HANDLEIDING E-TENDERING

Transcriptie

1 HANDLEIDING E-TENDERING VOOR ONDERNEMINGEN

2 GEBRUIKSVOORWAARDEN Rechten De FOD Personeel en Organisatie behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) met betrekking tot deze informatie (waaronder teksten, grafisch materiaal en logo s). Gebruik Behalve het downloaden en printen van de geboden informatie voor persoonlijk gebruik, is het niet toegestaan om de inhoud van deze handleidingen, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de FOD Personeel en Organisatie, over te nemen, te vermenigvuldigen of op welke wijze dan ook te distribueren of openbaar te maken. Commerciële doeleinden zijn in het geheel verboden. Aansprakelijkheid De samenstellers van de handleidingen e-tendering voor Ondernemingen zijn zich volledig bewust van hun taak zo betrouwbaar mogelijke informatie te verstrekken. De Federale Dienst e-procurement wil u met deze handleidingen de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in deze documenten vervatte informatie bedoeld kunnen worden als een advies. Bijgevolg geeft De Federale Dienst e-procurement geen garanties dat de informatie die deze handleidingen bevatten, foutloos is. De FOD Personeel & Organisatie is niet aansprakelijk voor om het even welke vorm van schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van deze handleidingen. Contactgegevens: FOD Personeel en Organisatie federale dienst e-procurement Wetstraat Brussel e.proc@publicprocurement.be / 93

3 INHOUDSTAFEL Gebruiksvoorwaarden... 2 Inhoudstafel Algemeen Wat is e-tendering? Onze applicaties Waarvoor staat e-tendering? De voordelen van e-tendering Wat hebt u nodig voor e-tendering? Toegang tot de applicatie Hoe wordt de informatie visueel voorgesteld? Algemeen overzicht De hoofdbanner Het hoofdmenu Werkzone Registreren Hoe zich registreren in e-tendering? Beginsituatie Werkwijze Aanmelden Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? Beginsituatie / 93

4 3.1.2 Werkwijze Hoe het wachtwoord herinitialiseren? Beginsituatie Werkwijze Mijn Profiel Hoe het profiel wijzigen? Beginsituatie Werkwijze Mijn Dossiers Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? Beginsituatie Werkwijze Hoe een dossier vinden in e-tendering? Beginsituatie Via Mijn Dossiers Via de zoekmotor Inhoud van een dossier Hoe de deelname bevestigen? Beginsituatie Werkwijze Hoe een PV van opening zoeken? Beginsituatie Werkwijze Een offerte indienen Hoe documenten opladen? / 93

5 6.1.1 Beginsituatie Werkwijze Hoe enkel de hashcode van een document opladen? Opmerking vooraf Beginsituatie Werkwijze Hoe een bestand opladen dat verbonden is aan een opgeladen hashcode? Beginsituatie Werkwijze Hoe een opgeladen document verwijderen? Beginsituatie Werkwijze Hoe het elektronisch inschrijvingsformulier invullen? Beginsituatie Werkwijze Hoe controleren of de opgeladen versie van een document de juiste is? Beginsituatie Werkwijze Hoe het indieningsrapport aanmaken en tekenen? Opmerking vooraf Beginsituatie Werkwijze Tekenen met eid Tekenen met Certipost Token Tekenen met eigen software en token Hoe een ontvangstbewijs aanvragen? Beginsituatie / 93

6 6.8.2 Werkwijze Hoe indienen in een beperkt dossier? Beginsituatie Werkwijze Hoe de indieningsrechten beheren? Opmerking vooraf Beginsituatie Indieningsrechten toekennen Verkregen indieningsrechten bekijken Toegekende indieningsrechten bekijken Hoe een volmacht geven? Opmerking vooraf Beginsituatie Werkwijze Hoe de deelname annuleren? Opmerking vooraf Beginsituatie Werkwijze Nog vragen? Hoe ons contacteren? / 93

7 1 Algemeen 7 / 93

8 1.1 Wat is e-tendering? Onze applicaties Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende stappen van een overheidsopdracht en de overeenkomstige e-procurement applicaties. De bekendmaking Indienen en openen offertes/kandidaturen Evaluatie en kennisgeving Omgekeerde veiling Beheren catalogus e-notification : e-tendering : e-awarding : e-auction : e-catalogue : Waarvoor staat e-tendering? e-tendering is de module van het e-procurement programma waarbij een inschrijver zijn offerte of kandidatuur elektronisch kan indienen en waarbij de aanbestedende overheid de opening eveneens elektronisch kan laten verlopen. e-tendering heeft de volgende doelstellingen: de inschrijver kan zijn offertes/kandidaturen elektronisch indienen; de aanbestedende overheid kan de offertes/kandidaturen elektronisch openen 8 / 93

