Huishoudelijk reglement van Stichting Buurthuis de Poort. Inhoud:

Transcriptie

1 Huishudelijk reglement van Stichting Buurthuis de Prt Vastgesteld in de bestuursvergadering van 12 maart Bijgesteld tijdens de jaarvergadering van 22 maart Inhud: 1. Algemeen 2. Begripsbepaling 3. Werk f beleidsplan en jaarverslag 4. Taken en bevegdheden van het bestuur en bestuursleden 5. Rster van aftreden 6. Besluiten 7. Vergaderingen 8. Jaarvergadering 9. De Stichtingsraad 10. Cmmissies/werkgrepen/prjectgrepen 11. Dnaties en declaraties 12. Sltbepalingen 1

2 1. Algemeen Het huishudelijk reglement mag geen bepalingen bevatten die in strijd zijn met de statuten. Het huishudelijk reglement wrdt samengesteld en gedgekeurd dr het vltallige bestuur. Het huishudelijk reglement kan wrden aangepast in geval van wijzigingen in de werkwijze, uitbreiding van de activiteiten f anderszins relevante herzieningen in het beleid en/f activiteiten van de Stichting Buurthuis de Prt. De vrgestelde wijzigingen meten ter gedkeuring wrden vrgelegd aan de vergadering van de leden van de stichtingsraad. Elk jaar wrdt het huishudelijk reglement geëvalueerd en z ndig aangepast f herzien. Dit geschiedt in de jaarvergadering, waarbij de jaarstukken wrden vastgesteld. 2. Begripsbepaling In dit reglement wrdt verstaan nder: de stichting: de Stichting Buurthuis De Prt, gevestigd te Velp, ingeschreven bij de Kamer van Kphandel te Arnhem nder nummer.. ; de statuten: de statuten van de stichting, zals vastgelegd in een akte gepasseerd p 16 september 2013 bij ntaris De Krn in Velp; het bestuur: het bestuur van de stichting als bedeld in artikel 5 van de Statuten; de Stichtingsraad: de Stichtingsraad als bedeld in artikel 6 van de statuten; cmmissie: grep persnen die bepaalde taken verricht ten dienste van de stichting. 3. Beleidsplan en jaarverslag Het bestuur van de stichting presenteert eenmaal per jaar het inhudelijk beleidsplan en het financieel jaarverslag ter gedkeuring aan de stichtingsraad. 4. Taken en bevegdheden van de bestuursleden Het bestuur en de bestuursbesluiten Het bestuur: Bestuurt en vertegenwrdigt de stichting; Neemt bestuursbesluiten; Beslist in ad hc situaties met minstens twee bestuursleden ver uitgaven tt eur; Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in het werkplan en de begrting. Ziet te p het functineren van de cmmissies (en de stichtingsraad??) Het bestuur zal bij aanvang bestaan uit de prichters van de stichting, t.w: Stini Westdrp, vrzitter; Sandra van Turnhut, secretaris; Walter Kamphuis, penningmeester; Carin van Hagen en Rn Oei. 2

3 De vrzitter Cördineert het bestuur: Vertegenwrdigt de stichting extern mits er geen andere vertegenwrdigers dr de deelnemers zijn aangewezen: Stelt in verleg met de secretaris de agenda s vr de vergaderingen p: Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering; Is het eerste aanspreekpunt vr bestuursleden; Spreekt bestuursleden aan p het vervullen van hun taken; Overlegt met fficiële instanties; Leidt de bijeenkmsten welke dr het bestuur wrden gerganiseerd; Neemt deel aan werkgrepen namens het bestuur; Stelt, in ged verleg met de secretaris en de penningmeester, het werkplan p en herziet dit jaarlijks, vrafgaand aan de jaarvergadering. De vicevrzitter Vervangt de vrzitter bij diens afwezigheid. De penningmeester Beheert de financiële administratie; Stelt financiële verzichten p; Maakt het financiële jaarverslag van de stichting; Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; Begrt en heeft financiële cntrle ver cmmissie activiteiten; Onderhudt cntacten met spnsren en subsidieverstrekkers; Schrijft subsidieaanvragen; Beslist zelfstandig ver uitgaven tt 250 Eur; De secretaris Det de verslaglegging van alle vergaderingen; Maakt samenvatting van de vergaderverslagen vr de website; Archiveert; Det de pstbehandeling en verzrgt de daaruit vrtvleiende crrespndentie; Stelt het register van deelnemers p en hudt deze up-t-date; Verzrgt het algemeen jaarverslag van de stichting; Neemt deel aan werkgrepen namens het bestuur; Schrijft subsidieaanvragen. 3

