Betreft Het beantwoorden van vragen Datum 17 november Van Richard Brabers Project P /PD

Transcriptie

1 Nota van inlichtingen II Betreft Het beantwoorden van vragen Datum 17 november 2014 Van Richard Brabers Project P /PD Deze nota van inlichtingen wordt hiermee integraal onderdeel van het beschrijvend document. De vragen van een voorgaande nota van inlichtingen worden steeds herhaald. Nieuwe vragen en antwoorden worden onder aan de lijst toegevoegd. Wegens ontvangst van enkele nieuwe vragen is besloten om deze extra Nota van Inlichtingen uit te brengen. Deze nota van inlichtingen wordt hiermee integraal onderdeel van het beschrijvend document. De vragen van een voorgaande nota van inlichtingen worden steeds herhaald. De nieuwe vragen en antwoorden zijn onder aan de lijst toegevoegd (na vraag 18): deze zijn weergegeven in rode tekst. LET OP: wegens het uitbrengen van deze extra Nota van Inlichtingen is de uiterste termijn voor het indienen van inschrijvingen uitgesteld naar maandag 15 december 2014 om 14:00 uur. Nr. betreft Vraag 1. P en De ambulance kleding is in de huidige situatie in het bezit van de aanbestedende dienst. De gewenste situatie gaat uit van de levering van deze kleding door de opdrachtnemer. Wordt de huidige ambulancekleding bij aanvang van het contract vervangen door nieuwe kleding van de nieuwe opdrachtnemer of blijft opdrachtgever gebruik maken van de huidige kleding totdat deze toe is aan vervanging? Antwoord De opdrachtgever blijft gebruik maken van de huidige kleding tot de kleding aan vervanging toe is. De keuze van vervanging berust uitsluitend bij Opdrachtgever. 1 van 10

2 Nr. betreft Vraag 2. P U wenst over te gaan van persoonsgebonden kleding naar maatgebonden kleding. Aansluitend lezen wij Uitsluitend de polo en/of werkhemden en polo sweatshirts worden algemeen verstrekt. Worden deze persoonsgebonden of maatgebonden verstrekt? Wij verzoeken u dit toe te lichten. Antwoord Persoonsgebonden Alle kleding (behalve de polo/werkhemden en poloshirts) wordt persoonsgeboden verstrekt, dit betekend dat de kleding geregistreerd staat op naam. Naamgebonden De polo s/werkhemden en poloshirts worden algemeen verstrekt. Personeelsleden kunnen willekeurig een kledingstuk pakken. Deze kleding moet worden gelabeld en geregistreerd op de desbetreffende ambulancepost. Nr. betreft Vraag 3. P Vanaf 3.1 Wij verzoeken u om de puntentoekenning in de selectiefase te heroverwegen omwille van de volgende redenen: Het doel van een aanbesteding is een objectieve vergelijking van aanbieders om een bepaalde dienstverlening en/of producten te leveren. De puntentoekenning in uw selectiefase berust voornamelijk op de referenties. De duur van de overeenkomst met de referent en de gelijkheid en volledigheid van de opgegeven artikelen zijn hierbij belangrijke onderdelen. Naar onze mening betekent het niet voldoen aan deze criteria niet per definitie dat de opdracht niet conform de wensen en eisen naar tevredenheid kan worden uitgevoerd. De kleding is immers te koop en als aan de eisen o.a. met betrekking tot de reiniging en bestelsystemen voldaan kan worden door de opdrachtnemer, kan de opdracht naar volle tevredenheid van u als opdrachtgever uitgevoerd worden. Wij willen u dan ook verzoeken om de puntentoekenning dusdanig aan te passen dat punten niet alleen worden toegekend aan criteria van referenties van de aanbieders, maar ook aan aanbieders die in staat zijn om de opdracht uit te voeren. Antwoord Wij begrijpen uw reactie, echter dit betreft een Niet-Openbare Aanbesteding. De procedure kent twee rondes: 1. selectiefase, waarin de geschiktheid van het bedrijf wordt beoordeeld en 2. gunningfase, waarin de offerte zelf, hetgeen aangeboden wordt, wordt beoordeeld. Opdrachtgever heeft ervoor gekozen om in de eerste fase (selectiefase), de technische bekwaamheid van de leveranciers te toetsen aan de hand van referenties. 2 van 10

