BIJLAGE III FINANCIËLE EN CONTRACTUELE REGELS

Transcriptie

1 2016 KA219 BIJLAGE III Financiële en cntractuele regels BIJLAGE III FINANCIËLE EN CONTRACTUELE REGELS I. VOORSCHRIFTEN VOOR BEGROTINGSRUBRIEKEN OP BASIS VAN BEDRAGEN PER EENHEID I.1 Subsidiabiliteitscriteria vr bijdragen per eenheid Wanneer de subsidie wrdt tegekend in de vrm van een bijdrage per eenheid, met het aantal eenheden vlden aan de vlgende vrwaarden: (a) De eenheden meten daadwerkelijk zijn gebruikt f geprduceerd in de peride bedeld in artikel I.2.2 van de bijzndere vrwaarden. (b) De eenheden meten ndzakelijk zijn vr de uitvering van het prject f er dr wrden geprduceerd. (c) Het aantal eenheden met aanwijsbaar en verifieerbaar zijn, met name ndersteund dr administratie en bewijsstukken als beschreven in deze bijlage. I.2 Berekening en bewijsstukken met betrekking tt de bijdragen per eenheid A. Prjectbeheer en -uitvering (a) Berekening van het subsidiebedrag: Het subsidiebedrag wrdt berekend dr het ttaal aantal maanden dat het prject duurt te vermenigvuldigen met de bijdrage per eenheid die van tepassing is p de begunstigde, zals mschreven in bijlage IV bij de vereenkmst. (b) Aanleiding gevende gebeurtenis: Als vrwaarde vr de tekenning van de subsidie geldt dat de begunstigde de activiteiten uitvert en de prestaties/prducten levert die uit deze rubriek meten wrden gefinancierd en waarvr de subsidieaanvraag is ingediend, vr zver gedgekeurd dr het natinale agentschap. (c) Bewijsstukken: Bewijs van de uitgeverde activiteiten en de geleverde prestaties/prducten met wrden verstrekt in de vrm van een beschrijving van deze activiteiten en prestaties/prducten in het eindverslag. Daarnaast met de cördinatr de geleverde prestaties/prducten upladen naar het Platfrm vr Prjectresultaten en meten deze, afhankelijk van de aard ervan, ten kantre van de begunstigde beschikbaar wrden gehuden vr cntrles en audits. (d) Verslaglegging: De cördinatr brengt vr het hele prject verslag uit ver de uitgeverde activiteiten en de geleverde resultaten. 1

2 2016 KA219 BIJLAGE III Financiële en cntractuele regels B. Transnatinale prjectbijeenkmsten (a) Berekening van het subsidiebedrag: Het subsidiebedrag wrdt berekend dr het ttaal aantal deelnames te vermenigvuldigen met de tepasselijke bijdrage per eenheid, zals mschreven in bijlage IV bij de vereenkmst. Standaard wrdt nder de plaats van rsprng de plaats verstaan waar de uitzendende instelling is gevestigd en nder de lcatie van de activiteit de plaats waar de ntvangende rganisatie is gevestigd. Indien er een andere plaats van rsprng f lcatie van de activiteit wrdt pgegeven, met de begunstigde dit verschil telichten. (b) Aanleiding gevende gebeurtenis: Als vrwaarde vr de tekenning van de subsidie geldt dat de deelnemer daadwerkelijk aan de transnatinale prjectbijeenkmst heeft deelgenmen en de gemelde verplaatsing daadwerkelijk heeft ndernmen (c) Bewijsstukken: - Vr verplaatsingen tussen de uitzendende en de ntvangende rganisatie: bewijs van aanwezigheid bij de activiteit in de vrm van een dr de ntvangende rganisatie ndertekende verklaring waarin de naam van de deelnemer, het del van de activiteit en de begin- en einddatum wrden vermeld. - In het geval van verplaatsingen vanaf een andere plaats dan die waar de uitzendende rganisatie is gevestigd en/f verplaatsingen naar een andere plaats dan die waar de ntvangende rganisatie is gevestigd die leiden tt een wijziging van de afstandscategrie, met de daadwerkelijk afgelegde rute wrden gestaafd met verversbewijzen f facturen waarp de plaats van vertrek en de plaats van bestemming wrden vermeld. - Bewijs van aanwezigheid bij de transnatinale prjectbijeenkmst in de vrm van een dr de deelnemers en de ntvangende rganisatie ndertekende deelnemerslijst waarp de naam, de datum en de plaats van de transnatinale prjectbijeenkmst wrden vermeld, alsk vr elke deelnemer: de naam, het e- mailadres en de handtekening van de persn, de naam en het adres van de uitzendende rganisatie van de persn; - Een gedetailleerde agenda en dcumenten die tijdens de transnatinale prjectbijeenkmst zijn gebruikt f verspreid (d) Verslaggeving: De begunstigde brengt verslag uit ver de plaats van de vergadering, de datum en het aantal deelnemers. In alle gevallen met de begunstigde kunnen aantnen dat er sprake was van een frmele band met de persnen die deelnamen aan transnatinale prjectbijeenkmsten, ngeacht f zij bij het prject betrkken waren als 2

