Reglement projectsubsidies voor de realisatie van culturele projecten van bijzondere en gemeenschapsvormende aard

Transcriptie

1 Reglement projectsubsidies voor de realisatie van culturele projecten van bijzondere en gemeenschapsvormende aard De raad, Gelet op het decreet d.d. 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid; gewijzigd bij de decreten van 5 juli 2002, 20 december 2002, 21 maart 2003, 24 december 2004, 23 december 2005, 30 juni 2006 en 13 juli 2007; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering d.d. 11 januari 2002 ter uitvoering van het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid, gewijzigd bij de besluiten van de Vlaamse Regering van 28 mei 2004, 11 juni 2004 en 15 september 2006 en het recente besluit dat in werking trad op 1 januari 2008; Gelet op de brief van de Vlaamse Overheid, Agentschap Sociaal-cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen, Lokaal Cultuurbeleid d.d. 20 maart 2008 ivm het Geïntegreerd Cultuurbeleidsplan , waarbij gemeld werd dat het beleidsplan dat door ons werd ingediend, voldoet aan de voorwaarden van het ministerieel besluit en dus in aanmerking komt voor de subsidie voor de uitvoering van het plan, conform de bepalingen van artikel 21 van het decreet lokaal cultuurbeleid. Dit betekent een te indexeren enveloppensubsidie op jaarbasis van (gemeenten minder dan inwoners) voor personeelskosten of andere kosten als gevolg van de uitvoering van het cultuurbeleidsplan, een aanvullende subsidie van 1 euro per inwoner voor de ondersteuning van initiatieven ter bevordering van gemeenschapsvorming. Gelet op de decreetswijziging van 13 juli 2007, het besluit van 1 januari 2008 en de administratieve richtlijn van 19 september 2007 waarbij gesteld wordt dat, vanaf 1 juli 2008 de besteding van de één eurosubsidie geheroriënteerd wordt naar gemeenschapsvorming. Gelet op het bestaande reglement projectsubsidies voor de realisatie van culturele projecten van bijzondere en vernieuwende aard, dat in voege ging op 8/02/2006; Gelet op het ontwerp reglement projectsubsidies voor de realisatie van culturele projecten van bijzondere en gemeenschapsvormende aard, waarbij we de heroriëntatie van het ministerie naar gemeenschapsvorming ook willen doorvoeren; Gelet op het feit dat we ook van de gelegenheid gebruik hebben gemaakt om het bestaande reglement nog meer werkbaar en interessant en toegankelijker voor de verenigingen te maken; Gelet op het gunstig advies van de Cultuurraad d.d. 26/05/2008; Na bespreking; Besluit: REGLEMENT PROJECTSUBSIDIES VOOR DE REALISATIE VAN CULTURELE PROJECTEN VAN BIJZONDERE EN GEMEENSCHAPSVORMENDE AARD A. Algemeen ART1 Binnen de perken van de jaarlijks goedgekeurde begrotingskredieten, kan het gemeentebestuur, onder de hierna vermelde voorwaarden, een speciale projecttoelage verlenen voor culturele projecten van bijzondere en gemeenschapsvormende aard.

