Functiebeschrijving. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. Dienst: Cel Secretariaat. Functienaam: Subdienst:

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: Deskundige Functienaam: Functiefamilie: Deskundig Functinele lpbaan: B1-B3 Afdeling: Algemene zaken Dienst: Cel Secretariaat Subdienst: Cde: Del van de entiteit De afdeling algemene zaken bestaat uit vlgende diensten: Secretariaat, Cmmunicatie, ICT, Leren Ondernemen & Werken, Applicatie- en prjectbeheer. De Cel secretariaat staat nder meer in vr de crrecte en efficiënte werking van de gemeentelijke besluitvrming (cllege, vast bureau, raad van maatschappelijk welzijn en gemeenteraad). De dienst ndersteunt de burgemeester en de algemeen directeur. Secretariaat staat in vr de stipte registratie van alle inkmende en uitgaande briefwisseling. De cel hudt zich k p de hgte mtrent verheidspdrachten, het verzekeringspakket en de ndplanning. Plaats in de rganisatie Werkt nder leiding van en rapprteert aan: Celhfd secretariaat Vr kennisname Schrijf vr kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Persneelslid Direct Leidinggevende Vr kennisname Datum Handtekening Naam Besluit Algemeen Directeur pagina 1 van 5

2 Kernresultaten Expert verheidspdrachten Bijdragen tt het definiëren van het lastenbek en pvlgen van de uitbestede leveringen en diensten dr de cntractanten. Del: de verheidspdrachten crrect en cnfrm de afspraken laten geschieden fungeren als de expert inzake verheidspdrachten en pvlgen van de wetgeving ter zake instaan vr de uitwerking van dssiers waarbij diensten f leveringen wrden gegund p basis van de wet p de verheidspdrachten: pmaak van bestekken en uitschrijven van prijsvragen vrbereiden van de gunningsprcedures cntrle van de ingediende ffertes en rapprtering met het g p de gunning glbaliseren prijsaanvragen cntractenbeheer uitveren van marktnderzeken cntacteren en nderhandelen met leveranciers en hun afgevaardigden bieden van administratieve en technische ndersteuning aan andere diensten vr de pmaak van het bestek en kwaliteitscntrle van de pdrachtdcumenten Beheer aankpbeleid Del: verwerven van een ged inzicht in het bestaande aankpbeleid en het beleid ptimaliseren en cördineren. Verzekeringen pbuwen van een practief aankpbeleid in nauw verleg met de diensten input geven ver mgelijke verbeteringen in de aankpprcessen vanuit specialiteit verheidspdrachten en deze verbeteringen meehelpen realiseren creatief meedenken ver de prcessen en prjecten m.b.t. verheidspdrachten m te kmen tt een eenvrmig en transparant beheer, behandeling en verwerking van de dssiers Instaan vr het beheer van de verzekeringsdssiers en zrgen vr de administratie. Del: zrg dragen vr een crrect beheer van de verzekeringsdssiers aanspreekpunt dssiers verschillende stakehlders jaarlijkse cntrle en bijsturing van verzekeringsplissen uitveren van administratieve taken i.v.m. verzekeringen Besluit Algemeen Directeur pagina 2 van 5

