaliteit wordt er specifiek van de software verwacht? Graag specificeren welke funtionaliteit wordt verwacht. 14 Offerte aanvraag E22: Via welke GIS/ CAD applicaties moeten de panorama beelden worden ontsloten? 15 Offerte aanvraag E22: Op welke manier worden de panaramo beelden momenteel geintegreert met de genoemde GIS/ CAD applicaties? Anders geformuleerd: Hoe ziet de huidige workflow eruit? 16 Offerte aanvraag E22: Kan de opdrachtnemer gebruik maken van de bestaande kopelingen naar de bedoelde GIS/ CAD omgevingen van Gemeente Eindhoven of dienen alle koppelingen opnieuw te worden gerealiseerd? 17 Offerte aanvraag E22: Wat bedoelt Gemeente Einhoven speicifiek met het naadloos ontsluiten van beelden in de GIS- en CAD omegving? 18 Offerte aanvraag E31: Bedoelt de opdrachtgever hier een CAD-omgeving die in eigen beheer is OF een door opdrachtnemer geleverde applicatie waarin gemeten kan worden? 19 Offerte aanvraag E31: Bedoelt de opdrachtgever dat de opdrachtnemer software levert waarin ook via de webbrowser (dus zonder software die specifiek op een werkstation moet worden geinstalleerd) gemeten kan worden in de beelden die worden geraadpleegt? Zie E.6. Opdrachtnemer dient zelf afspraken te maken met de huidige Opdrachtnemer voor wat betreft de overdracht van de beelden. Het volledig gebruik kunnen maken van de raadpleegfunctionaliteit. Zie technische specificaties interface. Zie uitvraag. Gemeente Eindhoven vraagt om een viewer, liefst SAAS, voor de set beelden. zie E34 t/m E43 zie E22 Geoweb: SAAS Neem contact op met de de diverse leveranciers (API's). Er is een mogelijkheid om gebruik te maken van de bestaande koppelingen. Gebruikersvriendelijk en efficient, vanuit de geopende applicatie. Een door de opdrachtnemer geleverde applicatie. 20 Offerte aanvraag E47: Wat wordt specifiek bedoeld met raadpleegfuntie? Zie technische specificaties interface. 21 Offerte aanvraag E50: Welke management informatie is gewenst? Aantal raadplegingen per jaargang per instelbare periode. Ja. zie E22 6 gemeente Eindhoven

7 22 Offerte aanvraag In paragraaf 3.11 geeft u aan dat iedere inschrijver maar bij één inschrijving betrokken mag zijn. In paragraaf 1.2 op pagina 8 geeft u aan dat de aanleiding en het doel van de opdracht is om te komen tot één opdrachtnemer die zowel de levering, de hosting als de ontsluiting van de panoramafoto's voor zijn rekening Paragraaf 3.11 geeft aan dat een inschrijver (in welke hoedanigheid dan ook) maar bij één inschrijving betrokken mag zijn. Paragraaf 1.2 geeft weer dat Opdrachtgever met één neemt. Kunt u nader toelichten wat u beschouwt als onderaannemer in het proces Opdrachtnemer zaken wenst te doen (deze van levering, hosting en ontsluiting van de panoramafoto's? Opdrachtnemer mag en kan daarbij gebruik maken van onderaannemers, mits deze onderaannemer niet al door een andere inschijver is betrokken voor het uitbrengen van een offerte voor deze aanbesteding). 23 Offerte aanvraag U vraagt van uw referentie dat zij in de periode van drie jaar voorafgaande aan de sluitingsdatum van deze aanbesteding, "jaarlijks" 360 graden actuele panormabeelden bij een gemeente met meer dan inwoners moet hebben vervaardigd. Jaarlijks impliceert dat deze vervaardiging meermalig moet hebben plaatsgevonden in deze periode. Is twee opeenvolgende jaren in de afgelopen drie jaar hierin voldoende of verwacht u een referent waarbij drie keer is ingewonnen in de afgelopen drie jaar? Opdrachtgever vraagt om een referentie die in de periode van drie jaar voorafgaande aan de sluitingsdatum minimaal twee opeenvolgende jaren in de afgelopen drie jaar hieraan heeft voldaan. 