LEIDRAAD ERKENNINGSAANVRAAG

Transcriptie

1 Departement Cultuur, Jeugd en Media Afdeling Subsidiëren en erkennen Arenbergstraat Brussel subsidiedossierjeugd@cjsm.vlaanderen.be LEIDRAAD ERKENNINGSAANVRAAG Leidraad voor het aanvragen van een erkenning als cultuureducatieve vereniging in 2019 Opgelet: de aanvraag zal worden getoetst aan de decretale voorwaarden die van kracht zijn vanaf 1 januari Dit betekent dat de ingebrachte modules (gerealiseerd met initiatieven die plaatsvinden in de referentieperiode 1 mei 2018 tot 30 april 2019) moeten voldoen aan de erkenningsnormen die gelden in

2 INHOUD 1 Inleiding Voorwaarden Algemene subsidievoorwaarden Specifieke erkenningsvoorwaarden 4 3 De erkenningsprocedure De verschillende stappen Samenstelling van het aanvraagdossier Algemene subsidievoorwaarden Realisatie van de modules voor een cultuureducatieve vereniging 6 4 Bijlagen... 8 Leidraad voor het aanvragen van een erkenning als cultuureducatieve vereniging pagina 2 van 8

3 1 INLEIDING Met deze leidraad willen we u informeren over de mogelijkheden tot erkenning op basis van het decreet van 20 januari 2012 houdende een vernieuwd jeugd- en kinderrechtenbeleid. Een vereniging die op basis van dat decreet erkend wil worden, kan daarvoor een aanvraag indienen vóór 1 juni van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarvoor ze de erkenning aanvraagt. Wanneer uw vereniging erkend wordt: - ontvangt ze een basissubsidie van per jaar - kunt u ervoor kiezen om daarnaast ook een beleidsnota in te dienen om eventueel aanspraak te maken op variabele subsidies. Als u daarvoor kiest, kunt u ten vroegste een beleidsnota indienen in de beoordelingsronde die volgt op uw erkenning. De eerstvolgende deadline is 1 januari 2021 (voor de periode ). Het departement Cultuur, Jeugd en Media stelt een aparte leidraad ter beschikking voor het opmaken van een beleidsnota. - geldt deze erkenning voor onbepaalde duur, op voorwaarde dat uw vereniging blijft voldoen aan de subsidie- en erkenningsvoorwaarden. 2 VOORWAARDEN 2.1 ALGEMENE SUBSIDIEVOORWAARDEN Elke vereniging moet allereerst voldoen aan een aantal algemene voorwaarden. Die vindt u in artikel 17 van het decreet van 20 januari 2012 houdende het voeren van een vernieuwd jeugd- en kinderrechtenbeleid. De vereniging moet: - een vereniging zonder winstoogmerk zijn; - in haar werking de principes en de regels van de democratie aanvaarden en tevens de rechten van het kind en het Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden onderschrijven en uitdragen; - haar zetel hebben in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad; - ervoor zorgen dat alle gegevens die verband houden met de erkennings- en subsidiëringsvoorwaarden op de zetel voorhanden zijn in het Nederlands en die ter beschikking stellen voor onderzoek door de administratie; - de bevoegdheden die wettelijk toekomen aan de algemene vergadering of aan de raad van bestuur niet overdragen aan een derde; - op zelfstandige wijze de financiën beheren en het eigen beleid bepalen. Dat moet blijken uit het feit dat de vereniging: o over een eigen secretariaat beschikt dat duidelijk kan worden onderscheiden van elke andere rechtspersoon. Het secretariaat van de vereniging is ondergebracht op de zetel van de vereniging; o werkgever en opdrachtgever is van haar personeel; o de programmering van de vereniging bepaalt en uitvoert; o over een eigen post- of bankrekening beschikt; o activiteiten organiseert of diensten verleent in naam van de vereniging zelf. Leidraad voor het aanvragen van een erkenning als cultuureducatieve vereniging pagina 3 van 8

