Aanwervingsexamen voor de functie van archivaris

Transcriptie

1 per/infdhmww/ Aanwervingsexamen vr de functie van archivaris Persneelsdienst Gemeenteplein 2, 8790 WAREGEM T F vacatures@waregem.be Openingstijden Vrmiddag: Van maandag tt vrijdag van 9.00u. tt 12.00u. Namiddag: Maandag wensdag dnderdag: van 13.00u. tt 17.00u. Op dinsdag van 13.00u. tt 18.30u. Zaterdag: Iedere eerste zaterdag van de maand pen van 9.00u. tt 12.00u. Infrmatie functie archivaris Het stadsbestuur van Waregem gaat ver tt de rganisatie van een aanwervingsexamen met het g p de aanleg van een wervingsreserve vr de functie van archivaris (niveau A1-A3). Bij de vaststelling van de wervingsreserve zal nmiddellijk tt één aanwerving wrden vergegaan. Het betreft een cntract van bepaalde duur met g p een statutaire aanstelling 1. Vrwaarden nderdaan zijn van een EU-lidstaat. een gedrag hebben dat in vereenstemming is met de eisen van de begde betrekking. de burgerlijke en plitieke rechten genieten. lichamelijk geschikt zijn. De lichamelijke geschiktheid wrdt in principe vastgesteld dr de arbeidsgeneesheer van de Interbedrijfsgeneeskundige Dienst waarbij de stad is aangeslten. Elk persneelslid zal bij de indiensttreding aan het vrgeschreven nderzek wrden nderwrpen, tenzij dit nderzek al vr de indiensttreding heeft plaatsgehad. De beneming van het persneelslid dat niet vldet bij het medisch nderzek en al in dienst is getreden, wrdt autmatisch beëindigd. huder zijn van een masterdiplma geschiedenis f kunstgeschiedenis minstens 1 jaar relevante ervaring kunnen aantnen slagen in een aanwervingsexamen. De kandidaten die ten nrechte aan het examen hebben deelgenmen, kunnen in géén geval telaatbaar wrden verklaard. 2. Functie-inhud a) Identificatiegegevens Functietitel Werktitel Dienst Niveau Graad b) Psitinering in rgangram Rapprteert aan / nder leiding van Geeft leiding aan Diensthfd archief Archivaris Stadsarchief A A1a-A3a Secretaris Stafmedewerker archief Administratief medewerker archief Administratief assistent archief Gemeenteplein waregem T F secretariaat@waregem.be Bank van de Pst BIC BPOTBEB1 IBAN BE Dexia BIC GKCCBEBB IBAN BE

2 Pagina 2 van 6 c) Del van de functie Cördineren van het stedelijk archiefbeheer, het culturele erfgedbeleid en het beheer en behud van het stedelijk (n)rerend erfgedpatrimnium dr het ntwikkelen van prjecten en initiatieven m zwel het digitaal als analg archiefbeheer te ptimaliseren, het stedelijk erfgedveld in kaart te brengen en te beheren zdat dr middel van archiefntsluiting en publieksgerichte erfgedprjecten het verleden van de stad ter kennis wrdt gebracht aan zwel de rganisatie als de burger. d) Takenpakket Vrbereiden, pvlgen en bijsturen van de uitvering van strategische en peratinele planning zdat de beleidsdelstellingen met betrekking tt archiefbeheer, cultureel erfgedbeleid en het beheer en behud van het stedelijk (n)rerend erfgedpatrimnium gerealiseerd wrden Dit mvat nder meer vlgende taken: Juridisch technisch vrbereiden en afhandelen van dssiers vr het cllege van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad aangaande archiefbeheer, cultureel erfgedbeleid en het beheer en behud van het stedelijke (n)rerend erfgedpatrimnium Aanbrengen van nieuwe beleidsitems p basis van indicatren en maatschappelijke evluties Opvlgen van de reglementering, wetgeving en subsidiering die van tepassing is p archiefbeheer en erfgedwerking en deze afstemmen p de eigen situatie Opvlgen van de dienstverlening aan de hand van kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria zals leeszaalbezek, bruikleen en archiefverdrachten vanuit de rganisatie, aanwinsten van derden Regelmatig aftetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar ndig Analyseren en pvlgen van relevante signalen uit het werkveld Implementeren van een verkepelend archiefbeheersplan en vastleggen van prcedures vr analg en digitaal archiefbeheer binnen de rganisatie Ontwikkelen van strategische plannen ter verbetering van het archiefbeheer, dcumentmanagement en cntentmanagement vlgens de ntwikkelingen p prvinciaal en landelijk niveau Ontwikkelen van een strategische planning vr publieksgerichte erfgedprjecten (timing, nderwerpkeuze,...) rekening hudend met het lkale erfgedbeleid, initiatieven en tendensen binnen de erfgedwereld Adviseren bij de pmaak en pvlgen van dssiers met betrekking tt beheer, behud, inventarisatie, restauratie en cnservatie van het stedelijk (n)rerend erfgedpatrimnium Op regelmatige tijdstippen een evaluatie pstellen met g p vernieuwing/ptimalisering van de werking van het geverde beleid Cördineren van de werking van het stadsarchief met het g p een efficiënte en effectieve dienstverlening Dit mvat nder meer vlgende taken: Vertalen van strategie en beleid naar cncrete delstellingen en acties in verband met digitaal en analg archiefbeheer zals de pmaak van rdenings- en selectieplannen, archiefvernietigingplan, wettelijk vastleggen van bewaar- en vernietigingstermijnen, archiefverdrachten Zrgen vr de aan- en bijsturing van de dienstverlening, prcessen en prjecten Analyseren van de dcumentenstrmen m de bestaande prcessen te ptimaliseren in functie van de behefte van de rganisatie Waken ver een effectieve en efficiënte dienstverlening van het stadsarchief Ontwikkelen en pvlgen van een geautmatiseerde archiefdatabank Cördineren en pvlgen van de publieksgerichte erfgedprjecten vlgens het stedelijk erfgedbeleid en de tendensen binnen de erfgedwereld Organiseren en leiden van vergaderingen met medewerkers naar aanleiding van de uitwerking van een specifiek dssier f behandeling van een prbleem f knelpunt Afstemmen van systemen, prcedures, middelen, tijd en mensen Instaan vr budgetbeheer en cntrle van de afdeling in functie van een financieel geznd beleid

