HUISHOUDELIJK REGLEMENT Coöperatief Collectief Agrarisch Natuurbeheer West-Brabant U.A. (ANB West-Brabant)

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT Cöperatief Cllectief Agrarisch Natuurbeheer West-Brabant U.A. (ANB West-Brabant) Begripsbepaling Het Cllectief: het Cöperatief Cllectief Agrarisch Natuurbeheer West-Brabant U.A.. te Breda ingeschreven bij de Kamer van Kphandel te Breda nder nummer De Statuten: de Statuten van het Cllectief, zals vastgelegd in een akte gepasseerd p 11 februari 2015 bij ntaris Mr Jhannes Wilhelmus Alphnsius Maria Bngers te Andel; Het Bestuur: het bestuur van het Cllectief als bedeld in artikel 8 van de Statuten. Een Afgevaardigde: een dr de leden van het Cllectief gekzen vertegenwrdiger in de Ledenraad. De Ledenraad: De Ledenraad is het hgste rgaan in het Cllectief en wrdt gevrmd dr alle Afgevaardigden tesamen. Het Kwaliteitshandbek: Het Kwaliteitshandbek beschrijft de taken, prcedures en verantwrdelijkheden van het Cllectief en is gecertificeerd dr de Stichting Certificering SNL. Het Werkgebied van het Cllectief: Het gebied dat p basis van de prvinciale verdeling binnen de grenzen van het Cllectief hrt en is weergegeven in bijlage C. Beneming Afgevaardigden Ledenraad Artikel Leden van het Cllectief kiezen uit hun midden een afvaardiging cnfrm artikel 13 van de Statuten p de wijze zals nader beschreven in Bijlage A. 2. Afgevaardigden wrden vr een peride van 4 jaar dr de leden van het Cllectief gekzen. 3. Een Afgevaardigde kan één maal herkzen wrden vr een tweede termijn. 4. De (ptentiële) Afgevaardigden zijn geen bestuurslid f medewerker van het Cllectief en bij vrkeur geen lid van de geschillencmmissie (zie bijlage 1.5 van het Kwaliteitshandbek, nverenigbare functies). 5. De inliggende ANV's dragen kandidaten vr de Ledenraad vr. 6. De vrdracht wrdt (bij vrkeur per mail) naar de leden gestuurd met het verzek een stem uit te brengen vr een bepaalde datum f tijdens een bijeenkmst. 7. De uitslag van de stemming is ter inzage vr leden van het Cllectief. 8. Er is een rster van aftreden vr Afgevaardigden. 9. De secretaris van het Cllectief beheert het rster van aftreden vr de Afgevaardigden. Huishudelijk Reglement ANB West-Brabant cncept juli

2 Ledenraadvergadering Artikel Het Bestuur draagt zrg vr minimaal twee Ledenraadvergaderingen per jaar, zals genemd in artikel 13.6 van de Statuten. Het Bestuur rept de Ledenraad bijeen cnfrm artikel 17.1 van de Statuten. 2. Het Bestuur draagt er zrg vr dat de Ledenraadvergaderingen wrden gehuden p een zdanige plaats en p een zdanig tijdstip dat verwacht kan wrden dat dit vr de leden het minst belemmerend is m die vergadering te kunnen bijwnen. 3. De vrzitter van het Cllectief is tevens vrzitter van de Ledenraadvergadering cnfrm artikel 15.1 van de Statuten. 4. Een Afgevaardigde kan zich laten vertegenwrdigen. De vertegenwrdiger met daarbij een gedateerd schriftelijk mandaat hebben van de Afgevaardigde uit de Ledenraad. De vrzitter cntrleert het schriftelijk mandaat vr aanvang van de vergadering. 5. Tenzij de in de Statuten anders bepaald, neemt de Ledenraad besluiten met gewne meerderheid van stemmen. 6. De secretaris het Cllectief maakt een verslag van de Ledenraadvergadering. Hij stuurt het cncept verslag binnen 1 maand na vergadering te aan de Afgevaardigden en de bestuursleden van het Cllectief. Prcedure beneming Bestuur Artikel Bestuursleden van het Cllectief wrden bindend vrgedragen cnfrm artikel 8.1 en 8.2 van de Statuten. 2. De vrdracht vindt schriftelijk plaats dr de inliggende ANV. 3. De Ledenraad is gerechtigd de integriteit van de vrgedragen bestuurder te tetsen. 4. De Ledenraad stelt beneming vast na schriftelijke verkiezing p een Ledenraadvergadering. 5. De vrdracht vr de vrzitter vindt plaats dr het Bestuur van het Cllectief. De ledenvergadering stelt de functie vast cnfrm artikel 8.2 van de Statuten. Bestuur Artikel De taakverdeling binnen wrdt met inachtneming van de bepalingen van de Statuten en het Kwaliteitshandbek dr het Bestuur vastgesteld. 2. Het Bestuur werkt met een prtefeuilleverdeling. De prtefeuille verdeling wrdt dr het Bestuur vast gesteld en kenbaar gemaakt aan de Ledenraad. (Zie bijlage B). 3. Verder kan het Bestuur ten beheve van een f meerdere nderwerpen vertegenwrdigers van diverse maatschappelijke rganisaties en verheden uitndigen ter zake advies uit te brengen. Huishudelijk Reglement ANB West-Brabant cncept juli