9 een elektronisch PV van opening wordt automatisch gegenereerd Via e-tendering kan het verdere elektronisch verwerken van de documenten voor de evaluatie en de gunning gegarandeerd worden. Daarenboven is er een sterke integratie met de applicatie e-notification (elektronisch publiceren van overheidsopdrachten) De voordelen van e-tendering e-tendering biedt verschillende voordelen: Kostenbesparing (minder papierverbruik, geen verzendingskosten). De mandataris kan de offerte online tekenen. Er is een ontvangstbewijs voor alle ingediende documenten. Offertes/kandidaturen ingediend via e-tendering kunnen niet verloren gaan. PV s van opening kunnen online geraadpleegd worden. Al deze voordelen dragen bij tot kostenbesparing en efficiëntieverhoging. 9 / 93

10 1.2 Wat hebt u nodig voor e-tendering? Een internetverbinding Een standaard webbrowser (Internet Explorer 7 of hoger, Google Chrome, Mozilla Firefox, ) De meest recente versie van Java Virtual Machine Een interne of externe kaartlezer voor smartcards. Er zijn 3 manieren om te tekenen: o De Belgische eid of een vreemdelingenkaart, met bijhorende PIN code o Een Certipost token o Eigen token en software Ondersteunde bestandsformaten: alle types bestanden zijn toegelaten (tenzij er in de publicatie iets anders vermeld staat) o OPMERKING: er is wel een (technische) grens van maximaal 80 MB per bestand, en maximaal 350 MB per dossier 10 / 93

11 1.3 Toegang tot de applicatie Zoals voor al onze e-procurement applicaties bestaan er voor e-tendering 2 omgevingen, beschikbaar in 4 talen (Nederlands, Frans, Duits en Engels) De productie-omgeving: Doelstelling: applicatie voor het indienen van kandidaturen/offertes, en voor de openingen De demo-omgeving: Doelstelling: applicatie om training en opleiding te organiseren, en uw configuratie te testen (vb. om het indien van een offerte met eid uit te testen) 11 / 93

12 1.4 Hoe wordt de informatie visueel voorgesteld? Algemeen overzicht Het programma e-tendering bestaat uit 3 grote delen : In de blauwe kader : De hoofdbanner In de groene kader : Het hoofdmenu In de rode kader : Werkzone De hoofdbanner De hoofdbanner bestaat uit verschillende hyperlinks: EN FR nl DE : deze link laat toe om de taal van de applicatie aan te passen Over : Hier vind u informatie over de actuele versie van e-tendering Contact : via deze link kan u een mail naar de applicatiebeheerders sturen Help : via de help link vind u informatie over de applicatie (handleidingen, checklisten, ) Daarnaast kan u een tekstveld invullen om een zoekopdracht tussen de verschillende pagina s van het Belgium.be portaal te starten. 12 / 93

13 1.4.3 Het hoofdmenu De opties in de menubalk is afhankelijk van de staat van de verbinding van de gebruiker. Niet aangemelde gebruiker Functie : Hier kiest u een functie naar gelang de gewenste verbinding (Aanbestedende overheid of onderneming) Wachtwoord resetten : Door middel van deze link kunt u uw wachtwoord resetten. Zich registreren als onderneming : Deze link maakt het mogelijk om als nieuwe gebruiker met als functie onderneming te registreren. Wat is e-tendering? : Hier vindt u een omschrijving van de applicatie. Hoe registreren? : Hier vindt u uitleg hoe u moet registreren Aangemelde gebruiker Afmelden : Met deze link kunt u zich afmelden Mijn profiel : via deze link kunt u naar uw profielpagina gaan. Mijn dossiers : via deze link kunt u naar uw dossier navigeren of een dossier zoeken waartoe u toegang heeft. Dossier zoeken : via deze link kunt u bestaande dossiers opzoeken. Bekijk/beheer Indieningsrechten : via deze link kan u uw indieningsrechten beheren. Volmachtdocumenten : via deze link kan u een volmachtdocument aanmaken Werkzone In deze zone ziet u de detailpagina van de keuze die u in de menu hebt gemaakt. 13 / 93

14 2 Registreren 14 / 93

15 2.1 Hoe zich registreren in e-tendering? Beginsituatie De inschrijver is nog niet geregistreerd in e-tendering Werkwijze Klik in het hoofdmenu op Zich registreren als onderneming Vul de vereiste informatie in. Klik op Aanmaken De velden aangeduid met een asterisk zijn verplicht. 15 / 93

