Huishoudelijk reglement SGDTP

Transcriptie

1 Huishudelijk reglement SGDTP Artikel 1 Begripsbepalingen In dit huishudelijk reglement wrdt verstaan nder: de stichting: Gebiedsfnds Delft Technlgy Park, gevestigd te Delft aan de Flresstraat 4 (2612 GK). Hierna genemd: SGDTP; de statuten: de statuten van de stichting, zals vastgesteld bij ntariële akte gepasseerd p 30 ktber 2017 bij Westvest Ntarissen te Delft; het bestuur: het bestuur van de stichting, als bedeld in de artikelen 4 en 5 van de statuten van de stichting; prjecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de delstellingen van de SGDTP; Prjectmanager: Betreft een ingehuurde externe manager die het bestuur ndersteunt bij de uitvering van haar taken. deelnemers: Zij die zich middels een akte van deelneming verbnden hebben aan de stichting, als bedeld in artikel 10 van de statuten van de SGDTP. Ondernemersfnds Delft (Hierna genemd: OFD ). Betreft een financiële vrziening waarvr ndernemers zelf betalen via een pslag p de OZB van niet-wningen en kent het principe 'vr en dr ndernemers'. Met een budget van ngeveer eur per jaar geeft het fnds een flinke impuls aan de samenwerking tussen het bedrijfsleven, instellingen en de verheid, én aan de ecnmische ntwikkeling van de stad Delft. Het Ondernemersfnds Delft werkt stadsbreed vlgens een gebiedsgerichte aanpak, die de beste mgelijkheden biedt m de betrkkenheid van ndernemers ged te rganiseren. Het fnds maakt gebruik van een systeem van trekkingsrechten. Daardr kunnen gebieden waarin ndernemers zijn gerganiseerd, zelf ver hun eigen inleg beschikken. Ondernemersverenigingen, zals het SGDTP, in de gebieden kunnen aanvragen bij het Ondernemersfnds indienen. Artikel 2 Beleid Het beleid van SGDTP is het uitdragen en pvlgen van haar kernwaarden. Dit zijn: Mbiliteit en infrastructuur Duurzaamheid Innvatie en Kennisvalrisatie Leefmgeving Deze kernwaarden zijn vastgelegd in een beleidsntitie De beleidsntitie wrdt drie keer, lpende de bestuurstermijn, geactualiseerd en herzien. Elke nieuwe versie van een beleidsntitie is van kracht p het mment dat deze in de bestuursvergadering is gedgekeurd. De beleidsntitie wrdt aangevuld met een jaarplan en een jaarbegrting. 1/6

2 Artikel 3 Taken en bevegdheden van bestuur en bestuursleden 3.1. Het bestuur Bestuurt en vertegenwrdigt de stichting; Opstellen van een rster van aftreden (zie statuten) Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf Bestuursbesluiten in dit huishudelijk reglement); Kan vr bepaalde tijd werkgrepen/prjectgrepen in het leven repen. Een dergelijke grep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de grep kunnen k nietbestuursleden plaatsnemen. Deze grepen wrden ntbnden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge p een bestuursvergadering; Is niet bevegd tt het aangaan van leningen. Uitzndering hierp is dat het bestuur bevegd is tt het accepteren van vrschtten p een meerjarendnatie; Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in de statuten, de beleidsntitie en de jaarbegrting, zals mschreven in artikel 11 lid 3 van de statuten (Jaarstukken en begrting). Het bestuurslidmaatschap eindigt, wanneer het bestuurslid zijn functie verliest, cnfrm hetgeen is vastgelegd in artikel 4 lid 8 van de statuten (Einde bestuurslidmaatschap); Ontstaat er een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend p vrdracht dr één f meerdere zittende bestuursleden wrden vrgedragen. Waarbij het bestuur zich dient te huden aan artikel 4 lid 5 van de statuten (Vrzien in de vacature); Uitsluitend natuurlijke persnen kunnen zitting nemen in het bestuur De vrzitter Geeft algemene leiding aan de stichting; Vertegenwrdigt de stichting naar buiten te; Overlegt met fficiële instanties; Geeft leiding aan het bestuur; Is het eerste aanspreekpunt vr bestuursleden; Stelt in verleg met de secretaris de agenda vr elke vergadering p; Leidt de bestuursvergaderingen; Ziet er p te dat beslissingen wrden genmen in vereenstemming met de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement; Stelt, in ged verleg met de secretaris en de penningmeester, de beleidsntitie p en herziet dit jaarlijks, vrafgaand aan de jaarvergadering; Cördineert en stuurt activiteiten; Ziet er p te dat bestuursleden hun taken naar behren vervullen en spreekt hen hierp aan indien dit niet het geval lijkt. De vrzitter laat zich bijstaan dr een externe adviseur, die de rl vervult van prjectmanager. 2/6

