De criteria worden afgewogen en het bedrag wordt berekend door de dossierbehandelaar.

Transcriptie

1 Nr Wie Activiteit Omschrijving iteit Opmerkingen Het aanvraagdossier wordt digitaal opgesteld. Het digitale systeem begeleidt de aanvrager zodat informatie juist wordt ingevuld, de correcte bijlages worden toegevoegd, bepaalde velden kunnen al vooraf ingevuld worden, Gezien de duidelijke criteria enerzijds en voeding door authentieke bronnen anderzijds, gaan we ervan uit dat de ontvankelijkheidscriteria voor type 1-dossiers volledig door het 1.1 Subsidieaanvrager Aanvraagdossier invullen systeem kan worden gecheckt. 1.2 Subsidieaanvrager Aanvraagdossier indienen 1.3 Dossierbehandelaar Behandelen aanvraagdossier Het aanvraagdossier wordt digitaal ingediend. Het digitale systeem controleert op tijdigheid (na de deadline zal men niet meer kunnen indienen), stuurt een ontvangstbevestiging met informatie over de verdere procedure, registreert het dossier en wijst het toe aan een dossierbehandelaar. De criteria worden afgewogen en het bedrag wordt berekend door de dossierbehandelaar. In een type 1-dossier gebeurt dit obv duidelijke, geparameteriseerde criteria. In het beste geval kan dit zelfs (semi-)automatisch verlopen. 1.4 Dossierbehandelaar Beslissing opmaken Het beslissingsdossier wordt voorbereid conform de vormvereisten (motivatie, toegende bedrag, eventueel bijkomende voorwaarden, enz.). Bij een positieve beslissing volgt eerst 1.5, bij een negatieve beslissing meteen Boekhouding Vastleggen subsidiebedrag Bij een positieve beslissing (1.4) wordt het bedrag vastgelegd door de boekhouding. De beslissing, datum van uitbetaling en bijhorende afspraken (bij een positieve beslissing) en mogelijke bezwaarprocedure (bij een negatieve beslissing) worden digitaal gecommuniceerd naar de 1.6 Dossierbehandelaar Communiceren naar aanvrager aanvrager. Het systeem stuurt een ontvangstbevestiging. Het toegekende bedrag wordt in principe op de afgesproken datum volledig uitbetaald (zie uitzondering 1.8). Er wordt een duidelijke 1.7 Boekhouding Subsidie uitbetalen beschrijving bij de betaling ingegeven. In sommige gevallen, indien de proportionaliteitscriteria dit toestaan, moet de aanvrager na x tijd een uitbetaling aanvragen. Mogelijks moeten hiertoe een aantal minimale parameters opgegeven worden zodat het bedrag kan worden berekend. Het systeem begeleidt de aanvrager, wijst het dossier toe aan een dossierbehandelaar, verstuurt een ontvangstbevestiging en 1.8 Subsidieaanvrager Financiering aanvragen informeert de aanvrager. Er wordt een duidelijke mededeling ingegeven zodat bij de storting van het subsidiebedrag duidelijk is over welke subsidie het gaat. De boekhouder geeft de juiste code in orafin op. In volgende gevallen kan een aanvraag voor verdere financiering opgelegd worden: *Laatste financieringsschijf investeringssubsidies *Jaarlijkse uitbetaling bij erkenning obv aantal minimale parameters Uitgeschreven flows -Type 1

2 1.9 Dossierbehandelaar Behandelen dossier Naargelang proportionaliteit moet de dossierbehandelaar deze betalingsaanvraag ook nog inhoudelijk behandelen en goedkeuren. In dat geval worden de criteria/parameters voor de uitbetaling afgewogen, het bedrag wordt berekend en doorgegeven door de dossierbehandelaar. Het bedrag wordt uitbetaald Boekhouding Saldo uitbetalen Er wordt een duidelijke beschrijving bij de betaling ingegeven. Er wordt duidelijk gecommuniceerd over de uitbetaling (beschrijving + datum van uitbetaling) naar de aanvrager. Het systeem stuurt een 1.11 Dossierbehandelaar Communiceren naar aanvrager ontvangstbevestiging. In een type 1-dossier gebeurt dit obv duidelijke, geparameteriseerde criteria. In het beste geval kan dit zelfs (semi-)automatisch verlopen en kan deze stap overgeslaan worden. Uitgeschreven flows -Type 1

