BIJLAGE : PRIVACYCLAUSULE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)

Transcriptie

1 BIJLAGE : PRIVACYCLAUSULE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG) TITEL 1 RECHT OP INFORMATIE 1. In het kader van de arbeidsrelatie tussen de werkgever en de werknemer verwerkt de werkgever gegevens van zijn werknemers. Vr de tepassing van de sciale, fiscale en arbeidswetgeving met iedere werknemer bij zijn indiensttreding een aantal inlichtingen verstrekken en dcumenten vrleggen. 2. De werknemer brengt de werkgever spntaan en znder uitstel p de hgte van elke wijziging van deze gegevens. Z dienen elke adreswijziging en elke wijziging in de burgerlijke staat van de werknemer f in zijn gezinssituatie z snel mgelijk aan de werkgever te meegedeeld. 3. De werkgever zal de verstrekte persnsgegevens verwerken p een rechtmatige, behrlijke en transparante wijze en enkel vr welbepaalde, uitdrukkelijk mschreven en e deleinden, cnfrm de geldende privacywetgeving, zals pgenmen in de Algemene Verrdening Gegevensbescherming (hierna AVG). De werkgever zal de verstrekte gegevens slechts bewaren zlang als ndig vr het bereiken van de respectievelijke deleinden. De werkgever zrgt vr een passende beveiliging van de persnsgegevens. 4. De persnsgegevens van de werknemer dr de werkgever niet buiten Eurpese Ecnmische Ruimte verwerkt (Indien dit wel het geval zu zijn, meten de werknemers ver de mdaliteiten hiervan ingelicht). 5. De werkgever verwerkt de verstrekte persnsgegevens p basis van vlgende rechtsgrnden: - de uitdrukkelijke en ndubbelzinnige testemming van de werknemer. Deze testemming kan p elk genblik dr de werknemer ingetrkken; - de uitvering van de arbeids f enige andere ; - het vlden aan een wettelijke ; - de verwerking is ndig vr de bescherming van de vitale belangen van de werknemer f een andere natuurlijke persn - de verwerking is ndig vr de behartiging van de e belangen van de werkgever f een derde; - de verwerking is ndig vr de vervulling van een taak van algemeen belang f een taak in het kader van de uitefening van het penbaar gezag. In 8 is een verzicht van alle structurele verwerkingen pgenmen. 6. Met betrekking tt deze persnsgegevens heeft de werknemer het recht m: (1) inzage te krijgen in de persnsgegevens die dr de werkgever verwerkt. De werknemer heeft het recht te weten waarm deze gegevens verwerkt, wie deze gegevens ntvangt, he lang de gegevens in principe bewaard, f deze naar een land buiten de Eurpese Ecnmische Ruimte kunnen verstuurd, he de werkgever deze gegevens heeft verwrven en f deze gegevens gebruikt m aan geautmatiseerde besluitvrming te den. 1

2 De werkgever verstrekt deze gegevens in een begrijpelijke vrm. De werknemer heeft steeds het recht m kstels een kpie p te vragen van zijn/haar persnsgegevens die dr de werkgever verwerkt. Indien de werknemer m bijkmende kpieën verzekt, kan de werkgever p basis van de administratieve ksten een redelijke vergeding aanrekenen. Wanneer de werknemer zijn verzek elektrnisch indient, en niet m een andere regeling verzekt, wrdt de infrmatie in een gangbare elektrnische vrm verstrekt. (2) njuiste gegevens dr de werkgever te den verbeteren. (3) in bepaalde mstandigheden de werkgever te verzeken de persnsgegevens die p hem/haar betrekking hebben te wissen. Dit is het geval wanneer: de persnsgegevens niet langer ndig zijn vr de deleinden waarvr zij zijn verzameld f werden verwerkt; de werknemer de testemming tt het verwerken van de gegevens intrekt en er is geen andere rechtsgrnd vr de verwerking; de werknemer m gegrnde redenen bezwaar maakt tegen de verwerking; de werkgever niet ver een rechtsgrnd beschikt m de gegevens te verwerken; m te vlden aan een in het Unierecht f het lidstatelijke recht neergelegde wettelijke die p de verwerkingsverantwrdelijke rust. De gegevens meten tch niet gewist indien de verwerking ndig is: vr het uitefenen van het recht p vrijheid van meningsuiting en infrmatie; vr het nakmen van een in het Unierecht f het lidstatelijke recht neergelegde wettelijke die p de verwerkingsverantwrdelijke rust f vr het vervullen van een taak van algemeen belang; m redenen van algemeen belang p gebied van vlksgezndheid; met het g p archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk f histrisch nderzek f statistische deleinden vr de instelling, uitefening f nderbuwing van een rechtsvrdering. (4) m de verwerking van de persnsgegevens die p hem/haar van tepassing zijn te beperken. Dit is het geval wanneer: de juistheid van de persnsgegevens wrdt betwist dr de werknemer; de verwerking nrechtmatig is en de werknemer verzekt m het wissen van de gegevens; de werkgever de gegevens niet meer ndig heeft vr de verwerkingsdeleinden, maar de werknemer wel vr een rechtsvrdering; de werknemer bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking. beperking van de gegevensverwerking heeft tt gevlg dat deze gegevens enkel ng verder mgen verwerkt mits uitdrukkelijke testemming van de werknemer, met het g p een rechtsvrdering f ter bescherming van de rechten van anderen. 2