3 2016 KA219 BIJLAGE III Financiële en cntractuele regels persneelsleden (berepsmatig f p vrijwillige basis) f als lerenden van de begunstigde rganisatie. C. Onderwijs, pleidings- en leeractiviteiten (a) Berekening van het subsidiebedrag: De subsidie wrdt tegekend in de vrm van een bijdrage vr de reisksten, de individuele steun en de taalhulp. Dit bedrag wrdt als vlgt berekend: - Reisksten: het subsidiebedrag wrdt berekend dr het aantal deelnemers te vermenigvuldigen met de bijdrage per eenheid die van tepassing is p de afstandscategrie vr de verplaatsing, zals mschreven in bijlage IV bij de vereenkmst. Met het g p de vaststelling van de tepasselijke afstandscategrie maakt de begunstigde gebruik van de nlineafstandscalculatr p de website van de Cmmissie: - Individuele steun: het subsidiebedrag wrdt berekend dr het aantal dagen/maanden per deelnemer, met inbegrip van begeleiders die ten hgste 60 dagen blijven, te vermenigvuldigen met de bijdrage per eenheid per dag/maand die van tepassing is p het srt deelnemer en vr het gastland in kwestie, zals mschreven in bijlage IV bij de vereenkmst. In het geval van nvlledige maanden vr activiteiten van langer dan twee maanden wrdt het subsidiebedrag berekend dr het aantal dagen van de nvlledige maand te vermenigvuldigen met 1/30 van de bijdrage per eenheid per maand. In vrkmend geval mag de begunstigde vr de berekening van de individuele steun vrafgaand aan de activiteit en vlgend p de activiteit één reisdag tevegen; deze extra reisdagen wrden in aanmerking genmen bij de berekening van de individuele steun. - Taalhulp: het subsidiebedrag wrdt berekend dr het ttaal aantal deelnemers dat taalhulp ntvangt te vermenigvuldigen met de tepasselijke bijdrage per eenheid, zals mschreven in bijlage IV bij de vereenkmst. - Persnen die deelnemen aan activiteiten die in hun eigen land plaatsvinden, kmen in aanmerking vr steun nder deze begrtingsrubriek, p vrwaarde dat bij de activiteiten deelnemers van begunstigde rganisaties uit ten minste twee verschillende prgrammalanden betrkken zijn en dat de afstand tussen de plaats van vertrek en de plaats van aankmst, zals hierbven mschreven, vlgens de nlineafstandscalculatr ten minste 100 km bedraagt. In alle gevallen met de begunstigde kunnen aantnen dat er sprake was van een frmele band met de persnen die deelnamen aan de transnatinale nderwijs-, pleidings- en leeractiviteiten, ngeacht f zij bij het prject betrkken waren als persneelsleden (berepsmatig f p vrijwillige basis) f als lerenden. 3