3 4. P. 8, Onder punt 2 staat: Voor kleding wordt voorraadbeheer verlangd. En vervolgens wordt verlangd dat de leverancier de kleding in voorkomende gevallen binnen een dag moet kunnen leveren. Graag vernemen wij of de voorraad, benodigd om binnen de gestelde termijn uit te leveren, voor risico van de opdrachtgever wordt beheerd? Dat wil zeggen dat indien aan de overeenkomst een einde komt, de opdrachtgever gehouden is de dan nog bestaande voorraad over te nemen. Antwoord De voorraad is ten risico van Opdrachtnemer. Bij beëindiging van de overeenkomst, is Opdrachtgever niet gehouden om de bestaande voorraad over te nemen. In overleg met de Opdrachtnemer en de Opdrachtgever zal de voorraad bij benadering van de contracteinddatum zoveel als mogelijk worden geminimaliseerd. 5. P. 18, 3 U stelt dat het mogelijk is om in te schrijven in samenwerking met anderen. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan, of welke vorm moet de aanbieding krijgen, indien wij zouden kiezen om in samenwerking met een ander in te schrijven? Is dat bijvoorbeeld mogelijk als combinatie? Of dient er een onderaannemer te worden opgegeven, naast de hoofdaannemer? Antwoord Het inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen kan op drie manieren. Deze manieren en de voorwaarden die hieraan worden gesteld staan vermeldt in de aanbestedingsvoorwaarden van de GGD BZO, hoofdstuk 7 Inschrijving in samenwerking met andere ondernemingen. Deze aanbestedingsvoorwaarden zijn reeds verstrekt bij de publicatie van deze aanbesteding. 6. P.8 In de opsomming op pagina 8 staan schoenen. Deze staan niet in de gegevensopgave over 2013 op pagina 11. Maken schoenen ook deel uit van de aanbesteding? Antwoord Schoenen maken vooralsnog deel uit van de aanbesteding. In de huidige situatie worden de schoenen geleverd door meerdere leveranciers, en Opdrachtgever behoudt zich het recht om schoenen elders aan te schaffen. Medewerkers mogen jaarlijks nieuwe schoenen / laarzen aanschaffen. De RAV BZO heeft 170 medewerkers, en dit is tevens de verwachtte jaarafname. 3 van 10

4 7. Welke eisen worden er aan de kleding gesteld wat betreft de water(damp)dichtheid? Antwoord De mate van water(damp)dichtheid is niet relevant. Als u maar een pakket kunt aanbieden waar een item inzit die bestand is tegen zware regen. 8. Vraag 6: Blz 22, competentie 3 Er wordt gesproken over ambulancekleding. Dienen wij deze benaming letterlijk te interpreteren of voldoet de term signaalkleding ook? Indien de benaming expliciet ambulancekleding betreft, vernemen wij graag uw motivatie voor deze keuze. Antwoord Ambulancekleding, omdat ambulancekleding het hele pakket omvat inclusief signaalkleding. 9. Vraag 5: Blz 12, Kan er een artikelomschrijving worden gegeven van een mouwloos T-shirt? Antwoord Een mouwloos T-shirt (hemd) is onderkleding, en wordt onder de polo gedragen. Het mouwloos T-shirt is enamelblauw. 10. Vraag 4: Blz 9, De kleding dient te voldoen aan o.a. de nieuwe norm ISO Betreft dit klasse 2 of betreft dit klasse 3, zoals beschreven in de Annex-A 20471? Antwoord De kleding moet minimaal voldoen aan klasse 2, gewenst is klasse Vraag 3: Blz 11, Graag vernemen wij het aantal dragers per locatie. Is dit mogelijk? Antwoord Ja, echter dit is slecht een indicatie: Eerssel: +/- 22 Eindhoven: +/- 54 Helmond: +/- 42 Valkenswaard: +/- 32 Daarnaast een 10-tal medewerkers van de Zorgambulance. Onbekend is wat hun standplaats wordt. Tevens een 24-tal medewerkers van huisartsenvervoer, waarvan het onzeker is of hun bij de GGD blijven. 4 van 10

