Subsidiereglement ontwikkelingssamenwerking gemeentebestuur Zulte

Transcriptie

1 Subsidiereglement Ontwikkelingssamenwerking Gemeente Zulte (goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 25 juni 2009) Dit subsidiereglement omvat: 1. Werkingstoelagen voor verenigingen aangesloten bij de Gemeentelijke Raad voor Ontwikkelingssamenwerking. 2. Projectsubsidies voor Zultse vrijwilligers, verenigingen en organisaties die acties ondernemen in het kader van 3. Projectsubsidies voor niet Zultse verenigingen of organisaties die acties ondernemen in het kader van 4. Noodhulp voor gebieden getroffen door rampen. Hoofdstuk 1: Werkingstoelagen voor verenigingen aangesloten bij de Gemeentelijke Raad voor Ontwikkelingssamenwerking (GROS). Artikel 1: Voorwaarden voor en aanvraag van werkingstoelagen De verenigingen die aangesloten zijn bij de GROS zijn de bestaande verenigingen die vermeld staan in het gemeenteraadsbesluit dd. 27 juni 2007 betreffende Goedkeuren statuten van de Gemeentelijke Raad voor Ontwikkelingssamenwerking en aktename van de kandidaten en de eventueel nieuw erkende verenigingen volgens artikel 3. Deze verenigingen komen jaarlijks in aanmerking voor een werkingstoelage mits zij op 31/10 van het begrotingsjaar minstens één jaar werking én erkenning kunnen aantonen (op het grondgebied van de gemeente Zulte). Daartoe dienen zij jaarlijks het aanvraagformulier Werkingstoelage GROS uiterlijk op 31/10 van het begrotingsjaar (lopende jaar), volledig ingevuld, in te dienen. Deze aanvraagformulieren worden jaarlijks begin september verstuurd naar de respectievelijke verenigingen door de gemeentelijke dienst voor ontwikkelingssamenwerking of zijn op die dienst verkrijgbaar. De werking gedurende minimum één jaar kan worden aangetoond met alle mogelijke bewijsstukken maar dient minstens een opsomming van de activiteiten en een realistisch overzicht van de uitgaven te omvatten, van 1 september van het jaar X-1 tot 31 augustus van het jaar X (waarbij X het lopende kalenderjaar voorstelt). Het college van burgemeester en schepenen beslist over de aanvaarding van de bewijzen. Artikel 2: Bedrag van de toelage en uitbetalingsmodaliteiten Binnen de perken van het jaarlijks goedgekeurd krediet op de gemeentebegroting, deel werkingstoelage GROS en met eventuele aanvulling van het krediet volgens de bepalingen in artikel 11, worden de werkingstoelagen gelijkmatig verdeeld over de verenigingen die volgens de bepalingen in artikel 1, in aanmerking komen voor betoelaging. Bij nog onvolledige of onduidelijke dossiers zal de gemeentelijke dienst voor ontwikkelingssamenwerking in de mate van het mogelijke de nodige aanvullingen trachten in te zamelen. De aanvragende verenigingen dienen hier op straf van verlies van erkenning en betoelaging, alle mogelijke medewerking te verlenen en alle gevraagde inlichtingen te verstrekken.