3 Nr Wie Activiteit Omschrijving iteit Opmerkingen 2.1 Subsidieaanvrager Aanvraagdossier invullen Het aanvraagdossier wordt digitaal opgesteld. Het digitale systeem begeleidt de aanvrager zodat informatie juist wordt ingevuld, de correcte bijlages worden toegevoegd, bepaalde velden al vooraf ingevuld worden, 2.2 Subsidieaanvrager Aanvraagdossier indienen Het aanvraagdossier wordt digitaal opgesteld. Het digitale systeem begeleidt de aanvrager zodat informatie juist wordt ingevuld, de correcte bijlages worden toegevoegd, bepaalde velden al vooraf ingevuld worden, De inhoudelijke en financiële criteria worden afgewogen en het bedrag wordt berekend door de 2.3 Dossierbehandelaar Behandelen aanvraagdossierdossierbehandelaar. Ontvankelijkheidscriteria worden best ook afgelijnd tot duidelijke criteria die deels ook door authentieke bronnen afgecheckt kunnen worden zodat deze (deels) door het systeem kunnen worden afgecheckt. Naargelang proportionaliteit kan de behandeling van het aanvraagdossier apart door een inhoudelijke én financiële behandelaar gebeuren dan wel gezamenlijk door één behandelaar. 2.4 Dossierbehandelaar 2.5 Subsidieaanvrager 2.6 Dossierbehandelaar Bijkomende informatie/ bijsturing opvragen Dossier bijsturen en aanleveren Bijkomende informatie verwerken 2.7 Externe experten Experten raadplegen 2.8 Dossierbehandelaar (Voorstel van) beslissing opmaken 2.9 Kabinet/VP/VR Afstemmen kabinet/vr Indien nodig, en proportioneel aanvaardbaar, kan digitaal bijkomende informatie of bijsturing opgevraagd worden door de dossierbehandelaar. De aanvrager stuurt bij of levert de bijkomende informatie digitaal aan. De dossierbehandelaar verwerkt de bijkomende informatie. Indien nodig (en mits proportioneel aanvaardbaar) kan de dossierbehandelaar bijkomend advies van externe experten opvragen. De dossierbehandelaar maakt conform de proportionaliteitscriteria een beslissing dan wel een voorstel van beslissing op. De volgende stappen zijn in een eenvoudig scenario 2.15, en in een proportioneel zwaardere subsidie 2.9 of/en Het voorstel van beslissing wordt afgestemd met de bevoegde minister of de Vlaamse regering vanaf bepaalde drempelbedragen. Soms nodig om bijkomende gegevens op te vragen, wanneer het dossier onvolledig, niet helemaal duidelijk is of er lichte bijsturing nodig is. Beperken tot éénmalig bijkomend opvragen. Zoveel mogelijk vermijden door duidelijkheid en begeleiding bij de indieningsfase. Het werken met externe experten kan bij type 2 dossiers soms noodzakelijk zijn bij subsidies mbt complexe of interdisciplinaire materie, met hoge bedragen, met maatschappelijke en/of politieke risico's. Het subproces "externe experten" is in tab "externen" in detail uitgewerkt. We onderscheiden naargelang proportionaliteit verschillende scenario's: *Bilaterale adviezen van experten *Commissie die adviseert *Commissie die beslist Vanaf het drempelbedrag moet er worden afgestemd met de bevoegde minister of VR Uitgeschreven flows -Type 2

4 2.10 Inspectie Financiën Advies geven Conform bepaalde drempelbedragen moet advies van IF worden ingewonnen. De dossierbehandelaar herwerkt (indien nodig) het voorstel van beslissing volgens het advies van IF. Deze cyclus wordt herhaald tot er een positief advies wordt 2.11 Dossierbehandelaar Herwerken volgens advies IF gegeven. De volgende stap is 2.12 of Leiddinggevende Bekrachtigen beslissing Indien het proportioneel nodig is dient de beslissing op niveau van de leiddinggevende genomen te worden. Naargelang de proportionaliteitscriteria en delegatiebesluit dient de beslissing adhv een ministerieel Besluit of een Besluit van Vlaamse Regering (BVR) 2.13 Kabinet/VP/VR Opstellen MB door minister ogenomen te worden 2.14 Boekhouding Vasleggen subsidiebedrag Bij een positieve beslissing (2.8, 2.12 of 2.13) wordt het bedrag vastgelegd door de boekhouding. De beslissing, datum van uitbetaling en bijhorende afspraken (bij een positieve beslissing) en mogelijke bezwaarprocedure (bij een negatieve beslissing) worden digitaal gecommuniceerd naar de aanvrager. Het systeem 2.15 Dossierbehandelaar Communiceren naar aanvragstuurt een ontvangstbevestiging. Het toegekende bedrag wordt in principe op de afgesproken datum volledig uitbetaald worden. (zie uitzondering 2.17) Er wordt een duidelijke beschrijving bij 2.16 Boekhouding Subsidie uitbetalen de betaling ingegeven Subsidieaanvrager Financiering aanvragen In sommige gevallen, indien de proportionaliteitscriteria dit toestaan, moet de aanvrager na x tijd een uitbetaling aanvragen. Mogelijks moeten hiertoe een aantal minimale parameters opgegeven worden zodat het bedrag kan worden berekend. Het systeem begeleidt de aanvrager, wijst het dossier toe aan een dossierbehandelaar, verstuurt een ontvangstbevestiging en informeert de aanvrager. Naargelang proportionaliteit moet de dossierbehandelaar deze betalingsaanvraag ook nog inhoudelijk behandelen en goedkeuren. In dat geval worden de criteria/parameters voor de uitbetaling afgewogen, het bedrag wordt berekend en doorgegeven door de 2.18 Dossierbehandelaar Behandelen dossier dossierbehandelaar. Het bedrag wordt uitbetaald. Er wordt een duidelijke 