4 2.2 SPECIFIEKE ERKENNINGSVOORWAARDEN Bijkomend zijn er een aantal voorwaarden die specifiek zijn voor een bepaald type van vereniging. Uw vereniging moet kiezen bij welk type vereniging haar werking het meest aansluit. Landelijk georganiseerde jeugdvereniging (artikel 9): om te worden gesubsidieerd moet een vereniging aan jeugdwerk doen met deelnemers uit minstens vier provincies van het Nederlandse taalgebied of uit drie provincies van het Nederlandse taalgebied en het tweetalig gebied Brussel- Hoofdstad. Dat moet blijken uit haar activiteiten. Vereniging informatie en participatie (artikel 10): om te worden gesubsidieerd moet een vereniging een of meer van de volgende doelstellingen vervullen: - een kwalitatief informatieaanbod voor of over de jeugd of over de rechten van het kind maken of overbrengen; - participatieprocessen van de jeugd in het beleid van overheden of instellingen begeleiden, met als doel de jeugd te betrekken bij het opstellen, uitvoeren en evalueren van het beleid van overheden of instellingen; - mediaproducten door en over de jeugd begeleiden. Cultuureducatieve vereniging (artikel 11): om te worden gesubsidieerd moet een vereniging in hoofdzaak tot doel hebben: - de artistieke creativiteit van de jeugd te stimuleren; - de jeugd de taal van de kunsten leren te begrijpen en gebruiken. 3 DE ERKENNINGSPROCEDURE 3.1 DE VERSCHILLENDE STAPPEN - De vereniging bezorgt haar aanvraagdossier aan het departement Cultuur, Jeugd en Media uiterlijk op 31 mei van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarvoor ze de subsidie aanvraagt. Ze maakt dit dossier op aan de hand van het aanvraagformulier en deze leidraad. Samen met de aanvraag bezorgt de vereniging een activiteitenkalender van de maanden juni en juli van het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend, met vermelding van de aard van de activiteit, adres, datum, begin- en einduur van de activiteit. Ze bezorgt vervolgens gedurende de hele procedure maandelijks een dergelijke activiteitenkalender aan de afdeling. De procedure eindigt op 31 december. Wijzigingen aan de activiteitenkalender moeten tijdig, d.w.z. vóór aanvang van de activiteit, worden doorgegeven aan het departement Cultuur, Jeugd en Media. - Als het departement Cultuur, Jeugd en Media vaststelt dat een aanvraag onvolledig is en nog vervolledigd kan worden, vraagt ze vóór 15 juni aanvullende gegevens op. De vereniging vervolledigt haar dossier vóór 1 juli. - Vóór 1 september deelt het departement Cultuur, Jeugd en Media aan alle verenigingen die een aanvraag indienden mee of hun aanvraag al dan niet ontvankelijk is. Leidraad voor het aanvragen van een erkenning als cultuureducatieve vereniging pagina 4 van 8

5 - Tussen 1 juni en 1 november begeleidt en controleert het departement Cultuur, Jeugd en Media alle verenigingen die een ontvankelijke erkenningsaanvraag indienden, door hen informatie en documentatie te verstrekken en hun activiteiten te controleren. Er vindt ten minste één algemene controle plaats op de zetel van de vereniging. - Vóór 1 november wordt een eventueel voornemen van niet-erkenning per aangetekende brief meegedeeld aan de aanvragende vereniging. De vereniging kan daartegen schriftelijk bezwaar aantekenen binnen vijftien kalenderdagen. Als het bezwaarschrift onontvankelijk is, wordt de vereniging daarvan vóór 1 december op de hoogte gebracht. - Het departement Cultuur, Jeugd en Media deelt de vereniging vóór 31 december mee of ze al dan niet erkend wordt. 3.2 SAMENSTELLING VAN HET AANVRAAGDOSSIER Uw dossier bestaat uit twee delen: - deel 1 gaat over de algemene subsidievoorwaarden - deel 2 gaat over de realisatie van de modules Algemene subsidievoorwaarden (Zie artikel 17 van het decreet van 20 januari 2012) Beleidsorganen ALGEMENE VERGADERING Geef de volgende gegevens: - de samenstelling van de algemene vergadering, als volgt: o naam en voornaam o adres o geboortedatum - de vergaderdata van de algemene vergadering in 2018 en per vergadering: het aantal aanwezigen RAAD VAN BESTUUR Geef de volgende gegevens: - de samenstelling van de raad van bestuur als volgt: o naam en voornaam o adres o geboortedatum - de vergaderdata van de raad van bestuur in 2018 en per vergadering het aantal aanwezigen ANDERE BELEIDSORGANEN Vermeld de naam van eventuele andere beleidsorganen binnen uw vereniging, de rol die ze vervullen, de basis en de manier waarop ze samengesteld zijn. Leidraad voor het aanvragen van een erkenning als cultuureducatieve vereniging pagina 5 van 8