4 2016 KA219 BIJLAGE III Financiële en cntractuele regels (b) Aanleiding gevende gebeurtenis: - Reisksten: als aanleiding gevende gebeurtenis vr de tekenning van de subsidie geldt dat de deelnemer de gemelde verplaatsing daadwerkelijk heeft ndernmen. - Individuele steun: als vrwaarde vr de tekenning van de subsidie geldt dat de deelnemer de activiteit daadwerkelijk heeft ndernmen. - Taalhulp: als aanleiding gevende gebeurtenis vr de tekenning van de subsidie geldt dat de deelnemer een activiteit van langer dan twee maanden heeft ndernmen en dat de persn daadwerkelijk in het buitenland heeft deelgenmen aan vrbereidende taalcursussen in de nderwijs- f werktaal. (c) Bewijsstukken: (i) Reisksten Vr verplaatsingen die plaatsvinden tussen de uitzendende en de ntvangende rganisatie: bewijs van aanwezigheid bij de activiteit in de vrm van een dr de ntvangende rganisatie ndertekende verklaring waarin de naam en het adres van de deelnemer, het del van de activiteit en de begin- en einddatum wrden vermeld. In het geval van verplaatsingen vanaf een andere plaats dan die waar de uitzendende rganisatie is gevestigd en/f verplaatsingen naar een andere plaats dan die waar de ntvangende rganisatie is gevestigd die leiden tt een wijziging van de afstandscategrie, met de daadwerkelijk afgelegde rute wrden gestaafd met verversbewijzen f facturen waarp de plaats van vertrek en de plaats van bestemming wrden vermeld. In naar behren gemtiveerde buitengewne gevallen waarin het bewijs van derden niet kan wrden vergelegd, kunnen de begunstigde en de ntvangende rganisatie een verklaring ndertekenen waarin de plaats van vertrek en de plaats van aankmst wrden vermeld. (ii) Individuele steun Bewijs van aanwezigheid bij de activiteit in de vrm van een dr de ntvangende rganisatie ndertekende verklaring waarin de naam van de deelnemer, het del van de activiteit en de begin- en einddatum wrden vermeld. (iii) Taalhulp Bewijs van aanwezigheid bij de lessen zijn in de vrm van een dr de cursusrganisatr ndertekende verklaring waarin de naam van de deelnemer, de nderwezen taal, alsk de vrm en de duur van de verstrekte taalhulp wrden vermeld, f De aankpfactuur van de leermaterialen waarp de taal in kwestie, de naam en het adres van de instantie die de factuur heeft uitgereikt, het bedrag en de valuta alsk de factuurdatum wrden vermeld, f 4

5 2016 KA219 BIJLAGE III Financiële en cntractuele regels (d) Verslaglegging: Indien de taalhulp rechtstreeks dr de begunstigde wrdt verstrekt: een dr de deelnemer ndertekende en gedateerde verklaring waarin de naam van de deelnemer, de nderwezen taal, alsk de vrm en de duur van de ntvangen taalhulp wrden vermeld. De cördinatr brengt verslag uit ver de plaats van alle transnatinale nderwijs-, pleidings- en leeractiviteiten, de datum en het aantal deelnemers. II. VOORSCHRIFTEN VOOR BEGROTINGSRUBRIEKEN OP BASIS VAN DE TERUGBETALING VAN DE WERKELIJKE KOSTEN II.1. Vrwaarden vr de terugbetaling van de werkelijke ksten Wanneer de subsidie wrdt tegekend in de vrm van een terugbetaling van de werkelijke ksten, zijn de vlgende vrwaarden van tepassing: (a) ze zijn gemaakt dr de begunstigde; (b) ze zijn gemaakt in de peride die is vastgesteld in artikel I.2.2; (c) ze wrden vermeld in de geraamde begrting zals vastgesteld in bijlage II f zijn subsidiabel na verdracht van begrtingsmiddelen vereenkmstig artikel I.3.3; (d) ze zijn gemaakt in samenhang met het prject zals mschreven in bijlage II en zijn ndig vr de uitvering ervan; (e) ze zijn aanwijsbaar en verifieerbaar en zijn met name pgenmen in de bekhuding van de begunstigde en vastgesteld vereenkmstig de bekhudkundige nrmen die van tepassing zijn in het land waar de begunstigde is gevestigd en vereenkmstig de gebruikelijke kstenberekeningsmethden van de begunstigde; (f) ze vlden aan de bepalingen van de tepasselijke fiscale en sciale wetgeving; (g) ze zijn redelijk en gerechtvaardigd en vlden aan het beginsel van ged financieel beheer, met name wat zuinigheid en efficiëntie betreft; (h) ze zijn niet gedekt dr een bijdrage per eenheid als bedeld in deel I van deze bijlage. II.2. Berekening van de werkelijke ksten f actual cst A. Steun vr persnen met specifieke beheften (a) Berekening van het subsidiebedrag: de subsidie bestaat uit de terugbetaling van 100% van de daadwerkelijk gemaakte subsidiabele ksten. (b) Subsidiabele ksten: ksten die rechtstreeks verband huden met deelnemers met een handicap en begeleiders bij een verblijfsduur van langer dan 60 dagen die bvenp de ksten kmen die wrden gesubsidieerd middels een bijdrage per eenheid, zals mschreven in deel I van deze bijlage. 5

