Hoe kan ik een leerling aanmelden?

Transcriptie

1 Hoe kan ik een leerling aanmelden?

2 Wij zijn ervan overtuigd dat ieder mens het in zich heeft om zich te ontwikkelen, altijd! Cedin levert een belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling van kinderen. Met ruim 180 medewerkers zetten wij ons dagelijks in om kind, school en gezin te ondersteunen bij leer- en ontwikkelingsvraagstukken. Wij doen dit vanuit de gedachte dat ieder mens het in zich heeft om zich te ontwikkelen, altijd! Hoe kun je een leerling aanmelden en wat zijn de voorwaarden voor vergoede dyslexiezorg? Voor het aanmelden van een leerling voor dyslexie- of leerlingenzorg heeft Cedin Zorg een aantal gegevens nodig van het kind, de ouders/verzorgers en de school. Deze folder beschrijft de stappen die je vanuit school dient te nemen in het aanmeldproces, zowel voor het aanmelden voor dyslexiezorg als voor leerlingenzorg. Daarnaast worden de voorwaarden voor vergoede dyslexiezorg besproken. Inhoudsopgave 1. Een leerling aanmelden voor dyslexie- of leerlingenzorg 3 2. Starten met aanmelden.. 4 A. Aanmelden voor dyslexiezorg 5 B. Aanmelden voor leerlingenzorg 8 3. Veelgestelde vragen. 12 2

3 1. Een leerling aanmelden voor dyslexie- of leerlingenzorg Om een leerling aan te melden voor onderzoek en behandeling van dyslexie of voor leerlingenzorg maak je gebruik van de online aanmeldformulieren op Hierna volgt de werkwijze voor het gebruik van deze aanmeldformulieren. Een schoolaccount aanmaken Om eenvoudig leerlingen aan te melden voor onderzoek en behandeling bij Cedin Zorg is het handig een account voor je school aan te maken op de website. De schoolgegevens worden dan opgeslagen en automatisch voor je ingevuld wanneer je een nieuwe leerlingen aan wilt melden. 1. Ga naar 2. Klik op Aanmelden 3. Klik op de knop Aanmeldformulier scholen vergoede dyslexiezorg of de knop Aanmeldformulier scholen leerlingenzorg 4. Klik vervolgens op Registreren 5. Vul een adres en wachtwoord in en klik op Registreren Je ontvangt vervolgens een met hierin je inlognaam en wachtwoord. 6. Klik nu op Inloggen en voer de juiste gegevens in 7. Klik vervolgens op Profiel en vul alle gegevens in. Klik daarna op Opslaan Je hebt nu een account aangemaakt voor je school. 3

4 2. Starten met aanmelden 1. Ga naar 2. Klik op Aanmelden 3. Maak een keuze: a. Meld je een leerling aan voor dyslexiezorg? Klik dan op Aanmeldformulier scholen vergoede dyslexiezorg b. Meld je een leerling aan voor leerlingenzorg? Klik dan op Aanmeldformulier scholen leerlingenzorg 4. Beschik je over een schoolaccount? Klik dan op Inloggen en voer je gegevens in. Je zult zien dat de door jou ingevulde gegevens van je school nu automatisch in het aanmeldformulier verschijnen. (Nog geen schoolaccount? Kijk voor meer informatie op pagina 3). Lees voor de vervolgstappen voor het aanmelden van een leerling voor dyslexiezorg verder op pagina 5 en voor de vervolgstappen voor het aanmelden van een leerling voor leerlingenzorg verder op pagina 8. 4

5 2A. Een leerling aanmelden voor dyslexiezorg Je hebt zojuist de stappen die staan beschreven op pagina 4 doorlopen. Vul nu alle gegevens op het aanmeldformulier in en houd rekening met het volgende. Het aanmeldformulier voor dyslexiezorg bestaat uit 5 stappen. Alle stappen kunnen door de school worden ingevuld. Documenten om bij de hand te hebben Tijdens het aanmelden wordt bij stap 4 gevraagd om documenten bij te voegen. Zorg ervoor dat je deze documenten digitaal paraat hebt, zodat ze geupload kunnen worden. Voor het aanmelden voor dyslexiezorg zijn dit de volgende documenten: 1. Handelingsplan 2. Uitdraai leerlingvolgsysteem 3. Categorieënanalyse van de DMT s Je kunt de documenten uploaden in vershillende formaten als pdf, doc, docx, xls, txt. Verplichte velden invullen In het aanmeldformulier zitten verplichte velden (de velden met een * ). Deze moeten ingevuld worden voordat je naar een volgende stap in het formulier kunt of een formulier kun verzenden. Wil je naar een volgende stap in het formulier, maar zijn nog niet alle verplichte velden ingevuld? Dan verschijnt er een melding in je scherm en worden de missende velden in het rood weergegeven. Vul deze alsnog in. 5