5 12. Vraag 2:Blz 9, De kleding dient binnen 5 dagen retour te zijn op de ambulancepost. Graag vernemen wij of hiermee weekdagen of werkdagen worden bedoeld. Antwoord Hiermee wordt bedoeld weekdagen. 13. Vraag 1 betreft Blz 8, Er wordt beschreven dat GGD Brabant Zuidoost van plan is om over te schakelen van persoons- naar maatgebonden kleding. Vervolgens wordt er beschreven dat uitsluitend de polo en/of werkhemden en polo sweatshirts algemeen verstrekt zullen worden. Dit lijkt niet overeen te komen met de 1e regel. Graag vernemen wij welke kledingstukken maatgebonden aangeboden gaan worden en welke kledingstukken persoonsgebonden. Antwoord Zie het antwoord op vraag Eis 1 via TenderNed, inzake economische en financiële draagkracht Bij deze vraag is het mogelijk bijlagen toe te voegen. Kan de Aanbestedende dienst bevestigen, dat tijdens deze fase van de aanbesteding nog geen documenten opgevoerd hoeven te worden, behoudens de ingevulde Eigen Verklaring? Antwoord Klopt, voor de beantwoording hoeft u uitsluitend de ingevulde Eigen Verklaring in te dienen. Voor de volledigheid, de volgende bijlagen dienen deel uit te maken van uw aanbesteding: Bijlage 0 Aanbiedingsbrief Bijlage 1.a Eigen Verklaring Bijlage 2 Ingevuld invulformulier bijlage Referenties 15. Selectieleidraad, paragraaf 2.2 op blz. 16 Hier wordt verzocht om elk ingediend document te voorzien van een referentienummer. Wordt hiermee P /PD op pag. 1 bedoeld, of aanbestedingsnummer EG /PD zoals genoemd op pagina 5 bij paragraaf 1.1? Antwoord Hier wordt P /PD bedoeld. 5 van 10

6 16. Algemeen Wordt er door de GGD ook gebruik gemaakt van platgoed (beddengoed, badgoed e.d.)? Zoja, hoe is dit op dit moment ingeregeld? Overweegt GGD t.z.t. wellicht om de ambulancekleding en het platgoed onder te brengen bij één leverancier, waardoor er voor GGD één loketfunctie ontstaat? Antwoord De GGD / RAV maakt ook gebruik van beddengoed, badgoed, etc. Echter het platgoed wordt geleverd door CleanLease Fortex, en opdrachtgever ziet op dit moment géén reden om hiervan af te wijken. 17. Wij zijn van mening dat bij het opstellen van de selectiecriteria en het daarbij gedefinieerde scoresysteem, de lat voor aanlevering van geldige referenties dusdanig hoog ligt, dat u hiermee een buitenproportioneel aantal mogelijke aanbieders uitsluit van deelname. Als norm van een van de kerncompetenties wordt onder andere gesteld dat aan het leveren van een volledig assortiment ambulancekleding zoals gevraagd in de huidige situatie voldaan dient worden (voor het behalen van de maximale punten). Dat aan levering van een volledig assortiment ambulancekleding, of een groot gedeelte hiervan, zoals beschreven in de huidige situatie, voldaan moet worden is wat ons betreft buiten proporties, en volledig in het voordeel van de huidige leverancier. Het is minder relevant dat het ambulancekleding betreft, maar het is relevant dat de dienstverlener aan kan tonen dat hij ervaring heeft met kleding die aan vergelijkende specificaties voldoet, die een zelfde behandeling behoeven. Antwoord Aanbestedende dienst is van mening dat ervaring met het leveren van ambulancekleding relevant is voor onderhavige aanbesteding. Echter, aanbestedende dienst heeft géén enkele leveranciersvoorkeur, en om deze reden hebben we beoordeling van deze kerncompetentie aanzienlijk aangepast (lat ligt beduidend lager): Voor de 1 e kerncompetentie kunt u maximaal 30 punten scoren: 30 punten als de uitwerking van de kerncompetentie optimaal aansluit bij de gevraagde dienstverlening (zie gewenste situatie paragraaf 1.3.3): 13 t/m 19 soorten van kledingstukken zoals benoemd in de gewenste situatie zijn door u geleverd bij door u aangeleverde referentie(s) 15 punten als de uitwerking deels aansluit (zie gewenste situatie paragraaf 1.3.3): 6 t/m 12 soorten van kledingstukken zoals benoemd in de gewenste situatie zijn door 6 van 10