24 Offerte aanvraag Wat is de consequentie als de deadline genoemd in E7 niet gehaald wordt? Indien partij er van uit gaat de huidige Opdrachtnemer dit niet niet binnen 1 maand kan opleveren zal de nieuwe Opdrachtnemer hier extra dagen beschikbaar voor krijgen. Opdrachtgever zal hierover met huidige Opdrachtnemer contact opnemen. 25 Offerte aanvraag Kan er vanuit gegaan worden dat de eis gesteld in E13 niet geldt op wegen zonder middenberm waarbij sprake is van tweerichtingsverkeer? 26 Offerte aanvraag In E6 geeft u aan dat de historische beelden in eigendom zijn van de gemeente Eindhoven. Dit is niet correct. Het eigendom van deze beelden ligt bij CycloMedia en de gemeente Eindhoven heeft een eeuwigdurend (niet exclusief, niet overdraagbaar) gebruiksrecht op deze beelden. Kunt u dit aanpassen? Correct, op wegen zonder middenberm geldt deze regel niet. Dat is correct. Deze eis wordt aangepast naar Eeuwigdurend (niet exclusief, niet overdraagbaar) gebruiksrecht op de beelden. gemeente Eindhoven 7

8 27 Offerte aanvraag In E6 geeft u aan dat een potentiele nieuwe leverancier verantwoordelijk is voor het maken van afspraken met de firma CycloMedia wat betreft de overdracht van de beelden. In E7 voegt u hier aan toe dat de opdrachtnemer ervoor dient te zorgen dat de bestaande beelden uiterlijk 1 maand na de gunning van de aanbesteding via de aangeboden oplossing geraadpleegd kunnen worden. Verwacht u hiermee dat potentiele inschrijvers tijdens de lopende procedure reeds contact opnemen met de firma CycloMedia om de doorlooptijd van levering en eventuele kosten te achterhalen om hiermee borging van de deadline genoemd in E7 te garanderen? Nee, een potentiele inschrijver dient geen contact op te nemen met de huidige Opdrachtnemer. De eventuele vertraging en kosten komen voor rekening van Opdrachtgever. 28 Offerte aanvraag In E8 is geformuleerd dat Opdrachtgever het eeuwigdurende gebruiksrecht verkrijgt over de foto s. In deze opdracht worden echter ook gebruiksrechten verkregen op de software voor ontsluiting en hosting. De foto s en software zijn dus het eigendom van Opdrachtnemer en zij kunnen op grond daarvan ook andere partijen gebruiksrecht verlenen, waarbij het gebruiksrecht dat Opdrachtgever verkrijgt alleen voor intern gebruik is zoals ook vermeld in E51. Wij stellen daarom voor om de omschrijving van het gebruiksrecht als volgt aan te passen: Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en eeuwigdurend gebruiksrecht op beelden (360o panoramabeelden), software en hosting diensten, zoals omschreven in het Programma van Eisen en/of de Nota van Inlichtingen, met als doel beoordeling van objecten in de openbare ruimte en ten behoeve van de interne gebruikers van Opdrachtgever. De vastlegging van het doel is relevant vanuit de verplichtingen van Opdrachtgever en Opdrachtnemer conform de privacy regelgeving. Correct. Opdrachtgever verkrijgt een nietexclusief, niet-overdraagbaar en eeuwigdurend gebruiksrecht op beelden (360o panoramabeelden), software en hosting diensten, zoals omschreven in het Programma van Eisen en/of de Nota van Inlichtingen, met als doel beoordeling van objecten in de openbare ruimte en ten behoeve van de interne gebruikers van Opdrachtgever. 