2.19 Boekhouding Saldo uitbetalen beschrijving bij de betaling ingegeven. Er wordt duidelijk gecommuniceerd over de uitbetaling (beschrijving + datum van uitbetaling) naar de aanvrager Dossierbehandelaar Communiceren naar aanvraghet systeem stuurt een ontvangstbevestiging. Vanaf het drempelbedrag moet er advies worden ingewonnen door IF Naargelang de proportionaliteit van het dossier kan de beslissing op verschillende niveaus worden genomen variërend van dossierbehandelaar (2.8), leidinggevende (2.12) en kabinet/vp/vr (2.13). Er wordt een duidelijke mededeling ingegeven zodat bij de storting van het subsidiebedrag duidelijk is over welke subsidie het gaat. De boekhouder geeft de juiste code in orafin op. In volgende gevallen kan een aanvraag voor verdere financiering opgelegd worden: *Laatste financieringsschijf investeringssubsidies *Jaarlijkse uitbetaling bij erkenning obv aantal minimale parameters Dit gebeurt best obv duidelijke, geparameteriseerde criteria. In het beste geval kan dit zelfs (semi-)automatisch verlopen en kan deze stap overgeslaan worden. Uitgeschreven flows -Type 2

5 Nr Wie Activiteit Omschrijving iteit Opmerkingen 3.1 Kabinet/VP/VR Initiëren subsidie Het kabinet neemt initiatief en geeft aan de verstrekkende entiteit door om een bepaalde subsidie te verstrekken. 3.2 Dossierbehandelaar Controleren decretale basis De dossierbehandelaar controleert of er al een decretale basis bestaat om de subsidie uit te keren. Zo ja -> 3.6, zo nee -> Dossierbehandelaar Terugkoppelen kabinet Indien er geen decretale basis is, zal de dossierbehandelaar terugkoppelen naar het kabinet. Het kabinet zal vervolgens kiezen om een decretale basis te voorzien (3.4) of om de subsidiemaatregel alsnog niet te lanceren. Er dient een decretale basis (decreet, eventueel via 3.4 Dossierbehandelaar Voorbereiden decretale basis begrotingsakkoord) uitgewerkt worden. Het Vlaams parlement beslist over de goedkeuring van de 3.5 Kabinet/VP/VR Goedkeuren decretale basis decretale basis. Subsidieaanvrager Dossierbehandelaar De inhoud van het subsidiedossier wordt besproken door de subsidiebegunstigde en de dossierbehandelaar van de verstrekkende entiteit. De subsidie-begunstigde levert 3.6 Kabinet/VP/VR Afstemmen over subsidiedossinoodzakelijke informatie aan. 3.7 Dossierbehandelaar Het beslissingsdossier wordt verder voorbereid conform de Voorbereiden beslissingsdossievormvereisten. 3.8 Inspectie Financiën Advies geven Conform bepaalde drempelbedragen moet advies van IF worden ingewonnen. Vanaf het drempelbedrag moet er advies worden ingewonnen door IF 3.9 Dossierbehandelaar Herwerken volgens advies IF De dossierbehandelaar herwerkt (indien nodig) het voorstel van beslissing volgens het advies van IF. Deze cyclus wordt herhaald tot er een positief advies wordt gegeven. De volgende stap is 3.10, 3.11 of Vanaf het drempelbedrag moet er advies worden ingewonnen door IF Naargelang de proportionaliteit van het dossier kan de beslissing op verschillende niveaus worden genomen variërend van dossierbehandelaar (3.7), leidinggevende (3.10), niveau van BVR/Begrotingsakkoord (3.11) of ministerieel besluit (3.12) 3.10 Leidinggevende Bekrachtigen beslissing Naargelang de proportionaliteitscriteria en delegatiebesluiten dient de beslissing op niveau van de leiddinggevende genomen te worden Naargelang de drempelbedragen en delegatiebesluit dient de beslissing adhv een ministrieel Besluit, Besluit van Vlaamse Regering (BVR) of begrotingsakkoord genomen te 3.11 Kabinet/VP/VR Opstellen MB door minister, Bworden Boekhouding Vastleggen subsidiebedrag Bij een positieve beslissing (3.7, 3.10 of 3.11) wordt het bedrag vastgelegd door de boekhouding. De beslissing, datum van uitbetaling en bijhorende afspraken worden digitaal gecommuniceerd naar de 3.13 Dossierbehandelaar Communiceren naar begunstigbegunstigde. Het systeem stuurt een ontvangstbevestiging. Standaard wordt er 80% van het goedgekeurde 3.14 Boekhouding Voorschot uitbetalen subsidiebedrag als voorschot uitbetaald. De begunstigde dient digitaal de rapportering in. Het systeem begeleidt de begunstigde wijst het dossier toe aan een dossierbehandelaar, verstuurt een 3.15 Subsidieaanvrager Rapportering indienen ontvangstbevestiging en informeert de begunstigde. Facultatieve subsidies > euro en niet uitdrukkelijk vermeld in begrotingsakkoord worden niet gedelegeerd naar de minister Er wordt een duidelijke mededeling ingegeven zodat bij de storting van het subsidiebedrag duidelijk is over welke subsidie het gaat. De boekhouder geeft de juiste code in orafin op. Uitgeschreven flows -Type 3