3 Prjectbeheer afsluiten, pvlgen en bijsturen van verzekeringsplissen en schadegevallen (gebuwen, vertuigen, burgerlijke aansprakelijkheid, kunstvrwerpen, tijdelijke verzekeringen (AR), algemene plis AR- Elektrnica, verschillende plissen LO, mnium dienstverplaatsingen, ) pvlgen van crrespndentie i.v.m. schade aan het patrimnium, burgerlijke aansprakelijkheid, verkeersngevallen, Als back-up van de Prjectenbeheerder: beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienstverschrijdende prjecten. Del: het meetbaar maken van vrpgestelde delen, het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende kennis en disciplines en het drveren van veranderingen Administratie de principes en werkwijze van prjectmanagement tepassen, evalueren en bijsturen caching, advisering, pvlging en eventueel bijsturing van prjecten uit de prjecten de leermmenten vr de rganisatie halen en deze ter beschikking stellen van de rganisatie pstarten van prjectgrepen ndersteunen van prjectgrepen frmuleren van vrstellen naar ptimalisatie in uitvering met betrekking tt middelen en ksten zdat het resultaat en de kst van de prjecten p een aanvaardbaar niveau wrden gehuden Uitveren van administratieve en lgistieke handelingen ten beheve van de diensten. Del: administratieve ndersteuning bieden aan de entiteit tijdig pstarten, zrgvuldig tepassen en pvlgen van de diverse administratieve en lgistieke prcedures instaan vr verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kpiëren uitveren van administratieve taken in pdracht van de leidinggevende pmaken van verslagen en nta's administratieve pvlging subsidieaanvragen verwerken van inkmende en uitgaande pst Ondersteuning Algemeen Directeur & Bestuursrganen Instaan vr de administratieve ndersteuning van en assistentie aan de Algemeen directeur en de bestuursrganen. Del: er mee vr zrgen dat alles vlt kan verlpen bij afwezigheid van cllega s: beheer inkmende en uitgaande pst, ntulenbeheer Besluit Algemeen Directeur pagina 3 van 5

4 Interne cmmunicatie pmaken van ntwerpverslagen en besluiten Instaan vr een pen interne cmmunicatie naar de medewerkers, de dienstverantwrdelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Del: zrgen dat iedereen tegang heeft tt de infrmatie die ndzakelijk is m zijn taak ptimaal te kunnen realiseren meewerken aan een ptimaal interne cmmunicatie binnen de entiteit bevrderen van cmmunicatie in alle richtingen (tp-dwn, bttm-up en hrizntaal) signaleren van nden, beheften en tekrten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers Externe cmmunicatie Instaan vr een pen externe cmmunicatie. Del: verzrgen van de cmmunicatiestrm naar de burger en andere belanghebbenden instaan vr een vlt cntact met de burger bestaande relaties met externen (andere penbare diensten, tezichthudende verheden, ) in kaart brengen en nderhuden telefnische en schriftelijke cntacten p een efficiënte en prfessinele manier afhandelen afhandelen van binnenkmende vragen en pmerkingen ntvangen van binnenkmende vragen, pmerkingen en klachten Verruimende bepaling: p vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ndersteunende taken van de eigen dienst f van andere diensten. Besluit Algemeen Directeur pagina 4 van 5

5 grndig vldende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functieprfiel De definities en gradaties van de technische en gedragscmpetenties wrden ter beschikking gesteld in de cmpetentiegids. Per cmpetentie wrden 3 gradaties nderscheiden. Een hgere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie k is verwrven. Technische Cmpetenties Gradatie Cluster Cmpetentie PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X PIM (utlk) X X Presentaties (pwer pint) X X Rekenbladen (excel) X X Sftware eigen aan de functie X X Tekstverwerking (wrd) X X Werking en werkmiddelen Prcedures en prcesbeheer X X Prjectmatig werken X X X Werking van de rganisatie X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving mbt de functie X X X Wetgeving en regelgeving mbt de rganisatie X X Gedragscmpetenties 1 Gradatie Cluster Cmpetentie Infrmatieverwerkend gedrag FG Analytisch denken X X Persnsgebnden gedrag GEN Inzet X X X GEN Kwaliteit en nauwgezetheid X X X FG Leerbereidheid X X Prbleemplssend gedrag FG Initiatief X X GEN Klantgerichtheid X X Waardegebnden gedrag GEN Integriteit X X FG Resultaatgerichtheid X X 1 GEN = generieke cmpetentie; FG = functiegrepcmpetentie; FS = functiespecifieke cmpetentie Besluit Algemeen Directeur pagina 5 van 5