6 2016 KA219 BIJLAGE III Financiële en cntractuele regels (c) Bewijsstukken: facturen vr de daadwerkelijk gemaakte ksten waarp de naam en het adres van de instantie die de factuur heeft uitgereikt, het bedrag en de valuta alsk de factuurdatum wrden vermeld. B. Buitengewne ksten (a) Berekening van het subsidiebedrag: De subsidie bestaat uit de terugbetaling van 75% van de daadwerkelijk gemaakte subsidiabele ksten met een maximum van EUR per prject, exclusief de ksten vr een financiële garantie indien de vereenkmst dat vrschrijft; en van 80% van de subsidiabele reisksten vr deelnemers uit ultraperifere gebieden en LGO. (b) Subsidiabele ksten: - Uitbesteding: uitbesteding f inkp van gederen en diensten, vr zver dr de begunstigde aangevraagd en vr zver gedgekeurd dr de natinale agentschap, zals mschreven in bijlage II. - Financiële garantie: de ksten van een dr de begunstigde gestelde zekerheid vr vrfinancieringen, indien een dergelijke zekerheid dr het natinale agentschap is vereist, zals mschreven in artikel I.4.2 van de vereenkmst. - De reisksten van deelnemers uit ultraperifere gebieden en LGO waarvr de standaardfinancieringsregel de subsidiabele ksten niet vr ten minste 70% dekt. - Ksten in verband met de afschrijvingsksten van uitrusting f andere activa (nieuw f tweedehands), zals pgenmen in de bekhuding van de begunstigde, mits de activa zijn aangekcht cnfrm artikel II.10 en wrden afgeschreven vereenkmstig de internatinale bekhudkundige nrmen en de gebruikelijke bekhudmethden van de begunstigde. De ksten van huur f leasing van uitrusting f andere activa zijn k subsidiabel, mits deze ksten niet hger zijn dan de afschrijvingsksten van srtgelijke uitrusting f activa en zij geen financieringsvergeding mvatten. In het geval van de aankp, huur f leasing van uitrusting kan alleen het bedrag wrden pgeverd dat vereenkmt met het aandeel van de gebruikstijd van de uitrusting vr het prject. (c) Bewijsstukken: - Uitbesteding: facturen vr de daadwerkelijk gemaakte ksten waarp de naam en het adres van de instantie die de factuur heeft uitgereikt, het bedrag en de valuta alsk de factuurdatum wrden vermeld. - Financiële garantie: bewijs van de ksten vr de financiële garantie die is gesteld dr de instantie die de garantie aan de begunstigde heeft verstrekt, met vermelding van de naam en het adres van de instantie die de financiële 6

