Procesomschrijving Inkooporders Goederen en diensten

Transcriptie

1 Stap Actie Actor Omschrijving / Instructie Timing Systeem van registratie 1 ontvangen van offerte leverancier 2 samenstellen van het dossier dossierbehandelaar dossierbehandelaar voert marktonderzoek en selecteert leverancier conform wet op overheidsopdrachten dossierbehandelaar de dossierbehandelaar stelt het dossier samen: Aandachtspunten: Hierbij wordt maximaal digitaal gewerkt. Vóór het dossier wordt doorgestuurd naar de ingever, dienen de nodige interne controles op volledigheid en correctheid van het dossier te gebeuren. Procesomschrijving Inkooporders Goederen en diensten Bijkomende info Documentnaam + link Tabblad Stukken Overheidsopdrachten 3 digitaliseren van dossier dossierbehandelaar De dossierbehandelaar scant alle nodige stukken naar de voorziene serverruimte, dit gebeurt conform de wet op de overheidsopdrachten digitaal platform van de entiteit 4 klasseren van het papieren dossier dossierbehandelaar De dossierbehandelaar zorgt voor de klassering van alle nodige stukken archief 5 ingeven inkooporders in ingever De ingever geeft het IO in. Hierbij moet worden aangeduid of het om 2- wegs of 3-wegsafstemming gaat. Tenslotte wordt de link toegevoegd in naar het digitaal dossier. Opmerking: het facturatieadres in is het adres --> postkamer Aanmaak inkooporder Toevoegen van bijlagen aan IO 6 Goedkeuren / 7 Goedkeuren / budgethouder Boekhouder (boekhoudkantoor) De budgethouder doet de inhoudelijke en budgettaire controle van het IO. Hij/zij dient te controleren dat: - het inkooporder gerechtvaardigd is - het inkooporder past in de plannen van het management - de kosten aangerekend zijn aan de juiste entiteit en op het juiste programma - de juiste projectcode is gebruikt - de uitgave gebeurt overeenkomstig wetgeving en regelgeving Bij afkeuring ga naar stap 5 De boekhouder krijgt in zijn meldingenscherm een melding voor aanvraag tot goedkeuring. Bij afkeuring, ga naar stap 5 Checklist Boekhouder 8 melding ingever De ingever krijgt melding. Bij afkeuring wordt het inkooporder geannuleerd of aangepast aan de opmerkingen. Bij goedkeuring kan de bestelbon uitgestuurd worden. Bij aanpassing ga naar stap 5. Outlook/ 9 versturen en afdrukken van definitieve bestelbon 10 Ontvangen van goederen en diensten dossierbehandelaar/i ngever dossierbehandelaar / werknemer die de goederen of diensten in ontvangst neemt Nadien drukt de dossierbehandelaar het goedgekeurde IO af als bestelbon en/of sluitingsbrief en stuurt deze naar de leverancier!!!! Opmerking: de bestelbon en/of sluitingsbrief vermeldt ook dat de leverancier het IO nummer op de factuur moet meegeven. De werknemer die de goederen of diensten in ontvangst neemt, voert de ontvangstbevestiging in volgens de handleiding. Deze werknemer controleert of de levering in lijn is met de bestelling en doet de nodige kwaliteitsinspecties op het moment van de ontvangst van de goederen of diensten zelf. Dus niet wachten tot de factuur toekomt! Hij/zij maakt ook het pv van oplevering op, indien vereist. Opmerking: het facturatieadres op de bestelbon en/of sluitingsbrief is het adres --> postkamer IS Afdrukken bestelbon Ontvangst registreren op een inkooporder