6 Statuten en doelstellingen Als er wijzigingen in de statuten door de algemene vergadering zijn goedgekeurd die nog niet in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd zijn, stuurt u een kopie van die wijzigingen als bijlage bij het aanvraagdossier Financieel beheer en beleid van de vereniging - Vermeld het adres van de maatschappelijke zetel en het secretariaat van de vereniging (voeg indien reeds mogelijk een kopie van de huurovereenkomst bij het dossier). - Vermeld het polisnummer en de maatschappij waarbij een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid werd afgesloten (voeg een kopie van de polis bij het dossier). - Voeg een begroting voor 2019 van uw vereniging bij het dossier. - Geef een overzicht van het personeel dat uw vereniging op 30 april 2019 tewerkstelde. Het overzicht bevat de volgende gegevens: o naam en voornaam o statuut (d.w.z. vast contract, tijdelijk contract, gesco, werknemers in bijzondere statuten met specificatie van dit statuut) o o wekelijkse opdracht (bv. voltijds, 30 uur enz.) functieomschrijving: pedagogisch, administratief of andere opdracht & omschrijving van de opdracht (bv. redactieverantwoordelijke, algemene coördinatie,...) Realisatie van de modules voor een cultuureducatieve vereniging In dit deel beschrijft u bondig de werking die door uw vereniging werd ontwikkeld in de periode van 1 mei 2018 tot 30 april 2019 en die u wenst in te brengen om in aanmerking te komen voor een erkenning als cultuureducatieve vereniging. Besteed hierbij aandacht aan eventuele thema s en methodieken die binnen uw vereniging gehanteerd werden en de klemtonen die werden gelegd. Opgelet: de aanvraag zal worden getoetst aan de decretale voorwaarden die van kracht zijn vanaf 1 januari Dit betekent dat de ingebrachte modules (gerealiseerd met initiatieven die plaatsvinden in de referentieperiode 1 mei 2018 tot 30 april 2019) moeten voldoen aan de erkenningsnormen die gelden in Leidraad voor het aanvragen van een erkenning als cultuureducatieve vereniging pagina 6 van 8

7 Aantal modules Geef in de onderstaande tabel weer welke en hoeveel modules (6 in totaal) door uw vereniging werden gerealiseerd tussen 1 mei 2018 en 30 april OPGELET: ten minste drie modules moeten in de vrije tijd gerealiseerd worden. Module 4 kan maximaal 2 keer gerealiseerd worden. Modules 1 Organiseren van een cultuureducatief activiteitenaanbod voor de jeugd in de vrije tijd 2 Organiseren van een cultuureducatief aanbod voor de jeugd buiten de vrije tijd 3 Vorming van cultuureducatieve begeleiders 4 Begeleiden van jongeren naar een artistiek product 5 Begeleiden van lokale cultuureducatieve initiatieven voor de jeugd Aantal keer gerealiseerd In de vrije tijd Buiten de vrije tijd Gerealiseerde initiatieven Geef voor elke module afzonderlijk de gerealiseerde initiatieven weer. Hiervoor stelt het departement Cultuur, Jeugd en Media een Excelsjabloon ter beschikking. Voor elke module gebruikt u een bijhorend schema (de respectieve tabbladen in de Excelsjabloon). Per keer dat u de module wenst in te brengen, vult u dit schema in. Vul de initiatieven in die in de referentieperiode (1 mei 2018 tot 30 april 2019) werden gerealiseerd. OPGELET: een initiatief, activiteit of product kan slechts 1 keer en binnen slechts 1 module ingebracht worden. Sjabloon modules: gerealiseerde initiatieven Bewijsstukken per initiatief De realisatie van de modules moet u kunnen aantonen aan de hand van bewijsstukken per ingebracht initiatief. Meer uitleg over deze bewijsstukken vind je in de leidraad 1 voor het aantonen van modules, die het departement Cultuur, Jeugd en Media ter beschikking stelt. Leidraad voor het aantonen van de modules als cultuureducatieve vereniging 1 In deze leidraad wordt een aantal keer verwezen naar een subsidiëring als cultuureducatieve vereniging (op basis van 3 modules). Sinds 1 januari 2016 kunt u hiervoor geen aanvraag meer indienen. Leidraad voor het aanvragen van een erkenning als cultuureducatieve vereniging pagina 7 van 8

8 4 BIJLAGEN In deze leidraad worden een aantal stukken vermeld die u als bijlage bij uw aanvraagdossier moet voegen. Hieronder vindt u nog eens een overzicht van die bijlagen: - een activiteitenkalender van de maanden juni en juli van het jaar waarin de aanvraag wordt ingediend, met vermelding van de aard van de activiteit, adres, datum, begin- en einduur van de activiteit; - als er wijzigingen in de statuten door de algemene vergadering zijn goedgekeurd die nog niet in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd zijn, een kopie van die wijzigingen; - een kopie van de huurovereenkomst van het gebouw waar het secretariaat van uw vereniging gevestigd is; - een kopie van de polis burgerrechtelijke aansprakelijkheid die uw vereniging heeft afgesloten; - een begroting 2019, opgesteld volgens de sjabloon van het departement Cultuur, Jeugd en Media. Leidraad voor het aanvragen van een erkenning als cultuureducatieve vereniging pagina 8 van 8