3 3.3. De penningmeester Vert de financiële administratie; Waarbrgt de cntinuïteit van de financiële administratie, met name in geval van pvlging; Stelt financiële verzichten p; Stelt in verleg met de vrzitter de jaarbegrting p; Berdeelt f gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegrting, de kaders van prjectbudgetten en/f de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; Zrgt ervr dat de financiële administratie, de manier waarp deze administratie geverd wrdt en het financiële jaarverslag. Het financiële jaarverslag laat de penningmeester binnen 5 maanden na aflp van het financieel bekjaar van SGDTP dr het bestuur vaststellen. Dit geldt eveneens vr de begrting vr het dan lpende jaar (zie artikel 11. Lid 3. Jaarstukken en begrting van de statuten). Beheert de kas en de bankrekeningen; Begrt uitgaven (prjecten) en vert p deze activiteiten tussentijds en na afrnding financiële cntrle uit; Beslist zelfstandig ver uitgaven tt 250 eur; 3.4. De secretaris De secretaris laat zich bijstaan dr een extern, ingehuurd, secretariaatsbureau. Het bureau verricht de hierna genemde uitverende taken: Vervult de rl van vicevrzitter bij afwezigheid van de vrzitter en/f p verzek van de vrzitter; Maakt van elke bestuursvergadering een gecmbineerde actie- en besluitenlijst; De actie- en besluitenlijst wrdt in de daarpvlgende bestuursvergadering vastgesteld en ter plaatse ndertekend dr de vrzitter en de secretaris. Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag p; Ontvangt alle binnenkmende pst, rechtstreeks f via andere bestuursleden; Neemt kennis van en behandelt de pst, schakelt waar ndig andere bestuursleden in m de pst te behandelen en verzrgt de daaruit vrtvleiende crrespndentie; Archiveert alle relevante dcumenten digitaal; Draagt zrg vr de eindredactie, in nauw verleg met de vrzitter en externe adviseur van de het bestuur, ver de peridieke nieuwsbrief en ziet te p een regelmatige, tijdige verschijning. beheert de CRM (Custmer Relatinship Management)-database, waarin de gegevens van bestuursleden, ex-bestuursleden, de dnateurs en de vertegenwrdigers van de gesubsidieerde gede delen zijn vastgelegd. Hij f zij zrgt ervr dat deze database actueel en betruwbaar is, vr zver dat redelijkerwijs mgelijk is. Zrgt ervr dat de tekst van de webpagina van het SGDTP up t date is.deze is gekppeld aan de website: 3/6

4 Stelt jaarlijks, in verleg met vrzitter, de vergaderdata vast en zrgt ervr dat deze geplaatst wrden p de webpagina van SGDTP. Stelt de agenda p vr het agendaverleg van SGDTP, dat plaatsvindt ca. 2 weken vrafgaand aan de bestuursvergadering die daarp vlgt. Ndigt de bestuursleden 7 weken vrafgaand aan een bestuursvergadering per uit vr de bestuursvergadering. Maakt bij het uitveren van vrnemde taken, daar waar mgelijk, gebruik van het cmmunicatieplatfrm: Chainels. Prcedure prjectaanvragen Neemt prjectaanvragen in ntvangst en stuurt een ntvangstbevestiging per naar de prjectaanvrager. De prjectaanvrager maakt bij het indienen van de prjectaanvraag gebruik van het prjectfrmulier dat is geplaatst p de webpagina SGDTP van het OFD. Registreert de prjectaanvragen en plaatst deze p de agenda van het eerstvlgende agendaverleg; Na bespreking van de prjectaanvragen in het agendaverleg plaatst de secretaris vrnemde aanvragen p de agenda van de eerstvlgende bestuursvergadering van SGDTP. Prjectaanvragen wrden ged- f afgekeurd in de betreffende bestuursvergadering. De secretaris stelt de prjectaanvragers p de hgte van het bestuursbesluit, genmen dr SGDTP. Bij gedkeuring van een prject dient de secretaris het betreffende prject in bij het OFD en stelt de prjectaanvrager hiervan per p de hgte. Het prject wrdt besprken in de eerstvlgende bestuursvergadering van het OFD. Bij afkeuring van het prject dr het OFD, ntvangt de secretaris hiervan een e- mailbericht van het OFD. Waarna de secretaris per de prjectaanvrager hiervan p de hgte stelt. Na gedkeuring van het prject dr het OFD kan het prject wrden pgestart. 1 De secretaris ntvangt hiervan bericht van het OFD en stelt de prjectaanvrager per e- mail p de hgte van het bestuursbesluit van het OFD. Waarbij de secretaris de prjectaanvrager p de hgte stelt van de vervlgprcedure: Prjectaanvrager stuurt een evaluatieverslag vrzien van 2 ft s, na afrnding van het prject, naar: gebiedsfndsdtp@gmail.cm Vr de betaling van het prject stuurt de prjectaanvrager een factuur (pdf-frmat) vrzien van het prjectnummer naar: gebiedsfndsdtp@gmail.cm 1 Een prjectaanvraag heeft een financiële geldigheidsduur vr de duur van de ingediende prjectaanvraag, uitgaande van de vermelde einddatum in het prjectaanvraagfrmulier. Indien het prject niet wrdt pgestart vr deze einddatum van het prject, vervalt het daarvr dr het SGDTP beschikbaar gestelde budget. 4/6

