Huishoudelijk reglement van het Jeugd- Jongerenkoor Franciscus Vastgesteld in algemene vergadering van 30 oktober 2013

Transcriptie

1 Huishudelijk reglement van het Jeugd- Jngerenkr Franciscus Vastgesteld in algemene vergadering van 30 ktber 2013 Begripsbepaling In dit reglement wrdt verstaan nder: De vereniging draagt de naam Jeugd- Jngerenkr Franciscus, hierna te nemen: de vereniging; de statuten: de statuten van de vereniging, zals vastgelegd in de algemene vergadering van ktber 2013; het bestuur: het bestuur van de vereniging als bedeld in artikel 8 van de Statuten; inzamelingsacties: activiteiten en prjecten met als del het verzamelen van geld en/f diensten en/f materiële zaken waarmee de delstellingen van de vereniging kunnen wrden verwezenlijkt, k wel inkmsten genemd; prjecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de delstellingen van de vereniging. Taken en bevegdheden van bestuur en bestuursleden Het bestuur en de bestuursbesluiten Het bestuur: Bestuurt en vertegenwrdigt de vereniging; Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf Bestuursbesluiten in dit huishudelijk reglement); Kan vr bepaalde tijd werkgrepen/prjectgrepen in het leven repen. Een dergelijke grep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de grep kunnen k niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze grepen wrden ntbnden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge p een bestuursvergadering; Beslist in ad hc situaties individueel ver uitgaven tt 100 eur; Is niet bevegd tt het aangaan van leningen. Uitzndering hierp is dat het bestuur bevegd is tt het accepteren van vrschtten p een meerjarendnatie; Uitsluitend natuurlijke persnen kunnen zitting nemen in het bestuur; Nieuwe bestuursleden wrden benemd bij acclamatie 1 dr de vrzitter uit naam van het bestuur f na schriftelijke verkiezing, p de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden meten in persn p de vergadering aanwezig zijn, dan wel schriftelijk aan de vrzitter hebben laten weten dat ze bestuurslid willen wrden. De vrzitter Heeft algemene leiding van de vereniging; Vertegenwrdigt de vereniging naar buiten te; Overlegt met fficiële instanties; Geeft leiding aan het bestuur; Is het eerste aanspreekpunt vr bestuursleden; Stelt in verleg met de secretaris de agenda vr elke vergadering p; Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering; Ziet er p te dat beslissingen wrden genmen in vereenstemming met de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement; Cördineert en stuurt activiteiten; Ziet er p te dat bestuursleden hun taken naar behren vervullen en spreekt hen hierp aan indien dit niet het geval lijkt. 1 = Gedkeuring Huishudelijk Reglement Jeugd- Jngerenkr Franciscus Pagina 1 van 6

2 De vice-vrzitter Vervangt de vrzitter bij diens afwezigheid; Is klkkenluider: hudt intern tezicht p het bestuur en de bestuursleden (inclusief vrzitter) en cntrleert het naleven van statuten, het huishudelijk reglement, afspraken p bestuursvergaderingen. De penningmeester Vert de financiële administratie; Waarbrgt de cntinuïteit van de financiële administratie, met name in geval van pvlging; Stelt financiële verzichten p; Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag. Nadat de algemene vergadering de verantwrding van de zijde van de penningmeester heeft aanvaard (mede dr de kascntrlecmmisie) wrdt aan hem/haar decharge verleend. De kascmmissie bestaat uit twee uders f leden van 16 jaar f uder, die gekzen wrden p de jaarvergadering; Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; Begrt inkmsten (inzamelingsacties) en uitgaven (prjecten) en vert p deze activiteiten tussentijds en na afrnding financiële cntrle uit; Berdeelt f gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de kaders van prjectbudgetten en/f de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; Neemt het initiatief m vr bepaalde tijd ingestelde werkgrepen/prjectgrepen decharge te verlenen. De secretaris Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: De datum en plaats van de vergadering; De aanwezige en afwezige bestuursleden; De verleende vlmachten; De genmen besluiten. Ontvangt alle binnenkmende pst, rechtstreeks f via andere bestuursleden; Neemt kennis van en behandelt de pst, schakelt waar ndig andere bestuursleden in m de pst te behandelen en verzrgt de daaruit vrtvleiende crrespndentie; Archiveert alle relevante dcumenten; Verzrgt de cmmunicatie met krleden schriftelijk, per en/f via de website; Verzrgt minimaal twee maal per jaar de verzending aan de krleden van een lijst waarp alle repetitietijden en vieringen met data en tijdstip zijn vermeld. De webmaster Beheert de website; Ziet erp te dat deze beschikbaar en bereikbaar is; Beheert de structuur van de website; Zrgt ervr dat de inhud van de website actueel en vlledig is; Vert de eindredactie van teksten p de website; Berdeelt cntent die vr plaatsing p de website wrdt aangebden en verlegt met de vrzitter indien teksten wrden aangebden f geplaatst die niet dr de beugel kunnen; Ziet erp te dat de website en alle andere interne en externe cmmunicatie vldet aan de huisstijl; Onderhudt cntacten met hen die teksten f andere cntent vr de website aanleveren; De webmaster vert de eindredactie ver de halfjaarlijkse nieuwsbrief en ziet te p een regelmatige, tijdige verschijning. Huishudelijk Reglement Jeugd- Jngerenkr Franciscus Pagina 2 van 6