3 Pagina 3 van 6 Cachen en begeleiden van de medewerkers zdat het stadsarchief beschikt ver gemtiveerde en cmpetente medewerkers Dit mvat nder meer vlgende taken: Cördineren van de taakverdeling binnen de dienst Medewerkers cachen, begeleiden en bijsturen in hun dagelijkse werking Instaan vr de peridieke functineringsgesprekken en evaluaties van de medewerkers Ontwikkelen en ndersteunen van samenwerkingsverbanden en vertegenwrdigen van het bestuur en haar beleid met g p een ptimale externe cmmunicatie. Dit mvat nder meer vlgende taken Stimuleren en ntwikkelen van samenwerkingsverbanden en netwerken met externen zals private erfgedwerkers, het verenigingsleven, de lkale heemkring Fungeren p vlak van de werkdmeinen als cntactpersn naar tezichthudende verheid en andere penbare besturen, particuliere instellingen f rganisaties zals het reginale erfgedverleg, het West-Vlaams Archievenplatfrm, Archiefbank Vlaanderen, Erfgeddag Vlaanderen, Open Mnumentendag Vlaanderen Organiseren van externe cmmunicatie en public relatins inzake archief- en erfgedwerking in lijn met de stedelijk infdienst Ontwikkelen en cördineren van prjecten die de materiële zrg vr het archief vr gen hebben en bewaken van een ged beheer van de verschillende archiefbewaarplaatsen Dit mvat nder meer vlgende taken: Adviseren ver de nieuwe technieken p vlak van restauratie en cnservatie vr archief en (n)rerend erfged Cördineren van restauratie- en/f cnserveringsprjecten van archiefstukken en nrerend erfged Leiden van de inrichting van de archiefbewaarplaatsen Bepalen van richtlijnen vr een veilige bewaring van archiefstukken en bruikleen aan derden Ontwikkelen van een calamiteitenplan vr de archiefbewaarplaatsen Instaan vr een ptimale infrmatiedrstrming en stimuleren van cmmunicatie zdat de medewerkers en verantwrdelijken ged geïnfrmeerd en betrkken zijn Dit mvat nder meer vlgende taken: Organiseren van een werkverleg binnen de dienst f een dienstverschrijdend verleg naar aanleiding van een specifiek prject f pdracht Ervr zrgen dat iedere (prject)medewerker ver alle infrmatie beschikt die hij/zij ndig heeft m zijn/haar taken ged te kunnen uitveren Rapprteren in verband met de werking van de dienst, de uitvering van de beleidsdelstellingen, de vrtgang van de prjecten, activiteiten,... Verzrgen van een ptimale tp-dwn en bttm-up cmmunicatie: rapprteren, aftetsen van vrstellen,... Plyvalent meewerken aan diverse pdrachten bij andere teams f cllega s in functie van de cntinuïteit van de werking e) Vaktechnische cmpetenties Wetgeving Gemeentedecreet specifiek vr de functie Archiefwet en archiefdecreet Cultureel erfged, erfgedcnvenant, Onrerend erfged Openbaarheid, privacy, auteursrecht, Kennisniveau Grndig Ged Basis

