Huishoudelijk reglement van de Coöperatie Startup Campus U.A. Vastgesteld op 20 november 2014

Transcriptie

1 Huishudelijk reglement van de Cöperatie Startup Campus U.A. Vastgesteld p 20 nvember 2014 Begripsbepaling In dit reglement wrdt verstaan nder: de Cöperatie: de Cöperatie Startup Campus U.A., gevestigd te Almere ingeschreven bij de Kamer van Kphandel nder nummer ; de statuten: de statuten van de Cöperatie, zals vastgelegd in een akte gepasseerd p 20 nvember 2014 bij ntaris Maarten Jhan Prinsze te Almere; het bestuur: het bestuur van de Cöperatie als bedeld in artikel 15 tt en met 18 van de Statuten; de Raad van Cmmissarissen: de Raad van Cmmissarissen van de Cöperatie als bedeld in artikel 26 van de statuten; de directie; Ten minste één lid van het bestuur die dr de vrzitter zijn aangewezen en zijn belast met de dagelijkse leiding; prjecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de delstellingen van de Cöperatie. Beleid Het beleid is vastgelegd in een plan: Dit plan wrdt jaarlijks geactualiseerd en herzien. Elke nieuwe versie van dit plan is van kracht p het mment dat deze in de bestuursvergadering is gedgekeurd. Het plan bevat (dan wel: wrdt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegrting. Taken en bevegdheden van bestuur en bestuursleden Het bestuur en de bestuursbesluiten Het bestuur Bestuurt en vertegenwrdigt de Cöperatie; Het bestuur neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf Bestuursbesluiten in dit huishudelijk reglement); Het bestuur kan vr bepaalde tijd werkgrepen/prjectgrepen in het leven repen. Een dergelijke grep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de grep kunnen k nietbestuursleden plaatsnemen. Deze grepen wrden ntbnden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge p een bestuursvergadering; Uitsluitend natuurlijke persnen kunnen zitting nemen in het bestuur; De vrzitter Heeft algemene leiding van de Cöperatie; Vertegenwrdigt de Cöperatie naar buiten te; Overlegt met fficiële instanties; f wijst hierte bestuursleden aan. Geeft leiding aan het bestuur; Is het eerste aanspreekpunt vr bestuursleden; Stelt in verleg met de secretaris de agenda vr elke vergadering p; Ziet er p te dat beslissingen wrden genmen in vereenstemming met de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement;

2 Stelt, in ged verleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan p en herziet dit jaarlijks, vrafgaand aan de jaarvergadering; Cördineert en stuurt activiteiten; Ziet er p te dat bestuursleden hun taken naar behren vervullen en spreekt hen hierp aan indien dit niet het geval lijkt. De directie De vrzitter is tevens de directie, tenzij de vrzitter uitdrukkelijk van deze functie afziet. Dan beslist het bestuur met een meerderheid ver zijn plaatsvervanger; De directie is belast met de dagelijkse leiding van de Cöperatie en beslist in ad hc situaties ver uitgaven tt 5.000,- eur; In de directie heeft ten minste één bestuurslid zitting; Vert een tussentijdse kascntrle uit p het mment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert k hier tt het al dan niet verlenen van decharge. Is klkkenluider: hudt intern tezicht het bestuur en de bestuursleden (inclusief vrzitter) en cntrleert het naleven van statuten, het huishudelijk reglement, afspraken p bestuursvergaderingen. Vervult deze rl tt het mment dat er een Raad van Cmmissarissen deze rl kan vernemen; Heeft de vlmacht m bij het ntbreken van een webmaster hiervr een bureau in te schakelen welke de taken verneemt. De directie beheert de (CRM)-database waarin de gegevens van bestuursleden, exbestuursleden, de directie en de dnateurs zijn vastgelegd. Hij f zij zrgt ervr dat deze database actueel en betruwbaar is, vr zver dat redelijkerwijs mgelijk is. De penningmeester Vert de financiële administratie; Waarbrgt de cntinuïteit van de financiële administratie, met name in geval van pvlging; Stelt financiële verzichten p; Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; Zrgt ervr dat de financiële administratie, de manier waarp deze administratie geverd wrdt. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt f en nder welke vrwaarden inventaris wrdt uitgeleend en ziet te p returbezrging; Begrt inkmsten (inzamelingsacties) en uitgaven (prjecten) en vert p deze activiteiten tussentijds en na afrnding financiële cntrle uit; Beslist zelfstandig ver uitgaven tt 1.000,- eur; Berdeelt f gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegrting, de kaders van prjectbudgetten en/f de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; Neemt het initiatief m vr bepaalde tijd ingestelde werkgrepen/prjectgrepen decharge te verlenen; Onderhudt cntacten met spnsren en subsidieverstrekkers. Neemt bij afwezigheid van de secretaris zijn/haar functie waar. De secretaris Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: De datum en plaats van de vergadering; De aanwezige en afwezige bestuursleden; De verleende vlmachten; De genmen besluiten.