6 Tussentijds opslaan De formulieren zijn nogal uitgebreid om in te vullen. Daarom is er een speciale functie gemaakt om een formulier tussentijds op te slaan. Ben je bijvoorbeeld bij stap 2 of 3 (dit geldt voor alle stappen) en je moet iets anders doen, of gegevens erbij zoeken dan kun je een formulier tussentijds opslaan. Hoe werkt het? 1. Klik op Tussentijds opslaan 2. Vul je adres tweemaal in en klik op Opslaan 3. Je ontvangt een link in je mailbox. Dit is een unieke link naar het formulier waar je mee bezig bent. Je kunt hier GEEN andere formulieren mee openen. Het is dus belangrijk om deze link te bewaren. Goed om te weten! Als je een schoolaccount hebt en je bent ingelogd dan is het niet zo dat je hiermee de ingevulde formulieren of de formulieren waar je mee gestart bent kunt terugvinden. Dit is een beveiligingskeuze. Alleen wanneer je ervoor kiest om een formulier tussentijds op te slaan dan ontvang je een link in je mailbox. Met deze link kun je een formulier direct en te allen tijde openen. 6

7 Het afronden van een formulier Het aanmeldformulier voor dyslexiezorg bestaat uit 5 stappen. Als je de eerste 3 stappen hebt ingevuld, verschijnen bovenin het scherm groene vinkjes. Dit betekent dat alle gegevens volledig zijn ingevoerd. Je komt vervolgens bij stap 4: de stap waar je aangeeft wie namens de school een handtekening onder het aanmeldformulier zal zetten. Dit wordt gedaan door 2 personen, het bevoegd gezag: de directeur en de intern begeleider. Vul alle gegevens bij stap 4 in en upload de gevraagde documenten. Een digitale handtekening namens bevoegd gezag Ga naar stap 5 en kies voor de optie Verzenden en digitaal ondertekenen. Zowel de directeur als de intern begeleider ontvangen een ter ondertekening van het aanmeldformulier dat je zojuist hebt ingevuld. Dit houdt in dat beide personen een ontvangen met hierin een link ter bevestiging van ondertekening. Dit is de digitale handtekening. Het is ook mogelijk om een aanmeldformulier per post te versturen. Kies dan voor de optie Verzenden, printen, ondertekenen en opsturen. Je ontvangt de aanmeldformulieren vervolgens in je mailbox. Belangrijk! Wanneer er nu één adres wordt gebruikt voor zowel de directeur als de leerkracht, dan zullen er alsnog twee s binnenkomen. De link in beide s moeten afzonderlijk aangeklikt moeten worden voor ondertekening. Houd hier rekening mee. Pas wanneer de link in beide s is aangeklikt kan het formulier verzonden worden en wordt de aanvraag in behandeling genomen. Ontvang je geen met een link? Controleer dan of het adres juist is ingevoerd. 7

8 2B. Een leerling aanmelden voor leerlingenzorg Je hebt zojuist de stappen die staan beschreven op pagina 4 doorlopen. Vul nu alle gegevens op het aanmeldformulier in en houd rekening met het volgende. Het aanmeldformulier voor leerlingenzorg bestaat uit 11 stappen en een gesplitst formulier: een deel dat moet worden ingevuld door de school (stap 1t/m 9 en stap 11) en een deel dat moet worden ingevuld door een ouder, voogd of verzorger (stap 10). Documenten om bij de hand te hebben Tijdens het aanmelden wordt bij stap 4 gevraagd om documenten bij te voegen. Zorg ervoor dat je deze documenten digitaal paraat hebt, zodat ze geupload kunnen worden. Voor het aanmelden voor dyslexiezorg zijn dit de volgende documenten: 1. Handelingsplan 2. Uitdraai leerlingvolgsysteem 3. Checklist zorgtraject (indien deze van toepassing is) Je kunt de documenten uploaden in verschillende formaten als pdf, doc, docx, xls, txt. Verplichte velden invullen In het aanmeldformulier zitten verplichte velden (de velden met een * ). Deze moeten ingevuld worden voordat je naar een volgende stap in het formulier kunt of een formulier kun verzenden. Wil je naar een volgende stap in het formulier, maar zijn nog niet alle verplichte velden ingevuld? Dan verschijnt er een melding in je scherm en worden de missende velden in het rood weergegeven. Vul deze alsnog in. 8