4 Pagina 4 van 6 Vakkennis Archiefsectr (rganisaties, evluties, ) Efgedsectr (rganisaties, evluties, ) Archiveringstechnieken, theretisch kader en materieel archiefbeheer Cmputerkennis MS Office tepassingen f) Gedragscmpetenties Leidinggeven Zrgt ervr dat mensen en middelen efficiënt ingezet wrden in functie van de vrpgestelde delstellingen Begeleidt medewerkers m hun cmpetenties te ntwikkelen Buwt verleg in met het team en stimuleert nderlinge cmmunicatie Mtiveert medewerkers en geeft feedback ver individuele en gezamenlijk behaalde resultaten Geeft ruimte en verantwrdelijkheid m initiatief te nemen Delegeren Wijst pdrachten te vlgens kennis/ervaring en mtivatie Geeft medewerkers ruimte m beslissingen te nemen Maakt de medewerker mee verantwrdelijk vr het eindresultaat Staat pen vr initiatieven van medewerkers Besluitvaardigheid Neemt drslaggevende beslissingen in diverse situaties die grte gevlgen (kunnen) hebben Neemt belangrijke beslissingen die een impact hebben p langere termijn Zrgt vr een draagvlak vr genmen beslissingen Zet anderen aan tt het nemen van beslissingen Plannen en rganiseren Ontwikkelt systemen, prcedures en werkmethdes m de delstellingen van de afdeling f rganisatie te realiseren Ontwikkelt systemen en methdes m te anticiperen en in te spelen p nvrziene mstandigheden Hudt bij de planning en uitvering van het werk rekening met de lange termijn Ziet te p een efficiënte en effectieve besteding van middelen Stuurt het beleid bij p basis van gedcumenteerde analyse Prbleemplssend werken Verwerft inzicht in een diverse prblematiek Analyseert cmplexe prblemen en weet deze vr anderen te herfrmuleren Betrekt en integreert (tegengestelde) rdelen van anderen in de eigen analyse Stimuleert interactie van meningen en rdelen Onafhankelijk denken Schat adviezen in p hun waarde en bruikbaarheid Plaatst vragen f prblemen in een ruimere cntext Is cnsequent bij het tepassen van beleid, delstellingen, afspraken, Streeft naar neutraliteit, bjectiviteit en gelijke behandeling Is weerbaar bij tegenstand Visie ntwikkelen Richt zich p de hfdlijnen en langere termijn Levert een bijdrage aan de visientwikkeling binnen het eigen beleidsdmein Ontwikkelt vrstellen en plannen p basis van de uitgestippelde rganisatiestrategie Ziet trends f verbanden met andere situaties f evluties binnen andere beleidsdmeinen Vertaalt trends en ntwikkelingen naar mgelijkheden vr het eigen beleidsdmein