3 (5) de aan de werkgever verstrekte persnsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vrm te verkrijgen en deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwrdelijke ver te dragen wanneer: de verwerking van deze gegevens luter berust p de testemming van de werknemer; de verwerking via geautmatiseerde prcédés wrdt verricht. (6) te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van de hem/haar betreffende persnsgegevens vr de behartiging van een belang f vr het vervullen van een taak van algemeen belang m met zijn/haar specifieke situatie verband hudende redenen. Na kennisname van het bezwaar staakt de werkgever de verwerking, tenzij hij dwingende e grnden kan aanveren die zwaarder wegen dan de rechten van de werknemer f tenzij hij de gegevens ndig heeft m een rechtsvrdering te ndersteunen. Wanneer de persnsgegevens ten beheve van direct marketing verwerkt, heeft de werknemer ten allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persnsgegevens vr dergelijke marketing. (7) niet nderwrpen te aan een besluit dat uitsluitend gebaseerd is p een geautmatiseerde gegevensverwerking, waarbij met name geen menselijke tussenkmst vr vereist is. De werkgever heeft één maand de tijd m p de verzeken van de werknemers in te gaan. Deze termijn kan evenwel verlengd met 2 maanden afhankelijk van de cmplexiteit van de verzeken en het aantal ervan. De werkgever stelt de werknemer hiervan binnen één maand na ntvangst van het verzek in kennis. De werkgever brengt de werknemer binnen de maand na ntvangst van het verzek p de hgte waarm geen gevlg wrdt gegeven aan het verzek. Wanneer het verzek kennelijk ngegrnd f buitensprig is, mag de werkgever fwel een redelijke vergeding aanrekenen fwel weigeren gevlg te geven aan het verzek. 7. werknemer kan klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautriteit f bij de tezichthudende autriteit van een andere lidstaat (indien hij daar gewnlijk verblijft, werkt f de beweerde inbreuk er is begaan). De tezichthudende autriteit nderzekt de klacht en hudt de betrkkene p de hgte. 8. Overzicht verwerkingen Identiteit en cntactgegevens van de verwerkingsverantwrdelijke en in vrkmend geval zijn vertegenwrdiger: Cntactgegevens van de functinaris vr gegevensbescherming: Verwerkingsdeleinde Rechtsgrnd (Indien belang, expliciet belang vermelden) Eventueel (categrieën) ntvangers van de persnsgegevens Bewaartermijn f criteria m termijn te bepalen Het verstrekken van uw gegevens is Als u deze gegevens niet zu verstrekken Lnadministratie Beheer welzijn p het werk Ndzakelijk vr uitvering Wettelijke Sciaal Externe dienst vr preventie en arbeids lpt arbeids lpt ndzakelijke vrwaarde m uit te veren ndzakelijke niet crrect uitgeverd Kunnen de wettelijke 3

4 Persneelsadministratie Evaluatie werknemers Tijdsregistratie Wagenparkbeheer Pensienadministratie Tegangscntrle Telefnlgging ing arbeidsngevallen van ziekte Ndzakelijk vr uitvering Bedrijfsvering werkgever Ndzakelijk vr uitvering Ndzakelijk vr uitvering Wettelijke Veiligheid Tezicht werkgever en infrmatieveiligheid Tezicht werkgever en infrmatieveiligheid Wettelijke Ndzakelijk vr uitvering bescherming Sciaal Sciaal Sciaal Sciaal Leasingmaatschappij Pensienfnds Bewakingsbedrijf Telefniebedrijf Sftwareleverancie r Fedris Inspectie Tezicht Welzijn p het werk arbeids lpt arbeids lpt arbeids lpt arbeids lpt arbeids lpt arbeids lpt arbeids lpt arbeids lpt arbeids lpt arbeids lpt vrwaarde m wettelijke na te leven ndzakelijke vrwaarde m uit te veren ndzakelijke vrwaarde m uit te veren ndzakelijke vrwaarde m uit te veren ndzakelijke vrwaarde m wettelijke na te leven ndzakelijke vrwaarde m wettelijke na te leven ndzakelijke en niet nageleefd niet crrect uitgeverd niet crrect uitgeverd niet crrect uitgeverd Kunnen de wettelijke en niet nageleefd Kunnen de wettelijke en niet nageleefd 4