29 Offerte aanvraag In E15 staat dat de opnameposities correct in de grootschalige basiskaart van de gemeente Eindhoven dienen te passen, in het platte valk (X,Y) ten opzichte van het RD-stelsel. Kunt u aangeven wat de positienauwkeurigheid is van de basiskaart van de gemeente Eindhoven? Kunt u daarbij ook aangeven welke eisen u op basis hiervan stelt (aan de standaardafwijking van de absolute nauwkeurigheid van de opnameposities in cm) om het beeldmateriaal te laten "passen", zodat het de werkprocessen van de gemeente optimaal ondersteunt? Onze basiskaart is positioneel nauwkeurig conform BGT. 30 Offerte aanvraag U noemt in E22 een aantal applicaties waarin de foto's ontsloten moeten kunnen worden. Is het een voorwaarde dat dit reeds bestaande, werkende integraties zijn? Nee. 8 gemeente Eindhoven

9 31 Offerte aanvraag U noemt in E22 een aantal applicaties waarin de foto's ook ontsloten moeten kunnen worden buiten de primaire applicatie GeoWeb. In de praktijk worden in een aantal van de werkprocessen waarvoor deze applicaties worden ingezet de meetfunctionaliteit en de dataprojectie functionaliteit vaak gebruikt. Is het een voorwaarde dat een integratie met dgdialogbgt, Microstation en ArcGIS niet alleen het bekijken van de foto's ondersteunt, maar ook de mogelijkheid biedt om te kunnen meten en projecteren? Nee. 32 Offerte aanvraag Onder E31 geeft u aan dat het mogelijk moet zijn om een meting te doen in de foto met een relatieve nauwkeurigheid van 5 tot 10 centimeter. Valt het meten in een puntenwolk die ingewonnen wordt als bijproduct bij de inwinning van de Cyclorama's ook onder het meten in de foto of sluit u deze mogelijkheid uit? 33 Offerte aanvraag Indien het meten in een puntenwolk die wordt ingewonnen als bijproduct bij de inwinning van de panoramafoto's toegestaan is, verwacht u dan ook het eeuwigdurend gebruiksrecht (inclusief recht op lokale levering) op deze puntenwolk? 34 Offerte aanvraag Tussen E43 en E44 staat de eis "De interface dient het mogelijk te maken de helderheid van de foto's aan te passen", echter heeft deze geen eigen E-nummer. Wij gaan er vanuit dat deze eis wel van toepassing is op het bestek. Kunt u dit bevestigen en er eventueel een E-nummer aan toevoegen? 35 Offerte aanvraag Onder E50 geeft u aan dat management informatie aangeboden moet kunnen worden door de opdrachtnemer met betrekking tot het aantal minimaal geraadpleegde beelden.dient het mogelijk te zijn om dit optioneel oer gebruiker/ afdeling per periode te monitoren? 36 Offerte aanvraag Onder E51 geeft u aan dat de extern gehoste beelden alleen te benaderen moeten zijn door medewerkers van de gemeente Eindhoven.Ons inziens conflicteert dit met de wens om eeuwigdurend gebruiksrecht te verkrijgen op de dataset, waarbij de databankrechten (lees eigendomsrechten) van het beeldmateriaal bij de leverancier berusten en de leverancier het recht heeft andere partijen toegang tot dit beeldmateriaal te geven en toegang tot deze beelden te wederverkopen. Wij gaan er dan ook vanuit dat u bedoelt dat de medewerkers van de gemeente Eindhoven toegang dienen te krijgen tot de database met een eigen gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee ook de correctheid van de managementinformatie zoals gevraagd in E50 geborgd is. Klopt dit? Dit valt niet onder 'meten in de foto', wij sluiten de mogelijkheid niet uit. Indien u dit aan wil bieden: duidelijk specificeren in de aanbieding wat de consequenties zijn. Ja. Opdrachtgever wil inschrijvers verzoeken hier zelf Eis nummer E43a van te maken. Nee. Wij eisen minimaal het aantal raadplegingen per jaargang en per instelbare periode. Correct. Eeuwigdurig gebruiksrecht is van toepassing. Eindhoven gaat geen individuele gebruikersadministratie bijhouden. Via de Eindhovense ontsluiting kunnen alleen medewerkers van de gemeente Eindhoven de foto's raadplegen. gemeente Eindhoven 9