2 Op 31/10 worden de aanvragen definitief beoordeeld op hun conformiteit. Met laattijdige, onvolledige, foutieve of niet ondertekende dossiers en aanvraagformulieren op die datum, wordt geen verdere rekening gehouden. Dit is eveneens het geval, als bij controle door de gemeentelijke dienst voor ontwikkelingssamenwerking, wordt vastgesteld dat er moedwillig onjuiste of onvolledige informatie werd verstrekt. Het college van burgemeester en schepenen beslist bij betwisting. De werkingstoelagen worden jaarlijks uiterlijk eind december betaald op het rekeningnummer van de vereniging, zoals opgegeven in het aanvraagformulier. Artikel 3: Erkenning Nieuwe verenigingen die aansluiting willen vinden bij de GROS, moeten erkend worden door de gemeenteraad, na voorafgaand advies door de GROS. Om erkend te worden, dienen deze verenigingen te voldoen aan onderstaande voorwaarden: - De zetel van de vereniging is gevestigd in de gemeente Zulte. - De doelstellingen van de vereniging situeren zich rond de Noord-Zuidproblematiek en/of - De vereniging is opgericht door private personen en streeft geen beroeps-, winst- of handelsdoeleinden na. - De vereniging wordt geleid door minstens twee personen (voorzitter en secretaris). - De vereniging is houder van een rekeningnummer op naam van de vereniging met dien verstande dat wat subsidiëring betreft, eventuele subsidies enkel kunnen uitbetaald worden op deze rekening op naam van de vereniging. - De vereniging gaat akkoord dat de werking gecontroleerd kan worden door de gemeentelijke ontwikkelingsambtenaar. - De vereniging ontvangt geen subsidies voor hetzelfde doel via een ander gemeentelijk kanaal. - De vereniging onderschrijft de taken van de GROS zoals goedgekeurd door de gemeenteraad. Indien de nieuwe vereniging wordt erkend door de gemeenteraad op voorstel van het college van burgemeester en schepenen, komt de vereniging pas in het daaropvolgende begrotingsjaar in aanmerking voor de werkingstoelage. Artikel 4: Erkenningsdossier De aanvraag tot erkenning bij de Gemeentelijke Raad voor Ontwikkelingssamenwerking zal als volgt zijn samengesteld: 1. De statuten of, als deze er niet zijn, een omschrijving van de aard en de doelstellingen van de vereniging. 2. De bestuurlijst met naam, voornaam, volledig adres en contactgegevens. 3. Het nummer van de bankrekening van de vereniging. 4. De planning van de activiteiten voor het komende werkjaar. Artikel 5: Einde erkenning Wanneer blijkt bij de jaarlijkse controle van het aanvraagformulier Werkingstoelage GROS dat een vereniging niet meer voldoet aan de voorwaarden van dit reglement, vervalt de erkenning en bijgevolg het recht op betoelaging automatisch. Bij vaststelling van het verstrekken van onjuiste en/of laattijdige inlichtingen in verband met het aanvraagformulier Werkingstoelage GROS is het college van burgemeester en schepenen bevoegd, om na advies van de GROS, de vereniging van erkenning te schorsen en/of uit te sluiten. Het college van burgemeester beslist bij betwisting.

3 Hoofdstuk 2: Projectsubsidies voor Zultse vrijwilligers, verenigingen en organisaties die acties ondernemen in het kader van Artikel 6: Voorwaarden Zultse vrijwilligers, verenigingen of organisaties die een actie ondernemen in het kader van ontwikkelingssamenwerking kunnen hiervoor een projecttoelage aanvragen bij de GROS van Zulte. De acties die in aanmerking komen, moeten voldoen aan volgende criteria: 1. De actie wordt georganiseerd door vrijwilligers die gedomicilieerd zijn in Zulte, door een Zultse vereniging of door een organisatie die haar zetel heeft op het grondgebied Zulte. 2. De actie heeft een uitgesproken niet-commercieel karakter. 3. De actie kadert binnen de problematiek van de Noord-Zuidverhouding en/of 4. De actie heeft een sensibiliserend karakter en richt zich specifiek tot de Zultse bevolking. 5. De actie wordt bekendgemaakt in Zulte via affiches, flyers, met de vermelding met steun van GROS Zulte, of via de plaatselijke pers, via het gemeentelijk infoblad of via tentoonstellingen, spreekbeurten,. Artikel 7: Aanvraag projectsubsidies voor Zultse vrijwilligers, verenigingen en organisaties die acties ondernemen in het kader van ontwikkelingssamenwerking Zultse vrijwilligers, verenigingen of organisaties die aanspraak willen maken op een projectsubsidie moeten minstens drie maanden voor aanvang van de activiteit het aanvraagformulier Projectsubsidies voor Zultse vrijwilligers, verenigingen en organisaties in het kader van ontwikkelingssamenwerking volledig ingevuld indienen op de gemeentelijke dienst voor Ontwikkelingssamenwerking. De voorstellen worden voorgelegd aan de Gemeentelijke Raad voor Ontwikkelingssamenwerking die adviseert over de aanvaardbaarheid van de aanvraag en een raming van het bedrag dat men wenst te reserveren voor het project. De vrijwilligers, verenigingen of organisaties kunnen door de GROS uitgenodigd worden om het project toe te lichten. Het college van burgemeester en schepenen beslist uiteindelijk over de aanvaardbaarheid van de aanvraag en het te reserveren maximumbedrag van de eventueel uit te betalen projecttoelage, binnen de perken van het jaarlijks goedgekeurde en nog niet gereserveerde krediet op de gemeentebegroting, deel projectsubsidies Zultse vrijwilligers, verenigingen en organisaties die acties ondernemen in het kader van ontwikkelingssamenwerking. De beslissing van het college wordt aan de aanvrager medegedeeld door de gemeentelijke ambtenaar voor Artikel 8: Uitbetaling projectsubsidies voor Zultse vrijwilligers, verenigingen en organisaties die acties ondernemen in het kader van De vrijwilliger, vereniging of organisatie dient binnen de twee maand na het realiseren van het project een gedetailleerd kostenoverzicht met bijhorende bewijsstukken in bij de gemeentelijke dienst voor Het college van burgemeester en schepenen beslist over de (gedeeltelijke) aanvaardbaarheid van de voorgelegde bewijsstukken en het toegekende bedrag aan projectsubsidie, met dien verstande dat het toegekende bedrag nooit hoger kan zijn dan het oorspronkelijke gereserveerde bedrag en dan het bewezen bedrag aan kosten. De uitbetaling gebeurt maximaal 2 maanden na ontvangst van dit kostenoverzicht.

