Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 22 november 2017 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 22 november 2017 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Koen Palinckx Martine De Regge Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Volmachten: Geen. Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede De vergadering wordt voorgezeten door Martine De Regge. De vergadering wordt geopend om 16u00. Pagina 1

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking en zorgkrediet Aan 6 medewerkers wordt loopbaanonderbreking of zorgkrediet toegestaan. Aanwervingen Aan 10 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Bevordering 12 medewerkers solliciteerden op een openstaande vacature en slaagden in de selectieprocedure. Aanpassing arbeidsovereenkomst 1 medewerker krijgt een 4/5 de arbeidsovereenkomst van onbepaalde tijd. Onbezoldigd verlof 3 medewerkers krijgen toelating onbezoldigd verlof op te nemen. 3. Aankopen a. Gunning Gent: G e-recruitment De opdracht betreft een raamovereenkomst met één leverancier voor implementatie en onderhoud van een gezamenlijke e-recruitment-toepassing voor stad Gent en OCMW Gent. Gent: G Inhuren semantisch analist Digipolis Gent is op zoek naar een semantisch analist om het team van domein WEB te versterken. Gent: G Ontwikkelaar.NET Full Stack Digipolis Gent is op zoek naar een.net ontwikkelaar Full Stack om samen met de collega s de bestaande ontwikkeling verder uit te bouwen en om mee aan het beheer te staan van bestaande.net software voor de Groep Gent. Pagina 2

3 Gent: G Tester Digipolis Gent is op zoek naar een tester om samen met de collega s van het GPSO team de ontwikkelde applicaties te testen. Antwerpen: A Raamovereenkomst versiebeheer DAMS Een raamovereenkomst voor versiebeheer van het Digital Asset Management Systeem (DAMS) van de stad Antwerpen ( Dit zijn telkens kleine aanpassingen en optimalisaties om de applicatie te stroomlijnen en beter te laten voldoen aan de behoeftes van de eindgebruikers. In het kader van deze specifieke opdracht verwachten we dat de uitvoerder ons ondersteunt in het verder ontwikkelen/stroomlijnen van de bestaande applicatie en maximaal gebruik maakt van de beschikbare ACPaaS-engines. Antwerpen + Gent: D Raamovereenkomst interactieve borden, touchschermen en professionele touchtafels Deze opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst met meerdere leveranciers voor de aankoop, levering en installatie van interactieve borden, touchschermen en professionele touchtafels. Naast een concurrentiële prijs is het uitermate belangrijk dat de leverancier een zeer uitgebreid productaanbod kan aanbieden. De opdrachtnemer dient op elk ogenblik de meest geschikte producten, overeenkomstig de geldende technologische ontwikkelingen en stand van zaken van de beschikbaarheid van die producten, te leveren. Gent: G Raamovereenkomst voor het leveren en implementeren van software ten behoeve van de uitleendienst feestelijkheden De uitleendienst van de dienst Feestelijkheden van de stad Gent zoekt een oplossing ter vervanging van de nu gebruikte access-tool voor het opvolgen en administratief afhandelen van uitleningen aan zijn doelgroep (Gentse Verenigingen, VZWs, stadsdiensten, scholen, niet-gentse openbare besturen in Oost-Vlaanderen). Deze opdracht omvat: de levering en implementatie van software; onderhoud op de licenties; ondersteuning voor het verdere beheer van de applicatie. Antwerpen: A Algemeen Beheer Systeem (ABS) Platform 4 De opdracht omvat de verdere ontwikkeling van het Generiek Dossier Platform (GDP). Het GDP dient geconcipieerd te worden als een halffabrikaat waarbij het herbruikbare karakter essentieel is. Het is de bedoeling dat GDP het voorkeursplatform wordt voor alle projecten met een procesgeoriënteerde dossierbehandeling. Binnen deze context is het GDP een strategisch belangrijke pijler van e-inclusie. In het kader van e-inclusie zijn er 4 stadsbrede prioriteiten bepaald met daarin een aantal flagship projecten. Het GDP zal de prioriteit Dossier omvatten. Andere pijlers van e-inclusie zijn Planning, Meldingen en Cashless. Ook deze andere pijlers zullen gebruik maken van GDP bij implementaties van hun projecten. De scope van deze opdracht omvat de afwerking van het GDP met volgende Application Programming Interfaces (API s): Pagina 3

