FUNCTIEBESCHRIJVING PERSONEELSDIENST SHO.BE. Functie: Coördinator personeelsdienst Niveau-graad: B4-5 Functiefamilie: staffunctie dienstniveau

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING Functie: Cördinatr persneelsdienst Niveau-graad: B4-5 Functiefamilie: staffunctie dienstniveau SHO.BE PERSONEELSDIENST

2 FUNCTIEBESCHRIJVING Functie: Cördinatr persneelsdienst Niveau-graad: B4-5 Functiefamilie: staffunctie dienstniveau DOEL VAN DE FUNCTIE De cördinatr persneelsdienst is verantwrdelijk vr de cördinatie en de uitvering van een nauwkeurige en crrecte persneel en lnadministratie dr zelf in te staan vr deze administratie en dr het inbrengen van (juridische) expertise en ndersteuning. Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Cördinatr Persneelsdienst pagina 2 van 11

3 RESULTAATSGEBIEDEN Zelf uitveren van en geven van (juridisch) advies en ndersteuning inzake persneels en lnadministratie Dit kan nder meer vlgende taken mvatten: JURIDISCH ADVIES EN ONDERSTEUNING Tezien p de interne en wettelijke vrschriften Opvlgen van (nieuwe) wetgeving en vrstellen den vr de tijdige/crrecte vertaling/implementatie ervan in de eigen werking (sciaal en arbeidsrecht, rechtspsitieregeling, OCMW-wetgeving, arbeids(tijd)wetgeving, pensienreglementering,...). Geven van infrmatie/vrming mtrent relevante wetgeving Opmaken van interne richtlijnen naar aanleiding van veranderde wetgeving, vrmgeven van WIKI s vr verschillende delgrepen. Mee instaan vr de payrll en persneelsadministratie (tijdige lnen verlfberekeningen, extralegale vrdelen, telagen en vergedingen, beheer van aan-en afwezigheden, ) Cntrleren van de verwerkte gegevens in de lnadministratie Opmaken van ln(kst)simulaties Opzetten, implementeren en hanteren van ndersteunende ITtepassingen en (E)-HRM-systemen Optimaliseren persneelssubsidies Vrbereiden pmaak en pvlging persneelsbudget Opvlgen en tepassen van richtlijnen in het kader van de sciale zekerheid Instaan vr tegangsbeheer in diverse tepassingen Opvlgen en instaan vr meilijke en juridisch technische dssiers Cördineren van prjecten Dit kan nder meer vlgende taken mvatten: PROJECTEN Optreden als prjectleider/prjecteigenaar/prjectuitverder vr tegewezen prjecten en instaan vr het ndige verleg. Maken van afspraken mtrent wie welke acties nderneemt m de delen te bereiken (team, individuele medewerkers en/f derden) Opstellen en pvlgen van prjectfiches Zelf activiteiten ntplien f activiteiten aansturen m een prject/dssier te realiseren Inwinnen van infrmatie Veren van nderzek, nder meer p vlak van reglementering en/f detecteren van beheften bij klanten Opmaken van planningen/draaibeken en initiëren en pvlgen van samenwerking met anderen Bewaken van de vrtgang van het prject/dssier Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Cördinatr persneelsdienst pagina 3 van 11