4 Hoofdstuk 3: Projectsubsidies voor niet Zultse verenigingen of organisaties die acties ondernemen in het kader van Artikel 9: Voorwaarden Niet Zultse verenigingen of verenigingen/organisaties die hun maatschappelijke zetel niet op het grondgebied van Zulte hebben, die een actie ondernemen in het kader van ontwikkelingssamenwerking kunnen hiervoor een projecttoelage aanvragen bij de GROS. De acties die in aanmerking komen, moeten voldoen aan volgende criteria: 1. De actie wordt georganiseerd door een vereniging of organisatie buiten Zulte. Dit kunnen particuliere initiatieven zijn, initiatieven georganiseerd door een vereniging, een school of een nationaal erkende NGO. Er moet een duidelijke link met Zulte aanwezig zijn. 2. De actie heeft een uitgesproken niet-commercieel karakter. 3. De actie kadert binnen de problematiek van de Noord-Zuidverhouding en/of 4. De actie wordt bekendgemaakt in Zulte via affiches, flyers,. met de vermelding met steun van GROS Zulte, of via de plaatselijke pers, via het gemeentelijk infoblad of via tentoonstellingen, spreekbeurten,. Artikel 10: Aanvraag projectsubsidies voor niet Zultse verenigingen of organisaties die acties ondernemen in het kader van Verenigingen of organisaties buiten Zulte die aanspraak willen maken op een projectsubsidie moeten minstens drie maanden voor aanvang van de activiteit het aanvraagformulier Projectsubsidies in het kader van ontwikkelingssamenwerking voor niet Zultse verenigingen of organisaties volledig ingevuld indienen op de gemeentelijke dienst voor De voorstellen worden voorgelegd aan de Gemeentelijke Raad voor Ontwikkelingssamenwerking die adviseert over de aanvaardbaarheid van de aanvraag en een raming van het bedrag dat men wenst te reserveren voor het project. De particulieren of vertegenwoordigers uit Zulte die een actie ondernemen in naam van een vereniging of organisatie buiten Zulte kunnen door de GROS uitgenodigd worden om het project toe te lichten. Het college van burgemeester en schepenen beslist uiteindelijk over de aanvaardbaarheid van de aanvraag en het te reserveren maximumbedrag van de eventueel uit te betalen projecttoelage, binnen de perken van het jaarlijks goedgekeurde en nog niet gereserveerde krediet op de gemeentebegroting, deel projectsubsidies voor niet Zultse verenigingen en organisaties die acties ondernemen in het kader van De beslissing van het college wordt aan de aanvrager medegedeeld door de gemeentelijke ambtenaar voor Artikel 11: Uitbetaling projectsubsidies voor niet Zultse verenigingen of organisaties die acties ondernemen in het kader van De vereniging of organisatie dient binnen de twee maand na het realiseren van het project een gedetailleerd kostenoverzicht met bijhorende bewijsstukken in bij de gemeentelijke dienst voor Het college van burgemeester en schepenen beslist over de (gedeeltelijke) aanvaardbaarheid van de voorgelegde bewijsstukken en het toegekende bedrag aan projectsubsidie, met dien verstande dat het toegekende bedrag nooit hoger kan zijn dan het oorspronkelijk gereserveerde bedrag en dan het bewezen bedrag aan kosten. De uitbetaling gebeurt maximaal 2 maanden na ontvangst van dit kostenoverzicht.

5 Hoofdstuk 4: Noodhulp voor gebieden getroffen door rampen. Artikel 12: Bedrag van de toelage en uitbetalingsmodaliteiten Bij grote humanitaire rampen kan de GROS het college van burgemeester en schepenen adviseren om de getroffen bevolking te steunen door een geldelijke bijdrage te storten op de rekening van een niet-gouvernementele organisatie of hulporganisatie die actief is in de regio die geteisterd werd door de humanitaire ramp. De GROS adviseert het college van burgemeester en schepenen over het te schenken bedrag en de welbepaalde organisatie(s) actief in de getroffen regio( s) en verstrekt hieromtrent de nodige administratieve inlichtingen. Het college van burgemeester en schepenen beslist over het te schenken bedrag aan noodhulp en de begunstigde organisatie, binnen de perken van het nog beschikbare en nog niet toegezegde bedrag aan jaarlijks goedgekeurd krediet op de gemeentebegroting, deel noodhulp. De uitbetaling gebeurt zo spoedig mogelijk.