16 OPMERKING : het KBO-nummer is het ondernemingsnummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Dit nummer is verplicht, maar het kan voor meerdere registraties gebruikt worden. Als er geen KBO nummer beschikbaar is, kan een fictief nummer gebruikt worden. Een boodschap geeft aan dat de registratie gelukt is en dat een mail met een identificatiecode verzonden werd. De nieuwe account moet binnen de 30 dagen geactiveerd worden met deze identificatiecode. Kies in het hoofdmenu de functie Onderneming. Klik op OK Klik op het icoon Identificeren met password (om lokaal in te loggen) 16 / 93

17 Geef de Gebruikersnaam en het Wachtwoord zoals opgegeven bij de registratie. Klik op de knop Aanmelden Geef de Identificatiecode die werd gestuurd per mail. Klik op de knop Verzenden In het hoofdmenu geeft een boodschap aan dat de gebruiker is aangemeld als onderneming. 17 / 93

18 3 Aanmelden 18 / 93

19 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? Beginsituatie De inschrijver is geregistreerd in e-tendering (zie 2.1 Hoe zich registreren in e-tendering? ) Werkwijze Kies in het hoofdmenu de functie Onderneming. Klik op OK Klik op het icoon Identificeren met password (om lokaal in te loggen) Geef de Gebruikersnaam en het Wachtwoord zoals opgegeven bij de registratie. Klik op de knop Aanmelden 19 / 93

20 In het hoofdmenu geeft een boodschap aan dat de gebruiker is aangemeld als onderneming. 20 / 93

21 3.2 Hoe het wachtwoord herinitialiseren? Beginsituatie De inschrijver is geregistreerd in e-tendering (zie 2.1 Hoe zich registreren in e-tendering? ) Werkwijze Klik in het hoofdmenu op de link Wachtwoord resetten. Geef de Gebruikersnaam. Klik op Verzenden Een boodschap geeft aan dat de aanvraag met succes werd uitgevoerd. Een mail wordt verzonden met een link. Klik op deze link om verder te gaan met het herinitialiseren van het wachtwoord. 21 / 93

22 Geef een nieuw wachtwoord, en bevestig het. Klik op Verzenden Een boodschap geeft aan dat het wachtwoord met succes werd gewijzigd. 22 / 93

23 4 Mijn Profiel 23 / 93

24 4.1 Hoe het profiel wijzigen? Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Werkwijze Klik in het hoofdmenu op Mijn Profiel Vul de informatie aan of wijzig ze indien nodig. Klik op de knop Bewaren Velden aangeduid met een asterisk (*) zijn verplicht. Een boodschap bevestigt dat de gegevens met succes werden aangepast. 24 / 93

25 5 Mijn Dossiers 25 / 93

26 5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? Beginsituatie De aanbestedende overheid heeft een aankondiging gepubliceerd in e-notification en heeft daarbij het gebruik van e-tendering geactiveerd Werkwijze Zie ook de handleiding voor e-notification Zoek de publicatie in e-notification. Klik op het dossier om de beheergegevens te openen. Als de aanbestedende overheid het indienen van elektronische kandidaturen/offertes heeft toegestaan, klik op het icoon Toegang tot platform e- Tendering Na zich geïdentificeerd te hebben in e-tendering, komt de gebruiker direct op het overeenkomstige dossier in e-tendering terecht. De inschrijver kan nu zijn deelname bevestigen (zie 0 26 / 93

27 5.1.3 Inhoud van een dossier De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier De tab Parameters bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven. Hoe de deelname bevestigen? ). 27 / 93

28 5.2 Hoe een dossier vinden in e-tendering? Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Het dossier bestaat in e-tendering Via Mijn Dossiers Klik in het hoofdmenu op Mijn Dossiers De lijst met dossiers waarvoor de inschrijver zijn deelname bevestigd heeft, wordt getoond. Klik op het referentienummer van een dossier om het te openen. Via de keuzelijst Toon de dossiers is het mogelijk een filter toe te passen op de lijst van beschikbare dossiers: Waaraan ik deelneem : alle dossiers waarvoor de inschrijver zijn deelname heeft bevestigd Waaraan ik heb deelgenomen : alle dossiers waarvoor de inschrijver zijn deelname heeft bevestigd en waarvoor de opening reeds heeft plaatsgevonden. die actief zijn : alle actieve dossiers voor open procedures en beperkte dossiers waartoe de inschrijver toegang heeft. 28 / 93

29 5.2.3 Via de zoekmotor Klik in het hoofdmenu op Dossier zoeken Geef het referentienummer geheel of gedeeltelijk in, gebruik eventueel het percentteken (%). Klik op de knop Zoeken De lijst met dossiers die voldoen aan het opgegeven zoekcriterium wordt getoond. Klik op het referentienummer van een dossier om het te openen. 29 / 93