4 5. Rster van aftreden Het aftreden van bestuursleden geschiedt met inachtneming van een pzegtermijn van drie tt zes maanden. Gecmbineerd aftreden is niet mgelijk vr de vlgende cmbinaties: Vrzitter/secretaris en Secretaris/penningmeester Het rster van aftreden ziet er als vlgt uit: (dr het bestuur p te maken met aanvangsdatum van de afznderlijke bestuursleden en datum aftreden per bestuurslid) Aftredend herkiesbaar Stini Westdrp 1 ktber 2014 (2017) ja (2017 laatste keer) Sandra van Turnhut 1 ktber 2015 (2018) ja (2018 laatste keer) Walter Kamphuis 1 ktber 2016 (2019) ja (2019 laatste keer) Rn Oei (Ellen Kenecke) 1 ktber 2014 (2017) ja (1) Carin van Hagen (Nel Engers) 1 ktber 2015 (2018) ja (1) 6. Besluiten Het bestuur Alle besluiten wrden genmen bij cnsensus. Indien de vrzitter vaststelt dat cnsensus niet wrdt bereikt, gaat de vrzitter na f een besluit kan wrden genmen met cnsent, dat wil zeggen dat geen van de aanwezige leden verwegende bezwaren heeft tegen het vrgenmen besluit. Indien de vrzitter vaststelt dat geen cnsent kan wrden bereikt, wrdt het betreffende vrstel p de agenda van de eerstvlgende bestuursvergadering geplaatst. Indien de vrzitter vaststelt dat er wederm geen cnsensus f cnsent wrdt bereikt vindt er een stemming ver het vrstel plaats. Het besluit wrdt dan genmen met vlstrekte meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen. 7. Vergaderingen Het bestuur vergadert ten minste zes maal per jaar, waarvan tweemaal met de stichtingsraad in het vr- en najaar. Verder hudt het bestuur eenmaal per jaar een jaarvergadering. De vergaderingen wrden in principe afgewerkt vlgens de agenda; maar p verzek kan de vrzitter van die vlgrde afwijken; de vrzitter kan staande de vergadering besluiten een f meerdere punten dr te schuiven naar een vlgende vergadering; agendapunten kunnen wrden tegevegd bij de vaststelling van de agenda aan het begin van de vergadering. 4

5 8. De Jaarvergadering De jaarvergadering vindt eenmaal per jaar plaats. Tijdens de jaarvergadering wrden de vlgende besluiten genmen: Het wijzigen van de statuten; Het wijzigen van de huishudelijk reglement; Het aanwijzen van andere vertegenwrdigers van de stichting dan de bestuursleden; Het benemen van bestuursleden. Deze vergadering wrdt bijgewnd dr de leden van het bestuur, stichtingsraad en cmmissies. 9. De Stichtingsraad Beneming De leden wrden benemd vr een peride van ten hgste drie jaar. Herbeneming kan eenmaal vr een termijn van ten hgste drie jaar plaatsvinden. Werkwijze De raad kiest zijn midden een vrzitter. De vrzitter bepaalt de agenda, leidt de vergaderingen, ziet te p het naar behren functineren van de stichtingsraad; De Stichtingsraad cntrleert twee maal per jaar de financiën, waarnder de facturen, bij- en afschrijvingen van de bank en de jaarrekening; De leden treden peridiek af vlgens het rster van aftreden dat is pgesteld dr stichtingsraad m te vrkmen dat leden tegelijk aftreden. Einde raadslidmaatschap dr verlijden van een lid; bij verlies van het vrije beheer ver zijn vermgen; dr zijn vrijwillig aftreden; dr zijn aftreden vlgens het rster van aftreden. Besluiten de stichtingsraad kan alleen besluiten nemen als alle leden aanwezig f vertegenwrdigd zijn en neemt besluiten bij enkelvudige meerderheid van stemmen. 10. Cmmissies / werkgrepen / prjectgrepen Het bestuur kan uit de grep van gebruikers, deelnemers, bezekers cmmissies, werkgrepen f prjectgrepen instellen m de activiteiten van de stichting ter ndersteunen. De cmmissies: wrden gevrmd vr het ntwikkelen en uitveren van vrstellen; kunnen ad hc f structureel zijn; werken binnen de delstellingen zals beschreven in de statuten en de richtlijnen van de huishudelijke reglementen; iedere cmmissie heeft een cntactpersn in het bestuur; iedere cmmissie heeft een vertegenwrdiger die verantwrdelijk is vr de cmmunicatie met het bestuur en de andere cmmissies. 5

6 11. Dnaties en declaraties Grtere dnaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen wrden geaccepteerd dr de ntaris van de stichting. Deze is hierte bij akte gemachtigd. Bestuursleden en vrijwilligers zijn gerechtigd privé gedane f vrgeschten uitgaven en gereden kilmeters te declareren; 12. Sltbepalingen In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement niet vrziet, beslist de vrzitter. Alle geïnteresseerden ntvangen p eerste verzek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektrnische kpie per . Papieren exemplaren wrden p eerste verzek ter beschikking gesteld tegen een dr het bestuur vast te stellen vergeding. 6