3 Uitgendigde vertegenwrdigers ntvangen minimaal 1 week van te vren de agenda van de betreffende bestuursvergadering. Het Bestuur is niet verplicht de adviezen p te vlgen. Bestuursvergadering Artikel Het Bestuur vergadert vlgens een regulier jaarschema en vrts z dikwijls zij dit ndig acht. 2. De cnceptagenda vr de bestuursvergaderingen wrdt dr het dagelijks bestuur pgesteld. Bij aanvang van de bestuursvergadering wrdt deze agenda definitief vastgesteld. 3. Van elke bestuursvergadering wrdt een verslag gemaakt dat in een vlgende bestuursvergadering wrdt vrgelegd en vastgesteld. Besluitvrming bestuur Artikel Op verzek van een enkel bestuurslid kan ver de nderwerpen ter vergadering gestemd wrden. 2. Een schriftelijke stemvlmacht, wrdt vrafgaand aan de stemming dr de gevlmachtigde aan het Bestuur verlegd. Bevegdheden Artikel In aanvulling p artikel 9 lid 6 sub g en sub n van de Statuten en met in achtneming van de één na laatste zin van artikel 9 ( Gedkeuring wrdt geacht te zijn verleend indien deze besluiten vrvleien uit een reeds gedgekeurd jaarplan/begrting.) is instemming van de Ledenraad vraf vereist vr: handelingen welke aan de vereniging geldelijke verplichtingen pleggen die de bedragen, genemd in bijlage 2.5 van het Kwaliteitshandbek, te bven gaan. 2. Betalingen uit hfde van verkregen beschikkingen inzake agrarisch natuurbeheer kunnen dr het dagelijks bestuur wrden gemandateerd aan de penningmeester. De betalingen aan de leden wrden in ieder geval gecntrleerd dr de penningmeester en één bestuurslid, alvrens tt betaling kan wrden vergegaan. 3. Een lid van het dagelijks bestuur kan, namens het Bestuur, brieven laten uitgaan waarvan de inhud bij het dagelijks bestuur bekend is. Onkstenvergeding bestuur Artikel Bestuursleden kunnen een vergeding ntvangen vr bestuurlijke taken en vr prjectmatige taken. 2. In de begrting wrdt de hgte van deze vergedingen jaarlijks vastgesteld. Huishudelijk Reglement ANB West-Brabant cncept juli

4 Jaarlijkse bijdrage en Entreebedrag Artikel De jaarlijkse bijdrage en het entreebedrag wrdt jaarlijks tijdens de behandeling van de begrting vastgesteld dr de Ledenraad. 2. Leden die tevens lid zijn van een f meer Agrarische Natuurverenigingen in het Werkgebied van ANB West-Brabant, ntvangen 100% krting p de in lid 1 genemde jaarlijkse bijdrage. 3. De verschuldigde jaarlijkse bijdrage wrdt bij vrkeur vldaan dr het verstrekken van een drlpende pdracht tt autmatische incass aan het Bestuur vóór de vervaldatum van de eerstverschuldigde jaarlijkse bijdrage. 4. Het lidmaatschap wrdt geacht per bekjaar (1 januari-31 december) aangegaan te wrden. Ledenregister Artikel Het Bestuur is gehuden nauwkeurig aantekening te huden van het ledenbestand met namen, vlledige adressen, adres en lidnummers van de leden van ANB West-Brabant. (met in achtneming van de verplichting van de leden zals beschreven in artikel 5 lid 2 van de Statuten) 2. Het Bestuur hudt daarte een ledenregister bij. Wijziging Huishudelijk Reglement Artikel Wijzigingen in het Huishudelijk Reglement kunnen uitsluitend wrden aangebracht bij besluit van de Ledenraadvergadering. Op de agenda van de Ledenraadvergadering waarin een vrstel tt wijziging aan de rde kmt, dient daarvan duidelijk mededeling te wrden gedaan. 2. Het den van vrstellen tt wijziging van het Huishudelijk Reglement is vrbehuden aan het Bestuur, eventueel p vrdracht van de leden, zulks dr de leden schriftelijk in te dienen bij het Bestuur uiterlijk 14 dagen vóór de eerstkmende Ledenraadvergadering. 3. De secretaris draagt er zrg vr dat een vrstel tt wijziging van het Huishudelijk Reglement, waarin de vrgestelde wijzigingen wrdelijk zijn pgenmen, wrdt meegeznden met de agenda vr de Algemene Ledenvergadering waarin het wijzigingsvrstel zal wrden behandeld. Sltbepalingen Artikel Aan alle leden wrdt bij aanvang van hun lidmaatschap een exemplaar van de Statuten en dit Reglement ter hand gesteld. De meest actuele versie is tevens p de website ( te vinden. Van elke wijziging krijgen alle leden nder verwijzing naar de website bericht. Huishudelijk Reglement ANB West-Brabant cncept juli