7 2016 KA219 BIJLAGE III Financiële en cntractuele regels garantie heeft gesteld, het bedrag en de valuta van de ksten vr de garantie, alsk de datum en de handtekening van de wettelijke vertegenwrdiger van de instantie die de garantie heeft gesteld. - Afschrijvingsksten: bewijs van de aankp, huur f leasing van de uitrusting, zals pgenmen in de bekhuding van de begunstigde, waaruit blijkt dat de ksten vereenstemmen met de in artikel I.2.2 vastgestelde peride en ter staving van de mate waarin deze uitrusting daadwerkelijk vr het prject is gebruikt. - In het geval van reisksten vr deelnemers uit ultraperifere gebieden en LGO, bewijs van betaling van de daarmee gepaard gaande ksten aan de hand van facturen waarp de naam en het adres van de instantie die de factuur heeft uitgereikt, het bedrag en de valuta, alsk de factuurdatum wrden vermeld. III. SUBSIDIABILITEITSCRITERIA VOOR PROJECT- ACTIVITEITEN a) De begunstigde ziet erp te dat de activiteiten in het kader van het prject waarvr subsidie werd tegekend subsidiabel zijn vlgens de regels die in de prgrammagids vr elke kernactie en vr elk gebied zijn vastgesteld. b) Activiteiten die niet vlden aan de in de -prgrammagids vastgestelde regels en de in deze bijlage vermelde aanvullende regels wrden dr het natinale agentschap aangemerkt als niet-subsidiabel en de subsidiebedragen die met de betrkken activiteiten vereenstemmen, meten vlledig wrden terugbetaald. Terugbetaling heeft betrekking p alle begrtingsrubrieken waarvr een subsidie is tegekend in verband met de als nietsubsidiabel aangemerkte activiteit. c) De subsidiabele minimumduur van de in de prgrammagids vermelde mbiliteitsactiviteiten is gelijk aan de minimale duur van de activiteit, exclusief de reistijd. IV. REGELS EN VOORWAARDEN VOOR SUBSIDIEVERMINDERING IN GEVAL VAN GEBREKKIGE, ONVOLLEDIGE OF NIET-TIJDIGE UITVOERING Gebrekkige, nvlledige f niet-tijdige uitvering van het prject kan dr het natinale agentschap wrden vastgesteld aan de hand van: Het dr de cördinatr en de partnerrganisaties ingediende eindverslag. De prducten en resultaten van het prject. Het natinale agentschap kan tevens infrmatie in aanmerking nemen die het uit een andere brn heeft ntvangen en waaruit blijkt dat het prject niet vlgens de cntractuele bepalingen is uitgeverd. Andere infrmatiebrnnen mvatten mnitringbezeken, administratieve cntrles en cntrles ter plaatse dr het natinale agentschap. 7

8 2016 KA219 BIJLAGE III Financiële en cntractuele regels Het eindverslag wrdt geëvalueerd aan de hand van kwaliteitscriteria en berdeeld p een ttaal van 100 punten. Indien het eindverslag wrdt berdeeld met minder dan in ttaal 50 punten, kan het natinale agentschap het bedrag van de definitieve subsidie verminderen p grnd van gebrekkige, nvlledige f niet-tijdige uitvering van het prject, zelfs indien alle gemelde activiteiten subsidiabel waren en daadwerkelijk hebben plaatsgevnden. Het eindverslag, de prducten en de resultaten wrden geëvalueerd dr het natinale agentschap, aan de hand van een gemeenschappelijke reeks kwaliteitscriteria die zijn gericht p: De mate waarin het prject werd uitgeverd in vereenstemming met de gedgekeurde subsidieaanvraag. De kwaliteit van de uitgeverde activiteiten en de mate waarin deze aan de prjectdelstellingen vlden. De kwaliteit van de geleverde prducten en resultaten. De leerresultaten en het effect p de deelnemers. De mate waarin het prject gericht was p innvatie en/f een aanvulling vrmde p andere initiatieven. De mate waarin het prject meerwaarde p EU-niveau heeft pgeleverd. De mate waarin in het kader van het prject effectieve kwaliteitsmaatregelen en maatregelen vr de evaluatie van de prjectresultaten zijn getrffen. Het effect p de deelnemende rganisatie(s). In het geval van nderwijs-, pleidings- en leeractiviteiten: De kwaliteit van de praktische regelingen ter ndersteuning van de mbiliteit, wat betreft vrbereiding, mnitring en ndersteuning van deelnemers tijdens hun mbiliteitsactiviteit, en de kwaliteitsregelingen vr de erkenning en validering van de leerresultaten van deelnemers. De kwaliteit en de reikwijdte van de uitgeverde verspreidingsactiviteiten. De mgelijke ruimere gevlgen van het prject vr andere persnen en rganisaties dan de begunstigde. Het definitieve ttaalbedrag van de subsidiabele ksten kan p grnd van gebrekkige, nvlledige f niet-tijdige uitvering wrden verminderd met: 25% als het eindverslag wrdt berdeeld met ten minste 40 punten en minder dan 50 punten; 50% als het eindverslag wrdt berdeeld met ten minste 25 punten en minder dan 40 punten; 75% als het eindverslag wrdt berdeeld met minder dan 25 punten. 8

