BELEIDSREGEL I.V.M. DE FISCALE ASPECTEN VAN PERSONELE VERGOEDINGEN EN VERSTREKKINGEN

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Grningen. Nr. CVDR135747_1 21 nvember 2017 BELEIDSREGEL I.V.M. DE FISCALE ASPECTEN VAN PERSONELE VERGOEDINGEN EN VERSTREKKINGEN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, (BD ); gezien het vrstel van 4 januari 2012; BESLUITEN: de Beleidsregel fiscale aspecten persnele vergedingen en verstrekkingen vast te stellen. Bewaartermijnen Aan een aantal basisgegevens stelt de Belastingdienst fiscale bewaartermijnen. Vr de lnadministratie is dat zeven jaar. Deze termijn is van belang vr de nderstaande beleidsafspraken. Immers, er wrden een aantal (digitale) dcumenten geprduceerd: - frmulieren - verzichten - verslagen van tetsing - bevindingen van cntrles - etc. Deze wrden gezien als nderdeel van de lnadministratie. De gegevens dienen dan k te wrden gearchiveerd, waarbij een bewaartermijn van zeven jaar in acht wrdt genmen. Reis en verblijf 1. Aut,s van de werkgever/dienstaut,s Het ter beschikking stellen van dienstaut s wrdt centraal binnen een dienst geregeld, bijvrbeeld bij Facilitaire Zaken, die hiervan een registratie bijhudt. Er wrdt nderscheid gemaakt tussen dienstaut s vr algemeen gebruik (meerdere gebruikers mgelijk) en dienstaut s die permanent aan een medewerker ter beschikking staan. Iedere medewerker, die gebruik maakt van een dienstaut vr algemeen gebruik, tekent een standaard gebruiksvereenkmst, waarin.a. wrdt vastgelegd dat de aut niet privé wrdt gebruikt. Gebruik van een dienstaut ten beheve van wn-werkverkeer is alleen tegestaan na gedkeuring van f namens het verantwrdelijk GMT-lid. Dit dient te wrden vastgelegd in het persneelsdssier van de betreffende medewerker. Indien dr f namens het verantwrdelijk GMT-lid gebruik van de dienstaut ten beheve van wn-werkverkeer is tegestaan, wrdt een vastgestelde vergeding ver de afstand tussen wnhuis en werkplek en vice versa, maandelijks aan de gebruiker in rekening gebracht. Indien de gebruiker de dienstaut vr algemeen gebruik niet gebruikt vr wn-werkverkeer, is deze verplicht de dienstaut te stallen p het daarte aangewezen afsluitbare terrein. Iedere medewerker die permanent een dienstaut ter beschikking heeft, tekent eveneens een gebruiksvereenkmst. Bvendien dient hij/zij een Verklaring geen privé gebruik bij de afdeling P&O in te leveren f er vindt een bijtelling bij het salaris plaats van het vastgestelde percentage van de catalguswaarde. De standaard gebruiksvereenkmst vr zwel dienstaut s vr algemeen gebruik als vr dienstaut s die permanent aan één medewerker ter beschikking staan, wrdt p cncernniveau vastgesteld. De afdeling P&O bewaart de vereenkmsten (en indien van tepassing: Verklaring geen privé gebruik ) in het persneelsdssier. De medewerker ntvangt een kpie van de vereenkmst. Inrichting en gebruik van de rittenregistraties wrden p cncernniveau vastgesteld m te waarbrgen dat de ritten k fiscaal gezien crrect wrden vastgelegd. Vr de elektrnische rittenregistratie is een Prtcl Elektrnische Rittenregistratie van kracht, dat p cncernniveau wrdt vastgesteld. Tetsing 1