6 3.16 Dossierbehandelaar Behandeling rapportering inhoudelijk en financieel De inhoudelijke en financiële criteria van de rapportering worden afgewogen door de dossierbehandelaar Dossierbehandelaar Via het systeem wordt er bijkomende informatie of Bijkomende informatie opvragbijsturing opgevraagd door de dossierbehandelaar De begunstigde stuurt bij of levert de bijkomende 3.18 Subsidieaanvrager Bijkomende informatie aanlev informatie digitaal aan Dossierbehandelaar Bijkomende informatie verwerde dossierbehandelaar verwerkt de bijkomende Naargelang proportionaliteit kan de behandeling van het dossier apart door een inhoudelijke én financiële behandelaar gebeuren dan wel gezamenlijk door één behandelaar. Soms is het nodig om bijkomende gegevens op te vragen, wanneer het dossier onvolledig, niet helemaal duidelijk is of er lichte bijsturing nodig is. Beperken tot éénmalig bijkomend opvragen. Zoveel mogelijk vermijden door duidelijkheid en begeleiding bij de indieningsfase Dossierbehandelaar Beslissing opmaken De dossierbehandelaar maakt conform de proportionaliteitscriteria een beslissing dan wel een voorstel van beslissing op. De volgende stappen zijn in een eenvoudig scenario 3.23, en in een proportioneel zwaardere subsidie 3.21, Leidinggevende Bekrachtigen beslissing Indien het proportioneel nodig is dient de beslissing op niveau van de leiddinggevende genomen te worden. Naargelang de proportionaliteitscriteria en delegatiebesluit dient de beslissing adhv een Ministerieel Besluit of een 3.22 Kabinet/VP/VR Bekrachtigen beslissing MB of Besluit van Vlaamse Regering (BVR) genomen te worden 3.23 Dossierbehandelaar De beslissing wordt digitaal gecommuniceerd naar de begunstigde. Hierbij worden de eventuele mogelijkheden tot bezwaar en informatie over de uitbetaling vermeld. Het (Voorstel van) beslissing commsysteem stuurt een ontvangstbevestiging Subsidieaanvrager Dossierbehandelaar Hoormoment inrichten 3.25 Subsidieaanvrager Bezwaar indienen De dossierbehandelaar richt een hoormoment in waarop de begunstigde zijn dossier kan verdedigen indien die niet akkoord gaat met het voorstel van beslissing. Indien de subsidieaanvrager niet akkoord gaat met de beslissing kan deze bezwaar indienen. Zie subproces "bezwaar". Naargelang de beslissing over de rapportering wordt het saldo volledig uitbetaald 3.26 Boekhouding Saldo volledig uitbetalen 3.27 Boekhouding Saldo deels uitbetalen (naargenaargelang de beslissing wordt het saldo deels uitbetaald 3.28 Boekhouding Terugvorderen Naargelang de beslissing wordt er teruggevorderd Indien er geen bezwaarprocedure aanwezig is kan de begunstigde na kennisneming van het voorstel tot beslissing een hoormoment aanvragen. Uitgeschreven flows -Type 3

7 Nr Wie Activiteit Omschrijving iteit Opmerkingen 4.0 Subsidieaanvrager Dossierbehandelaar Afstemmen project-idee Voorafgaand de indiening van een aanvraagdossier kan een afstemmingsmoment over het projectidee georganiseerd worden met de aanvrager en de verstrekkende entiteit. Dergelijke incrementele werking kan latere vragen of nodige bijsturingen al ondervangen. 4.1 Subsidieaanvrager Aanvraagdossier invullen Het aanvraagdossier wordt digitaal opgesteld. Het digitale systeem begeleidt de aanvrager zodat informatie juist wordt ingevuld, de correcte bijlages worden toegevoegd, bepaalde velden al vooraf ingevuld worden, Ontvankelijkheidscriteria worden best ook afgelijnd tot duidelijke criteria die deels ook door authentieke bronnen afgecheckt kunnen worden zodat deze (deels) door het systeem kunnen worden afgecheckt. 4.2 Subsidieaanvrager Aanvraagdossier indienen Het aanvraagdossier wordt digitaal ingediend. Het systeem controleert op tijdigheid (na de deadline zal men niet meer kunnen indienen), stuurt een ontvangstbevestiging met informatie over de verdere procedure, registreert het dossier en wijst het toe aan een dossierbehandelaar. 4.3 Dossierbehandelaar Ontvankelijkheid controleren 4.4 Dossierbehandelaar Communiceren over ontvankelijkheid Naargelang de proportionaliteitscriteria moeten de ontvakelijkheidscriteria worden gecontroleerd door de dossierbehandelaar. Obv 4.3 communiceert de dossierbehandelaar op digitale wijze naar de aanvrager. Indien onontvankelijk stopt het proces hier. De ontvankelijkheidscriteria kunnen grotendeels bij de indiening door het systeem worden gecheckt (4.1). Naargelang de proportionaliteit kan het voorkomen dat de ontvankelijkheid extra moet worden gecontroleerd door de administratie. 