9 2016 KA219 BIJLAGE III Financiële en cntractuele regels V. CONTROLES VAN BEGUNSTIGDEN EN HET OVERLEGGEN VAN BEWIJSSTUKKEN Vlgens artikel II.27 kan de begunstigde aan cntrles en audits in verband met de vereenkmst wrden nderwrpen. De cntrles en audits hebben tt del te cntrleren f de begunstigde de subsidie heeft beheerd vereenkmstig de regels die zijn vastgesteld in de vereenkmst, teneinde het definitieve subsidiebedrag vast te stellen waarp de begunstigde recht heeft. Vr alle prjecten met het eindverslag wrden gecntrleerd. Bvendien kan er een aanvullende administratieve cntrle f cntrle ter plaatse van het prject wrden uitgeverd indien de prjectvereenkmst deel uitmaakt van de dr de Eurpese Cmmissie verlangde steekprefsgewijze cntrle dr het natinale agentschap f indien het natinale agentschap een gerichte cntrle ervan uitvert p grnd van zijn risicberdeling. vr de cntrle van het eindverslag en de administratieve cntrle verstrekt de begunstigde kpieën van bewijsstukken aan het natinale agentschap, tenzij het natinale agentschap m de riginelen verzekt. Na analyse van de riginele bewijsstukken zendt het natinale agentschap deze terug naar de begunstigde. Indien de begunstigde wettelijk niet bevegd is m de riginele dcumenten vr de cntrle van het eindverslag f de administratieve cntrle te verzenden, kan de betrkken begunstigde in plaats daarvan een kpie van de bewijsstukken verleggen. De begunstigde met er rekening mee huden dat het natinale agentschap vr een willekeurige cntrle daarnaast m bewijsstukken f dcumenten kan verzeken die gewnlijk vr een andersrtige cntrle wrden gevraagd. De verschillende cntrles mvatten het vlgende: a) Cntrle van het eindverslag De cntrle van het eindverslag wrdt uitgeverd ten tijde van de eindverslaglegging ten kantre van het natinale agentschap m het definitieve subsidiebedrag vast te stellen waarp de begunstigde recht heeft. De begunstigde legt aan het natinale agentschap via de Mbility Tl+ een eindverslag vr met de vlgende infrmatie ver de subsidie-uitgaven: De per begrtingsrubriek benutte bijdragen per eenheid: Prjectbeheer en -uitvering Transnatinale prjectbijeenkmsten Reisksten Individuele steun Taalhulp De daadwerkelijk gemaakte ksten per begrtingsrubriek: Steun vr persnen met specifieke beheften 9

10 2016 KA219 BIJLAGE III Financiële en cntractuele regels De daadwerkelijk gemaakte ksten en de bewijsstukken zals mschreven in deel II van deze bijlage per begrtingsrubriek: Buitengewne ksten Prjectresultaten die zijn geüplad naar het Platfrm vr Prjectresultaten, zals mschreven in artikel I.9.2. b) Administratieve cntrle De administratieve cntrle is een grndige cntrle van aanvullende bewijsstukken ten kantre van het natinale agentschap die ten tijde van f na aflp van de eindverslaglegging kan wrden verricht. De begunstigde legt de aanvullende bewijsstukken vr alle begrtingsrubrieken vr indien het natinale agentschap daarm verzekt. c) Cntrles ter plaatse Cntrles ter plaatse wrden uitgeverd dr het natinale agentschap ten kantre van de begunstigde f een andere lcatie die relevant is vr de uitvering van prject. Tijdens de cntrles ter plaatse stelt de begunstigde de rsprnkelijke bewijsstukken ter beschikking vr een cntrle dr het natinale agentschap als vastgesteld vr de cntrle van het eindverslag en de administratieve cntrle. De cntrle ter plaatse kan twee vrmen aannemen: Cntrle ter plaatse tijdens de uitvering van het prject Deze cntrle wrdt uitgeverd tijdens de uitvering van het prject zdat het natinale agentschap het reële karakter en de subsidiabiliteit van alle prjectactiviteiten en deelnemers rechtstreeks kan cntrleren. Cntrle ter plaatse na de vltiing van het prject Deze cntrle wrdt uitgeverd na vltiing van het prject en gewnlijk na de cntrle van het eindverslag. De begunstigde verstrekt alle bewijsstukken en verschaft het natinale agentschap tegang tt de prjectuitgaven die zijn pgenmen in de rekeningen van de begunstigde. 10