3 De beheerder facebkpagina Beheert de facebkpagina; Ziet erp te dat deze beschikbaar en bereikbaar is; Beheert de structuur van de facebkpagina; Zrgt ervr dat de inhud van de facebkpagina actueel en vlledig is; Vert de eindredactie van teksten p de facebkpagina; Berdeelt cntent die vr plaatsing p de facebkpagina wrdt aangebden en verlegt met de vrzitter indien teksten wrden aangebden f geplaatst die niet dr de beugel kunnen; Ziet erp te dat de facebkpagina en alle andere interne en externe cmmunicatie vldet aan de huisstijl; Onderhudt cntacten met hen die teksten f andere cntent vr de facebkpagina aanleveren. Besluiten Het bestuur: Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de verige bestuursleden bij eerste gelegenheid p de hgte van dergelijke besluiten. Bestuursleden zijn hfdelijk aansprakelijk tt het mment dat deze ad hc besluiten p een bestuursvergadering bekrachtigd zijn; Neemt alle verige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering f jaarvergadering; Neemt besluiten ver geagendeerde vrstellen met enkelvudige meerderheid van stemmen, behudens in de statuten en dit huishudelijk reglement beschreven uitznderingssituaties. Is een vrstel geagendeerd en verzekt geen van de aanwezige bestuursleden tt stemming, dan wrdt gerekend dat het vrstel is aangenmen; Neemt besluiten met enkelvudige meerderheid van stemmen ver niet-geagendeerde vrstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn f een vlmacht hebben verstrekt; Staken de stemmen dan is het vrstel verwrpen. Staken de stemmen bij verkiezing van persnen dan beslist het lt. Vergaderingen Geldigheid Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwrdigen bij vlmacht. Frequentie Het bestuur vergadert ten minste 10 maal per jaar en hudt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de vrzitter hierte het initiatief neemt, f indien twee f meer bestuursleden hierm verzeken; Vergaderingen wrden gehuden p het mment waarp deze zijn gepland, f, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waarte een verzek is ingediend, wrden binnen vier weken na het indienen van het verzek gehuden; Indien een vergadering niet cnfrm bvenvermelde eisen bijeen wrdt gerepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te repen. Een vergadering als in de vrige zin bedeld vrziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persn aan die belast is met het huden van de ntulen; Aan het einde van elke bestuursvergadering wrdt de datum van de vlgende reguliere vergadering vastgesteld. Huishudelijk Reglement Jeugd- Jngerenkr Franciscus Pagina 3 van 6