4 het beheren van documenten bij een dossier via een Bijlage API; het genereren van documenten via een Document Generatie API; het bijhouden van aanpassingen aan het dossier via een Historieken API; het bijhouden van vragen en discussies rond het dossier in een Discussie API; het beheren van GIS-data via een Geo API. Deze API s moeten gebouwd worden volgens het technisch design en de voorschriften van de reeds bestaande Dossier API, Process API en de Event handler (die zorgt voor de orchestratie van de verschillende acties tussen de API s onderling). De interoperabiliteit van de nieuwe API s met de bestaande API s is van cruciaal belang gezien de verzameling van de API s het totale GDP-product vormt. Het is duidelijk dat het ontwikkelen van de nieuwe API s niet enkel expertise over de interactie met de bestaande API s impliceert, maar er tevens een groot inzicht nodig is over de manier waarop de Process API en de Dossier API intern met de data omgaan en men dus exact moet weten op welke manier deze gebouwd zijn. De technische complexiteitsgraad van de reeds gebouwde API s is groot. Gent: G Senior projectleider Digipolis Gent zoekt een senior projectleider om het team van domein GPS te versterken. b. Bestek Antwerpen: A Test consultant Inhuren van een testconsultant met volgende taken: Testen o Actief meedraaien in een producten development omgeving als test-specialist; o Binnen het team ben je verantwoordelijk voor alle kwaliteitscontroles; o Het bestaande testproces kritisch onder de loep nemen om na te gaan of er verbeteringen mogelijk zijn; o De nodige interactie met development en business opbouwen zodat er een goede relatie ontstaat waaruit kwalitatieve software ontstaat; o Het development team bijstaan bij het maken van automatische testen; o Je schrijft zelf testen en checklists en voert deze uit; o Bouwen van functionele en non-functionele testen door middel van tools en/of test framework; o In overleg met analisten en development team bepalen welke features zeker moeten geautomatiseerd worden; o Manuele testen uitvoeren op features die niet geautomatiseerd (kunnen) worden; o Rapportering van de testresultaten naar het team en naar het management. Kwaliteitsbeheer o In support modus probeer je problemen te reproduceren; o Je neemt contact op met klanten om ontbrekende informatie te bekomen; o Zorgt ervoor dat de eindgebruiker op de juiste manier vertegenwoordigd is binnen het projectteam; o Je zet hiervoor de geschikte communicatiestructuur op en je organiseert de nodige overlegmomenten; o Kan proactief mens- en organisatiegerichte activiteiten inplannen, uitvoeren en opvolgen; o Organiseert en coördineert testsessies en staat in voor het opleiden van de gebruikers (zelf opleidingen geven, schrijven van handleidingen of het opvolgen ervan); Pagina 4

5 o o Hebt, samen met de eindgebruikers, het beslissingsrecht over het tijdstip wanneer een nieuwe toepassing klaar is om in gebruik genomen te worden; Besteedt hierbij voldoende aandacht aan het digitale comfort van de applicatie en aan de ergonomie van de digitale werkplek. Gent: G Senior BA weg Als analist sta je in rechtstreeks contact met de klant om zijn noden te capteren: De behoeften van de klant vertaal je naar een business analyse die je illustreert met de nodige wireframes en procestekeningen. Je kan goed hoofd- van bijzaken onderscheiden en kan zelf inschatten welke mate van detail belangrijk is voor ontwikkelaars. Tijdens het ontwikkelproces sta je dagelijks in contact met de informatie architect en de ontwikkelaars. Je beantwoordt grote en kleine functionele vragen. Je test de ontwikkelingen en checkt af of deze voldoen aan de functionaliteiten die gevraagd zijn voordat dit wordt voorgesteld aan de klant. Gent: G Raamovereenkomst aanpassingen Citypermit Raamovereenkomst met één leverancier voor het uitbreiden van de toepassing Citypermit. De overheidsopdracht omhelst een raamovereenkomst voor maatwerk/configuratie van de toepassing Citypermit in beheer van Sigmax B.V. Antwerpen: A consultancy voor een solution manager inname openbaar domein Het inhuren van een externe projectleider ter uitvoering van ict projecten voor de bedrijfseenheden stadsontwikkeling (SW) met een sterke focus op Inname Openbaar Domein. Binnen deze projecten zal de externe projectleider, in nauwe samenwerking met de Digipolis projectleider, de volgende taken uitvoeren: opstellen van projectaanpak en planning; projectcoördinatie- en rapportering volgens afspraken Digipolis projectwerking; aansturen interne / externe medewerkers en kerngebruikers; organiseren van het vereiste interne overleg en overleg met de betrokken Digipolis klant; organiseren van de acceptatie en verspreiding van de projectresultaten. Antwerpen: A business analist content design & content strategie Inhuren van externe bijstand voor business en technische analyse in het kader van de verwezenlijking van de Digitale Communicatiestrategie van de stad Antwerpen. De opdracht zal zich situeren in het domein content design en content strategie. Antwerpen: A scanner voor EHC In het kader van de verdere digitalisering van alle materiaal dat zich in de erfgoedbibliotheek bevindt, is er een grote behoefte aan scancapaciteit, momenteel hebben ze een 10 jaar oude A0- scanner in gebruik die het vaak laat afweten, wat de verdere digitalisering en ontsluiting van de collectie bemoeilijkt. Pagina 5