4 Verzrgen van allerhande cmmunicatie, zwel vr als tijdens het prject Administratief beheren van dssiers ADMINISTRATIEF BEHEER DOSSIERS BELEIDSVOORBEREIDEND WERKEN Dit kan nder meer vlgende taken mvatten: Tepassen en bewaken van verplichtingen inzake subsidiedssiers, registratieverplichtingen, budgethuderschap, Veren van financiële verrichtingen, nazicht van facturen (Meewerken aan het) veren van gunningsprcedures Inwinnen van infrmatie ndzakelijk vr de afhandeling Registreren, verwerken, cntrleren en beheren van gegevens Verzamelen en invullen van ndzakelijke dcumenten Rapprteren ver de stand van zaken aan alle betrkkenen (mndeling f schriftelijk) Bewaken van deadlines en nauwkeurigheid van dssiers Cntrleren, klasseren en archiveren van afgewerkte dssiers Onderzeken, pvlgen en tepassen van prcedures, wetgeving en reglementering Opzetten, pvlgen en/f uitveren van prcedures, draaibeken, planningen, pleidingen Opmaken, bijhuden en aanpassen van een kwaliteitshandbek Opmaken van het jaarverslag Vrbereiden, pmaken en verwerken van allerlei dcumenten die vrgelegd wrden aan de beleids- en/f beslissingsrganen Op vraag bijwnen van de Bijzndere Cmités en de Raad en instaan vr de verslaggeving. Uitwerken van beleidsvrstellen en adviezen zdat de beleidsdelstellingen van de dienst/afdeling gerealiseerd wrden en/f de werking van dienst geptimaliseerd wrdt Dit kan nder meer vlgende taken mvatten: Analyseren van relevante signalen uit het werkveld Opmaken van beleidsvrbereidende dssiers en nta s vr de beleidsverantwrdelijken Evalueren van de effecten van het geverde beleid Uitwerken van actieplannen Leveren van input aan de rapprtagesystemen.m. in het kader van de Beleids- en beheerscyclus Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Cördinatr persneelsdienst pagina 4 van 11

5 SAMENWERKINGS-VERBANDEN EN EXTERNE COMMUNICATIE Invulling geven aan samenwerkingsverbanden en instaan vr de vertegenwrdiging van de dienst, afdeling f sectr met het g p een ptimale externe cmmunicatie Dit kan nder meer vlgende taken mvatten: Invulling geven aan samenwerkingsverbanden met andere diensten uit het werkveld en verheden Deelnemen aan diverse werkgrepen buiten het bestuur Deelnemen aan extern verleg Fungeren als cntactpersn, p vlak van de werkdmeinen naar tezichthudende verheid en andere penbare besturen, particuliere instellingen f rganisaties Ontwikkelen/(laten) implementeren/pvlgen van interne cntrleprcedures en kwaliteitsprjecten met het g p delgerichte en kwaliteitsvlle dienstverlening Dit kan nder meer vlgende taken mvatten: KWALITEITSZORG Ontwikkelen van prcedures/systemen/prjecten/cntrlepunten/ mtrent kwaliteitszrg Implementeren en pvlgen van kwaliteitszrg binnen de dienst/sectr/rganisatie Mee tezien p een effectieve en efficiënte dienstverlening binnen de dienst/sectr/rganisatie Instaan vr het ptimaliseren en redigeren van de kernprcessen van het eigen werkdmein, dienst, sectr en/f rganisatie Bewaken van de tepassing van wetgeving en frmuleren en uitwerken van vrstellen m deze te implementeren Ontwikkelen en implementeren van een klachtenmanagementsysteem binnen de dienst/sectr/rganisatie Regelmatig de werking van de dienst in vraag stellen en vrstellen tt verbetering frmuleren & implementeren Organiseren en f deelnemen aan werkgrepen mtrent kwaliteit Uitveren f meewerken aan audits en zelfevaluaties Vrbereiden en begeleiden van inspecties Organiseren van tevredenheidenquêtes Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Cördinatr persneelsdienst pagina 5 van 11

6 INTERNE COMMUNICATIE Instaan vr een ptimale infrmatiedrstrming en stimuleren van cmmunicatie zdat het beleid en de medewerkers ged geïnfrmeerd en betrkken zijn, zwel p de eigen dienst als dienstverschrijdend Dit kan nder meer vlgende taken mvatten: Instaan vr cnstructief verleg en samenwerking met de beleidsverantwrdelijken Organiseren van en cnstructief deelnemen aan een(dienstverschrijdend) werkverleg f situatineel verleg naar aanleiding van een specifiek prject, dssier, knelpunt f evenement Deelname aan diverse werkgrepen Geven van duidelijke infrmatie aan cllega s, infrmatieverdracht Rapprteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvering, de stand van zaken inzake uitvering van een prject f evenement Infrmeren, helpen en begeleiden van de interne/externe klant met het g p een crrecte en klantvriendelijke dienstverlening p maat van de delgrep Dit kan nder meer vlgende taken mvatten: KLANTGERICHTHEID Onthalen van de klant p een vriendelijke en gepaste manier Geven van inlichtingen Drverwijzen van de klant indien ndig Meedenken naar klantgerichte plssingen binnen de geldende regels en prcedures Afleveren van de vereiste dcumenten Opvlgen van de infrmatie die de klant pvraagt Verzrgen van een crrecte en klantvriendelijke telefnie Infrmeren van de klant ver relevante wetgeving en prcedures Begeleiden en helpen van de klant bij het vervullen van administratieve frmaliteiten Verzrgen van permanentiefunctie aan de balie, kassa, frnt-ffice, helpdesk (indien van tepassing binnen de dienst) Bevrderen van de gede samenwerkingsrelatie met externen en internen Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Cördinatr persneelsdienst pagina 6 van 11