4.5 Dossierbehandelaar Behandelen aanvraagdossier 4.6 Dossierbehandelaar Bijkomende informatie/ bijsturing opvragen 4.7 Subsidieaanvrager Bijgestuurd dossier aanleveren Bijkomende informatie 4.8 Dossierbehandelaar verwerken De inhoudelijke en financiële criteria worden afgewogen en het bedrag wordt berekend door de dossierbehandelaar. Indien nodig, en proportioneel aanvaardbaar, kan digitaal bijkomende informatie of bijsturing opgevraagd worden door de dossierbehandelaar. De aanvrager stuurt bij of levert de bijkomende informatie digitaal aan. De dossierbehandelaar verwerkt de bijkomende informatie. Naargelang proportionaliteit kan de behandeling van het aanvraagdossier apart door een inhoudelijke én financiële behandelaar gebeuren dan wel gezamenlijk door één behandelaar. Soms nodig om bijkomende gegevens op te vragen, wanneer het dossier onvolledig, niet helemaal duidelijk is of er lichte bijsturing nodig is. Beperken tot éénmalig bijkomend opvragen. Zoveel mogelijk vermijden door duidelijkheid en begeleiding bij de indieningsfase. Uitgeschreven flows -Type 4

8 4.9 Dossierbehandelaar Experten raadplegen Indien nodig (en mits proportioneel aanvaardbaar) kan de dossierbehandelaar bijkomend advies van externe experten opvragen. De dossierbehandelaar maakt conform de proportionaliteitscriteria een beslissing dan wel een voorstel van beslissing op. De volgende stappen zijn in een eenvoudig scenario 4.16, en in een 4.10 Dossierbehandelaar (Voorstel van) Beslissing opmakproportioneel zwaardere subsidie Het voorstel van beslissing wordt afgestemd met de bevoegde minister of de Vlaamse regering vanaf 4.11 Kabinet/VP/VR Afstemmen kabinet/vr bepaalde drempelbedragen. Conform bepaalde drempelbedragen moet advies 4.12 Inspectie financiën Advies geven van IF worden ingewonnen. De dossierbehandelaar herwerkt (indien nodig) het voorstel van beslissing volgens het advies van IF. Deze cyclus wordt herhaald tot er een positief 4.13 Dossierbehandelaar Herwerken volgens advies IF advies wordt gegeven. De volgende stap is 4.14 of 4.14 Leidinggevende Bekrachtigen beslissing Indien het proportioneel nodig is dient de beslissing op niveau van de leiddinggevende genomen te worden. Naargelang de proportionaliteitscriteria en delegatiebesluit dient de beslissing adhv een ministerieel Besluit of een Besluit van Vlaamse 4.15 Kabinet/VP/VR Opstellen MB door minister of BRegering (BVR) genomen te worden 4.16 Boekhouding Vasleggen subsidiebedrag Bij een positieve beslissing (4.10, 4.14 of 4.15) wordt het bedrag vastgelegd door de boekhouding. De beslissing, datum van uitbetaling of aanvraag tot voorschot en bijhorende afspraken (bij een positieve beslissing) en mogelijke bezwaarprocedure (bij een negatieve beslissing) worden digitaal gecommuniceerd naar de 4.17 Dossierbehandelaar Communiceren naar aanvrager aanvrager. Het systeem stuurt een In sommige gevallen, indien de proportionaliteitscriteria dit toestaan, moet de aanvrager zelf om een uitbetaling van het voorschot vragen. Het systeem begeleidt de aanvrager, wijst het dossier toe aan een dossierbehandelaar, Voorschot/financiering verstuurt een ontvangstbevestiging en informeert 4.18 Subsidieaanvrager aanvragen de aanvrager. Naargelang proportionaliteit moet de dossierbehandelaar het voorschot goedkeuren. In 4.19 Dossierbehandelaar Behandelen voorschot/financie dat geval worden de criteria/parameters afgewogen Het werken met externe experten kan bij type 4 dossiers soms noodzakelijk zijn bij subsidies mbt complexe of interdisciplinaire materie, met hoge bedragen, met maatschappelijke en/of politieke risico's. Het subproces "externe experten" is in tab "externen" in detail uitgewerkt. We onderscheiden naargelang proportionaliteit verschillende scenario's: *Bilaterale adviezen van experten *Commissie die adviseert *Commissie die beslist Vanaf het drempelbedrag moet er worden afgestemd met de bevoegde minister of VR Vanaf het drempelbedrag moet er advies worden ingewonnen door IF Naargelang de proportionaliteit van het dossier kan de beslissing op verschillende niveaus worden genomen variërend van dossierbehandelaar (4.10), leidinggevende (4.14) en kabinet/vp/vr (4.15). Er wordt een duidelijke mededeling ingegeven zodat bij de storting van het subsidiebedrag duidelijk is over welke subsidie het gaat. De boekhouder geeft de juiste code in orafin op. In sommige gevallen kan een aanvraag voor voorschot opgelegd worden, de aanvrager dient eerst een aantal voorwaarden behaald hebben vooraleer het voorschot kan worden uitgekeerd. De stap kan worden overgeslaan indien het om heldere, parameteriseerbare criteria gaat Uitgeschreven flows -Type 4