2 ART 2 Alle gemeentelijke verenigingen, aangesloten bij de cultuur- of jeugdraad, waarvan de werking zich hoofdzakelijk in de gemeente afspeelt en die er hun administratieve zetel hebben, kunnen in aanmerking komen voor deze subsidie. B. Voorwaarden ART 3 De manifestatie dient steeds plaats te vinden op het grondgebied van de gemeente Langemark-Poelkapelle. ART 4 De manifestatie heeft een openbaar karakter. Ze moet toegankelijk zijn voor iedereen en stimuleert actief de betrokkenheid van de brede bevolking. ART 5 Een project is bijzonder (uitzonderlijk) als het een kwalitatieve meerwaarde betekent voor de vereniging en/of de gemeente. Het kan hier gaan om een activiteit van grote omvang of uitstraling of een actie die door aard, thema, vorm of doelgroep een vernieuwing of een aanvulling in het culturele aanbod van de gemeente brengt. Een project is gemeenschapsvormend als het onder andere: - ontmoeting en betrokkenheid stimuleert - naar publieksverbreding en publieksvernieuwing streeft (m.a.w.: meer,,gemeenschap'' bij cultuur betrekken) - aandacht heeft voor de identiteit van culturele gemeenschappen, ART 6 De organisatie streeft een originaliteit, diversiteit en artistieke kwaliteit na. Dit moet blijken uit de doelstellingen en de aard van de activiteit(en) van de organisatie. ART 7 Het project overstijgt de normale werking van de vereniging (d.w.z. buiten reguliere werking. ART 8 De projecten moeten ook 1 of meer van volgende kenmerken hebben: - een eigen creatie of schepping beogen - daadwerkelijke samenwerking van het culturele leven in de hand werken - uitstraling bezitten buiten de grenzen van de gemeente - op een bijzonder wijze bijdragen tot de realisatie van de doelstellingen van het cultuurbeleids- of jeugdwerkbeleidsplan - aandacht hebben voor bijzondere doelgroepen (vb. moeilijk te bereiken doelgroepen) ART 9 Een cultureel project is een project dat betrekking heeft op één of meer van de volgende materies: - beeldende kunst - cultureel erfgoed - letteren en taal - muziek - podiumkunsten - volksontwikkeling ART 10 Het project mag geen winstoogmerk hebben, streeft geen commerciële doeleinden na en de organisatie houdt een financieel risico in.

3 Het is een initiatief waarbij een eigen inbreng door de initiatiefnemer wordt voorzien (personeelsinzet (vrijwilligers), financiële middelen, materiële ondersteuning, ed). ART 11 De subsidie moet integraal worden aangewend voor het project en per jaar kan voor een bepaalde vereniging maar één activiteit of een reeks van met elkaar verbonden activiteiten in aanmerking genomen worden. C. Indienen van een project ART 12 Een projectaanvraag dient te gebeuren door invulling van een standaardformulier, verkrijgbaar op de gemeentelijke cultuurdienst of te downloaden op de gemeentelijke website ART 13 Projectaanvragen worden ingediend bij de gemeentelijke Cultuurdienst, Kasteelstraat 1, 8920 Langemark-Poelkapelle. De aanvraag gebeurt in twee reeksen. De aanvraag moet gebeuren vooraleer het project plaats heeft: - aanvragen voor projecten die plaats vinden in de periode van 1 januari tot 30 juni moeten ingediend worden tegen uiterlijk 15 september van het voorafgaand jaar - aanvragen voor initiatieven die plaats vinden in de periode van 1 juli tot 31 dec. moeten ingediend worden tegen uiterlijk 15 maart van het betreffende jaar. ART 14 Elke aanvraag moet volgende gegevens bevatten: a) Praktische gegevens (kort wat, waar, wanneer, toegangsprijs, toegankelijk voor iedereen, ); b) De nodige identificatiegegevens (van de vereniging, van een contactpersoon, rekeningnummer, medeorganiserende verenigingen, ); c) Korte voorstelling van de aanvragende organisatoren. d) De nauwkeurige omschrijving en motivatie van het project (o.a. inhoud, doelstellingen, beoogde doelgroepen/doelpubliek, de methodische aanpak, de timing, het promotieplan, ) e) Een toetsing aan de criteria van dit reglement (waarom denkt de aanvrager in aanmerking te komen voor deze subsidie?); f) Een gedetailleerde begroting van alle inkomsten en uitgaven (o.a. andere subsidies (verworven of in aanvraag), sponsoring, ); ART 15 Een gemeentelijke werkgroep beoordeelt de ingediende aanvragen op volledigheid en inhoudelijke waarde. De werkgroep adviseert het College van Burgemeester en Schepenen binnen een maand over het al dan niet toekennen van een subsidie en het toe te kennen bedrag De werkgroep bestaat uit: - de schepen van cultuur en toerisme - de voorzitter van de cultuurraad - de jeugdconsulente - de cultuurbeleidscoördinator De initiatiefnemer wordt op de hoogte gebracht van hun besluit: - vóór 31 oktober, voor activiteiten tussen 1 januari en 30 juni - vóór 30 april, voor activiteiten tussen 1 juli en 31 december

