Functiebeschrijving ondersteunend personeel

Transcriptie

1 Naam persneelslid: Instelling: Instellingsnummer: Inrichtende Macht: Instellingsnummer SG: V05 KSN Ter inleiding Functiebeschrijving ndersteunend persneel Het decreet Rechtspsitie legde de inrichtende machten van alle secundaire schlen de verplichting p m tegen 1 september 2004 vr alle persneelsleden functiebeschrijvingen p te stellen. Naast deze functiebeschrijving vr de leden van het pvedend en administratief persneel, zijn er k functiebeschrijvingen vr directies en leraren. Het decreet vrzag verder dat deze functiebeschrijvingen zuden kaderen binnen algemene afspraken die gemaakt wrden p het niveau van de schlengemeenschap, en er mest p dat niveau k ver nderhandeld wrden. Ondertussen kwam er de bijkmende verplichting m vanaf 1 september 2007 vr alle persneelsleden een evaluatie te vrzien. De inrichtende machten en de directies van de Kathlieke Schlengemeenschap Nrderkempen (KSN) zijn, in verleg met het nderhandelingscmité p niveau schlengemeenschap, vereengekmen dat ze hierbij willen uitgaan van één gezamenlijke basis- f referentietekst. Het Algemeen Persneelsreglement (van het Centraal Paritair Cmité Kathliek Onderwijs), het Statuut Persneel Gesubsidieerd Onderwijs (van het Departement Onderwijs) en alle vademecums f andere instrumenten waarin vr elke inrichtende macht f schl afspraken met het persneel zijn pgenmen, blijven echter nverminderd van kracht en meten beschuwd wrden als een explicitering en/f meer cncrete invulling van de functiebeschrijving die hier vrligt. Verder maken deze functiebeschrijvingen k deel uit van een kwalitatieve persneelszrg. Ze zullen namelijk dienen als uitgangspunt vr een ged gestructureerd en cnstructief eerste functineringsgesprek, waarin de taakverwachtingen van zwel directie als persneelslid in een pen en vrijmedige dialg p elkaar wrden afgestemd m z tt een evenwichtige taakbelasting van het persneelslid te kmen. Hierbij mgen het belang van gede afspraken en de haalbaarheid van die taakbelasting niet uit het g verlren wrden. Functiebeschrijving Ondersteunend Persneel - 12 februari /7

2 DEEL A: ALGEMENE PROFESSIONELE EN RELATIONELE VAARDIGHEDEN Het secretariaat is een knppunt van administratieve, rganisatrische, lgistieke en begeleidende activiteiten, waarp heel het schlgebeuren steunt. Het pvedend en administratief persneel draagt dan k in belangrijke mate bij tt een vltte werking van de schl en tt het welbevinden van de leerlingen. Belangrijk hierbij is spntane en sepele slidariteit bij dringend f veel werk: het gaat niet m mijn, maar m nze jb! Aangezien de taken van het ndersteunend persneel erg kunnen uiteenlpen, zijn een aantal prfessinele en relatinele vaardigheden nntbeerlijk vr het ged functineren van het persneelslid. Een verzicht: Het persneelslid: is sciaalvelend en kan met jngeren mgaan. straalt de ndige autriteit uit m de leefregels en afspraken p schl te den naleven. is vldende flexibel en luisterbereid m cnflicten en crisissituaties zveel mgelijk te vermijden. is pmerkzaam vr ngewn f prblematisch gedrag bij jngeren. beschikt ver een gede dsis rganisatietalent en kan inspelen p nvrziene situaties. kan zelfstandig ptreden en heeft vldende verantwrdelijkheidszin m zelf initiatieven te nemen die het schlgebeuren ten gede kmen. weet zich vlt in te passen in de teamwerking met de cllega s. is rdelijk, stipt en nauwkeurig in de uitvering van taken. is discreet bij het behandelen van dssiers f van prbleemsituaties. kan zich mndeling en schriftelijk crrect uitdrukken met inachtneming van de gebruikelijke mgangsvrmen. is vldende vertruwd met curante sftwarepakketten en met de regelgeving vr de vrmgeving van brieven (BIN-nrmen) en andere frmulieren f dcumenten. heeft de basisvaardigheden EHBO nder de knie. is bereid naschlingssessies te vlgen m prfessinele tekrten weg te werken en m zich te verdiepen in nderwijsreglementering, vr zver die betrekking heeft p de specifieke pdracht. Bvenvermelde vaardigheden en eigenschappen zijn belangrijk vr elke medewerker. Afhankelijk van de cncrete invulling van de pdracht zal het accent meer p de pedaggische aspecten (pveder) f p de administratieve aspecten (administratief medewerker) liggen. Afgezien daarvan kan de pdracht vr elke medewerker ng zeer verschillend wrden ingekleurd. He dan k, de precieze taakmschrijving vr elke medewerker behrt tt de bevegdheid van de directeur, die de eindverantwrdelijkheid heeft vr het ged functineren van het team. Functiebeschrijving Ondersteunend Persneel - 12 februari /7

