Functiekaart. Werkt onder leiding van en rapporteert aan: afdelingshoofd(wonen en Omgeving)

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: administratief medewerker Functienaam: administratief medewerker omgevingsloket en administratieve ondersteuning Afdeling: Wonen en Omgeving Dienst: Omgevingsloket Subdienst: Functiefamilie: Administratief medewerkers Functionele loopbaan: C1-C3 Code: Doel van de entiteit De afdeling Wonen en omgeving heeft tot doel het beleid van de gemeente m.b.t. duurzame ontwikkeling, urbanisatie, mobiliteit, werken en nutsvoorzieningen te plannen, uit te werken, uit te voeren en op te volgen. Ze is tevens verantwoordelijk voor het onderhoud van de gemeentelijke infrastructuur en het gemeentelijk patrimonium. Daarnaast staat de afdeling ook in voor het verlenen van stedenbouwkundige en milieuvergunningen en de handhaving van stedenbouwkundige- en milieuvoorwaarden. De afdeling streeft ernaar om de woon-, leef en werkomgeving in de gemeente Kortemark te bewaren en waar mogelijk te verbeteren. Het omgevingsloket verstrekt aan burgers en bezoekers alle basisinformatie met betrekking tot wonen en omgeving, fungeert als aanspreekpunt voor technische meldingen en zorgt voor een correcte doorverwijzing indien noodzakelijk. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: afdelingshoofd(wonen en Omgeving) Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 9 maart 2015 pagina 1 van 5

2 Kernresultaten Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan en waken over een optimaal interne communicatie binnen de entiteit Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Administratie instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en klachten Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren CC Consult 9 maart 2015 pagina 2 van 5

3 uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van verslagen en nota's opstellen van beleidsbeslissingen opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen opmaken van uitgaande brieven voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen administratieve opvolging subsidieaanvragen verwerken van inkomende en uitgaande post Mobiliteitsdossiers Opmaak, opvolging en afwerking van dossiers met betrekking tot mobiliteit. Doel: toezien op het efficiënt en effectief inzetten van de middelen m.b.t mobiliteit controle van de dossiers op de naleving van wetten, reglementeringen en vergunningen opmaak, opvolging en afwerking van vergunningsdossiers en signalisatieplannen en controle op het terrein opmaak, opvolging en afwerking subsidiedossiers Stedenbouwkundige en verkavelingsvergunningen Administratieve ondersteuning bij het afleveren van vergunningen waarbij de stedenbouwkundige voorschriften in acht worden genomen en een appreciatiebevoegdheid mogelijk is. Doel: administratie van vergunningen administratie in kader van van stedenbouwkundige aanvragen, verkavelingsdossiers en attesten informatie verstrekken en inlichtingen verlenen naar de burger verantwoordelijkheid inzake het bijhouden van door het decreet opgelegde registers volledigheid van ontvangen dossiers nakijken en eventueel ontbrekende stukken melden aan de bouwheer Milieuvergunningen Administratieve ondersteuning bij het afleveren van milieuvergunningsaanvragen en - beroepen. Doel: preventie en beperking van mogelijke bronnen van hinder en risico's voor mens en milieu veroorzaakt door hinderlijke inrichtingen milieuvergunningsaanvragen en meldingen behandelen op administratief vlak opbouwen en actueel houden van milieudossiers CC Consult 9 maart 2015 pagina 3 van 5

4 Milieuprojecten ondersteunen van milieuprojecten. Doel: de inwoners sensibiliseren en attent maken op milieugerelateerde problemen en potentiële oplossingen ondersteunen van initiatieven ter bescherming van het milieu uitvoeren van de eigen projecten ondersteunen en meewerken aan initiatieven van derden (andere overheden, non-profit organisaties, ) informatieverstrekking over milieuproblemen en oplossingen informatiecampagnes rond verschillende thema's (water, grond, afval ) uitwerken en voeren Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 9 maart 2015 pagina 4 van 5

5 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden PIM (Personal Information Manager) (Outlook) Presentaties (PowerPoint) Rekenbladen (Excel) Software eigen aan de functie Tekstverwerking (Word) Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Werking van de organisatie Werkmiddelen en werkmethodieken Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Interactief gedrag Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Teamwerk en samenwerken Persoonsgebonden Flexibiliteit gedrag Kwaliteitsvol werken Resultaatgerichtheid Veranderingsbereidheid Probleemoplossend Klantgerichtheid gedrag Waardegebonden gedrag Integriteit en loyauteit CC Consult 9 maart 2015 pagina 5 van 5