5 2. In alle gevallen waarin verschil van mening bestaat ver de tepassing van enige bepaling van het Huishudelijk Reglement beslist het Bestuur. Huishudelijk Reglement ANB West-Brabant cncept juli

6 Bijlage A Vertegenwrdiging Ledenraad Cnfrm de Statuten (artikel 3) kunnen lid van het Cllectief wrden persnen die: Een agrarisch bedrijf (den) uitefenen Agrarische grndbezitter zijn Agrarisch natuur- en / f landschapsbeheer (den) uitefenen Uit deze leden wrdt een Ledenraad samengesteld: de Afgevaardigden. De Ledenraad bestaat uit 25 Afgevaardigden. De Ledenraad dient een evenwichtige vertegenwrdiging te zijn van zwel aantallen leden per ANV werkgebied, als k het aantal de deelnemers. Op basis van nderstaande frmule wrdt het aantal zetels per ANV verdeeld: Elke ANV levert een verzicht van het actuele aantal leden, inclusief verdeling tussen agrarische leden, burgerleden en deelnemers p 1 januari van elk kalenderjaar met als startdatum 1 januari 2015 aan het ANB West-Brabant Vervlgens wrdt per ANV werkgebied 1 basiszetel tegekend. Nu wrdt p basis van het aantal agrarische ANV leden x 5 + het aantal burger ANV leden x 1 + het aantal deelnemers x 2 gedeeld dr het aantal ng te verdelen zetels, de kiesdeler bepaald. De uitkmst per ANV bepaalt tensltte het aantal zetels dat het betreffende werkgebied mag invullen. (zie vrbeeldtabel) Als het aantal te verdelen zetels per ANV werkgebied vlgens bvenstaande manier is bepaald, wrden de ANB leden per werkgebied uitgendigd m uit hun midden het aantal tegemeten zetels in te vullen en de namen dr te geven aan het Bestuur. De betreffende ANV kan dit prces faciliteren. Gewicht agrarische leden ANV factr 5 variabele Gewicht burgerleden ANV factr 1 variabele Gewicht deelnemers factr 2 variabele Gegarandeerde zetel vr iedereen aantal 1 variabele Extra te verdelen 19 autmatisch Ttaal aantal zetels 25 variabele De pstart fase van het Cllectief/ de eerste keer: De ANV s ntvangen een mailinglijst, een standaard brief inclusief het verzek m een uitndiging te sturen aan: 1. alle leden van de ANV. De ANV stuurt deze uitndiging, inclusief een aanbeveling van de ANV te aan de leden van de ANV. 2. alle deelnemers aan het huidige SNL in het werkgebied van de ANV. Bij de uitndiging is een vragenlijst tegevegd m zich als lid p te geven van het Cllectief. Alle persnen die zich als lid pgeven wrden, na gedkeuring dr het Bestuur, tegevegd aan het ledenregister. In de vragenlijst is tevens de vraag pgenmen f men als vertegenwrdiger in de Ledenraad gekzen wil wrden. In een Oprichtingsvergadering van de Ledenraad wrdt de Ledenraad (Afgevaardigde) gekzen. Huishudelijk Reglement ANB West-Brabant cncept juli

7 Bijlage B Prtefeuilleverdeling bestuur Cnfrm Paragraaf 1.2 van het Kwaliteitshandbek is hiernder de prtefeuilleverdeling van het bestuur pgenmen: ANB West-Brabant: prtefeuilles bestuursleden CWB juli 2015 Functie Vrzitter Algehele aansturing cllectief Verenigingszaken - Statuten - Ledenraadszaken - Huishudelijk reglement Cntacten met de pers Vicevrzitter Cördinatie gebiedsaanvraag - Beheerstrategie - Beheerplan - Vrintekening - Cncept beheerplan - Cncept gebiedsaanvraag - Definitieve gebiedsaanvraag Aanspreekpunt vr gebiedscördinatren Secretaris - Jaarplan/actielijst - Jaarverslag - Interne bestuurszaken - Nieuwsbrief - Kwaliteitsbewaking en kwaliteitshandbek - Cntacten Certificeringscmmissie - Audits Penningmeester - Verzekeringen - Begrtingen - Financieel jaarverslag/jaarrekening - Aansturen administratieve en financiële administratie - ICT - Cntracten derden Bestuurslid cmmunicatie en eclgie - Website - Cmmunicatie naar ANV s - Eclgie en bijbehrende cntacten - Mnitring en evaluatie natuurdelen Bestuurslid cntrle, mnitring, klachten en geschillen - Cntrle schuw - Cntacten NVWA/RVO - Cördinatie cntracten deelnemers Huishudelijk Reglement ANB West-Brabant cncept juli

8 Bijlage C Gebiedskaart van het Werkgebied Cnfrm artikel 2 lid 6 van de Statuten is de gebiedskaart van het Werkgebied hiernder weergegeven: Huishudelijk Reglement ANB West-Brabant cncept juli