6 Gent: G migratie webbv en implementatie van 2 modules Burgerzaken Binnen Groep Gent maken verschillende diensten gebruik van de Cevi-bevolkingstoepassing WinBv. Deze applicatie is end-of-live en wordt vervangen door het nieuwe product WebBv. Deze opdracht omvat de aankoop, installatie, opleiding en uitrol van WebBv voor alle stadsdiensten, hierin begrepen de modules Burgerzaken (Adreswijzigingen, DVD) en de toepassing Burger@Verhuizen. Gezien Stad Gent geen keuze heeft in de overgang, zijn er in principe ook geen ontwikkelingen op maat te voorzien maar wordt integendeel de volledige functionaliteit van WinBv in WebBv voorzien. Een prijs in regie kan desalniettemin opgegeven worden. De gunning betreft alle organisaties binnen Groep Gent die WinBv of een aanverwante toepassing of dienstverlening gebruiken, in de breedste context (dus ook een toepassing die via een interface informatie ophaalt uit het bevolkingsregister). Inhoudelijk moet de totaliteit van de offerte alle functionele en operationele noden afdekken van deze organisaties. De nieuwe modules moeten m.a.w. alle functionaliteiten afdekken die nu vervat zitten in WinBv én andere software (vb. interfaces of services) die nu al in gebruik zijn. De huidige toepassing omvat onder meer volgende functionaliteiten: Bijwerkingen RijksRegister Formulieren Adreswijzigingen Verhuizingen Werkopdrachten & extracties Elektronische berichten (Pubexi) Woningenbestand Bijwerkingen woningeninformatie Orgaandonatie Wettelijke samenwoning Laatste wil Mercurius (e-rijbewijs info) Administratie EID Toepassingsgebieden Beheer toepassingsgebieden Optioneel: Financieel transactiebeheer (nu niet in gebruik) Optioneel: Vreemdelingen (nu niet in gebruik) Verkiezingen Referendum Gezworenen Optioneel: Beleidsinformatie (nu niet in gebruik) Consultatie Bevolkingsregister Gent: G senior projectleider We zoeken we een projectleider die de beheerstools voor de lage emissie zone realiseert en die ook het Informatieplatform Vastgoed implementeert. Beide projecten hebben een grote visibiliteit naar de burger en naar het beleid van de Stad Gent. De projectleider moet dus ervaring hebben met dergelijke projecten, die een grote visibiliteit kennen. Gent: G NET ontwikkelaar back end Digipolis Gent is op zoek naar een.net developer back end die samen met andere collega s de bestaande ontwikkeling verder uitbouwt en mee aan het ontwerp staat van de nieuwe.net Software voor de Groep Gent. Dit houdt in: meehelpen met de ontwikkeling; aanreiken van oplossingen voor problemen; testen van de ontwikkeling; Pagina 6