3 Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag p; Ontvangt alle binnenkmende pst, rechtstreeks f via andere bestuursleden; Neemt kennis van en behandelt de pst, schakelt waar ndig andere bestuursleden in m de pst te behandelen en verzrgt de daaruit vrtvleiende crrespndentie; Archiveert alle relevante dcumenten; Zrgt er, in gede samenwerking met de webmaster, vr dat de statuten via de website vr alle bestuursleden te dwnladen zijn. De webmaster Beheert de website; Ziet erp te dat deze beschikbaar en bereikbaar is; Beheert de structuur van de website; Zrgt ervr dat de inhud van de website actueel en vlledig is; Vert de eindredactie van teksten p de website; Berdeelt cntent die vr plaatsing p de website wrdt aangebden en verlegt met de vrzitter indien teksten wrden aangebden f geplaatst die niet dr de beugel kunnen; Ziet erp te dat de website en alle andere interne en externe cmmunicatie vldet aan de huisstijl; Onderhudt cntacten met hen die teksten f andere cntent vr de website aanleveren; De Raad van Advies Wanneer er beslten wrdt m een Raad van Advies in het leven te repen wrden de leden van de Raad van Advies unaniem benemd dr de directie van de Cöperatie; Bij de bijeenkmsten van de Raad van Advies wrdt één lid van het bestuur f een cmmissaris uitgendigd als tehrder; (ud) bestuurders f eigenaren van bedrijven die lid zijn van de Cöperatie kunnen dr het bestuur gevraagd wrden zitting te nemen in deze Raad. Het advies uitgebracht dr de Raad aan het bestuur is vrijblijvend en znder enige verantwrdelijkheid. Het bestuur, de vertegenwrdiging en bijeenkmsten wrden geheel dr de Raad geïnitieerd en ingevuld cnfrm het p te stellen Regelement van de Adviesraad. Besluiten Het bestuur: Neemt besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering f algemene vergadering; Neemt besluiten als aangegeven in de statuten. Het besluit ten aanzien van de resultaatsbestemming van de Cöperatie, als aangegeven in de statuten, wrdt genmen dr het bestuur. Het bestuur kan besluiten het gehele f gedeeltelijke resultaat uit te keren aan de preferente leden mits deze niet geschrst zijn. Vergaderingen Geldigheid Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen in de gevallen als aangegeven in de statuten. Frequentie Het bestuur vergadert ten minste twee maal, en hudt één maal per jaar een Algemene Vergadering met uitzndering van het startjaar Verder vergadert het bestuur indien de vrzitter hierte het initiatief neemt, f in situaties als aangegeven in de statuten.

4 Vergaderingen wrden gehuden p het mment waarp deze zijn gepland, f, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waarte een verzek is ingediend, wrden binnen vier weken na het indienen van het verzek gepland. Een bestuursvergadering duurt maximaal twee uur, een algemene vergadering niet meer dan drie uur. Agenda Bestuursleden kunnen vr de vergadering agendapunten bij de vrzitter inbrengen; zij stellen in ged verleg de cnceptagenda p. Urgente punten (zals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) wrden hger p de cnceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen; De secretaris mailt de cnceptagenda uiterlijk 2 dagen vr aanvang van de vergadering dr en publiceert deze p het interne gedeelte van de website. De agenda wrdt dr de vergadering afgewerkt vlgens de aangegeven vlgrde van de agenda; maar p eigen initiatief f p verzek kan de vrzitter besluiten van die vlgrde afwijken en/f besluiten een f meer punten dr te schuiven naar een vlgende vergadering. Ntulen Van elke vergadering wrdt een verslag gemaakt, dat wrdt pgeslagen in het ntulenregister. Inbreng tijdens de vergadering Van bestuursleden wrdt een actieve inbreng verwacht; Ideeën van bestuursleden zijn welkm en wrden besprken f drgeschven naar een vlgende vergadering; Iedere bestuurder kan één f meer plaatsvervangers vrdragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is; Het bestuur kan de vrzitter vragen andere persnen dan bestuursleden te te laten tt de vergadering. De vrzitter neemt in deze een beslissing; Iedere bestuurder kan zich in het bestuur dr een andere bestuurder laten vertegenwrdigen p grnd van een daarte strekkende, schriftelijk verleende vlmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering met wrden verhandigd aan de vrzitter van die vergadering. Cmmunicatie Het bestuur nderkent het belang van gede cmmunicatie met: De leden; De relaties van de Cöperatie; De media. De cmmunicatie valt in het Nederlandse taalgebied nder verantwrdelijkheid van de vrzitter. In andere taalgebieden, is de directie verantwrdelijk vr de vertegenwrdiging van de Cöperatie evenals de PR-internatinaal en de cntacten met de media. Alle cmmunicatie wrdt vraf, en in gevallen waarin dit niet mgelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de vrzitter en p diens aangeven k met de secretaris en verige bestuursleden. Declaraties Bestuursleden zijn gerechtigd de met de directie vraf vereengekmen privé gedane f vrgeschten uitgaven en te declareren;