4 Agenda Bestuursleden kunnen vr de vergadering agendapunten bij de vrzitter en/f secretaris inbrengen; zij stellen in ged verleg de cnceptagenda p. Urgente punten (zals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) wrden hger p de cnceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen; De secretaris mailt de cnceptagenda uiterlijk 2 dagen vr aanvang van de vergadering dr; Aan het begin van elke vergadering wrdt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mgelijkheid punten aan de agenda te te vegen, kunnen vrstellen punten te schappen f dr te schuiven naar een vlgende vergadering en kunnen vrstellen de vlgrde van agendapunten te wijzigen; Vergaderingen wrden afgewerkt vlgens de agenda; maar p eigen initiatief f p verzek kan de vrzitter besluiten van die vlgrde afwijken en/f besluiten een f meer punten dr te schuiven naar een vlgende vergadering. Verantwrdelijkheid Het bestuur is verantwrdelijk en beslist. Ntulen Van elke vergadering wrdt een verslag (met activiteiten verzicht) gemaakt, dat z snel mgelijk na de vergadering wrdt verspreid nder de bestuursleden. Opgestelde cnceptntulen wrden p de eerstvlgende vergadering besprken en vastgesteld. Vastgestelde ntulen wrden (al dan niet samengevat) p de website gepubliceerd. Inbreng tijdens de vergadering Van bestuursleden wrdt een actieve inbreng verwacht; Ideeën van bestuursleden zijn welkm en wrden besprken f drgeschven naar een vlgende vergadering; Iedere bestuurder kan één f meer plaatsvervangers vrdragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is; Het bestuur kan de vrzitter vragen andere persnen dan bestuursleden te te laten tt de vergadering. De vrzitter neemt in deze een beslissing; Iedere bestuurder kan zich in het bestuur dr een andere bestuurder laten vertegenwrdigen p grnd van een daarte strekkende, schriftelijk verleende vlmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering met wrden verhandigd aan de vrzitter van die vergadering. Cmmunicatie Het bestuur nderkent het belang van gede cmmunicatie met: Dnateurs; Gesubsidieerde gede delen; Gede delen die vr tekmstige subsidiëring in aanmerking kmen; De media. Dnaties en declaraties Grte en/f meerjarige dnaties wrden, indien de dnateur daaraan hecht, besteed aan een dr de dnateur begd del; Kleine, eenmalige f peridieke dnaties wrden standaard gestrt p de bankrekening van de vereniging; Dnateurs die cntant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ntvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De dnatie wrden bij eerste gelegenheid aan de Huishudelijk Reglement Jeugd- Jngerenkr Franciscus Pagina 4 van 6

5 penningmeester gemeld en het geld wrdt uiterlijk binnen drie werkdagen p de bankrekening van de vereniging gestrt; Ontvangen dnaties, schenkingen en subsidies kunnen wrden gereserveerd en zdende naar een vlgend kalenderjaar wrden drgeschven. Reserveren is echter geen del p zich, sterker ng: het dient tt het minimum beperkt te blijven, slechts wat ndig is vr cntinuïteit. Ryement Een bestuurslid kan geryeerd 2 wrden, als hij/zij dr nbehrlijk bestuur schade vr de vereniging heeft verrzaakt dan wel zu hebben verrzaakt en de bestuurder daarver een ernstig verwijt kan wrden gemaakt; Een bestuurslid kan geryeerd wrden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van tepassing p bestuursleden die in het buitenland wnachtig zijn en uit hfde van hun functie in f rnd hun wnplaats werkzaamheden vr de vereniging verrichten. Repetitie Het Jeugd- Jngerenkr Franciscus repeteert iedere wensdagavnd van tt uur. Gedurende een repetitie zijn er minimaal 2 bestuursleden aanwezig. Deze bestuursleden huden iedere week een presentielijst bij waarp vermeld wrdt f een krlid de repetitie bezekt. Een krlid is verplicht de repetitie te bezeken. Indien hieraan niet kan wrden vldaan, dient men zich vraf af melden bij de vrzitter. Als de afwezigheid langer gaat duren wegens ziekte, dient dit bij een van de bestuursleden te wrden gemeld. Vieringen Het kr verzrgt geregeld de viering p zndagmrgen m uur f zaterdagavnd m uur. Deze tijden en dagen kunnen afwijken, bv. indien er in een andere gelfsgemeenschap wrdt gezngen. Ok hiervr geldt dat een krlid zich dient af te melden indien men niet aanwezig kan zijn. Liederenmap Ieder krlid beschikt ver een liederenmap waarp zijn/haar naam vermeld staat. Hiervr draagt het krlid zelf de verantwrding vr wat betreft de staat waarin de map verkeert. Indien het krlid (liederen uit) de map kwijtraakt dient dit te wrden drgegeven aan het bestuur; Wanneer een krlid regelmatig liederen f zelfs de gehele map kwijtraakt f deze gebreken vertnt dr nzrgvuldig gebruik, kan het bestuur zich gendzaakt zien ksten in rekening te brengen. Inkmsten Cntributie De eerste kalendermaand dat men de repetitie bezekt, is geen cntributie verschuldigd. Na die maand bedraagt de cntributie 5,- per maand. Dit bedrag dient vraf te wrden vldaan dr middel van verschrijving p ABN AMRO bankrekeningnummer t.n.v. J.J.K. Franciscus. De betaling kan geschieden per maand, kwartaal, half jaar f per jaar. Indien betaling per bank niet mgelijk blijkt, kan dit vraf kas wrden gedaan bij de penningmeester; Ieder krlid ntvangt een cntributiekaart van de penningmeester waarp de betaalde cntributie wrdt bijgehuden; 2 =uit de functie ntheven Huishudelijk Reglement Jeugd- Jngerenkr Franciscus Pagina 5 van 6

