Beschrijving. Kan je altijd terugvinden in de meest actuele versie van het goedgekeurde organogram.

Transcriptie

1 Functiekaart 1 IDENTIFICATIEGEGEVENS Item Beschrijving Functiefamilie Functietype Functiegraad Functietitel Niveau Leidinggevend Strategisch Groepscoördinator Strategisch Leidinggevend Groepscoördinator A / Av Datum versie 2018 v1 (175) 2 POSITIONERING IN HET ORGANOGRAM Kan je altijd terugvinden in de meest actuele versie van het goedgekeurde organogram. 3 DOEL VAN DE FUNCTIE De functie is gedefinieerd in het functiehuis van de gemeente Heist-op-den-Berg. Het volledige functiehuis en competentiewoordenboek, kan je terugvinden in het rapport Functies & Competenties. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 1 van 6

2 4 RESULTAATSGEBIEDEN Kernresultaatsgebied Kernresultaten Mogelijke kerntaken BIJDRAGE AAN DE GOEDE DAGELIJKSE WERKING DOELSTELLING: De dagelijkse werking te waarborgen Vervullen van een voorbeeldfunctie in de opgestelde procedures en actief bijdragen aan het implementeren van het beleid inzake preventie en bescherming op het werk met betrekking tot het toegewezen werkgebied. Zich gedragen als een goede huisvader voor toegekend materiaal. Een voorbeeldfunctie opnemen in het reserveren van zalen, invullen van agenda, tijdsregistratie,... Tijdig het advies inwinnen van de interne preventieadviseur. Waken over de naleving van de instructies die in toepassing van de wetgeving inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk worden verstrekt. Naleven van en waken over de door het bestuur vastgelegde procedures (bv arbeidsreglement, verlofaanvragen, administratieve dossierafhandeling,...). COÖRDINEREN: DOELSTELLING: Zorgen voor resultaatgerichte aansturing en inzet van de toegewezen medewerkers en middelen Verantwoordelijkheid opnemen voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van het toegewezen werkgebied en deze vertalen naar de concrete doelstellingen voor de directe medewerkers Zorgen voor een gestructureerde aanpak van het werk. Actief bijdragen aan de inhoudelijke opmaak van prestatiedoelstellingen (in het persoonlijk plan) en evaluaties van elke medewerker van het werkgebied. Opzetten en beheren van de nodige overlegstructuren binnen het toegewezen werkgebied. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 2 van 6

3 Kernresultaatsgebied Kernresultaten Mogelijke kerntaken INTERNE COMMUNICATIE Instaan voor een open interne communicatie mbt eigen werkgebied Verantwoordelijk voor een optimale interne communicatie naar het team en naar de budgethouder en de leidinggevende. DOELSTELLING: Ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de noodzakelijke informatie De nodige info ter beschikking stellen ifv efficiënte interne communicatie. EXTERNE COMMUNICATIE DOELGROEP: De communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden te verzekeren Instaan voor een gerichte externe communicatie mbt eigen werkgebied De organisatie en / of het eigen werkgebied vertegenwoordigen tijdens activiteiten georganiseerd door het eigen team, bij netwerking activiteiten, fora mbt het eigen werkgebied,... Aanleveren van de inhoud voor externe publicaties / presentaties /... aan het resultaatsgebied imago met betrekking tot het eigen werkgebied. Contacten onderhouden met externe partners ifv opvolging overeenkomsten. Contacten onderhouden met hogere overheden. DIENSTVERLENING (INTERN/EXTERN) DOELSTELLING: Een kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening te garanderen (Her)Structureren van de dienstverlening en de aangeboden producten en diensten vanuit het eigen werkgebied binnen de beleidsvisie op kwaliteit en klantgerichtheid Adviezen formuleren ter verbetering van de dienstverlening. Op de hoogte blijven van de wetgeving en procedures ifv kwalitatieve dienstverlening en deze informatie overbrengen naar het team. Zorgen voor een snelle aanpassing van de dienstverlening Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 3 van 6

4 Kernresultaatsgebied Kernresultaten Mogelijke kerntaken zodanig dat deze continu op een kwaliteitsvolle en klantgerichte manier gebeurt. BELEIDSVOORBEREIDING DOELSTELLING: Het bestuur in staat te stellen het strategische plan op te stellen en te beheren. Voorbereiden van strategische en operationele doelstellingen binnen de budgettair voorziene ruimte voor het eigen werkgebied Uitwerken van beleidsvoorstellen mbt het eigen werkgebied. Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op de verbetering ervan. Bespreken met de beleidscoördinator. BELEIDSONDERSTEUNING DOELSTELLING: Het bestuur in staat te stellen het strategische plan concreet uit te voeren Verantwoordelijk voor het uitwerken en opvolgen van de acties binnen de vooropgestelde beleidsdoelstellingen voor het eigen werkgebied Rapporteren aan de eigen beleidscoördinator. Acties voor de medewerkers formuleren vanuit de toegewezen beleidsdoelstellingen. BUDGETTERING DOELSTELLING: Het bestuur in staat te stellen om de financiële middelen vast te leggen en te beheren Opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning voor de toegewezen materie aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten. input leveren aan de budgethouder voor budgetopmaak en -beheer voor de toegewezen materie. activeren en opvolgen van subsidiedossiers om de budgetten te optimaliseren. INTERNE CONTROLE Hanteren van het interne controlesysteem mbt het eigen werkgebied en rapporteren over het bereiken de beheersinformatie hanteren voor de dagelijkse sturing Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 4 van 6

5 Kernresultaatsgebied Kernresultaten Mogelijke kerntaken van doelstellingen en het gebruik van middelen van medewerkers. DOELSTELLING: Zorgen voor het 1) bereiken van de doelstellingen 2) naleven van de wetgeving en de procedures 3) over betrouwbare financiële en beheersinformatie te beschikken 4) efficiënt en economisch gebruik van middelen 5) bescherming van activa 6) voorkomen van fraude - ondernemen van acties naar aanleiding van de resultaten van het intern controlesysteem. - suggesties doen voor het bijsturen van het interne controlesysteem. SAMENWERKING DOELSTELLING: Het organisatiemodel waar te maken Actief bijdragen tot de goede samenwerking binnen de ganse organisatie, meer bepaald met het team, met de eigen coördinator en met andere medewerkers in het kader van toegewezen opdrachten Actieve deelname aan de gedefinieerde overlegstructuren. Contacteren van / rapporteren aan de juiste collega. Een positieve houding aannemen voor het samenwerken aan resultaat. Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 5 van 6

6 5 COMPETENTIES Gedragscompetentie Gradatie Technische competentie Gradatie Coachen Communicatiemanagement Richting geven Financieel management Conceptueel denken Personeelsmanagement Plannen en organiseren Strategisch management Resultaatgerichtheid Informatiebeheer Besluitvaardigheid MS-Office Impact en invloed Specifieke software Relatienetwerking Procesmatig denken Integriteit en loyaliteit Producten en diensten Projectmatig werken Werking van de organisatie Werkmiddelen en -methodieken Wetgeving mbt de organisatie Wetgeving mbt de werking Creativiteit Ondernemerschap Innovatie pagina 6 van 6