10 37 Offerte aanvraag In prijswens 1b wenst u een prijsopgave voor hoge resolutie panoramafoto's met Opdrachtnemer dient het woord "circa" te een beeldresolutie van circa pixels rondom en pixels verticaal., ofwel vervangen door "minimaal". 0,025 per pixel. De term circa geeft niet aan hoeveel afwijking geaccepteerd wordt om als hoge resolutie beoordeeld te worden. Om een objectief oordeel te vormen over de beantwoording zou o.i. circa moeten vervangen door minimaal. Bent u hiertoe bereid. 38 Offerte aanvraag Onder GW2, sub L. verzoekt u de inschrijver op te nemen hoe het eigenaarschap van de foto s geregeld is inclusief restricties, zodat de foto s zo breed mogelijk inzetbaar zijn. Uit E8 blijkt dat een gebruiksrecht wordt verstrekt, dus daarmee ligt reeds vast dat het eigenaarschap bij de Opdrachtnemer berust. Kunt u dit bevestigen? 39 Offerte aanvraag Kunt u toelichten wat u bedoeld met zo breed mogelijk inzetbaar? In dit verband is relevant dat bij openbaarmaking van beeldmateriaal, bijvoorbeeld via publicatie op internet, het onherkenbaar maken van privacygevoelige informatie relevant is, hetgeen niet is opgenomen in de offerte aanvraag en bovendien een aanzienlijke kostenverhoging met zich meebrengt. Bovendien is een brede inzetbaarheid mogelijk in strijd met het bepaalde in E51 waarin is opgenomen dat de beelden alleen benaderbaar zijn voor de gemeente Eindhoven. 40 Offerte aanvraag Er zijn maximaal 10 punten in totaal te behalen in het "Programma van Wensen Innovatief" op onderdelen GW 3.1 en GW 3.2. Echte innovativiteit (en daarmee onderscheidend vermogen) zou ons inziens moeten blijken op basis van een eigen visie op bredere toepassingen van het gevraagde beeldmateriaal. Ben u om deze reden bereid om de wensen uit GW 3.1 en GW 3.2 toe te voegen als eisen aan het programma van eisen in paragraag 5.1 en de 10 punten voor innovativiteit te verdelen op basis van een eigen beschrijving van innovativiteit door de verschillende inschrijvers conform de puntenverdeling zoals gehanteerd in GW 2, paragraaf 6.3. Ja, akkoord. Eigenaarschap berust bij Opdrachtnemer. "Zo breed mogelijk inzetbaar' geldt voor eigen, interne werkprocessen. Bij 51 is beoogd oneigenlijk gebruik van viewer en foto's te voorkomen, niet het op eigenlijke wijze publiceren van foto's. Nee, Opdrachtgever gaat niet akkoord met uw voorstel. 41 Offerte aanvraag Onze organisatie is jaarlijks erg actief in het betrekken van studenten in onze werkprocessen. De regio Eindhoven is hierin voor ons zeer interessant en veel gebruikt bijvoorbeeld door het technische aanbod vanuit de TU/e. Hoewel wij de meerwaarde onderkennen van het gebruiken van "social return" in aanbestedingen, concluderen wij dat de jaarlijkse omvang van de opdracht niet in verhouding is tot de gevraagde jaarlijkse tegenprestatie. Bent u bereid dit onderdeel te heroverwegen en dit te verwerken in het programma van wensen? Opdrachtgever blijft bij zijn huidige manier van uitvragen. 10 gemeente Eindhoven

11 gemeente Eindhoven 11