30 5.2.4 Inhoud van een dossier De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier De tab Parameters bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven. 30 / 93

31 5.3 Hoe de deelname bevestigen? Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Een dossier werd geselecteerd in e-tendering (zie 5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? of 5.2 Hoe een dossier vinden in e- Tendering? ) Werkwijze Klik op de tab «Beschrijving» Klik op de knop «Mijn deelname bevestigen» Een boodschap geeft aan dat de deelname met succes werd geregistreerd. Bovendien verschijnt er een nieuw tabblad Mijn Offerte, waar de inschrijver zijn offerte zal kunnen indienen. 31 / 93

32 5.4 Hoe een PV van opening zoeken? Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Een PV van opening werd gepubliceerd en de inschrijver beschikt over de nodige rechten om het te kunnen raadplegen Werkwijze Klik in het hoofdmenu, in de sectie PV van opening, op Opzoeken. Geef het referentienummer van het dossier waarvoor u het PV zoekt geheel of gedeeltelijk in, gebruik eventueel het percentteken (%). Klik op de knop Zoeken De lijst met documenten die voldoen aan het ingegeven zoekcriterium, en waartoe de inschrijver toegang heeft, wordt getoond. Voor elk gevonden PV van opening zijn volgende acties mogelijk: PV van opening tonen : Het PV van opening in HTML formaat tonen. : Het PV van opening in PDF formaat openen. 32 / 93

33 : Opgeladen documenten valideren. Deze lijst kan gesorteerd worden op Referentienummer of op Type door op de overeenkomstige link te klikken. 33 / 93

34 6 Een offerte indienen. 34 / 93

35 6.1 Hoe documenten opladen? Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Een dossier werd geselecteerd in e-tendering (zie 5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? of 5.2 Hoe een dossier vinden in e- Tendering? ). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie 0 35 / 93

36 6.1.2 Inhoud van een dossier De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier De tab Parameters bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven. Hoe de deelname bevestigen? ) 36 / 93

37 6.1.3 Werkwijze Klik op de tab «Mijn Offerte» Klik op de knop «Nieuwe documenten toevoegen» 37 / 93

38 OPMERKING : Als de aanbestedende overheid Richtlijnen voor indiening heeft ingegeven, zal de inhoud ervan voor de inschrijver zichtbaar zijn op de tab Mijn Offerte. Klik op de knop «Kies» Selecteer de bestanden die moeten opgeladen worden. Klik op de knop «Open» Opmerking: het is mogelijk om meerdere bestanden te selecteren door gebruik te maken van de Windows sneltoetsen (CTRL of SHIFT). 38 / 93

39 De geselecteerde bestanden verschijnen in de lijst bovenaan het venster. Voor elk bestand kan een titel ingegeven worden in de kolom Titel van het document. Als het bestand een volmachtdocument is, vink dan de overeenkomstige check box aan in de kolom Volmacht. Om een dossier te verwijderen, selecteer de desbetreffende lijn en klik op Verwijder. Als alle op te laden bestanden geselecteerd zijn, klik op Verzenden. Klik op Ja. Voordat de status van een document Compleet is, is het mogelijk om het opladen ervan te annuleren door bij het desbetreffende document op het icoon te klikken. De status van het document wordt dan Geannulleerd. 39 / 93

40 Klik op OK. Alle bestanden krijgen de status Compleet. Klik nu op Sluiten. De lijst van opgeladen documenten verschijnt in de tab Mijn Offerte. 40 / 93

41 6.2 Hoe enkel de hashcode van een document opladen? Opmerking vooraf De hashcode is een unieke code die berekend wordt op basis van de inhoud van een bestand. Als de inhoud van het bestand wijzigt, zal de hashcode verschillend zijn (zelfs als de wijziging miniem is, zoals één enkele spatie). Deze manier van opladen is interessant wanneer gebruik kan gemaakt worden van de Dubbele Zending (zie Inhoud van een dossier ), of wanneer een bestand de maximum grootte, toegelaten door de applicatie, overschrijdt (zie 1.2 Wat hebt u nodig voor e-tendering? ) Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Een dossier werd geselecteerd in e-tendering (zie 5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? of 5.2 Hoe een dossier vinden in e- Tendering? ). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie 0 41 / 93

42 6.2.3 Inhoud van een dossier De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier De tab Parameters bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven. Hoe de deelname bevestigen? ) 42 / 93

43 De aanbestedende overheid heeft deze optie geactiveerd in het dossier Werkwijze Klik op de tab «Mijn Offerte» Klik op de knop «Nieuwe documenten toevoegen» Klik op de knop «Kies» 43 / 93