9 4.20 Boekhouding Subsidievoorschot uitbetalen Standaard wordt er 80% van het goedgekeurde subsidiebedrag als voorschot uitbetaald. de storting van het subsidiebedrag duidelijk is over welke subsidie het gaat. De boekhouder geeft de juiste code in orafin op Subsidieaanvrager Rapportering indienen 4.22 Dossierbehandelaar Behandeling rapportering inhoudelijk en financieel De begunstigde dient digitaal de rapportering in. Het systeem begeleidt de begunstigde wijst het dossier toe aan een dossierbehandelaar, verstuurt een ontvangstbevestiging en informeert de begunstigde. De inhoudelijke en financiële criteria van de rapportering worden afgewogen door de dossierbehandelaar Dossierbehandelaar Via het systeem wordt er bijkomende informatie of Bijkomende informatie opvragebijsturing opgevraagd door de dossierbehandelaar De begunstigde stuurt bij of levert de bijkomende 4.24 Subsidieaanvrager Bijkomende informatie aanleve informatie digitaal aan. De dossierbehandelaar verwerkt de bijkomende 4.25 Dossierbehandelaar Bijkomende informatie verwerkinformatie. De dossierbehandelaar maakt conform de proportionaliteitscriteria een beslissing dan wel een voorstel van beslissing op. De volgende stappen zijn in een eenvoudig scenario 4.29, en in een 4.26 Dossierbehandelaar Beslissing opmaken proportioneel zwaardere subsidie 4.27, Indien het proportioneel nodig is dient de beslissing op niveau van de leiddinggevende genomen te 4.27 Leidinggevende Bekrachtigen beslissing worden. Naargelang de proportionaliteitscriteria en delegatiebesluit dient de beslissing adhv een Ministerieel Besluit of een Besluit van Vlaamse 4.28 Kabinet/VP/VR Bekrachtigen beslissing MB of BRegering (BVR) genomen te worden De beslissing wordt digitaal gecommuniceerd naar de begunstigde. Hierbij worden de eventuele mogelijkheden tot bezwaar en informatie over de uitbetaling vermeld. Het systeem stuurt een 4.29 Dossierbehandelaar (Voorstel van) beslissing commuontvangstbevestiging Subsidieaanvrager Dossierbehandelaar Hoormoment inrichten 4.31 Subsidieaanvrager Bezwaar indienen 4.32 Boekhouding Saldo volledig uitbetalen De dossierbehandelaar richt een hoormoment in waarop de begunstigde zijn dossier kan verdedigen indien die niet akkoord gaat met het voorstel van beslissing. Indien de subsidieaanvrager niet akkoord gaat met de beslissing kan deze bezwaar indienen. Zie subproces "bezwaar". Naargelang de beslissing over de rapportering wordt het saldo volledig uitbetaald Naargelang de beslissing wordt het saldo deels uitbetaald 4.33 Boekhouding Saldo deels uitbetalen (naargela 4.34 Boekhouding Terugvorderen Naargelang de beslissing wordt er teruggevorderd Naargelang proportionaliteit kan de behandeling van het dossier apart door een inhoudelijke én financiële behandelaar gebeuren dan wel gezamenlijk door één behandelaar. Soms is het nodig om bijkomende gegevens op te vragen, wanneer het dossier onvolledig, niet helemaal duidelijk is of er lichte bijsturing nodig is. Beperken tot éénmalig bijkomend opvragen. Zoveel mogelijk vermijden door duidelijkheid en begeleiding bij de indieningsfase. Indien er geen bezwaarprocedure aanwezig is kan de begunstigde na kennisneming van het voorstel tot beslissing een hoormoment aanvragen. Uitgeschreven flows -Type 4

10 Nr Wie Activiteit Omschrijving iteit Opmerkingen 5.1 Subsidieaanvrager Bezwaar aantekenen tegen beslissing/pré-advies Het bezwaar tegen de beslissing of pré-advies wordt digitaal ingediend. Het systeem stuurt een ontvangstbevestiging met informatie over de verdere procedure en wijst het toe aan een dossierbehandelaar. Naargelang de proportionaliteit heeft de aanvrager 45 of 90 dagen om na het ontvangen van de beslissing bezwaar in te dienen. 5.2 Dossierbehandelaar 5.3 Dossierbehandelaar Controleren ontvankelijkheid bezwaar Communiceren over ontvankelijkheid De ontvankelijkheid van het bezwaar wordt gecontroleerd door de dossierbehandelaar. De dossierbehandelaar communiceert digitaal naar de aanvrager over de ontvankelijkheid van het bezwaar. Indien onontvankelijk wordt een duidelijke motivatie meegegeven en stopt het proces hier. 5.4 Dossierbehandelaar Behandelen bezwaar De dossierbehandelaar behandelt het bezwaar Onze aanbeveling is dat enkel bezwaar ingediend mag worden indien aangetoond kan worden dat de beslissing gebaseerd is op feitelijke onjuistheden. 