Beperkte procedures. Gebruik van e-notification en e-tendering

Transcriptie

1 Beperkte procedures Gebruik van e-notification en e-tendering

2 Inleiding Deze beknopte handleiding helpt u doorheen e-notification en e-tendering wanneer u een overheidsopdracht met een beperkte procedure afhandelt. We veronderstellen dat de gebruiker het gebruik van e-notification en e-tendering kent. Eveneens gaan we er van uit dat u weet wanneer u de beperkte procedures kunt gebruiken en dat u vertrouwd bent met de juridische context. In deze handleiding is zowel de zijde van de inschrijver als de aankoper belicht, maar steeds vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid. De aankoper moet immers een minimale kennis hebben over de elektronische procedure die de kandidaat of inschrijver doorloopt. Het is de tweede versie. Uw opmerkingen en suggesties voor verbeteringen wachten we in op : e.procurement@vlaanderen.be 3 oktober De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 2

3 1. HET BEKENDMAKEN VAN EEN OPROEP TOT KANDIDAATSTELLING IN E-NOTIFICATION stap 1- aankoperszijde Meldt u aan in e-notification en maakt een nieuwe bekendmaking aan. Kies voor het formulier F2. Bij beheersgegevens: Kies beperkt of onderhandelingsprocedure met bekendmaking, u spreekt u immers uit over het geheel van de procedure. Bepaal de juiste indieningstermijnen bij kandidaatstellingen. Zie initiatietekst overheidsopdrachten (5.6.3) en gunningsdraaiboek (B.7.3), Voegbegeleidend document toe: De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 3

4 U voegt in deze fase nog geen bestekdocument toe. Werk de bekendmaking verder af, valideer, keur goed en maak nu bekend. (Volg de stappen zoals bij de aankondiging van een gewone procedure.) Ga vervolgens naar e-tendering. - Zet de parameters juist, - zorg eventueel voor het toevoegen van de juiste aankopers en - activeer het dossier. Status U hebt uw eerste stap - oproep voor kandidaten - bekendgemaakt met e-notification. U hebt uw dossier geactiveerd in e-tendering. Er is een elektronische kluis geopend waar de kandidaten hun kandidatuur kunnen indienen in e- tendering. De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 4

5 2. HET INDIENEN VAN EEN KANDIDAATSTELLING IN E-TENDERING stap 1- zijde onderneming Vooronderstelling - De onderneming is geregistreerd in e-tendering. - De inschrijver/kandidaatsteller heeft een zoekprofiel aangemaakt in e-notification en krijgt overheidsopdrachten die aan zijn profiel beantwoorden in zijn mailbox. - Eventueel wordt de onderneming op een andere wijze geïnformeerd over overheidsopdrachten. Werkwijze De kandidaatsteller ontvangt een link in zijn mailbox (op basis van zijn zoekprofiel of door externe private dienstverlener... ) De kandidaatsteller klikt op de link en komt in de e-notificationomgeving waar hij het dossier vindt met bijhorend begeleidend document én de knop naar e-tendering. Klik in het betreffende dossier in e-notification op de knop naar e-tendering. Meldt u aan als inschrijver. U komt in het betreffende dossier in e-tendering. U kunt hier uw kandidaatstelling indienen. - Klik op mijn deelname bevestigen - Klik op tabblad offerte - Document toevoegen - Indieningsrapport tekenen - Vraag ontvangstbewijs op. Bijzonder aandachtspunt voor de aankoper: de digitale handtekening. De huidige regelgeving overheidsopdrachten vereist geen handtekening voor het indienen van een kandidaatstelling. Wanneer u dit toch verkiest moet u er over waken dat u geen onderscheid maakt tussen de De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 5

6 voorwaarden naar ondertekening naargelang de papieren of elektronische procedure. U laat in dit geval de kandidaatstelling in de papieren procedure ondertekenen. U kunt er ook voor opteren de foutmelding in e-tendering bij niet-ondertekening te negeren en de kandidaatstelling te aanvaarden. Status: De kandidaatstelling is ingediend in e-tendering. De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 6