5 Pagina 5 van 6 Zelfntwikkeling Neemt verantwrdelijkheid p vr de eigen prfessinele ntwikkeling en werkt met een duidelijk plan vr de verbetering van de eigen prestaties Neemt verantwrdelijkheid p vr de prfessinele ntwikkeling van anderen Creëert een leerklimaat Lyaal zijn Vertegenwrdigt de rganisatie p passende wijze bij anderen en externe cntacten Kan anderen mtiveren en stimuleert de betrkkenheid met de rganisatie Handelt in vereenstemming met de belangen van de rganisatie Is mee verantwrdelijk vr de realisatie van de gewenste rganisatiecultuur Draagt de delen en waarden binnen en buiten de rganisatie uit en verdedigt de belangen en genmen beleidsbeslissingen Integriteit Blijft crrect en integer in cmplexe situaties en nder (externe) druk Signaleert niet integer gedrag en nderneemt actie Handelt integer in een veelheid aan situaties, k waar er geen eenduidige richtlijnen vr bestaan Stimuleert respect en penheid vr anderen 3. Examenprgramma Het examen zal bestaan uit de drie nderdelen hier vermeld. De examenjury bepaalt de vlgrde van de preven afhankelijk van het aantal kandidaten. A. Psychtechnische preven Aan de hand van psychtechnische preven, uitgeverd dr een extern selectiedeskundige wrden de vastgestelde gedragscmpetenties getest. Het resultaat van de psychtechnische preven geeft een berdeling geschikt f niet geschikt vr een leidinggevende en verantwrdelijke functie binnen de rganisatie. B. Schriftelijk gedeelte (50 ptn) De vaktechnische cmpetenties wrden getest aan de hand van enkele schriftelijke vragen en/f cases. De kandidaten wrden tijdig geïnfrmeerd ver de specifieke nderdelen van de wetgeving die zal meten gekend zijn vr het examen. C. Mndeling gedeelte (50 ptn) Mgelijkheid tt terugkppeling naar het schriftelijk luik vr eventuele verdere telichting. Evaluatie van de vereenstemming van het prfiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie evenals zijn/haar mtivatie en interesse vr het beleidsdmein. De kandidaten meten als geschikt berdeeld wrden na de psychtechnische preven en dienen 50% te behalen p het schriftelijk gedeelte én p het mndeling gedeelte. Om geslaagd te zijn met men 60% behalen in ttaal van het examen. Het aanwervingsexamen resulteert cnfrm art. 19 van de rechtspsitieregeling in een bindende rangschikking van de geslaagde f geschikt bevnden kandidaten in vlgrde van de behaalde punten f scres. De selectieprcedure zal ingepland wrden eerste kwartaal Anciënniteiten Diensten die gepresteerd werden bij een andere verheid kmen nbeperkt in aanmerking vr de berekening van de geldelijke anciënniteit. Diensten die gepresteerd werden bij een andere verheid kmen nbeperkt in aanmerking vr de berekening van de schaalanciënniteit, p vrwaarde dat die prestaties relevant zijn vr de functie waarin men wrdt aangesteld.

6 Pagina 6 van 6 Berepservaring in de privésectr f als zelfstandige kan tt 10 jaar in aanmerking genmen vr de berekening van de geldelijke anciënniteit en schaalanciënniteit p vrwaarde dat ze relevant is vr de uitefening van de functie. Vr de tekenning van deze anciënniteiten met de relevante ervaring dr het kandidaat-persneelslid aangetnd wrden aan de hand van de ndige attesten en/f functiebeschrijvingen,... van vrige werkgever(s). 5. Wervingsreserve De geslaagde kandidaten wrden in de wervingsreserve pgenmen die geldig blijft gedurende een peride van 3 jaar, te rekenen vanaf de eerste maand, vlgend p de datum van het prces-verbaal van de afsluiting van de examenverrichtingen. De wervingsreserve kan bij beslissing van het cllege van burgemeester en schepenen maximaal verlengd wrden tt 5 jaar. Kandidaten pgenmen in de wervingsreserve die definitief iedere beneming verzaken, verliezen hun aanspraken en wrden uit de reserve geschrapt. Hetzelfde geldt vr de kandidaten die hun kandidatuur niet bevestigen wanneer zij daarte dr het bestuur, naar aanleiding van een vacature, wrden uitgendigd. 6. Ln Functinele lpbaan in niveau A1a-A3a De bepaling van de lnschaal en de trap is afhankelijk van de tegekende anciënniteiten. Er kan een berekening van het individuele ln bekmen wrden p het nummer f via mail naar vacatures@waregem.be. Het ln wrdt aangevuld met maaltijdcheques (6 eur per gewerkte dag), fietsvergeding (0,20 eur per km), gratis wn-werkverkeer met penbaar verver, gratis hspitalisatieverzekering en een flexibele verlfregeling Kandidaturen kunnen enkel geldig ingediend wrden via het verplicht inschrijvingsfrmulier. Dit met samen met een afschrift van het vereiste diplma gericht wrden aan het cllege van burgemeester en schepenen, Gemeenteplein 2 te 8790 Waregem (de pststempel geldt als bewijs) f tegen ntvangstbewijs wrden afgegeven p de persneelsdienst. U kan k mailen naar vacatures@waregem.be. De inschrijvingen sluiten af p 31 januari Daarna wrdt u p de hgte gebracht f uw kandidatuur al dan niet wrdt weerhuden. Te laat ingediende kandidaturen zullen niet in aanmerking genmen wrden. De start van deze selectieprcedure is vrzien vr eerste kwartaal Alle bijkmende inlichtingen kunnen verkregen wrden bij de persneelsdienst van de stad p het nummer f via mail naar vacatures@waregem.be. Waregem, 19 december 2013 Namens het cllege van burgemeester en schepenen Guid De Langhe stadssecretaris Kurt Vanryckeghem burgemeester