7 documentatie van bovenstaande. c. Deelname andere overheid Antwerpen + Gent: D aankoop licenties standaard software In zitting van 24 juni 2015 besliste de Raad van Bestuur van CIPAL om de opdracht I Raamovereenkomst voor de aankoop van licenties, gebruiksrechten, onderhouds- en ondersteuningsprogramma s mbt standaard software te gunnen aan Comparex Software Belgium. Cipal dv treedt overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht op als opdrachtencentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de opdrachtencentrale kunnen beroepen om licenties en gebruiksrechten in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen. Digipolis wenst, indien opportuun, eveneens gebruik te maken van de raamovereenkomst voor de aankoop van licenties van standaard software. d. Wijziging Gent: CDG raamcontract leveringen en diensten Ultimo Huidige opdracht Raamovereenkomst voor: Het uitbreiden van het aantal gebruikerslicenties en het aankopen van bijkomende functiemodules van het Ultimo product. Het verder ondersteunen van de huidige Ultimo applicatiebeheerders binnen de groep Gent (via on site begeleiding en/of trainingen). Het implementeren van specifieke technische vragen binnen het Ultimo product (denk aan koppelingen met andere partijen, import/export connectoren, ). Deze opdracht werd in exclusiviteit toegewezen aan de firma Ultimo voor een gegund bedrag van ,00 incl btw. Goedgekeurd om de opdracht uit te breiden en het gegunde bedrag te verhogen. Gent: CD Meld Je Aan Cloud Hosting en support 1 Huidige opdracht 1. Omschrijving: Hosting van de applicatie op een Azure PAAS omgeving; 2. Support op de applicatie Meld-Je-Aan ; 3. Maintenance voor de Hosting van Meld-Je-Aan Azure omgeving. Verder zetten Cloud Hosting en alle support. 2 Uitbreiding van de opdracht Het MeldJeAan (MJA)-principe wordt voor Gent uitgebreid van het basisonderwijs naar het secundair onderwijs. MJA Secundair zal hiervoor de toepassing MeldJeAan gebruiken zoals vandaag in voege is voor MJA Basis. De MJA-applicatie zal weliswaar ingericht worden met andere parameters en achterliggende databases (ie. aparte omgevingen). In dit verband vragen we de huidige opdracht uit te breiden met: 1. Opzet van een nieuwe Azure infrastructuur voor MJA Secundair Gent 2. Installatie van de toepassing MeldJeAan op deze nieuwe infrastructuur 3. Jaarlijkse hosting MeldJeAan Secundair Pagina 7

8 4. Jaarlijkse support MeldJeAan Secundair (configuratie Azure platform, incidenten, etc.) 5. Administratieve opzet voor facturatie hosting/support De gevraagde uitbreiding van deze opdracht wordt goedgekeurd. e. Stopzetting Gent: G Profieldatabank Op 6 juni 2017 vond de openingszitting plaats van de kandidaatstelling inzake opdracht G Aanneming van diensten met betrekking tot raamovereenkomst met één leverancier voor de aankoop of ontwikkeling van een profieldatabank en alle diensten met betrekking tot implementaties van deze tool. (procedure: OMB EU beperkt 2 fases). Het dossier werd opgestart met het oog op het realiseren van een profieldatabank op onze huidige WSO2-omgeving. In het dossier werd gesteld dat er voor het API-management ook gebruik ging worden gemaakt van de WSO2-oplossing. Daarom was het logisch dat de inschrijver ook aanbood met de identityserver van WSO2. Na evaluatie van de beide producten blijkt echter dat dit geen goede technische keuze is. Dit betekent dat het ingediende dossier voor een groot deel irrelevant geworden is. Daarnaast blijkt ook dat de aangeboden oplossing de beschikbare budgetten ver overstijgt. Daarom wordt er beslist om het huidig dossier stop te zetten. Bij het opstarten van een nieuw dossier zal er op een andere wijze worden gewerkt: nl. de technische realisatie zal los worden gezien van de migratie van de bestaande services dat een zuivere ontwikkelingsopdracht is. Antwerpen: A Inrichting nieuwe commando en controlekamer LPA (perceel 2 en 3) De oorspronkelijke opdracht is opgedeeld in 4 percelen: Perceel 1: Inrichting van command & control rooms en AV-installaties Perceel 2: Roombooking Perceel 3: Wayfinding en Digital Signage Perceel 4: Camerabewakingsnetwerk De gunning van de percelen 1 en 4 blijft gehandhaafd en gaat verder zoals voorzien. Tijdens de onderhandelingsprocedure heeft de opdrachthoudende overheid o.a. gemerkt dat de complexiteit en functionaliteit die nodig is om de percelen 1 en 4 te gunnen ongewild ook van invloed zijn geweest op de ontvangen offertes voor de percelen 2 en 3. Hierdoor heeft de markt voor de gevraagde oplossingen in de percelen 2 en 3 ons inziens niet ten volle kunnen spelen aangezien de vele potentiële kandidaten, geselecteerde kandidaten en inschrijvers hebben afgehaakt op de vele arbeidsintensieve administratieve vragen die verplicht aangeleverd moeten worden voor het bestek. Deze vragen waren voor percelen 1 en 4 noodzakelijk, maar voor percelen 2 en 3 genereerde ze te veel workload. Tevens heeft dit de klant en de opdrachthoudende overheid tussen het schrijven van de opdracht en de onderhandelingen tot nieuwe inzichten gebracht mbt: budgettair kader, timings, technologie, e.d. Deze veranderingen of aanpassingen in het kader van voortschrijdend inzicht zijn niet te verzoenen met de huidige opdracht zoals beschreven in bestek A en specifiek in percelen 2 en 3. Om de noodzakelijke verbeteringen aan de percelen door te kunnen voeren omwille van de vastgestelde leemten en onduidelijkheden is het opdrachthoudende overheid van oordeel dat het beter is om de percelen 2 en 3 van de opdracht stop te zetten. Pagina 8