7 3. HET OPENEN VAN DE KANDIDAATSTELLING IN E-TENDERING stap 1 aankoperszijde Aandachtspunt! Er is geen publieke openingszitting. Wel gaat e-tendering vereisen dat u de kandidaatstellingen op een welbepaald moment opent met minimum twee medewerkers van de aanbestedende entiteit. Vooronderstelling. U bent als aankoper toegevoegd in het betreffende dossier door de persoon die de oproep in e- notification bekendmaakte. (U hoeft geen dossierbeheerder te zijn.) U logt met twee personen in als aankoper. U gaat naar het betreffende dossier. U opent op het bekendgemaakte tijdstip. U maakt het PV van de openingszitting aan. Kies hiervoor de optie niet zichtbaar. U noteert de kandidaten op het PV van de openingszitting (tenzij automatisch ingelezen). Vervolgens gaat u over tot de selectie van uw kandidaten. Zie initiatietekst overheidsopdrachten regelgeving en op Status: De kandidaten zijn geselecteerd. 4. UITNODIGEN VAN DE GESELECTEERDE KANDIDATEN OM EEN OFFERTE IN TE DIENEN IN E-NOTIFICATION Stap 2 zijde aankoper De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 7

8 Aanmaak en configuratie beperkt dossier Meldt u aan het e-notification. Ga naar het betreffende dossier. Kies het tabblad beperkte dossiers en kies voor beperkt dossier aanmaken. U moet vervolgens het beperkt dossier configureren. Dit betekent dat er drie data gevraagd worden. De datum waarop u uitnodigt, de uiterste indieningsdatum tot wanneer de inschrijver de offerte kan indienen en de datum van de openingszitting. De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 8

9 Uiterste indieningsdatum en datum van de openingszitting zijn gelijk. Wanneer u deze gegevens opslaat krijgt u de bevestiging dat dit gebeurd is en ziet u door middel van de tabbladen het door te lopen traject. De shortlist U stelt vervolgens de shortlist op in e-notification U kunt ondernemers activeren uit de lijst met geassocieerde ondernemers. De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 9

10 Doe dit door op het vergrootglas te klikken en uw selectie te maken. Activeer vervolgens die ondernemer. Wees voorzichtig. Het is niet omdat een ondernemer geregistreerd is in e-notification met een welbepaalde account dat het ook die account is die u wenst te contacteren! U kunt profielen aanmaken. Klik op profiel aanmaken En vul de verplichte (rode sterretjes) velden in. U beschikt over deze gegevens omdat u deze opgevraagd hebt bij de indiening van de kandidaatstellingen! Sla dit profiel op. De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 10

11 U kunt eventueel beide invoermogelijkheden van ondernemers combineren. Op deze wijze brengt u de opgestelde shortlist over in uw beperkt dossier in e-notification. Opstellen uitnodigingsbrief Vervolgens kiest u voor de uitnodigingsbrief. U merkt het paswoord op. Laat dit ongewijzigd. Het is dit paswoord dat de inschrijver zal toegang geven tot het bestek. U hebt een vrij veld waarin u de inschrijver kunt uitnodigen zijn offerte in te dienen op het toegezonden bestek. De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 11

12 Bewaar dit en bekijk eventueel het voorbeeld. Toevoegen documenten Voeg vervolgens documenten waarvan u wilt dat de inschrijver ze ontvangt. De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 12

13 Wenst u gebruik te maken van de mogelijkheid om te ondertekenen? Realiseer u dat u hier geen documenten ondertekent maar met uw handtekening enkel informatie geeft over wie de documenten heeft opgeladen. Indien u toch een digitaal ondertekend document wenst op te laden moet u dit doen door middel van andere instrumenten. (B.v. het digitaal tekenplatform.) Het verzenden van de uitnodiging Vervolgens verzendt u de uitnodiging. De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 13

14 U krijgt het scherm waarin u gevraagd wordt te ondertekenen. Wenst u de uitnodiging te verzenden zonder digitale handtekening dan kiest u voor annuleren. De geselecteerde kandidaten ontvangen op het zelfde moment een . De aankoper ontvangt een mail met melding van de verzonden mail en de bestemmelingen. Status: De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 14

15 De geselecteerde kandidaten zijn uitgenodigd een offerte in te dienen op het bestek waar ze toegang naar gekregen hebben. 5. INDIENEN VAN EEN OFFERTE Stap 2 inschrijver U bent uitgenodigd om een offerte in te dienen. U ontvangt in uw mailbox dat u kenbaar hebt gemaakt in uw kandidatuurstelling volgend bericht. Beste johan van steelandt, Je ontvangt deze omdat je door een aanbestedende overheid voor het beperkt dossier 52454_nr1 geselecteerd werd. Als bijlage vind je een PDF document met verdere instructies. Volg deze om het dossier te kunnen raadplegen. Met vriendelijke groeten, Helpdesk e-procurement e.proc@publicprocurement.be Het PDF-document dat u ontvangt bevat drie rubrieken: 1. De inhoud van de uitnodigingsbrief die de aanbestedende entiteit opstelde. 2. Omdat de kans bestaat dat de uitgenodigde ondernemer nog niet geregistreerd is in e- tendering, wordt in een tweede rubriek informatie gegeven hoe een ondernemer zich kan registreren in e-notification en e-tendering. Indien de inschrijver wel al geregistreerd is mag deze rubriek genegeerd worden. 3. De derde rubriek geeft informatie over het dossier. De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 15