2 Stap Actie Actor Omschrijving / Instructie Timing Systeem van registratie 1 ontvangen van factuur digitaliseren factuur Facturen via de postkamer: - worden gelabeld per entiteit - worden ingescand - daarna verrijkt De facturen die digitaal door de leverancier worden aangeleverd gaan rechtstreeks naar het systeem e-invoicing 2 inladen in Systeem worden dan via interface in ingeladen en de verrijkte facturen worden nagekeken op systeemblokkeringen Proces Bestelling goederen en diensten interface - Bijkomende info Documentnaam + link postkamer / e-invoicing facturen komen binnen in postkamer of rechtstreeks via e-invoicing Werkafspraken Scanning 3 blokkeringslijsten ingevers / De dossierbehandelaars/ingevers trekken een blokkeringslijst, kijken dossierbehandelaars binnen de blokkeringen op de facturen na en lossen deze op. entiteit 4 opstarten ter goedkeuring systeem de goedkeuring wordt opgestart, nadat alle blokkeringen zijn weggewerkt. 5 Goedkeuren / 6 Goedkeuren / budgethouder Boekhouder (boekhoudkantoor) Tussenkomst van de budgethouder is enkel nodig indien het bedrag op de factuur niet overeenstemt met het bedrag op lijnniveau van het inkooporder. Indien de budgethouder akkoord gaat keurt hij goed in orafin, zoniet keurt hij af en krijgt de dossierbehandelaar een melding met de motivatie van de afkeuring. Bij afkeuring, ga naar stap 5 De boekhouder krijgt in zijn meldingenscherm een melding voor aanvraag tot goedkeuring. Tabblad Checklist Boekhouders 7 Betalen van factuur CRU (binnen beleidsdomein FB) De CRU betaalt de goedgekeurde factuur op vervaldag. / Isabel 8 Aanpassen of annuleren van factuur Ingever Bij afkeuring door de budgethouder (stap 5) of boekhouder (stap6) krijgt de ingever hiervan een melding. De ingever voert de nodige wijzigingen door en start de goedkeuringsflow opnieuw op (stap 4).

3 Open offerteaanvraag Open aanbesteding Beperkte offerteaanvraag Beperkte aanbesteding Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Opstart procedure beslissing bevoegde overheid x x x x x x (1) Gemotiveerde beslissing tot onderhadelingsprocedure x x x x (1) advies IF x x x x x x (1) Begrotingsakkoord x x x x x x (1) Beslissing Vlaamse Regering x x x x x x (1) Publicatie Publicatiebericht x x x x x (1) Aanbesteding Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Briefwisseling ivm wijzigingen publicatie x x x x x (1) PV van openingszitting kandidaatstelling x x x x (1) Overzicht geplaatste bestellingen x Opgevraagde documenten ingediende kandidaatstellingen x x x x x (1) Selectieverslag en beslissing x x x x x (1) Informatieverstrekking (niet ) geselecteerden x x x x x (1) Bestek en bijlagen x x x x x x (1) Raming x x x x x x (1) PV van opeingszitting x x x x x x (1) Ingediende offertes x x x x x x (1) Briefwisseling nav. controle inschrijvingen x x x x x x (1) Stukken gevraagd in bestek x x x x x x (1) Onderhandelingsdocumenten x x x x (1) Sociale Zekerheidsdocumenten x x x x x x (1) Verlenging gestandsdoeningstermijn x x x x x x (1) Adviezen mbt gunning (BVR 19/01/2001) x x x x x x (1) Gunningsverslag en gemotiveerde gunningsbeslissing x x x x x x (1) Briefwisseling naar inschrijvers (niet ) geselecteerden x x x x x x (1) Factuur x Aanvaarde factuur Bestelling op raamovereenkomst Algemene opmerking: afhankelijk van het dossier kunnen opgesomde stukken al dan niet deel uitmaken van het dossier (1) enkel voor te leggen bij eerste bestelling op de raamovereenkomst

4 Overeenkomsten, samenwerkingsverbanden, aankoop van gronden, deelnames, huurovereenkomsten, Alle stukken die een verbintenis verantwoorden

5 .

6 Checklisten boek Checklist inkooporders begunstigde IO is begunstigde in aanrekening op het juiste begrotingsar te betalen BTW bedrag/percentage correcte ESR rekening correcte economische rekening Reden om af te wijzen nee Checklist facturen begunstigde op de factuur is de begunstigde in correcte financiële rekening factuurbedrag = bedrag factuur factuurnummer omschrijving factuur mededeling factuurdatum in is factuurdatum op factuur vervaldag in is correct berekend aanrekening op juiste begrotingsar juiste fiscale fiche te betalen BTW bedrag / BTW percentage correcte ESR rekening correcte economische rekening Reden om af te wijzen nee/aanpassen nee/aanpassen nee/aanpassen

7 khouders opmerking enkel in de afsluitperiode Boekhoudkantoor past dit aan + communicatie naar ingever kostencategorie controleren opmerking tenzij totaal bedrag = meerdere facturen binnen het beleidsdomein terugkoppelen naar ingever terugkoppelen naar ingever eerst tot oplossing komen met de ingever (eventueel van IO) enkel in de afsluitperiode eerst tot oplossing komen met de ingever (eventueel van IO) afwijzen bij roerende voorheffing/bedrijfsvoorheffing mag niet voorkomen, eerst communicatie bij ingave IO mag niet voorkomen, eerst communicatie bij ingave IO