4 ART 16 De gemeentelijke werkgroep kan de organisatoren vragen om het project verder toe te lichten. ART 17 Het College van Burgemeester en Schepenen beslist over het al dan niet toekennen van een toelage en bepaalt het bedrag, na advies van de gemeentelijke werkgroep. ART 18 Indien de subsidieaanvraag wordt aanvaard, dient op alle correspondentie, drukwerk en promotiemateriaal met betrekking tot het ingediende project: - vermeld worden: met medewerking van het gemeentebestuur Langemark Poelkapelle - en moet het logo van de gemeente geplaatst te worden. D. Subsidies ART 19 Het bedrag van de subsidie wordt bepaald door het College van Burgemeester en Schepenen in functie van: - het aantal ingediende en goedgekeurde aanvragen - het beschikbare budget voor onderhavig reglement binnen het begrotingsjaar - de totale begroting van het initiatief (uitgaven en inkomsten) - de beoordeling door het College van Burgemeester en Schepenen ART 20 Per ingediend dossier kan een subsidie toegekend worden van maximaal het bedrag van het in de begroting van de activiteit voorziene deficit, maar met een plafond van E. Evaluatie ART 21 De selectie en evaluatie van de projecten gebeurt door het College van Burgemeester en Schepenen op basis van de projectaanvraag en van bovenstaand reglement. ART 22 De cultuurdienst is bevoegd om te allen tijde het project te controleren en op te volgen. ART 23 De organisator: - bezorgt aan de Cultuurdienst van de gemeente een uitnodiging tot de manifestatie, zodat controle en evaluatie mogelijk zijn - en bezorgt (in het geval dat de inrichter toegangsgeld vraagt voor de activiteit) 5 vrijkaarten aan de Cultuurdienst ten behoeve van de wedstrijd in het gemeentelijke infoblad de Info-Flash (wat extra publiciteit betekent en er wordt tevens een apart artikeltje in de Info-Flash opgenomen). F. Na afloop ART 24 Binnen de maand na de activiteit dient de gemeentelijke cultuurdienst te ontvangen: - het financiële verslag (eindafrekening), gestaafd met de nodige bewijsstukken (facturen, ) - en het verslag van de activiteit, gestaafd met documenten - het promotiemateriaal (vb. ook krantenartikel)

5 ART 25 Indien blijkt dat het project niet aan de vooropgestelde doelstellingen voldoet, kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen de subsidie in te houden. ART 26 Als het initiatief waarvoor de subsidie werd aangevraagd, niet kan plaatsvinden of indien er wijzigingen zijn opgetreden in de oorspronkelijke gegevens op de aanvraag, dan deelt de initiatiefnemer dit onmiddellijk mee aan de gemeentelijke cultuurdienst. Ten onrechte uitgekeerde subsidies worden door het gemeentebestuur teruggevorderd. ART 27 De uitbetaling van de subsidie gebeurt na de activiteit, na de financiële en inhoudelijke controle door de dienst Cultuur en na beslissing van het college. ART 28 Indien middelen van de projectsubsidie tegen een bepaalde datum niet gespendeerd worden, dan neemt de gemeente zich voor om de vrijstaande budgetten te gebruiken voor gelijkaardige doelen (integratie, gemeenschapsvorming, ) ten behoeve van de bevolking en de socio-culturele verenigingen. ART 28 Dit reglement gaat in voege op 1/07/2008 na gunstig advies van de cultuurraad en na goedkeuring gemeenteraad en vervangt vanaf die datum het reglement projectsubsidies voor de realisatie van culturele projecten van bijzondere en vernieuwende aard van 8/02/2006.