5 Vr declaraties wrdt het standaardfrmulier Declaratie gehanteerd welke verkrijgbaar is bij de penningmeester; Bestuursleden zijn niet gerechtigd vakantiegeld te declareren. Ryement Een bestuurslid kan geryeerd wrden als aangegeven in de statuten. Leden van de Cöperatie. Als aangegeven in de statuten kent de Cöperatie gewne leden, aspirant leden en preferente leden, Een lid kan een natuurlijk persn f een rechtspersn zijn. Indien een persnlijk lid langdurig (ten minste 3 maanden) ziek is (niet zijnde niet meer handelingsbekwaam), zal het lidmaatschap wrden pgeschrt vr de duur van de ziekte. Opschrting van een lidmaatschap ntslaat een lid niet van zijn verplichting tt het betalen van lidmaatschapsgelden. Indien een lid een rechtspersn/bedrijf is, dan zal deze rechtspersn/bedrijf bij aangaan van het lidmaatschap de vertegenwrdiger van het bedrijf als gemachtigde aan geven. Alleen deze gemachtigde is de cntactpersn namens het lid en wrdt tegestaan de ledenvergaderingen te bezeken en deel te nemen. Indien gemachtigde ziek is, kan tijdelijk een andere vertegenwrdiger van het lid deel nemen aan de ledenvergaderingen mits 24 uur vr de vergadering de schriftelijk machtiging is ntvangen dr het bestuur. Het (aspirant, gewn f preferent) lid, zal mgelijk p de website van de Cöperatie als zdanig vermeld wrden. De preferent leden dienen in de eerste maand van het kalenderjaar de lidmaatschapsgelden vldaan te hebben, dr vermaking p de bankrekening van de Cöperatie. Indien het lid na twee maal aangemaand te zijn niet heeft betaald wrdt het lid geschrst als aangegeven in de statuten. Aspirant leden en gewne leden dienen de lidmaatschapsgelden maandelijks te vlden p de bankrekening van de Cöperatie en wel binnen 14 dagen nadat de Cöperatie middels een factuur m betaling vraagt. Indien het lid na twee maal aangemaand te zijn niet heeft betaald wrdt het lid geschrst als aangegeven in de statuten. Lidmaatschapsfacturen mgen dr leden verrekend wrden met mgelijke inkpfacturen welke een lid aan de Cöperatie heeft gestuurd. Blijft een gewn f preferent lid na twee maal aangemaand te zijn alsng in verzuim mtrent het betalen van lidmaatschapsgelden is de directie gemachtigd de vrdering uit handen te geven aan een incassbureau en zijn de bijkmende incassksten vr rekening van het desbetreffende lid dat in verzuim is. Eén f meerdere leden kunnen ter invulling van de werkzaamheden van de Cöperatie gevraagd wrden een fferte te den vr nader dr de Cöperatie aangegeven werkzaamheden. Aan dit verzek kan geen exclusiviteit bedngen wrden, nch verplicht de Cöperatie zich m de werkzaamheden nder de leden te verdelen f dr een lid uit te laten veren. Indien een lid, f leden, werkzaamheden krijgt pgedragen is dit lid (leden) verplicht 5% van de met deze pdracht gegenereerde en (eventueel in termijnen) betaalde mzet te vergeden. Het lid staat te, en geeft vlledige penheid mtrent de aangegeven werkzaamheden, dat de penningmeester mgelijk met hulp van een accuntant van de Cöperatie cntrle uitefent mtrent de afdracht van dit lid cq. de leden. Ten aanzien van de pdrachtgever van vrnemde werkzaamheden geldt een relatie beding. Dat wil zeggen dat eventuele vervlgpdrachten, pgedragen binnen 2 jaar na datum van vrnemde pdracht dr deze pdrachtgever, vallen nder de vergedingsplicht van 5% aan de

6 Cöperatie. Ten aanzien van dit relatiebeding wrdt nder pdrachtgever verstaan de rechtspersn, een dchter- f meder- f zusterbedrijf, bestuurder, aandeelhuder, cmmissaris van de nderneming ten tijde van het aangaan en uitvering van vrnemde pdracht. Deze alinea is niet van tepassing p preferent leden. Sltbepalingen In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement niet vrziet, beslist de vrzitter. Bij eventuele tegenstrijdigheden van dit huishudelijk reglement met de statuten prevaleren de statuten. Alle geïnteresseerden ntvangen p eerste verzek uit handen van de vrzitter één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektrnische kpie per . Papieren exemplaren wrden p eerste verzek ter beschikking gesteld tegen een dr het bestuur vast te stellen vergeding. Ok zal dit regelement beschikbaar wrden gesteld p de website van de Cöperatie. Aldus samengesteld dr het bestuur van de Cöperatie Startup Campus U.A.; De vrzitter,