9 Tussentijds opslaan De formulieren zijn nogal uitgebreid om in te vullen. Daarom is er een speciale functie gemaakt om een formulier tussentijds op te slaan. Ben je bijvoorbeeld bij stap 2 of 3 (dit geldt voor alle stappen) en je moet iets anders doen, of gegevens erbij zoeken dan kun je een formulier tussentijds opslaan. Hoe werkt het? 1. Klik op Tussentijds opslaan 2. Vul je adres tweemaal in en klik op Opslaan 3. Je ontvangt een link in je mailbox. Dit is een unieke link naar het formulier waar je mee bezig bent. Je kunt hier GEEN andere formulieren mee openen. Het is dus belangrijk om deze link te bewaren. Goed om te weten! Als je een schoolaccount hebt en je bent ingelogd dan is het niet zo dat je hiermee de ingevulde formulieren of de formulieren waar je mee gestart bent kunt terugvinden. Dit is een beveiligingskeuze. Alleen wanneer je ervoor kiest om een formulier tussentijds op te slaan dan ontvang je een link in je mailbox. Met deze link kun je een formulier direct en te allen tijde openen. 9

10 Het afronden van een formulier Het aanmeldformulier voor leerlingenzorg bestaat uit 11 stappen. Als je de eerste 8 stappen hebt ingevuld, verschijnen bovenin het scherm groene vinkjes. Dit betekent dat alle gegevens volledig zijn ingevoerd. Je komt vervolgens bij stap 9: de stap waar je aangeeft wie namens de school een handtekening onder het aanmeldformulier zal zetten. Dit wordt gedaan door 2 personen, het bevoegd gezag: de directeur en de intern begeleider. Vul alle gegevens bij stap 9 in en upload de gevraagde documenten. Ga vervolgens naar stap 10. De twee s voor het digitaal ondertekenen van de aanmelding zijn nu verstuurd naar de adressen die je zojuist hebt ingevoerd. Toestemming ouder, voogd of verzorger (wettelijk vertegenwoordiger) Bij stap 10 start vervolgens een tweede proces, het onderdeel voor een ouder, voogd of verzorger (wettelijk vertegenwoordiger). 1. Vul jouw adres twee keer in. Er zal vervolgens per een verzoek verstuurd worden naar de wettelijk vertegenwoordiger. Het adres dat is ingevuld bij stap 1 bij Wettelijk vertegenwoordiger wordt hiervoor gebruikt. 2. De wettelijk vertegenwoordiger ontvangt een bericht met een link naar een formulier. Dit formulier bestaat uit 5 stappen die ingevuld en ondertekend moeten worden. 3. Zodra de wettelijk vertegenwoordiger dit heeft afgerond ontvang je een signaal dat het formulier volledig is en kan je bij stap 11 het formulier verzenden en digitaal ondertekenen. 10

11 Een digitale handtekening namens bevoegd gezag Ga naar stap 11 en kies voor de optie Verzenden en digitaal ondertekenen. Zowel de directeur als de intern begeleider ontvangen een ter ondertekening van het aanmeldformulier dat je zojuist hebt ingevuld. Dit houdt in dat beide personen een ontvangen met hierin een link ter bevestiging van ondertekening. Dit is de digitale handtekening. Document van de aanmelding Van de gehele aanmelding wordt één document gemaakt (zowel van dat wat de school invoert als dat wat de wettelijk vertegenwoordigers invoeren). Dit document wordt naar de betrokkenen verstuurd. Belangrijk! Wanneer er voor het digitaal ondertekenen één adres wordt gebruikt voor zowel de directeur als de leerkracht, dan zullen er alsnog twee s binnenkomen. De link in beide s moeten afzonderlijk aangeklikt moeten worden voor ondertekening. Houd hier rekening mee. Pas wanneer de link in beide s is aangeklikt kan het formulier verzonden worden en wordt de aanvraag in behandeling genomen. Ontvang je geen met een link? Controleer dan of het adres juist is ingevoerd. 11