5 De factuur wrdt daarbij als vlgt geadresseerd: Gebiedsfnds Delft Technlgy Park T.a.v. de penningmeester Flresstraat GK DELFT De factuur is daarnaast vrzien van: De naam van het prject, datum aanvraag, bedrag in & excl. btw, gegevens ntvanger en tegenrekening Inbeking van de factuur vindt plaats dr het secretariaat die de factuur vervlgens drstuurt naar de penningmeester van SGDTP. Vervlgens mailt de penningmeester van SGDTP deze factuur naar het OFD. Het OFD maakt het aangevraagde bedrag ver p de bankrekening van SGDTP. Tt slt maakt de penningmeester van SGDTP het verkregen bedrag ver aan de indiener van de factuur. Artikel 4 Vergaderingen (zie artikel 8 Bestuursvergaderingen) 4.1. Agendaverleg Twee weken vrafgaand aan de eerstvlgende bestuursvergadering vindt het agendaverleg plaats. Het betreft een vrbereidingsverleg van de vrzitter, met diens adviseur en het ingehuurde secretariaat. Tijdens dit verleg wrdt de agenda pgesteld vr de eerstvlgende bestuursvergadering Bestuursvergaderingen Het bestuur vergadert ten minste eenmaal per kwartaal en vrts z dikwijls als de vrzitter f ten minste twee bestuurders dit gewenst acht(en); Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur; Aan het einde van elke bestuursvergadering wrdt de datum van de vlgende bestuursvergadering vastgesteld. Een bestuurder mag zich in de vergadering, cnfrm lid 3, dr een andere bestuurder laten vertegenwrdigen. Daarte is een aan de vrzitter ver te leggen schriftelijke vlmacht vereist. Een bestuurder kan gevlmachtigde zijn vr ten hgste één bestuurder. Artikel 5 Besluiten (zie artikel 9 - Besluitvrming dr het bestuur van de statuten) Het bestuur kan (zie lid 1 van dit artikel) zwel in als buiten de vergadering besluiten nemen. Zdra een besluit buiten de vergadering wrdt genmen, vindt afstemming tussen de bestuursleden per plaats. In de vergadering kan een besluit alleen wrden genmen als meer dan de helft van het aantal in functie zijnde bestuurders aanwezig f vertegenwrdigd is. Een besluit buiten vergadering vereist eenstemmigheid van alle in functie zijn bestuurders, waarvan schriftelijk met blijken (zie eveneens lid 1 van dit artikel). Iedere bestuurder kan één stem uitbrengen. 5/6

6 Indien er gestemd met wrden ver een belang f deelbelang van een van de bestuursleden c.q. deelnemers dat is deze persn niet stemgerechtigd en hij dient desgevraagd dr één f meer bestuursleden de vergadering tijdens de stemming te verlaten Besluiten wrden genmen met vlstrekte meerderheid van stemmen. Zdra er geen sprake is van meerderheid van stemmen bij verkiezing van persnen, vindt er een herstemming plaats (zie lid 4 van dit artikel). Zdra er geen sprake is van meerderheid van stemmen, wrdt het vrstel verwrpen als dit vrstel betrekking heeft p de stemming van prjectaanvragen en verige algemene bestuursbesluiten. Artikel 6 Akte van deelneming Het betreft hier deelnemers die zich middels een akte van deelneming verbnden hebben aan de stichting en als zdanig dr het bestuur als deelnemer zijn tegelaten. Deelnemers kunnen zijn de in artikel 4 lid 2 sub a bedelde rganisaties van de statuten Verplichtingen deelnemers Deelnemers nderschrijven de delen van de stichting en nderwerpen zich aan het huishudelijk reglement, zals verwrd in lid 2 van artikel 10 van de statuten van SGDTP Rechten deelnemers Deelnemers hebben tegang tt dr het bestuur te beleggen plenaire bijeenkmsten en vergaderingen, zals verwrd in lid 3 van artikel 10 van de statuten van SGDTP. Artikel 7 Sltbepalingen In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement niet vrziet, beslist de vrzitter. Alle geïnteresseerden ntvangen p eerste verzek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektrnische kpie per . Papieren exemplaren wrden p eerste verzek ter beschikking gesteld tegen een dr het bestuur vast te stellen vergeding. Vr akkrd: Namens het bestuur van Stichting Gebiedsfnds Delft Technlgy Park Delft, 3 april 2018 Js de Mij Vrzitter 6/6