7 u geleverd bij door u aangeleverde referentie(s) 0 punten als de uitwerking niet aansluit (aantallen van gevraagde kleding zijn lager dan de aantallen zoals genoemd bij score 15 punten), of ontbreekt. 18. U geeft aan dat een van de kerncompetenties is: het in gebruik hebben van een online bestelsysteem met webbased applicatie t.b.v. de aanbestedende dienst, met de mogelijk om management gegevens op ieder moment te genereren zoals gevraagd in de gewenste situatie. Volgens uw punten toekenningsysteem kunnen 30 punten behaald worden als de uitwerking van deze kerncompetentie optimaal aansluit bij de gevraagde dienstverlening. Wat ons betreft zijn hierin twee zaken onvoldoende toegelicht waardoor onvoldoende ingeschat kan worden of bij inschrijving het minimum aantal te behalen punten (60) behaald kan worden. Het betreft de volgende zaken: A. De gewenste situatie is onduidelijk beschreven met betrekking tot het online bestelsysteem met webapplicatie (is dit hoofdstuk Huidige situatie waarnaar verwezen wordt op pagina 20 van de selectieleidraad bij de beschrijving van de 1e kerncompetentie, of is dit hoofdstuk 1.3.3?) Antwoord B. Het is onvoldoende gemotiveerd wanneer er volledige aansluiting is bij de gewenste situatie, en wanneer de inschrijver de volledige 30 punten of een gedeelte hiervan zal behalen voor dit onderdeel. A. De gewenste situatie is beschreven in hoofdstuk Aanbestedende wenst het volgende minimaal terug te zien in het online bestelsysteem en online managementinformatie. Online bestelsysteem: - Kledingpakket - Voorraad 7 van 10

8 Managementinformatie: - Het aantal gewassen kledingstukken (per locatie, in een trend-analyse); - Aanschafdatum van de kledingstukken; - Het aantal wasbeurten wat een kledingstuk heeft ondergaan; - Naam van de drager (uitsluitend bij persoonsgeboden kleding). B. De beoordeling wordt als volgt aangepast: Voor de 3 e kerncompetentie kunt u maximaal 30 punten scoren: 30 punten als de uitwerking van de kerncompetentie optimaal aansluit bij de gevraagde dienstverlening (zie gewenste situatie paragraaf 1.3.3): een online bestelsysteem (met voorraadinformatie) en de mogelijkheid om ten allen tijde online management informatie (aantal kledingstukken, wasbeurten, reparaties) zijn beschikbaar gesteld bij de door u aangeleverde referentie(s). 15 punten als de uitwerking deels aansluit (zie gewenste situatie paragraaf 1.3.3): een online bestelsysteem (met voorraadinformatie) is door u beschikbaar gesteld bij de door u aangeleverde referentie(s). 0 punten als de uitwerking niet aansluit, een online bestelsysteem en online management informatie ontbreekt. 8 van 10

9 Mededeling 1: De planning wordt als volgt aangepast: 3 oktober 2014 Verzending publicatie 28 oktober 2014 om 17:00 uur via TenderNed Sluiting termijn voor het indienen van vragen met betrekking tot deze selectieleidraad 7 november 2014 Streefdatum beschikbaarstelling Nota van Inlichtingen 1 december 2014 van tot uur Inlichtingenbijeenkomst (bij voldoende belangstelling zie paragraaf 2.2) Adres: GGD Brabant-Zuidoost Gebouw de Witte Dame Clausplein XP Eindhoven 15 december 2014 om 14:00 uur via TenderNed 15 december 2014 t/m 9 januari 2015 Sluiting indiening selectiedocumenten Beoordeling tijdige en juiste binnenkomst selectiedocumenten Evaluatie ontvangen aanmeldingen en selectie gegadigden 9 januari 2015 Berichtgeving resultaten selectiefase: afwijzingsbericht en bericht geselecteerden 9 januari 2015 t/m 29 januari 2015 Gelegenheid tot het stellen van vragen en het indienen van eventuele bezwaren zo spoedig mogelijk na de mededeling van de gunningsbeslissing, maar uiterlijk 20 kalenderdagen na de datum van de mededeling van de gunningsbeslissing. 13 februari 2015 Beschikbaar stellen beschrijvend document 1 juli 2015 Beoogde ingangsdatum overeenkomst 9 van 10

10 Mededeling 2: Er zal een Inlichtingenbijeenkomst worden georganiseerd, bij deze gelegenheid zal reeds worden geantwoord op vragen die door de inschrijvers zijn gesteld. Daarnaast zal er gelegenheid zijn om vragen te stellen over de eerder gegeven antwoorden op de reeds gestelde vragen en is er tevens beperkt de gelegenheid om nieuwe vragen te stellen. De antwoorden zullen in een nota van inlichtingen III aan alle inschrijvers beschikbaar worden gesteld. De inlichtingenbijeenkomst zal dan plaatsvinden op de datum en het tijdstip als aangegeven in Mededeling 1 bij Inlichtingenbijeenkomst, waarbij Ruud van Driel (Teammanager RAV) en Richard Brabers (Inkoopadviseur), of hun vervanger(s), aanwezig zullen zijn. Indien u van de uitnodiging gebruik wilt maken, dan wordt u verzocht uiterlijk 26 november 2014 te berichten door wie uw organisatie vertegenwoordigd zal worden (max. twee personen). 10van 10