2 Er vindt eenmaal per kwartaal cntrle plaats p privé gebruik dr de dienst p basis van de rittenregistraties. Indien de uitkmsten van de tetsing ged zijn, dan neemt de frequentie van de cntrle geleidelijk af. Mchten de bevindingen slecht f matig zijn, dan wrdt de frequentie van tetsing eenmaal per kwartaal aangehuden. De bevindingen van de cntrle wrden vastgelegd. Aanwezigheid van de vereenkmsten wrdt steekprefsgewijs gecntrleerd dr de interne cntrle van de dienst aan de hand van de registratie bij Facilitaire Zaken. Dit gebeurt eenmaal per 2 jaar. De bevindingen van deze cntrle wrden vastgelegd. Maatregelen bij verkeerd c.q. privé gebruik: Bijtelling (met terugwerkende kracht) van het vastgestelde percentage van de catalguswaarde bij het salaris. Terugvrdering van de ksten. Indien van tepassing, pleggen van disciplinaire maatregelen cnfrm de ARG. 2. Reiskstenvergedingen privé vertuigen Declaratie van reisksten privé-vertuigen gebeurt uitsluitend via de standaardfrmulieren. Er zijn 2 standaardfrmulieren: één vr incidentele reizen (frmulier reis- en verblijfksten) en één vr regelmatig zakelijk gebruik eigen aut (frmulier declaratie autkilmeters). Aan de declaratiefrmulieren wrdt een print van de ruteplanner tegevegd. Functie- en werkplekgerelateerd 3. Verstrekking zakelijke telefn(mbiele telefns/smartphnes, BlackBerries Het ter beschikking stellen van de apparatuur wrdt centraal binnen een dienst geregeld, bijvrbeeld bij Facilitaire Zaken, die hiervan een registratie bijhudt. De aanvraag van de apparatuur lpt via de leidinggevende, die tetst f uit de taak en functie van de medewerker vlgt dat de apparatuur vr meer dan 10 % zakelijk zal wrden gebruikt. Iedere medewerker, die gebruik maakt van een zakelijke telefn, tekent een standaard gebruiksvereenkmst, waarin.a. wrdt vastgelegd dat de telefn vr meer dan 10 % zakelijk wrdt gebruikt. De standaard gebruiksvereenkmst wrdt p cncernniveau vastgesteld. De afdeling P&O bewaart de vereenkmsten in het persneelsdssier. De medewerker ntvangt een kpie. Het gebruik van BlackBerries en smartphnes e.d. in het buitenland is niet tegestaan, tenzij na uitdrukkelijke testemming van f namens het verantwrdelijk GMT-lid. Bij teruggave van de apparatuur dr de medewerker wrdt een vrijwaringsbewijs verstrekt. Rekeningen vr BlackBerries wrden gecntrleerd p gebruik in het buitenland. Indien een medewerker de BlackBerry in het buitenland gebruikt, znder uitdrukkelijke testemming van f namens het verantwrdelijk GMT-lid, dan zijn de ksten vr de medewerker, tenzij deze kan aantnen dat het gebruik zakelijk was. Aanwezigheid van de vereenkmsten wrdt steekprefsgewijs gecntrleerd dr de interne cntrle van de dienst aan de hand van de registratie bij Facilitaire Zaken. Dit gebeurt eenmaal per 2 jaar. De bevindingen van deze cntrle wrden vastgelegd. 4. Laptps/ntebks/navigatiesystemen/enz. Het ter beschikking stellen van een laptp f andere draagbare apparatuur met een cmputerfunctie (geen BlackBerries, wel bv. ipads) wrdt (p aangeven van de leidinggevende) centraal binnen het cncern geregeld dr de DIA (Facilitaire Dienst), die hiervan een registratie bijhudt. Iedere medewerker die de beschikking krijgt ver een laptp f andere draagbare apparatuur met cmputerfunctie, tekent een gebruiksvereenkmst, waarin.a. wrdt vastgelegd dat de apparatuur vr meer dan 90% zakelijk wrdt gebruikt. Het rigineel van de vereenkmst blijft bij de DIA (Facilitaire Dienst) en een kpie gaat in het persneelsdssier; de medewerker ntvangt eveneens een kpie. 2