12 3. Veelgestelde vragen Hoe kan ik digitaal ondertekenen? Als het niet lukt om in het proces tot digitale ondertekening te komen, controleer dan het volgende: 1. Zijn alle verplichte velden ingevuld en alle documenten geüpload? Zo niet dan zullen niet alle stappen een groene vink bovenin de pagina hebben. Je kunt dan nog niet ondertekenen. Zorg er eerst voor dat alle stappen compleet zijn. 2. Je ontvangt geen om de bevestigingslink aan te klikken. Mogelijk heb je een verkeerd e- mailadres ingevuld of wellicht is de in de spam/ongewenste items terechtgekomen. Is dit het geval neem dan contact op met Cedin Support. Zij zullen formulier te heropenen. Je kunt dan nieuwe gegevens invoeren en opnieuw versturen. Bekijk ook even de volgende vraag! Ik krijg geen na het digitaal ondertekenen, wat moet ik doen? Binnen enkele minuten na het digitaal ondertekenen zou je een moeten ontvangen met hierin een link die je moet aanklikken ter bevestiging van de digitale ondertekening. Zijn er meerdere personen die moeten ondertekenen? Zij zullen allemaal een eigen ontvangen op het opgegeven adres. Iedereen zal de eigen link moeten activeren. Pas daarna is er een formele complete ondertekening en is het formulier gereed om door Cedin Zorg opgepakt te worden. Als je geen ontvangt kan het volgende aan de hand zijn: 1. Mogelijk is de in de spam/ongewenste items terechtgekomen 2. Er kan ook een typefout zijn gemaakt bij het invullen van het formulier, ga na of het adres juist is ingevuld Is dit niet het geval? Neem dan contact op met Cedin Support. Zij zullen formulier te heropenen. Je kunt dan nieuwe gegevens invoeren en opnieuw versturen. Ik heb geprint en ondertekend, waar stuur ik het naartoe? Je kunt het formulier ondertekend opsturen naar: Cedin Zorg T.a.v. backoffice Cedin Zorg Lavendelheide PD Drachten De ouders hebben geen adres, wat moet ik doen? Je wilt de aanmelding digitaal afhandelen maar de ouders hebben geen adres. Je kunt in dit geval de ouders verzoeken naar school te komen. Wij adviseren in zo n geval een apart e- mailadres voor ouders in te richten. Bijvoorbeeld ouderformulieren@schoolnaam.nl. 12

13 Dit adres vul je dan in bij de vraag adres ouders of wettelijk vertegenwoordiger. Op dit adres zullen dan de zaken van de ouder terechtkomen en kunnen zij vanuit deze verder met hun deel van het formulier of de digitale ondertekening. Vanuit AVG ben je er als school verantwoordelijk voor om na gebruik van dit principe de berichten van de ouders te verwijderen. Wat als ouders/verzorgers maar één gezamenlijk adres hebben? Het komt voor dat ouders één gezamenlijk adres hebben. In enkele gevallen worden ouders apart benoemd in de aanmeldformulieren. Hetzelfde adres wordt dan tweemaal ingevoerd. Dit is geen probleem. Zij zullen er echter rekening mee moeten houden dat er meerdere berichten binnenkomen die allemaal apart afgehandeld moeten worden. Dus elk bericht met een link moet bevestigd worden. Waar kan ik terecht voor overige vragen? Cedin Support ondersteunt de gebruikers van de online diensten van Cedin. Vragen, meldingen of problemen rond het online inschrijven kun je doorgeven via de website Hier vind je een zogenaamd ticket systeem. Wanneer je een melding (een ticket) doorgeeft komt deze direct bij Cedin Support binnen, zodat we er snel mee aan de slag kunnen gaan. Je kunt de status van jouw melding via ons online systeem blijven volgen. Je krijgt automatisch bericht, zodra je vraag, melding of probleem is beantwoord. Heb je een zorg gerelateerde vraag? Neem dan rechtstreeks contact op met Cedin Zorg via of 13

14 Een leerling aanmelding voor dyslexie- of leerlingenzorg Vragen over het online aanmelden Zorg gerelateerde vragen T: E: Cedin Zorg Lavendelheide PD Drachten Handleiding versie 1.0 September 2018