7 AANSTUREN/ONDERSTEUNEN/ BEGELEIDEN VAN COLLEGA S Aansturen en/f ndersteunen en/f begeleiden van (nieuwe) cllega s (zwel binnen de dienst als dienstverschrijdend), Art.60, stagiairs, jbstudenten, vrijwilligers Dit kan nder meer vlgende taken mvatten: Fungeren als aanspreekpunt Geven van duidelijke uitleg Kennis delen en pleiding geven Bijsturen waar ndig Helpen en begeleiden; bv. bij het uitveren van (meilijke) pdrachten Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Cördinatr persneelsdienst pagina 7 van 11

8 COMPETENTIEPROFIEL KERNCOMPETENTIES VAN HET SHO Cmpetenties Gedragsindicatren Inzet: sturen p resultaat, anderen ndersteunen (3) Interne en externe klantgerichtheid: practief en structureel werken aan een klantgerichte dienstverlening, anderen stimuleren m klantgericht te werken (3) Stelt zichzelf uitdagende delstellingen die een impact hebben p de werking van anderen (k buiten de eigen afdeling) Richt zich krachtig p het behalen van eindresultaten en zet zich in m deze alsng te behalen bij tegenvallende resultaten. Maakt afspraken met alle betrkkenen m de gestelde delstellingen te bereiken Is erp gericht de dingen steeds beter te den en realiseert verbeteringen in werkzaamheden en randvrwaarden, zwel binnen als buiten het eigen werkgebied Ondersteunt anderen f neemt bstakels vr anderen weg Neemt verantwrdelijkheid p vr de eigen prfessinele ntwikkeling en dat van anderen Ziet en/f zekt kansen m de klantentevredenheid te verhgen Speelt in p signalen vanuit klanten en det vrstellen naar structurele acties Anticipeert p zaken in functie van een ptimale dienstverlening f werking van de afdeling f de rganisatie Stimuleert anderen m klantgericht te werken Integriteit: integer handelen in cmplexe situaties en nder druk, stimuleren van integer gedrag (3) Blijft crrect en integer in cmplexe situaties en nder (externe) druk Onderneemt actie bij signalen f vaststelling van niet integer gedrag Handelt integer in een veelheid aan situaties, k waar er geen eenduidige richtlijnen vr bestaan Stimuleert respect en penheid vr anderen en de tepassing van de dentlgische cde Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Cördinatr persneelsdienst pagina 8 van 11