3 Het is niet tegestaan andere sftware dan de standaard image p de apparatuur aan te brengen. Overigens is dit in principe niet mgelijk. Bij teruggave van de apparatuur dr de medewerker wrdt een vrijwaringsbewijs verstrekt. Een tets p meer dan 90% zakelijk gebruik, is lastig. Als stelregel geldt het vlgende. De apparatuur wrdt verndersteld vr meer dan 90% zakelijk te wrden gebruikt als (uitgaande van een getekende gebruiksvereenkmst): - de apparatuur vrzien is van een standaard image, waarbij het niet mgelijk is m andere sftware p de apparatuur te installeren; - de medewerker alleen een laptp heeft en geen desktp; - de apparatuur p de werkplek achterblijft, als de medewerker naar huis gaat. Aanwezigheid van de vereenkmsten wrdt steekprefsgewijs gecntrleerd dr de interne cntrle van de dienst aan de hand van de registratie bij Facilitaire Dienstverlening. Dit gebeurt eenmaal per 2 jaar. De bevindingen van deze cntrle wrden vastgelegd. Maatregelen bij verkeerd c.q. privé gebruik: Bijtelling bij salaris van 30% van de aanschafwaarde (maximaal 3 jaar, daarna geen bijtelling meer, zlang hetzelfde apparaat gebruikt wrdt). 5. Kleding en scheisel Alle bedrijfskleding (incl. scheisel) wrdt vrzien van het gemeentelg van tenminste 70 cm 2 p een zichtbare plaats. Als in bepaalde gevallen het lg niet p de kleding wrdt aangebracht, wrden de ksten vr de kleding gebruteerd. In dat geval meten k eventuele ksten vr wassen/stmen wrden gebruteerd. Speciaal scheisel (bijv. veiligheidsschenen) en speciale kleding, vr zver het te maken heeft met de ARBO-mstandigheden, wrden in het ARBO-plan van de desbetreffende dienst pgenmen. 6. Representatieksten Representatieksten zijn zakelijke ksten die gemaakt wrden in verband met externe relaties (bv. diner met een klant, fles wijn bij de ndertekening van een cntract). Indien er sprake is van een zakelijk karakter, wrden externe representatieksten niet belast, tenzij er sprake is van een cadeau in de vrm van een geldbedrag, beken- f cadeaubn, IRIS-cheque, enz. In geval van een cadeau in de vrm van een geldbedrag f bn wrden externe representatieksten altijd belast, k al is sprake van een zakelijk karakter. Deze meten wrden meegenmen in de eindheffing. Op declaratiefrmulier, factuur f bnnetje dient te wrden vermeld vanwege welke gebeurtenis de ksten zijn gemaakt. Hieruit met het zakelijke karakter duidelijk blijken. De declaratie van representatieksten lpt via de leidinggevende, die tetst p het zakelijk karakter van de gemaakte ksten. Eenduidig beken p representatieksten. Persneelsvrzieningen 7. Maaltijden, werklunches, werkdiners Maaltijden, werklunches en werkdiners wrden alleen verstrekt f verged als ze een zakelijk karakter hebben. Van een maaltijd met een zakelijk karakter kan bijvrbeeld sprake zijn bij: verwerk; gebrken diensten, waarbij de medewerker niet in de gelegenheid is m thuis de maaltijd te nuttigen; dat is bijvrbeeld het geval wanneer een medewerker dr zijn werk niet tussen en uur kan eten; 3