5 Rekrutering en selectie Beheer hspitalisatieverzekerin g bedrijfstelefn ec-, maaltijd- en cadeaucheques abnnementen penbaar verver utplacement Bedrijfsvering werkgever Ndzakelijk vr uitvering Ndzakelijk vr uitvering Ndzakelijk vr uitvering Ndzakelijk vr uitvering Ndzakelijk vr uitvering Rekruteringsbureau Verzekeraar Telefniebedrijf Leverancier ec-, maaltijd- en cadeaucheques FOD Mbiliteit en verver Pendelfnds Outplacementbureau arbeids lpt arbeids lpt arbeids lpt arbeids lpt arbeids lpt arbeids lpt vrwaarde m uit te veren ndzakelijke vrwaarde m uit te veren ndzakelijke vrwaarde m uit te veren ndzakelijke vrwaarde m uit te veren ndzakelijke vrwaarde m uit te veren ndzakelijke vrwaarde m uit te veren niet crrect uitgeverd niet crrect uitgeverd niet crrect uitgeverd niet crrect uitgeverd niet crrect uitgeverd TITEL 2 VERTROUWELIJKHEID BIJ UITVOERING ARBEIDSOVEREENKOMST De Werknemer zal in het kader van de uitefening van zijn taken tegang en/f kennis krijgen van persnsgegevens van derden (zals bij wijze van vrbeeld gegevens ver cllega-werknemers, klanten en hun cntactpersnen, leveranciers en hun cntactpersnen, sllicitanten, uitzendkrachten, bezekers, gebruikers van bepaalde diensten, enz..) In het kader van die tegang en/f kennis tt persnsgegevens en cnfrm de wettelijke bepalingen ter zake in het bijznder de Algemene Verrdening Gegevensbescherming, hierna AVG verbindt de Werknemer er zich te m: 1. alle gegevens, inclusief persnsgegevens, p strikt vertruwelijke wijze te behandelen. 2. enkel de persnsgegevens te verwerken die ndzakelijk zijn m zijn taken als Werknemer uit te veren. Dit betekent bijvrbeeld dat de Werknemer: 5

6 enkel de ndzakelijke persnsgegevens mag raadplegen. enkel persnsgegevens mag raadplegen p het mment dat dit ndzakelijk is vr de uitvering van zijn taken. deze persnsgegevens enkel mag drgeven aan derde ntvangers indien de verdracht wettelijk vereist is f p instructie van de Werkgever gebeurt. 3. alle inbreuken p persnsgegevens nmiddellijk te melden aan de Werkgever f, indien van tepassing, de persn verantwrdelijk vr de gegevensbescherming/privacy binnen de nderneming. Er is sprake van een inbreuk p persnsgegevens wanneer persnsgegevens verkeerdelijk in handen van derden kmen f publiek beschikbaar zuden (schending van de cnfidentialiteit van de gegevens). Bijvrbeeld het verlies van een GSM, USB-stick f laptp, iemand verschaft zich nrechtmatig tegang tt uw cmputer, een mail met persnsgegevens naar de verkeerde persn sturen, enz. persnsgegevens tijdelijk f permanent niet meer beschikbaar f raadpleegbaar zuden zijn (schending van de beschikbaarheid van de gegevens). Bijvrbeeld het verlies van hardware f data, het per ngeluk wissen van gegevens f een databank, een cryptlckervirus, enz. persnsgegevens hun juistheid zuden verliezen (schending van de integriteit van de gegevens); Bijvrbeeld verkeerde synchrnisatie van data, upladen verkeerde data, scrambler-virussen, enz. 4. de vertruwelijkheid, integriteit f beschikbaarheid van de persnsgegevens waar hij tegang te en/f kennis van heeft p geen enkele wijze te schenden. 5. in geen enkel geval de persnsgegevens waarvan hij/zij ingevlge zijn/haar dienstbetrekking tegang tt en/f kennis van heeft, te verwerken vr persnlijke deleinden f deleinden van derden, nch deze persnsgegevens vr deze deleinden te raadplegen, kpiëren, p te slaan, dr te geven f p enige wijze aan derden mee te delen f bekend te maken. 6. alle andere plicies en instructies van de Werkgever inzake de bescherming en veiligheid van gegevens naleven Bijvrbeeld plicies inzake BYOD, gebruik mbiele testellen, tegang lkalen, enz. 7. inbreuken p de punten 2 tt en met 6 vrmen een inbreuk p de AVG en kunnen beschuwd als een zware fut in hfde van de Werknemer. 6