5.5 Kabinet/VP/VR Behandelen bezwaar 5.6 Externe experten Beoordelen bezwaarschrift Naargelang de proportionaliteitscriteria en delegatiebesluit dient het bezwaar eventueel op niveau van het kabinet/vp/vr behandeld te worden. Naargelang de proportionaliteit dit toelaat kunnen externe experten uitzonderlijk ook ingeschakeld worden bij de beoordeling van het bezwaar. 5.7 Dossierbehandelaar Voorstel van beslissing opmaken Naargelang de proportionaliteit wordt het voorstel van beslissing opgemaakt door de dossierbehandelaar conform de vormvereisten. De volgende stap is in een eenvoudig scenario 5.9, in een proportioneel zwaarder proces 5.10 of 5.13 Voorstel van beslissing wordt opgemaakt door de dossierbehandelaar of het kabinet/vp/vr naargelang de drempelbedragen. 5.8 Kabinet/VP/VR Voorstel van beslissing opmaken 5.9 Leiddingevende Bekrachtigen beslissing 5.10 Kabinet/VP/VR Bekrachtigen beslissing Naargelang de proportionaliteit wordt het voorstel van beslissing opgemaakt op niveau van minister/vr/vp conform de vormvereisten. De volgende stap is Naargelang de proportionaliteitscriteria en drempelbedragen wordt de beslissing op niveau van de leidinggevende gevalideerd. Naargelang de proportionaliteitscriteria en drempelbedragen wordt de beslissing op niveau van de leidinggevende gevalideerd. De volgende stap is 5.11 indien het dossier herzien moet worden of 5.13 indien dossier niet moet worden herzien. De beslissing wordt genomen door de leidinggevende of het kabinet/vp/vr naargelang de drempelbedragen 5.11 Dossierbehandelaar Dossier herzien Indien de behandeling van het bezwaar tot een aanpassing leidt van de oorspronkelijke beslissing moet het dossier herzien worden door de dossierbehandelaar. Hij doorloopt hierbij de stappen die bij de oorspronkelijke behandeling van de aanvraagdossiers werden uitgevoerd. De volgende stap is 5.12 of Als het bezwaar tot een aanpassing van de oorspronkelijke beslissing leidt 5.12 Boekhouding Vastleggen subsidiebedrag 5.13 Dossierbehandelaar Communiceren naar aanvrager De (extra) subsidies worden door de boekhouding vastgelegd, het systeem voorziet hierbij een koppeling naar OraFin De beslissing wordt digitaal gecommuniceerd naar de begunstigde. Hierbij worden de mogelijke vervolgstappen en informatie over de uitbetaling toegelicht. Er wordt een duidelijke mededeling ingegeven zodat bij de storting van het subsidiebedrag duidelijk is over welke subsidie het gaat. De boekhouder geeft de juiste code in orafin op. Bij een negatieve beslissing zijn de mogelijke vervolgstappen: * Hogere rechtbank (beslissing zonder beoordelingsruimte) *Raad van State (beslissing met beoordelingsruimte) Uitgeschreven flows -Bezwaar

11 Nr Wie Activiteit Omschrijving iteit Opmerkingen 6.1 Dossierbehandelaar 6.2 Dossierbehandelaar 6.3 Subsidieaanvrager 6.4 Dossierbehandelaar 6.5 Dossierbehandelaar 6.6 Externe experten Behandelen (ontvankelijk) aanvraagdossier De dossierbehandelaar behandelt het aanvraagdossier Bijkomende Indien nodig, en proportioneel aanvaardbaar, kan digitaal informatie/bijsturing bijkomende informatie of bijsturing opgevraagd worden door opvragen de dossierbehandelaar. Bijgestuurd dossier De aanvrager stuurt bij of levert de bijkomende informatie aanleveren aan Bijkomende informatie De dossierbehandelaar verwerkt de bijkomende informatie Aanschrijven externe experten Beoordelen aanvraagdossier 6.7 Externe experten Opmaken adviezen Indien nodig, en indien conform de proportionaliteitscriteria aanvaardbaar, kan gewerkt worden met externe experten. In het lichtste scenario worden deze individueel digitaal aangeschreven met de vraag om advies over het aanvraagdossier. De externe experten beoordelen de aanvraagdossiers volgens de gemaakte afspraken met de administratie en sturen individueel (dus niet onderling afgestemd) hun advies door. Er vindt hier geen vraag-antwoord-communicatie plaats met de aanvrager. De externe experten maken hun advies op en sturen het digitaal terug door naar de verstrekkende administratie. Het werken met externe experten kan bij type 2 of 4 dossiers soms noodzakelijk zijn bij subsidies mbt complexe of interdisciplinaire materie, met hoge bedragen, met maatschappelijke en/of politieke risico's. Het subproces "externe experten" is in tab "externen" in detail uitgewerkt. We onderscheiden naargelang proportionaliteit verschillende scenario's: *Bilaterale adviezen van experten *Commissie die adviseert *Commissie die beslist 6.8 Dossierbehandelaar 6.9 Dossierbehandelaar 6.10 Externe experten Behandelen aanvraagdossier Aanschrijven adviescommissie Beoordelen aanvraagdossier De dossierbehandelaar beoordeelt het aanvraagdossier adhv de afgesproken criteria. De volgende stap is 6.13 Indien nodig, en indien conform de proportionaliteitscriteria aanvaardbaar, kan gewerkt worden met externe experten. In een tweede scenario wordt gewerkt met een adviescommissie. De dossierbehandelaar schrijft de leden van de adviescommissie digitaal aan met de vraag om de aanvraagdossiers te adviseren. De leden van de adviescommissie beoordelen elk voor zichzelf de aanvraagdossiers volgens de gemaakte afspraken met de administratie. Er vindt hier geen vraag-antwoordcommunicatie plaats met de aanvrager. soms noodzakelijk zijn bij subsidies mbt complexe of interdisciplinaire materie, met hoge bedragen, met maatschappelijke en/of politieke risico's. Het subproces "externe experten" is in tab "externen" in detail uitgewerkt. We onderscheiden naargelang proportionaliteit verschillende scenario's: *Bilaterale adviezen van experten *Commissie die adviseert *Commissie die beslist Uitgeschreven flows -Experten

12 6.11 Externe experten 6.12 Dossierbehandelaar Bijeenkomen adviescommissie Beoordelen aanvraagdossier De adviescommissie komt samen (digitaal/fysiek), de verschillende dossiers worden besproken en de commissie komt tot een gezamenlijk advies. De dossierbehandelaar beoordeelt het aanvraagdossier adhv de afgesproken criteria. De volgende stap is 6.13 Het advies van de commissie is nog geen bindend advies voor de administratie Dossierbehandelaar Verwerken adviezen 6.14 Dossierbehandelaar 6.15 Externe experten 6.16 Dossierbehandelaar 6.17 Externe experten 6.18 Subsidieaanvrager Organiseren beoordelings commissie Beoordelen aanvraagdossier Beoordelen aanvraagdossier De dossierbehandelaar ontvangt het advies van de externe experten (6.7) of de adviescommissie (6.12) en verwerkt deze samen met de eigen beoordeling. De volgende stap is 6.22 Indien nodig, en indien conform de proportionaliteitscriteria aanvaardbaar, kan gewerkt worden met externe experten. In een derde en zwaarste scenario wordt gewerkt met een beoordelingscommissie. De dossierbehandelaar schrijft de leden van de beoordelingscommissie digitaal aan met de vraag om de aanvraagdossiers te adviseren. De externe experten die in de beoordelingscommissie zetelen beoordelen ter voorbereiding van de commissie de aanvraagdossiers volgens de gemaakte afspraken met de administratie. Hier vindt geen vraag-antwoord-communicatie plaats. De dossierbehandelaar beoordeelt het aanvraagdossier adhv de afgesproken criteria. De volgende stap is 6.17 De beoordelingscommissie komt samen (digitaal/fysiek), de Bijeenkomen verschillende dossiers worden besproken en de commissie beoordelingscommisi komt tot een gezamenlijke consensus. Deze consensus is e bindend. Verdedigen voor commissie 6.19 Dossierbehandelaar Opmaken verslag 6.20 Externe experten Afstemmen verslag 6.22 Dossierbehandelaar Voorstel van beslissing opmaken Naargelang proportionaliteit kan er ook de kans gegeven worden aan de aanvrager om het dossier te komen verdedigen voor de beoordelingscommissie. Dit geeft de externe experten de kans om nog bijkomende vragen te De dossierbehandelaar maakt het verslag op van de beoordelingscommissie Het opgemaakte verslag wordt ter afstemming digitaal voorgelegd aan de leden van de beoordelingscommissie. Eens de adviezen zijn verwerkt (6.13) of er overeenstemming is bereikt (6.20), maakt de dossierbehandelaar het voorstel van beslissing op. Het proces wordt dan hernomen binnen de bpmn-flow van de specifieke subsidietype (zie type 1/2/3/4). Het werken met externe experten kan bij type 2 of type 4 dossiers soms noodzakelijk zijn bij subsidies mbt complexe of interdisciplinaire materie, met hoge bedragen, met maatschappelijke en/of politieke risico's. Het subproces "externe experten" is in tab "externen" in detail uitgewerkt. We onderscheiden naargelang proportionaliteit verschillende scenario's: *Bilaterale adviezen van experten *Commissie die adviseert *Commissie die beslist Het advies van een beoordelingscommissie is een bindend advies voor de administratie. Het is dus belangrijk dat men tot een consensus komt over de beslissingen. Dit is heel uitzonderlijk en enkel indien dit proportioneel noodzakelijk is. Uitgeschreven flows -Experten