6 Bij niet vlden aan de verplichting tt betaling van de cntributie, behudt het bestuur het recht het krlid uit te sluiten van deelname aan verige activiteiten; Bij niet vlden aan de verplichting tt betaling van de cntributie, behudt het bestuur het recht tt beëindiging van het lidmaatschap p grnd van artikel 5 van de statuten, waarbij de verplichting tt betalen blijft bestaan tt de datum van beëindiging van het lidmaatschap. Subsidie Parchiebestuur Deze bijdrage is afhankelijk van het ledenaantal. Giften Opbrengsten uit activiteiten Lidmaatschap Een nieuw lid meldt zich aan dr invullen van een dr het bestuur vastgesteld frmulier dat samen met een infrmatieblad aan het kandidaat-lid wrdt verstrekt; Wijzigingen (bv. in adres f telefnnummer) dienen z spedig mgelijk schriftelijk te wrden drgegeven aan het secretariaat. Overige activiteiten Het bestuur rganiseert vr zver mgelijk.a. een carnavals- en een recreatieve avnd, het jaarlijks uitstapje, het krkamp, de kerstviering, het uitzingen (in andere gelfsgemeenschappen) en de uitwisseling met andere kren, eventueel met medewerking van krleden; De ksten van het krkamp wrden jaarlijks vastgesteld dr het bestuur en wrden bekend gemaakt p het aanmeldfrmulier van het krkamp; Indien vanwege een persnlijke situatie krleden en/f hun partners aanwezig kunnen zijn p een deel van het krkamp, dan wrdt een evenredig deel van de ksten van het krkamp betaald. De ksten vr deelname aan een deel van het krkamp wrden vastgesteld dr het bestuur en bekendgemaakt p het aanmeldfrmulier van het krkamp. Richtlijnen meenemen partners Bij een kractiviteit (kerst, carnaval, krkamp etc.) zijn partners (mits zij een half jaar een relatie hebben) welkm; Bij een uitstapje met de bus kan een partner (mits zij een half jaar een relatie hebben) als er plaats ver is met de bus mee. Dit nder betaling van een bijdrage. De hgte van de bijdrage wrdt dr het bestuur nader vastgesteld. Bij een bbq p het krkamp zijn partners, tegen betaling, welkm. De ksten van de bbq wrden vastgesteld dr het bestuur en bekendgemaakt p het aanmeldfrmulier van het krkamp. Sltbepalingen In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement niet vrziet, beslist de vrzitter; Alle geïnteresseerden ntvangen p eerste verzek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektrnische kpie per . Papieren exemplaren wrden p eerste verzek ter beschikking gesteld tegen een dr het bestuur vast te stellen vergeding. Huishudelijk Reglement Jeugd- Jngerenkr Franciscus Pagina 6 van 6