Functiebeschrijving. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. Functienaam: beleidsmedewerker.

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: beleidsmedewerker Functienaam: beleidsmedewerker Functiefamilie: managementteam Functionele loopbaan: A1a-A3a Afdeling: Secretariaat Dienst: Subdienst: Code: Doel van de entiteit Het secretariaat heeft hoofdzakelijk een administratief ondersteunende functie ten overstaan van de verschillende bestuursorganen van het lokaal bestuur (burgemeester, het college, vast bureau, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur). Het secretariaat helpt mee aan de opmaak van de agenda's en de notulen van de deze bestuursorganen. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: de algemeen directeur Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam 23/07/2019 pagina 1 van 7

2 Kernresultaten Strategische beleidsvoering Concipiëren en uitwerken van de beleidsdoelstellingen, binnen de budgettair voorziene ruimte. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen. Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen organisatie van het beleidsplanningsproces beleidsvoorstellen voorbereiden voor het meerjarenplan ondersteuning bieden bij de opmaak van een voorstel van strategische nota en meerjarenplanning waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in de doelstellingen toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de strategische nota evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan Organisatiebeheersing Coördineren en systematisch opvolgen van het organisatiebeheersingssysteem. Doel: verhogen van de efficiëntie, de kwaliteit en de transparantie in de organisatie rapporteren en communiceren van de wijze waarop de organisatiebeheersing wordt georganiseerd aan de raden, de uitvoerende organen, managementteam en de medewerkers opstellen van maatregelen en procedures die bepalen op welke wijze de organisatiebeheersing wordt georganiseerd opvolgen en indien nodig bijsturen van de organisatiebeheersing Beleidsondersteuning Voor de hele organisatie ondersteuning bieden op vlak van beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie (bvb op vlak van flankerend onderwijs, veiligheid, middenstand, ). Doel: zorgen dat de organisatie kan anticiperen op nieuwe evoluties en bestaande werkwijzen aanpast waar nodig. Dit omvat onder meer: systematisch op zoek gaan naar nieuwe tendensen, methoden en werkwijzen die relevant zijn voor het lokaal bestuur betekenis van nieuwe evoluties vertalen naar de dienstverlening van het lokaal bestuur ondersteuning bieden aan de verschillende afdelingen bij de implementatie van nieuwe beleidskeuzes evalueren van het gevoerde beleid en voorstellen opmaken tot bijsturing 23/07/2019 pagina 2 van 7

3 Procesmanagement Sleutelprocessen van de hele organisatie analyseren en waar nodig bijsturen. Doel: de sleutelprocessen worden goed beheerd. het overzicht van de sleutelprocessen binnen de hele organisatie actueel houden sleutelprocessen evalueren en optimaliseren in overleg en samenwerking met alle diensten Projecten coördineren en projectmanagement implementeren Voorbereiden en uitvoeren van projecten die verschillende afdelingen in de organisatie overschrijden. Implementatie van projectmanagement in de hele organisatie. Doel: zorgen dat de hele organisatie is staat is om projecten efficiënt te realiseren Dit omvat onder meer volgende concrete taken: eigen projecten voorbereiden, beschrijven, organiseren en coördineren implementeren van een algemene methodiek van projectopvolging ondersteuning bij de opvolging van alle lopende (strategische) projecten Plaatsvervangend algemeen directeur Vervangen van de algemeen directeur (-titularis) bij diens afwezigheid. Doel: verzekeren van de continuïteit van de organisatie instaan voor uitvoering van de taken en opdrachten van de algemeen directeur permanent zicht houden op de globale werking van het bestuur ter voorbereiding van deze vervanging Budgetbeheer Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning. Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten advies verlenen om te komen tot een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle afstemming van / verbanden leggen met de budgetten van de hogere overheid en het gemeentelijk meerjarenplan 23/07/2019 pagina 3 van 7

4 Management organisatie Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende entiteiten. Doel: de gemeentelijke werking optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie voorbereiden, deelnemen en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de entiteiten meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie) Communicatiestroom managementteam Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen het managementteam en het bestuur. Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de globale missie frequent overleg met de algemeen directeur om problemen te bespreken, advies te verlenen, meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het bestuur toelichting geven aan de bestuursorganen beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkers en de uitvoering ervan verzekeren samenwerking tussen de entiteiten bevorderen informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken waarmee de entiteit bezig is Coördinatie en leiding Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de medewerkers in opdracht van en/of samen met de algemeen directeur. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten 23/07/2019 pagina 4 van 7

5 waken over de uitvoering van de opdrachten begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit instaan voor de continuïteit van de entiteit uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken kwaliteitszorg implementeren en opvolgen coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk Interne communicatie Bijdragen aan een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie waken over een optimale interne communicatie informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen bevorderen van communicatie in alle richtingen toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem) ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers Externe communicatie Bijdragen aan een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden 23/07/2019 pagina 5 van 7

6 instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. 23/07/2019 pagina 6 van 7

7 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement Financieel management HRM-management Strategisch management PC-Vaardigheden Databanken (outlook) Presentaties (Powerpoint) Rekenbladen (Excel) Software eigen aan de functie Tekstverwerking (Word) Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie Gedragscompetenties Cluster Competentie Beheersmatige Plannen en organiseren vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Analytisch denken Conceptueel denken Interactief gedrag Impact en invloed (overtuigingskracht) Teamwerk en samenwerken Leiderschap Coaching Persoonsgebonden gedrag Kwaliteit en accuraatheid Veranderingsbereidheid Probleemoplossend gedrag Creativiteit Klantgerichtheid Waardegebonden gedrag Integriteit Organisatieverbondenheid Resultaatgerichtheid 23/07/2019 pagina 7 van 7