44 Selecteer de bestanden die moeten opgeladen worden. Klik op de knop «Open» Opmerking: het is mogelijk om meerdere bestanden te selecteren door gebruik te maken van de Windows sneltoetsen (CTRL of SHIFT). Vink in de kolom Alleen hashcode de check box van de documenten aan waarvoor enkel de hashcode moet worden opgeladen. Als alle op te laden bestanden geselecteerd zijn, klik op Verzenden. Klik op Ja. 44 / 93

45 Klik op OK. Alle bestanden krijgen de status Compleet. Klik nu op Sluiten. De lijst van opgeladen documenten verschijnt in de tab Mijn Offerte. Rechts van elk document verschijnt een icoontje documenten enkel de hashcode werd opgeladen., dat aangeeft dat voor deze 45 / 93

46 6.3 Hoe een bestand opladen dat verbonden is aan een opgeladen hashcode? Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Een dossier werd geselecteerd in e-tendering (zie 5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? of 5.2 Hoe een dossier vinden in e- Tendering? ). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie 0 46 / 93

47 6.3.2 Inhoud van een dossier De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier De tab Parameters bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven. Hoe de deelname bevestigen? ) 47 / 93

48 De inschrijver heeft minstens één hashcode opgeladen Werkwijze Klik op de tab «Mijn Offerte» Klik op de knop «Nieuwe documenten toevoegen» Klik op de knop «Kies» 48 / 93

49 Selecteer de bestanden waarvan de hashcode reeds werd opgeladen. Klik op de knop «Open» Opmerking: het is mogelijk om meerdere bestanden te selecteren door gebruik te maken van de Windows sneltoetsen (CTRL of SHIFT). Vink in de kolom Link hash de check box aan van de documenten waarvoor de hashcode reeds is opgeladen. Als alle op te laden bestanden geselecteerd zijn, klik op Verzenden. Klik op Ja. 49 / 93

50 Klik op OK. Alle bestanden krijgen de status Compleet. Klik nu op Sluiten. Het icoontje, dat aangeeft dat voor documenten enkel de hashcode werd opgeladen, verdwijnt bij de documenten die werden opgeladen. 50 / 93

51 6.4 Hoe een opgeladen document verwijderen? Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Een dossier werd geselecteerd in e-tendering (zie 5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? of 5.2 Hoe een dossier vinden in e- Tendering? ). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie 0 51 / 93

52 6.4.2 Inhoud van een dossier De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier De tab Parameters bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven. Hoe de deelname bevestigen? ) 52 / 93

53 De inschrijver heeft minstens één document opgeladen (zie 6.1 Hoe documenten opladen? ) Werkwijze Vink in op het tabblad Mijn Offerte de documenten aan die moeten verwijderd worden. Klik op de knop Document verwijderen. Klik op OK De verwijderde documenten verschijnen in de sectie Ingetrokken documenten op het tabblad Mijn Offerte, maar worden pas definitief verwijderd wanneer het indieningsrapport (opnieuw) wordt getekend. 53 / 93

54 6.5 Hoe het elektronisch inschrijvingsformulier invullen? Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Een dossier werd geselecteerd in e-tendering (zie 5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? of 5.2 Hoe een dossier vinden in e- Tendering? ). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie 0 54 / 93

55 6.5.2 Inhoud van een dossier De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier De tab Parameters bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven. Hoe de deelname bevestigen? ) 55 / 93

56 De aanbestedende overheid heeft de optie Elektronisch inschrijvingsformulier beschikbaar geactiveerd Werkwijze Klik op het tabblad Mijn Offerte. Klik op de knop Inschrijvingsformulier. Vul de nodige informatie in. Klik op de knop Bewaren. Een boodschap geeft aan dat het formulier correct werd ingevuld. 56 / 93

57 Klik op de knop Sluiten. Op het tabblad Mijn offerte is de knop Inschrijvingsformulier groen geworden. 57 / 93

58 6.6 Hoe controleren of de opgeladen versie van een document de juiste is? Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Een dossier werd geselecteerd in e-tendering (zie 5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? of 5.2 Hoe een dossier vinden in e- Tendering? ). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie 0 58 / 93

59 6.6.2 Inhoud van een dossier De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier De tab Parameters bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven. Hoe de deelname bevestigen? ) 59 / 93

60 De inschrijver heeft minstens één document opgeladen (zie 6.1 Hoe documenten opladen? ) Werkwijze Klik op het tabblad Mijn Offerte. Klik op de link Start verificatietool. Klik op het icoon en selecteer het te controleren bestand. Klik op het icoon Digest. 60 / 93