9 Lyaal zijn: stimuleren van betrkkenheid (3) Vertegenwrdigt de rganisatie p passende wijze bij anderen en externe cntacten Kan anderen mtiveren en stimuleert de betrkkenheid met de rganisatie Handelt in vereenstemming met de belangen van de rganisatie Is mee verantwrdelijke vr de realisatie van de gewenste rganisatiecultuur Draagt de delen en waarden binnen en buiten de rganisatie uit en verdedigt de belangen FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES Cmpetenties Gedragsindicatren Adviseren: alternatieven afwegen en innemen van standpunten, vertalen van beleid naar acties (2) Onafhankelijk denken: vasthudendheid, streven naar bjectiviteit (2) Plannen & rganiseren: structuur aanbrengen in eigen werk en dat van anderen, cördineren (2) Ondernemen: ndernemerschap, verbeteringsgericht en vernieuwend handelen, anderen ndersteunen (2) Plaatst dssiers f prblemen in een ruimere cntext Onderbuwt zijn/haar rdeel met beschikbare infrmatie en argumenten Verwerkt infrmatie en vrmt deze m in crrecte en gestructureerde dcumenten, (afspraken)nta s, (meerjaren)plannen Vertaalt het beleid naar cncrete delstellingen Participeert in kennisnetwerken Schat adviezen in p hun waarde en bruikbaarheid Plaatst vragen f prblemen in een ruimere cntext Is cnsequent bij het tepassen van beleid, delstellingen, afspraken Streeft naar neutraliteit, bjectiviteit en gelijke behandeling Is weerbaar bij tegenstand Ontwikkelt systemen, prcedures en werkmethdes m de delstellingen van de afdeling f rganisatie p een efficiënte manier te realiseren Ontwikkelt systemen en methdes m te anticiperen p nvrziene mstandigheden Hudt bij de planning en uitvering van het werk rekening met de lange termijn Ziet te p een efficiënte en effectieve besteding van middelen Stuurt het beleid bij p basis van duidelijke gedcumenteerde analyse. Onderzekt beheften en neemt acties m de dienstverlening te ptimaliseren Ziet nieuwe tepassingsmgelijkheden vr bestaande instrumenten Betrekt persnen (binnen f buiten de eigen dienst) die te maken zullen hebben met de gevlgen van de verandering Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Cördinatr persneelsdienst pagina 9 van 11

10 Prbleem plssend werken: alternatieven afwegen, innemen en nderbuwen van standpunten, advies geven (2) Kwaliteitsvl werken: de kwaliteit van het werk bewaken, garanderen en verbeteren (2) samenwerken: p eigen initiatief met anderen werken aan een gezamenlijk resultaat, k buiten de eigen dienst (andere diensten, prjectgrepen, werkgrepen)(2) Vaktechnische cmpetenties Stimuleert en ndersteunt anderen m verbeteringsgericht en/f vernieuwend te werken Onderzekt het prbleem vanuit verschillende invalsheken en zekt naar verbanden Kan tt synthese/berdeling kmen Bedenkt alternatieven en verweegt vr- en nadelen Onderbuwt zijn/haar rdeel met beschikbare infrmatie en geldige argumenten Betrekt de juiste mensen f instanties bij het prbleem Vraagt feedback met betrekking tt de kwaliteit van het geleverde werk Grijpt in als de kwaliteit van de diensten/prducten binnen de dienst niet in rde is Velt zich mee verantwrdelijk vr de kwaliteit van alle diensten en prducten binnen de dienst Prbeert andere f vernieuwende werkwijzen uit m de kwaliteit te verbeteren Werkt kwaliteitsvl en nauwgezet m futen te vrkmen Overlegt en maakt afspraken m tt een gezamenlijk resultaat te kmen Blijft meedenken en bijdragen tt een grepspdracht, k al is dit niet van persnlijk belang Stelt zich psitief p, brengt energie en dynamiek in de grep Stimuleert anderen m infrmatie f ideeën met elkaar te delen Beschikt ver de ndige relevante vaktechnische kennis en vaardigheden vr de jbuitvering Kent de vrschriften, prcedures, draaibeken, prcessen, recepten vr de uitefening van de functie en past die k te Kent de relevante wetgeving en regelgeving vr de uitefening van de functie en past die k te Leeft de afspraken/nrmen van de jb na Hudt zijn/haar vaktechnische kennis en vaardigheden p peil Is bereid nieuwe vakkennis en jbspecifieke vaardigheden te verwerven in functie van nieuwe ntwikkelingen Zet zijn/haar vakkennis in m maximaal resultaat te bereiken Sciaal Huis Ostende functiebeschrijving Cördinatr persneelsdienst pagina 10 van 11

11 O.C.M.W. Ostende Edith Cavellstraat Ostende Deze functiebeschrijving is een uitgave van de Persneelsdienst. Cntactpersnen: Crinne De Jnghe, directeur Persneel en Organisatie Maggy Bendels, deskundige Persneel Cntactadres: