Beschrijving. Adjunct-Algemeen Directeur is verantwoordelijk voor. Bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer (delegatie van de Algemeen directeur)

Transcriptie

1 Functiekaart 1 IDENTIFICATIEGEGEVENS Item Beschrijving Functiefamilie Functietype Functiegraad Functietitel Niveau Decretale graad Strategisch Adjunct Algemeen Directeur Adjunct Algemeen Directeur (OCMW Secretaris) Decretale graad Datum versie 2018 v1 (101) 2 DECRETALE VERANTWOORDELIJKHEID Deze elementen zijn vergenmen uit het basisntwerp van het nieuw decreet lkaal bestuur dat eerstdaags zal gedgekeurd wrden. Het kan dus zijn dat er ng kleine wijzigingen vlgen in de kmende maanden. Daarnaast zijn er nderlinge afspraken gemaakt tussen de Algemeen Directeur en de Adjunct Algemeen Directeur wie verantwrdelijk is vr wat, de afspraken zijn geïntegreerd in dit verzicht. Back-up van de Algemeen Directeur Adjunct-Algemeen Directeur is verantwrdelijk vr Bevegd vr het dagelijks persneelsbeheer (delegatie van de Algemeen directeur) Rapprteert aan het vast bureau (ptineel) en het bijznder cmité vr de sciale dienst inzake de het sciaal beleid en de zrgverlening. Vrbereiding, uitvering en evaluatie/bijsturing van het beleidsmatige activiteiten bv de nderrichtingen van het beleid inzake het sciaal beleid en de zrgverlening. De vrbereiding, zittingen en verslaggeving van: de OCMW raad (als dit niet samenvalt met de gemeenteraad) het vast bureau (ptineel) vrzitter van het vast bureau (ptineel) bijznder cmité vr de sciale dienst vrzitter bijznder cmité van de sciale dienst Ondersteunt de Algemeen Directeur in de werking naar MT vr de pmaak van het vrntwerp van het rgangram het vrntwerp van de RPR van het persneel het vrntwerp van de beleidsrapprt en de pvlgingsrapprten Creand staat vr Creativiteit Ondernemerschap Innvatie pagina 1 van 9

2 Adjunct-Algemeen Directeur is verantwrdelijk vr de inventaris Adviseert de verschillende beleidsrganen p beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak inzake het sciaal beleid en de zrgverlening. Staat de secretaris bij in de vervulling van zijn ambt, vereenkmstig het rganisatiebeheersingssysteem De Adjunct Algemeen Directeur neemt k de rl p van beleidscördinatr interne rganisatie. 3 POSITIONERING IN HET ORGANOGRAM Rapprteert aan en krijgt functinele leiding van de Algemeen Directeur. Maakt deel uit van het Managementteam (MT). Resultaatsgebied: het integrale beleidsdmein (alle resultaatsgebieden die behren tt het integrale beleidsdmein) Stuurt en cacht de teamcördinatren van het beleidsdmein en evalueert hen. 4 DOEL VAN DE FUNCTIE De Adjunct Algemeen Directeur is verantwrdelijk vr: De back-up van de Algemeen Directeur Het beleidsdmein interne rganisatie de realisatie van de strategische delstellingen binnen het beleidsdmein; vr de peratinele cntinuïteit van de dienstverlening binnen het beleidsdmein; vr de prjectwerking binnen het beleidsdmein; vr de functinele aansturing en caching van de teamcördinatren/teamverantwrdelijken in het beleidsdmein; de samenwerking rganisatiebreed ver de beleidsdmeinen heen. Levert inhudelijke ndersteuning naar de welzijnsthema s vanuit de ude OCMW rganisatie Sciale dienst (dienstverlening) Beleidsdmein Zrgverlening Creand staat vr Creativiteit Ondernemerschap Innvatie pagina 2 van 9

3 5 RESULTAATSGEBIEDEN Kernresultaatsgebied Kernresultaten Mgelijke kerntaken BIJDRAGE AAN DE GOEDE DAGELIJKSE WERKING DOELSTELLING: De dagelijkse werking te waarbrgen Eindverantwrdelijk vr de pgestelde prcedures en de naleving ervan en vr het implementeren van het beleid inzake preventie en bescherming p het werk. Eindverantwrdelijk vr het uitefenen van een effectieve cntrle p de arbeidsmiddelen, de cllectieve en persnlijke beschermingsmiddelen en de gebruikte stffen en preparaten teneinde nregelmatigheden vast te stellen en maatregelen te nemen m hieraan een einde te maken. Eindverantwrdelijk vr naleven van en waken ver de dr het bestuur vastgelegde prcedures (bv arbeidsreglement, ziekte, administratieve dssierafhandeling,...). Zich gedragen als een gede huisvader vr tegekend materiaal. Een vrbeeldfunctie pnemen in het reserveren van zalen, invullen van agenda, tijdsregistratie,... Tijdig het advies inwinnen van de interne preventieadviseur. Cördineren DOELSTELLING: Zrgen vr een resultaatgerichte aansturing en inzet van de tegewezen medewerkers en middelen Ambtelijke verantwrdelijkheid pnemen vr de rdeelkundige planning, rganisatie, aansturing en pvlging van de werking binnen het eigen beleidsdmein en deze vertalen naar cncrete delstellingen vr de verschillende resultaatsgebieden binnen het eigen beleidsdmein. Zrgen vr een gestructureerd plan van aanpak. Actief bijdragen aan de inhudelijke pmaak van prestatiedelstellingen en evaluaties van de medewerkers in het eigen resultaatsgebied. Helder stellen wat de pririteiten en deadlines zijn en de betrkken medewerkers hierp aansturen binnen Creand staat vr Creativiteit Ondernemerschap Innvatie pagina 3 van 9

4 Kernresultaatsgebied Kernresultaten Mgelijke kerntaken het eigen beleidsdmein. Opzetten en beheren van de vereiste verlegstructuren binnen het beleidsdmein. Samenwerking DOELSTELLING: Het waarmaken van het rganisatiemdel Actief bijdragen tt een gede (efficiënte & effectieve) samenwerking binnen het lkaal bestuur met het beleid, de decretale graden, de cllega s, de medewerkers, en het pnemen van een vrbeeldfunctie naar alle medewerkers. Meewerken aan en waken ver een ptimale cmmunicatie met het beleid. Frequent verleg met zwel de decretale graden, het managementteam als de teamcördinatren en/f - verantwrdelijken in het eigen beleidsdmein. Practief infrmeren van het managementteam ver die items die vr hen van belang zijn vanuit het eigen beleidsdmein. Actieve deelname in de gedefinieerde verlegstructuren. Dienstverlening DOELSTELLING: Het garanderen van een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening Beleidsdmein Interne rganisatie: Klantgerichte aanpak naar de andere beleidsdmeinen en de medewerkers. Ontwikkelen en beheren van de prducten & diensten (PDC), zwel vr directe, indirecte als interne prducten. Aflijnen van de prducten & diensten naar delgrepen en kanalen en vervlgens het pzetten van de gepaste prcedures. Opzetten van prcedures en ndersteunende tls die het beleidsdmein dienstverlening de mgelijkheid bieden m een kwalitatieve en klantgerichte aanpak te hanteren. Creand staat vr Creativiteit Ondernemerschap Innvatie pagina 4 van 9

5 Kernresultaatsgebied Kernresultaten Mgelijke kerntaken LEIDINGGEVEN (= incl. persneels- en middelenbeheer) DOELSTELLING: Over een ptimaal team van mensen (cmpetenties en aantal VTE s) en middelen beschikken m de resultaten van de rganisatie te realiseren Eindverantwrdelijke vr het beheren (= aantrekken, ntwikkelen, behuden van cmpetenties) van mensen (intern + extern) en middelen in de rganisatie en deze inzetten in het kader van het strategisch meerjarenplan. Instaan vr de LT-ntwikkeling van het managementteam en de leidinggevende medewerkers. Eindverantwrdelijk vr het uitveren van de evaluaties en functineringsgesprekken binnen het eigen beleidsdmein. Leiden, cachen, mtiveren en sensibiliseren van de leden van het managementteam en de leidinggevenden binnen het eigen beleidsdmein. INTERNE COMMUNICATIE DOELSTELLING: Ervr zrgen dat iedereen tegang heeft tt de ndzakelijke infrmatie Instaan vr een pen interne cmmunicatie, zwel binnen het eigen beleidsdmein als naar de cllega s, het managementteam en de beleidsmakers. Verantwrdelijk vr de interne cmmunicatie in het eigen beleidsdmein. Zrg dragen vr de juiste infrmatiedrstrming van het eigen beleidsdmein naar andere beleidsdmein en het managementteam. Adequate infrmatie verschaffen aan de beleidsmakers. EXTERNE COMMUNICATIE DOELSTELLING: Het verzekeren van de cmmunicatiestrm naar de burger en andere belanghebbenden Verantwrdelijk vr een gerichte externe cmmunicatie. De rganisatie en / f het eigen resultaatsgebied vertegenwrdigen in diverse rganisaties, p evenementen, fra,... Relaties met externen (andere penbare diensten, tezichthudende verheden,...) activeren en nderhuden. Creand staat vr Creativiteit Ondernemerschap Innvatie pagina 5 van 9

6 Kernresultaatsgebied Kernresultaten Mgelijke kerntaken DIENSTVERLENING (INTERN/EXTERN) DOELSTELLING: Een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening te garanderen Eindverantwrdelijk vr het (her)structureren van de dienstverlening en de aangebden prducten en diensten vr de vlledige rganisatie binnen de beleidsvisie p kwaliteit en klantgerichtheid. Op de hgte blijven van de ntwikkelingen in wetgeving, regelgeving en vakkennis in het kader van zijn/haar decretale pdracht en deze verbrengen naar de rganisatie. Berdelen van klanttevredenheid. Kwaliteitszrg bewaken en sturen. Eindverantwrdelijk vr het up-t-date huden van de prducten- en dienstencatalgus van de vlledige rganisatie. BELEIDSVOORBEREIDING DOELSTELLING: Het bestuur in staat te stellen het strategische plan p te stellen en te beheren. Eindverantwrdelijk vr het pmaken van strategische en peratinele delstellingen binnen de budgettair vrziene ruimte vr de vlledige rganisatie Eindverantwrdelijk vr het uitwerken van beleidsvrstellen mbt de vlledige rganisatie. Evalueren van de effecten van het geverde beleid met het g p de verbetering ervan. Bespreken met de beleidsrganen en het MT. Eindverantwrdelijk vr een gede integratie van het financiële luik in het geheel van de strategische nta. BUDGETTERING Verantwrdelijk vr het pstellen en pvlgen van de budgetten en het uitwerken van de meerjarenplanning binnen het eigen beleidsdmein. Instaan vr een gefundeerd, samenhangend, nderbuwd en nauwkeurig budgetvrstel en vr een accuraat budgetbeheer. DOELSTELLING: Het bestuur in staat te stellen m de financiële middelen vast te leggen en te beheren Opvlgen van het explitatie- en investeringsbudget in samenspraak met de financieel directeur. Opvlging budgetten en bewaken van de vereiste Creand staat vr Creativiteit Ondernemerschap Innvatie pagina 6 van 9

7 Kernresultaatsgebied Kernresultaten Mgelijke kerntaken bijkmende middelen en pririteiten in samenspraak met het beleid en de financieel directeur. Activeren van subsidiedssiers m de budgetten te ptimaliseren. INTERNE CONTROLE Tepassen van het intern cntrlesysteem binnen het eigen beleidsdmein en waken ver de delgerichte werking ervan. In verleg met het managementteam bepalen van kwalitatieve en kwantitatieve KPI s vr het eigen beleidsdmein. DOELSTELLING: Zrgen vr het 1) bereiken van de delstellingen 2) naleven van de wetgeving en de prcedures 3) ver betruwbare financiële en beheersinfrmatie te beschikken 4) efficiënt en ecnmisch gebruik van middelen 5) bescherming van activa 6) vrkmen van fraude Ondernemen van specifieke acties vanuit de resultaten/knelpunten in het intern cntrlesysteem. De beheersinfrmatie hanteren vr de dagelijkse sturing van medewerkers. Aanreiken van suggesties rnd ptentiële verbeteringen in het intern cntrlesysteem in samenspraak met de secretaris. Bepalen van kwalitatieve en kwantitatieve KPI s in verband met de lange termijn sturing van medewerkers en middelen. STRATEGISCH PERSONEELSBELEID Cncipiëren en uitwerken van de peratinele delstellingen ikv het persneelsbeleid P&O met fcus p het eigen middelendmein en verantwrdelijk vr het pstellen van het persnlijk plan van elke medewerker en de crrecte vertaling van de strategische delstellingen van het bestuur hierin Peridiek verleg P&O. Opstellen en beheren van een evenwichtig en crrect persnlijk plan vr iedere medewerker. Cntinu evalueren van het geverde persneelsbeleid en vrstellen tt ptimalisatie geven. Creand staat vr Creativiteit Ondernemerschap Innvatie pagina 7 van 9

8 Kernresultaatsgebied Kernresultaten Mgelijke kerntaken SAMENWERKING DOELSTELLING: Het waarmaken van het rganisatiemdel Verantwrdelijk vr de gede samenwerking binnen de ganse rganisatie, specifiek k met het bestuur en het pnemen van een vrbeeldfunctie naar alle medewerkers. Frequent nderling verleg met LG / BGH. Practief infrmeren van de MT-leden. Actieve deelname aan de gedefinieerde verlegstructuren. Waken ver de samenwerking tussen het bestuur en de rganisatie. Creand staat vr Creativiteit Ondernemerschap Innvatie pagina 8 van 9

9 6 COMPETENTIES Gedragscmpetentie Gradatie Technische cmpetentie Gradatie Cachen Cmmunicatiemanagement Richting geven Financieel management Cnceptueel denken Persneelsmanagement Plannen en rganiseren Strategisch management Resultaatgerichtheid Infrmatiebeheer Besluitvaardigheid MS-Office Impact en invled Specifieke sftware Relatienetwerking Prcesmatig denken Integriteit en lyaliteit Prjectmatig werken Werking van de rganisatie Werkmiddelen en -methdieken Wetgeving mbt de rganisatie Wetgeving mbt de werking Creand staat vr Creativiteit Ondernemerschap Innvatie pagina 9 van 9