61 Een boodschap geeft aan dat he hashcode werd gegenereerd. Klik op het icoon Upload. De gegenereerde hashcode wordt vergeleken met de hashcodes die reeds werden opgeladen. Een lijst met bestanden waarvoor een overeenkomstige hashcode werd gevonden wordt getoond. Klik op Terug om een ander bestand te controleren. Klik op Sluiten om terug te keren naar het dossier. 61 / 93

62 6.7 Hoe het indieningsrapport aanmaken en tekenen? Opmerking vooraf Er zijn drie mogelijkheden om een indieningsrapport te tekenen : 1) Met de elektronische identiteitskaart 2) Met een token van Certipost Website: De procedure in het kort: 1. U kan een gekwalificeerd certificaat van Certipost kopen op een smartcard of op een USB Flash Token. a. Er bestaan verschillende mogelijkheden per type naargelang de geldigheidsduur. b. Bestellingen kunnen geplaatst worden via volgende links: De kaart of het token worden ten laatste binnen de twee werkdagen verstuurd. 3. Vervolgens moet een aantal documenten ingevuld en teruggestuurd worden die toelaten het certificaat te activeren. Veel gestelde vragen: 1. Hoelang duurt de procedure? U moet er rekening mee houden dat de volledige procedure 2 tot 3 weken kan duren, afhankelijk van de plaats waar u werkt. 2. Welke documenten moet ik indienen? Voor een antwoord op deze vraag verwijzen wij naar de FAQ pagina op de website van Certipost: 3. Hoe de smartcard of het token installeren? Bij elk besteld product wordt een gedetailleerde installatiehandleiding meegeleverd. 62 / 93

63 3) Eigen token en software De procedure in het kort: 1. Via de derde knop tekenen met eigen software en token, onderaan het indieningsrapport, kan u het indieningsrapport downloaden in XML formaat. 2. Dit bestand moet getekend worden via de eigen software met behulp van een geschikt e-token. 3. Het getekende XML bestand moet vervolgens terug opgeladen worden in het venster van waaaruit het XML bestand werd gedownload. Er bestaan echter beperkingen voor het formaat van de handtekening, afhankelijk van de keuze van de aanbestedende overheid. Algemeen gezien zijn alle mogelijk formaten van handtekening toegestaan, tenzij de aanbestedende overheid daar anders over beslist. In dit laatste geval wordt dit duidelijk in de parameters van het dossier. Als u van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, informeer u goed en test alles grondig! Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Een dossier werd geselecteerd in e-tendering (zie 5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? of 5.2 Hoe een dossier vinden in e- Tendering? ). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie 0 63 / 93

64 6.7.3 Inhoud van een dossier De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier De tab Parameters bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven. Hoe de deelname bevestigen? ) 64 / 93

65 De inschrijver heeft alle nodige documenten opgeladen Werkwijze Klik in het tabblad Mijn Offerte op de knop Inschrijvingsrapport aanmaken en tekenen. Het indieningsrapport wordt geopend in een nieuw venster. 65 / 93

66 6.7.5 Tekenen met eid Steek de eid kaart in de kaartlezer. Klik op het icoon Tekenen met e-id onderaan het rapport Een nieuw venster wordt geopend. Klik op de knop Tekenen Klik op Ja 66 / 93

67 Geef de PIN-code in Klik op OK Een boodschap bovenaan het rapport en de Status van de handtekening geven aan dat het indieningsrapport getekend is. Sluit het venster. Op het tabblad Mijn offerte geeft een boodschap de status van het indieningsrapport weer. De knop Inschrijvingsrapport aanmaken en tekenen is vervangen door de groene knop Inschrijvingsrapport bekijken en tekenen. Wanneer het inschrijvingsrapport getekend is, wordt een mail naar de inschrijver verzonden met het indieningsrapport in formaat PDF en XML als bijlage. 67 / 93

68 6.7.6 Tekenen met Certipost Token Steek de Certipost Smartcard in de kaartlezer, of sluit het Certipost USB-token aan op uw PC. Klik op het icoon Tekenen met Certipost token onderaan het rapport. Een nieuw venster wordt geopend. Kies de optie Certipost Token. Klik op het icoon. Geef het wachtwoord van het token. 68 / 93

69 Klik op het icoon Sign.. Klik op het icoon Upload. 69 / 93

70 Op het tabblad Mijn offerte geeft een boodschap de status van het indieningsrapport weer. De knop Inschrijvingsrapport aanmaken en tekenen is vervangen door de groene knop Inschrijvingsrapport bekijken en tekenen. Wanneer het inschrijvingsrapport getekend is, wordt een mail naar de inschrijver verzonden met het indieningsrapport in formaat PDF en XML als bijlage. 70 / 93