4 werk p kpavnden; zakelijke besprekingen met externen; zakelijke besprekingen met internen, wanneer deze plaatsvinden p een tijdstip dat nrmaliter een maaltijd wrdt genten (bijvrbeeld werklunches). Maaltijden tijdens een zakelijke bespreking met alleen internen, waarbij geen sprake is van verwerk, wrden alleen verstrekt f verged als er bvendien een duidelijke ndzaak is, bv. mdat de medewerkers anders niet in staat zijn m p een nrmaal tijdstip te eten. Op declaratiefrmulier, factuur f bnnetje dient te wrden vermeld vanwege welke gebeurtenis de ksten zijn gemaakt. Hieruit met het zakelijke karakter duidelijk blijken. Bij dienstreizen wrden sms k maaltijden verged; dit gebeurt uitsluitend cnfrm de Reisregeling De declaratie van ksten vr maaltijden lpt via de leidinggevende, die tetst p het zakelijk karakter van de gemaakte ksten. Bij een declaratie van een maaltijd tijdens een zakelijke bespreking met alleen internen tetst de leidinggevende bvendien p de ndzaak van de verstrekking f vergeding. Eenduidig beken p maaltijden. 8. Stelmassages Indien een dienst stelmassages aanbiedt, dan met dit wrden pgenmen in het ARBO-plan en beschreven als preventieve maatregel. 9. Fietsregeling Geen nieuwe afspraken p cncernniveau. Tetsing dr leidinggevende. Maatregel bij verkeerd gebruik: Indien van tepassing, pleggen van disciplinaire maatregelen cnfrm de ARG. 10. Cadeaus intern (werknemers, vast, tijdelijk, stagiaires enz. Cadeaus aan internen die te beschuwen zijn als persnlijke attentie in situaties waarin k anderen dan de werkgever dergelijke attenties plegen te geven, zals een bs blemen f een fles wijn, mgen nbelast wrden verstrekt, mits de waarde (incl. BTW) niet hger is dan 25. Cadeaus aan internen in de vrm van een geldbedrag, beken- f dinerbn, IRIS-cheques, VVVbn, etc. zijn altijd belast. Cadeaus met een ideële waarde (bv. pen met inscriptie) mgen nbelast wrden verstrekt. Per dienst wrden cadeaubnnen (bv. IRIS-cheques, beken-, diner-, theater-, VVV-bn etc.) uitsluitend centraal aangeschaft en uitgegeven. Bij uitgifte van dergelijke bnnen wrdt p de centrale plaats in een verzicht de vlgende gegevens bijgehuden: datum, aan wie de cadeaubn is verstrekt, vr welke gelegenheid en wat de waarde is. Deze verzichten wrden na elk kwartaal naar de afdeling P&O gestuurd. De afdeling P&O cntrleert per kwartaal p de hgte van de bedragen, daarbij k rekening hudend met het kerstpakket. Indien de hgte van de bedragen daarte aanleiding geeft, wrdt de eindheffing tegepast. Eenduidig beken p cadeaus intern. 11. Cadeaus extern (niet-werknemers) Aan externen wrden geen cadeaus gegeven die geen zakelijk karakter hebben. Cadeaus met een zakelijk karakter vr externen wrden in het vervlg gebekt p representatieksten. 12. Vergedingen stembureauleden (die tevens ambtelijk medewerker zijn) 4

5 Vr zwel ambtelijke als niet ambtelijke leden van het stembureau wrden IB47 frmulieren aan de Belastingdienst tegeznden. 13. Creditkaarten Geen nieuwe afspraken p cncernniveau. Diensten checken de afschriften p privé gebruik. De bevindingen van deze cntrle wrden vastgelegd. Maatregelen bij verkeerd c.q. privé gebruik: Bij cnstatering privé gebruik wrden de afgeschreven bedragen drbelast naar de betrkken medewerker. Indien van tepassing, wrden disciplinaire maatregelen pgelegd, cnfrm de ARG. 14. Abnnementen, tegangskaarten Het gebruik van de Skybx en de Vrwaarts Vrwaarts is uitsluitend zakelijk. Het gebruik wrdt geacht zakelijk te zijn als: - externe (zakelijke) relaties zijn uitgendigd; - interne teambuildingsdagen. (NB. Verlting van de plaatsen f beschikbaarstelling van plaatsen als belning is geen zakelijke gebruik). Bij ieder gebruik van de Skybx en van de Vrwaarts Vrwaarts dienen de zakelijke redenen te wrden vastgelegd. Inhuur 15. Inhuur ZZP'ers Bij inhuur ZZP wrdt de standaard (dr het AMT vastgestelde) mdelvereenkmst gebruikt. Nta s aan ZZP ers wrden pas betaald wrden nadat kpie VAR (WUO f DGA) en kpie ID-bewijs aanwezig zijn. Aanwezigheid van kpie VAR en ID-bewijs wrdt eenmaal per jaar steekprefsgewijs gecntrleerd dr de interne cntrle van de dienst. De bevindingen van deze cntrle wrden vastgelegd. Gedaan te Grningen in de cllegevergadering van 17 januari De burgemeester, De secretaris, 5

6 dr. J.P. (Peter) Rehwinkel. drs. M.A. (Maarten) Ruys. 6

7 Bijlage Bijlage: geen vrstellen vr nieuwe beleidsafspraken p cncernniveau 7