3 De vlgende resultaatgebieden kunnen daarbij aan bd kmen. DEEL B: RESULTAATGEBIEDEN 1 Ondersteuning directie en algemene schladministratie de directie ndersteunen bij het uitschrijven van lespdrachten en taken vr het ndersteunend persneel in verleg met de directie uurrsters vr leerkrachten en secretariaatsmedewerkers uitwerken in pdracht van en in verleg met de directie mgelijke vervangers vr zieke f afwezige persneelsleden cntacteren vervangingen rganiseren naschlingsactiviteiten inventariseren en de directie administratief bijstaan bij het uitwerken van een naschlingsplan stages van tekmstige leerkrachten en ndersteunend persneel rganiseren ndersteuning verlenen bij de praktische rganisatie van prefwerken, prjectdagen, enz. allerlei druk- en kpieerwerk verzrgen allerlei tikwerk verzrgen mzendbrieven, dienstnta's, verslagen,... klasseren instaan vr het systeembeheer van hard- en sftware het algemene adressenbestand verzrgen de leden van het middenkader (interne begeleiders, graadcördinatren, TAC, preventieadviseur, ) administratief ndersteunen 2 Onthaal bezekers ntvangen de externe cmmunicatie verzrgen en afhandelen (via telefn, pst, fax, , ) de dienstverlening aan leerlingen en uders waarnemen 3 Leerlingenadministratie dssiers in verband met de schlverzekering afhandelen allerlei gegevens van leerlingen bijhuden, bezrgen en klasseren telatingsvrwaarden cntrleren aan de hand van attesten, rapprten Functiebeschrijving Ondersteunend Persneel - 12 februari /7

4 leerlingendssiers samenstellen en bijhuden statistische gegevens pmaken en drsturen naar verschillende instanties diplma's, getuigschriften en attesten pmaken frmulieren vr studiebeurzen, kinderbijslagen... invullen aanwezigheden van leerlingen cntrleren, de administratie ervr bijhuden en de (eerste) pvlging van afwezigheden verzekeren de administratie i.v.m. schlbeken, leerlingenpasjes, schlftgrafie, leerlingenkastjes, verzrgen (studieresultaten van) ud-leerlingen pvlgen; de adressenbestanden actualiseren leerlingendcumenten (prefwerken, agenda s e.d.) archiveren 4 Persneelsadministratie de lnberekening en werkverdeling vr het administratief, meester-, vak- en dienstpersneel verzrgen de persneelsdssiers bijhuden, de verzekeringsfrmulieren vr arbeidsngevallen invullen en versturen, de lnlijsten nakijken en het werkstatin cntacteren, de leerkrachtenfiches pmaken en aanvullen, frmulieren van verschillende srten afwezigheden en verlven invullen 5 Financiële rganisatie samen met de directie de ntwerpbegrting pstellen en die begrting pvlgen de bekhuding verzrgen facturen betalen en pmaken gelden innen het nderhudspersneel betalen verplaatsingsksten regelen schlrekeningen pmaken en verwerken... de eigen middelen van de schl beheren 6 Leerlingenbegeleiding als vertruwenspersn leerlingen met meilijkheden pvangen, begeleiden en eventueel drverwijzen als eerste cntactpersn ptreden tussen leerlingen, uders, leerkrachten en andere persneelsleden langdurige afwezigheden pvlgen instaan vr de pvang van leerlingen die uit de les gestuurd wrden Functiebeschrijving Ondersteunend Persneel - 12 februari /7

5 de gebruikelijke tezichten en studie verzrgen het leerlingensanctiebeleid (bv. strafstudies) mee rganiseren en pvlgen gekwetste f zieke leerlingen pvangen en hen de eerste zrgen tedienen 7 Materiële en lgistieke rganisatie het ecnmische beheer van een schl: alle drank, eetwaren, technisch en didactisch materieel, meubilair, kantrbendigdheden, bestellen en (eventueel) verkpen de vrraden beheren verantwrdelijkheid dragen vr de EHBO-uitrusting (.a. schlaptheek) gebruiksvereenkmsten pvlgen het afvalbeleid mee rganiseren lkalen tewijzen alle didactisch materieel en het bekenfnds beheren mee zrg dragen vr de gebuwen (penen en sluiten, verwarming, ) udercntactavnden, infavnden, tentnstellingen f pendeurdagen lgistiek mee ndersteunen ndersteuning bieden bij de prmtie en public relatins van de schl de inventaris pmaken diverse vergaderingen, feesten, uitstappen, administratief en lgistiek ndersteunen het leerlingenverver rganiseren 8 Begeleiding van het nderhudspersneel in pdracht van en in verleg met de directie het werk verdelen en cntrleren en de uurrsters pstellen het nderhudsteam mee cachen vervangingen vrzien bij arbeidsngevallen en ziekte Deze functiebeschrijving van ndersteunend persneel is tt stand gekmen na uitverig verleg binnen alle bevegde geledingen van de Kathlieke Schlengemeenschap Nrderkempen: - het CAIM (Cmité van Afgevaardigden van de Inrichtende Machten) - de Raad van Directeurs - het OCSG (Overlegcmité p niveau van de Schlengemeenschap) Functiebeschrijving Ondersteunend Persneel - 12 februari /7

6 Verdere individualisering en/f pmerkingen: Handtekening van de individuele functiebeschrijving Datum: Handtekening 1 e evaluatr Handtekening persneelslid Naam en cntactgegevens 1 e evaluatr: Naam en cntactgegevens 2 e evaluatr: Indien één van de evaluatren wijzigt, wrdt dit via de gebruikelijke cmmunicatiemiddelen in de schl bekend gemaakt. Functiebeschrijving Ondersteunend Persneel - 12 februari /7

7 Persns- en ntwikkelingsgerichte delstellingen Datum gesprek Aard van het gesprek Nummer bijlage Paraaf Het verslag van deze frmele en infrmele gesprekken en de gemaakte werk- f aandachtspunten, wrden aan deze individuele functiebeschrijving tegevegd als bijlage en vrmen er één geheel mee. Functiebeschrijving Ondersteunend Persneel - 12 februari /7