71 6.7.7 Tekenen met eigen software en token Klik op het icoon Tekenen met eigen token en software onderaan het rapport. Klik op de link Indieningsrapport downloaden en sla het bestand op. Teken het opgeslagen bestand met eigen software en token. Klik op de knop Bladeren. Selecteer het getekende bestand. Klik op de knop Toevoegen. 71 / 93

72 Een boodschap geeft aan dat het document met succes werd opgeladen. Op het tabblad Mijn offerte geeft een boodschap de status van het indieningsrapport weer. De knop Inschrijvingsrapport aanmaken en tekenen is vervangen door de groene knop Inschrijvingsrapport bekijken en tekenen. Wanneer het inschrijvingsrapport getekend is, wordt een mail naar de inschrijver verzonden met het indieningsrapport in formaat PDF en XML als bijlage. 72 / 93

73 6.8 Hoe een ontvangstbewijs aanvragen? Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Een dossier werd geselecteerd in e-tendering (zie 5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? of 5.2 Hoe een dossier vinden in e- Tendering? ). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd (zie 0 73 / 93

74 6.8.2 Inhoud van een dossier De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier De tab Parameters bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven. Hoe de deelname bevestigen? ) 74 / 93

75 De inschrijver heeft alle nodige documenten opgeladen Werkwijze Klik in het tabblad Mijn offerte op de link Ontvangstbewijs opvragen. In de boodschap Status van indiening op het tabblad Mijn Offerte wordt aangegeven dat een met succes werd verzonden. De inschrijver zal een door het systeem getekende mail ontvangen met het indieningsrapport in formaat PDF en XML als bijlage. 75 / 93

76 6.9 Hoe indienen in een beperkt dossier? Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Een dossier werd geselecteerd in e-tendering (zie 5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? of 5.2 Hoe een dossier vinden in e- Tendering? ). De inschrijver heeft een uitnodiging ontvangen van de aanbestedende overheid Werkwijze Klik op de link in de uitnodiging OPGELET: het is aan te raden deze link NIET te kopiëren/plakken in de browser. Indien nodig, meld aan met gebruikersnaam en wachtwoord. 76 / 93

77 Geef het wachtwoord dat gespecifieerd werd in de uitnodiging. Dien nu de offerte in zoals hierboven beschreven (zie 6.1 Hoe documenten opladen? en verder). 77 / 93

78 6.10 Hoe de indieningsrechten beheren? Opmerking vooraf Indieningsrechten kunnen gebruikt worden wanneer meerdere ondernemingen meewerken aan dezelfde offerte voor een bepaald dossier, bijvoorbeeld in consortia of tijdelijke vennootschappen. Hierbij is het belangrijk dat slechts één van de samenwerkende ondernemingen zijn deelname bevestigt voor dit dossier (zie 0 78 / 93

79 Inhoud van een dossier De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier De tab Parameters bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven. 79 / 93

80 Hoe de deelname bevestigen? ), en dan indieningsrechten toekent aan de andere ondernemingen, die op die manier toegang krijgen tot het desbetreffende dossier. Indieningsrechten kunnen op dezelfde manier gebruikt worden om meerdere personen van dezelfde onderneming toegang te geven tot hetzelfde dossier Beginsituatie Alle deelnemende inschrijvers zijn correct geregistreerd in e-tendering (zie 2.1Hoe zich registreren in e-tendering? en 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Indieningsrechten toekennen Klik in het hoofdmenu op Bekijk/beheer indieningsrechten Klik in op de tab Indieningsrechten toekennen Klik in het veld Dossier Referentienummer 80 / 93

81 Geef een dossiernummer geheel of gedeeltelijk in. Klik in op de knop Zoeken. Selecteer het gewenste dossier. Klik op de knop Selecteer dossier. Klik in de tab Indieningsrechten toekennen op het veld Inschrijvers Geef één of meerdere zoekcriteria in ( Voornaam, Naam, KBO-nummer ) Klik in op de knop Zoeken. Selecteer de gewenste gebruiker. Klik op de knop Selecteer gebuiker. Kies de toe te kennen Rechten Lees/Schrijf : laat toe om het dossier te raadplegen, en om documenten op te laden en te tekenen. Alleen lezen : laat toe om het dossier te raadplegen. 81 / 93

82 Klik op de knop Bewaren Een boodschap geeft aan dat de rechten met succes werden toegekend OPMERKING : toegekende rechten worden pas effectief wanneer de gebruiker die de rechten verkregen heeft die ook aanvaardt Verkregen indieningsrechten bekijken Klik in het hoofdmenu op Bekijk/beheer indieningsrechten Klik op de tab Verkregen Indieningsrechten. In deze tab ziet de inschrijver de rechten die hij van een andere inschrijver verkregen heeft. Wanneer de status van een lijn onvolledig is, wil dit zeggen dat het toegekende recht nog niet werd aanvaard of geweigerd. Klik op de link verdergaan 82 / 93