16 In de dossierparameters verneemt de inschrijver de uiterste datum voor indiening van de offerte (idem als datum van de openingszitting.) Vervolgens ontvangt u twee linken en een paswoord. De eerste link is de link naar e-notification. Deze is belangrijk omdat de inschrijver daar het bestekdocument ophaalt. Link naar e-notification previewrestricteddossier.do?restricteddossierid =568 Met deze link komt de inschrijver op het aanmeldscherm van e-notification terecht. Hij registreert zich met gebruikersnaam en paswoord (of ander authenticatiemiddel). Vervolgens wordt gevraagd een paswoord in te geven. Dit paswoord heeft de inschrijver in de pdf ontvangen naast de twee linken. In dit geval: Paswoord: vvpwmzbh Dit paswoord schermt de toegang naar het bestek af. Enkel de genodigden die dit paswoord ontvangen hebben krijgen op deze wijze toegang. Vul het paswoord in en vervolgens komt u op onderstaand scherm. U hebt toegang tot het bestekdocument. U hebt ook hier toegang naar het e-tenderingplatform. De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 16

17 Omdat er natuurlijk enige tijd is tussen het downloaden van het bestek en het indienen van de offerte is het waarschijnlijk dat u niet vanuit dit scherm naar e-tendering gaat. Stel dat u dit toch doet. Er wordt u gevraagd om aan te melden in e-tendering. Vervolgens wordt u het paswoord naar het dossier gevraagd. U hebt dit gekregen bij de uitnodiging in de pdf-bijlage. Vervolgens komt u in het betreffende dossier en kunt u uw offerte indienen. Vraag als inschrijver steeds het ontvangstbewijs op! De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 17

18 Het is waarschijnlijk dat u enige tijd later vanuit de link naar e-tendering, die u in pdf-bijlage aantrof, uw offerte zult willen indienen. Klik op deze link. epare.do?tile=selectauthentication&extws=vlaamse Overheid F02_nr1&language=nl&userType=SUPPLIER U komt in e-tendering. U registreert zich. Er wordt u gevraagd een paswoord te geven. Dit is het paswoord dat u in de ontvangen pdf-bijlage vindt. In dit geval: vvpwmzbh U komt in het betreffende dossier. U dient uw offerte in en vraagt een ontvangstbewijs. Status: De inschrijver heeft een offerte ingediend. 6.HOUDEN VAN DE OPENINGSZITTING, ONTVANGEN VAN DE OFFERTES. Stap 2 aanbestedende entiteit U meldt zich als aanbestedende overheid aan op het e-tenderingplatform. Klik het betreffende dossier open. Dit is het dossier met de vermelding nr1 (notificationrestricted 1). U krijgt vervolgens onderstaand scherm met de volgende tabbladen. De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 18

19 De tabbladen parameters en aankopers zijn analoog aan de e-tendering voor de gewone procedures. U merkt ook de tabbladen shortlist en uitnodigingen. Wanneer u dit openklikt kunt u volgende situaties aantreffen. Een scherm waarin geen ondernemingen in vermeld staan. Nochtans hebt u deze bedrijven uitgenodigd vanuit e-notification. Dit betekent dat de uitgenodigde bedrijven zich nog niet aangemeld hebben in het dossier in e- tendering! De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 19

20 Van zodra een uitgenodigd bedrijf zich aangemeld heeft met het ontvangen paswoord verschijnt bij de aanbestedende entiteit de naam van dit bedrijf. Dit betekent evenwel nog niet dat dit bedrijf reeds haar offerte ingediend heeft! De tabbladen inhoud uitnodiging en uitnodiging gebruikt u niet. Als het tijdstip van opening is aangebroken verschijnt het tabblad openen. Het verloop van de procedure is vanaf hier gelijklopend aan e-tendering in de gewone procedures. U ontvangt de offertes. U maakt het proces-verbaal van de openingszitting aan. U downloadt de ontvangen documenten en het PV. Status: De aankoper heeft de offertes ontvangen, een PV van de openingszitting opgemaakt en de documenten gedownload. De elektronische werkwijze bij beperkte procedures 20