9 Om de gewenste veranderingen te aligneren met het marktaanbod is een heraanbesteding van de gestopte percelen noodzakelijk. Gent: G raamovereenkomst met 1 leverancier voor inrichtingswerken datacenters groep Gent Aan Digipolis Gent werd gevraagd om in te staan voor de inrichting van een nieuw te bouwen datacenter ten behoeve van het OCMW Gent. Gezien dit ging om een opdracht inzake aanneming van werken en Digipolis Gent hier niet direct ervaring met heeft, werd een opdracht uitgeschreven om beroep te kunnen doen op de expertise van een studiebureau. De daaruit volgende opdracht G Het uitvoeren van een studie speciale technieken, de opmaak van de plannen, opmaak van de aanbestedingsopdracht en de begeleiding van de inrichting van een nieuw Datacenter - werd eind 2015 toegewezen aan het studiebureau Ingenium NV. Op advies van Ingenium NV werd de onderhandelingsprocedure met Belgische bekendmaking opgestart, m.n. G Opdracht voor aanneming van werken met betrekking tot Raamovereenkomst met 1 leverancier voor inrichtingswerken datacenters Groep Gent. Op 19 april 2017 vond de openingszitting plaats van de aanvragen tot deelneming. Op 6 juni 2017 volgde de goedkeuring van het selectieverslag waar de 3 kandidaten werden geselecteerd voor verdere deelname aan de opdracht. Vanuit Groep Gent kwam intussen ook de vraag om tevens nieuwe datacenters ten behoeve van de stad en de Politie te willen inrichten. Gezien de geraamde kostprijs hiervoor aanzienlijk hoger ligt dan het drempelbedrag in de lopende opdracht G wordt in overleg met Ingenium voorgesteld om de huidige procedure stop te zetten en een nieuwe opdracht te starten. Naar timing toe vormt dit geen probleem voor de inrichting van de voornoemde datacenters. Daarenboven komt het gegeven dat de nieuwe procedure ook zal kunnen verlopen conform de nieuwe wetgeving overheidsopdrachten (in voege sinds 30/06/2017). Dit biedt het bijkomende voordeel dat de herhalingsopdrachten mee kunnen worden opgenomen in de opdracht tot het maximum van het BE-drempelbedrag. f. Bestekken en gunningen managementteam Het overzicht van bestekken en gunningen < excl btw (< incl btw)/< excl btw (< incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maand oktober 2017, wordt bekrachtigd. 4. Voorbereiding algemene vergadering Het directiecomité keurt de Strategienota 2018 goed en beslist deze voor akkoord voor te leggen aan de raad van bestuur. 5. Voorbereiding raad van bestuur De agenda van de raad van bestuur dd 22 november 2017 wordt goedgekeurd. 1. Verslag vorige vergadering 2. Personeel 3. Aankopen 4. Voorbereiding algemene vergadering 5. Rondvraag Pagina 9

10 6. Rondvraag Geen. De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Pagina 10