83 En nieuw venster wordt geopend met meer details omtrent de toegekende rechten. Klik op Aanvaarden of Weigeren. Klik op Sluiten. Als de rechten aanvaard werden, wordt de status aangegeven met een groen vlagje. Als de rechten geweigerd werden, wordt de status aangegeven met een rood vlagje. De status kan op elk moment gewijzigd worden door op verdergaan te klikken. OPMERKING : als de inschrijver de hem toegekende rechten aanvaard heeft, krijgt hij automatisch toegang tot het desbetreffende dossier. Het dossier verschijnt nu in de lijst van dossiers waaraan hij deelneemt (zie Via Mijn Dossiers ). 83 / 93

84 Toegekende indieningsrechten bekijken. Klik in het hoofdmenu op Bekijk/beheer indieningsrechten Klik op de tab Toegekende Indieningsrechten. In deze tab ziet de inschrijver de rechten die hij toegekend heeft aan andere inschrijvers. Wanneer de status van een lijn onvolledig is, wil dit zeggen dat het toegekende recht nog niet werd aanvaard of geweigerd. Een groen vlagje geeft aan dat de rechten aanvaard zijn. Als de rechten geweigerd zijn, is de status een rood vlagje. Om de toekenning van rechten voor een dossier te annuleren, klik op de link Document verwijderen bij het desbetreffende dossier. 84 / 93

85 6.11 Hoe een volmacht geven? Opmerking vooraf Het doel van deze functionaliteit is om de mandataris van een onderneming de mogelijkheid te geven een volmachtdocument aan te maken in e- Tendering. De mandataris kan dit volmachtdocument elektronisch tekenen, in een ZIP-bestand downloaden, en het bezorgen aan de personen die de offerte in e-tendering zullen opladen en tekenen. Dit volmachtdocument moet dan mee opgeladen worden als deel van de offerte, en zal door e-tendering ook als dusdanig herkend worden Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Werkwijze Klik in het hoofdmenu op Volmachtdocumenten Klik op Volmachtdocument aanmaken 85 / 93

86 Geef een titel in voor het volmachtdocument. Klik op de knop Bladeren en selecteer het op te laden volmachtdocument. Klik op Verzenden document Een boodschap geeft aan dat dat de volmacht correct werd opgeladen. Een nieuwe volmacht werd toegevoegd aan de lijst. De status geeft aan dat de volmacht nog niet getekend is. Klik op het icoon om de volmacht te tekenen. 86 / 93

87 In een nieuw venster worden de details van de volmacht getoond. Kies de methode om de volmacht te tekenen door op het overeenkomstige icoon te klikken (zie ook Tekenen met eid en Tekenen met Certipost Token ). De status geeft aan dat de volmacht correct getekend is. Het volmachtdocument kan nu gedownload worden door op het icoon te klikken. 87 / 93

88 6.12 Hoe de deelname annuleren? Opmerking vooraf Deze actie is niet mogelijk in beperkte dossiers. Ondernemingen die hun deelname annuleren zullen niet opgenomen worden in het PV van Opening Beginsituatie De inschrijver is aangemeld bij de toepassing (zie 3.1 Hoe aanmelden als onderneming in e-tendering? ) Een dossier werd geselecteerd in e-tendering (zie 5.1 Hoe een dossier bereiken vanuit e-notification? of 5.2 Hoe een dossier vinden in e- Tendering? ). De inschrijver heeft zijn deelname bevestigd voor dit dossier (zie 0 88 / 93

89 Inhoud van een dossier De tab Beschrijving bevat de algemene gegevens van het dossier De tab Parameters bevat toont de configuratie voor het indienen van een offerte in dit dossier. Elke parameter wordt onderaan de pagina beschreven. Hoe de deelname bevestigen? ) 89 / 93

90 Werkwijze Klik in het tabblad Beschrijving op de knop Mijn deelname annuleren Klik in op OK. 90 / 93

91 Een nieuw venster wordt geopend met een indieningsrapport. Teken het indieningsrapport met één van de methodes die onderaan het rapport staan. Zie ook volgende hoofdstukken: Tekenen met eid Tekenen met Certipost Token Tekenen met eigen software en token Een boodschap geeft aan dat het document met succes werd ondertekend. 91 / 93

92 7 Nog vragen? 92 / 93

93 7.1 Hoe ons contacteren? Federale Dienst e-procurement FOD Personeel en Organisatie Wetstraat 51, 1040 Brussel 02/ Bezoek ons op website e-tendering: 93 / 93