E-PROCUREMENT GEBRUIKERSBEHEER

Transcriptie

1 E-PROCUREMENT GEBRUIKERSBEHEER HANDLEIDING VOOR SUPERUSERS

2 GEBRUIKSVOORWAARDEN Rechten De FOD Personeel en Organisatie behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) met betrekking tot deze informatie (waaronder teksten, grafisch materiaal en logo s). Gebruik Behalve het downloaden en printen van de geboden informatie voor persoonlijk gebruik, is het niet toegestaan om de inhoud van deze handleidingen, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de FOD Personeel en Organisatie, over te nemen, te vermenigvuldigen of op welke wijze dan ook te distribueren of openbaar te maken. Commerciële doeleinden zijn in het geheel verboden. Aansprakelijkheid De samenstellers van de handleiding e-procurement Gebruikersbeheer zijn zich volledig bewust van hun taak zo betrouwbaar mogelijke informatie te verstrekken. De Federale Dienst e-procurement wil u met deze handleidingen de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in deze documenten vervatte informatie bedoeld kunnen worden als een advies. Bijgevolg geeft de Federale Dienst e-procurement geen garanties dat de informatie die deze handleidingen bevatten, foutloos is. De FOD Personeel & Organisatie is niet aansprakelijk voor om het even welke vorm van schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van deze handleidingen. Contactgegevens: FOD Personeel en Organisatie federale dienst e-procurement Wetstraat Brussel e.proc@publicprocurement.be / 29

3 INHOUDSTAFEL DEEL 1: Beheer Aankopers Inleiding Overzicht Verloop van de registratie Beheer toetredingsaanvragen Accounts bewerken Profiel bewerken Rollen en organisaties bewerken Rollen in bestaande organisaties wijzigen Aankoper verwijderen uit een organisatie Aankoper toevoegen aan nieuwe organisaties DEEL 2: Beheer organisaties Beheer registratie-aanvragen Organisatie toevoegen Organisatie bewerken Organisatiegegevens Superusers Superuser toevoegen Superusers verwijderen Nog vragen? / 29

4 DEEL 1: BEHEER AANKOPERS 4 / 29

5 1 Inleiding 5 / 29

6 1.1 Overzicht Het e-procurement Gebruikersbeheer centraliseert de registratie en de aanmelding voor de e-procurement applicaties. Via een éénmalige registratie krijg je toegang tot alle applicaties, en dit voor één of meerdere organisaties. Het volstaat ook om je één keer aan te melden via het Gebruikersbeheer. Daarna kan je vrij navigeren tussen de verschillende applicaties, op voorwaarde dat je voor elk van de applicaties de nodige rechten hebt verkregen binnen je organisatie(s). Het gebruikersbeheer kan je bereiken via de link 6 / 29

7 1.2 Verloop van de registratie Het registratieproces in het e-procurement Gebruikersbeheer bestaat uit 2 stappen: 1. Registratie van een persoonlijk profiel 2. Toetreden tot organisaties Registratie van een persoonlijk profiel Eens geregistreerd is een profiel meteen actief. Er is geen goedkeuring vereist. Je behoort echter nog tot geen enkele organisatie. Hierdoor heb je dus ook nog geen toegang tot de functionaliteiten van de verschillende applicaties, de bijhorende dossiers, publicaties, Daarvoor is stap twee nodig: Toetreden tot organisaties Kies je organisatie(s), je applicaties en je rollen. Als je een toetredingsaanvraag indient, moet deze goedgekeurd worden door de Superuser van de desbetreffende organisatie. Stap 1: Stap 2: een profiel creëren organisaties en rollen kiezen 7 / 29

8 2 Beheer toetredingsaanvragen 8 / 29

9 Klik in het linker menu of op de startpagina op Toetredingsaanvragen Afbeelding 1: startpagina Superuser 9 / 29

10 Afbeelding 2: profielpagina Klik op het icoon Tonen om de details van de aanvraag te bekijken (zie Afbeelding 3) Klik op de voornaam of achternaam om de profielgegevens van de aanvrager te bekijken Klik op de naam van de organisatie om het profiel van de organisatie te bekijken Klik op het icoon Goedkeuren om de aanvraag goed te keuren Klik op het icoon Verwerpen om de aanvraag te verwerpen. Afbeelding 3: applicaties en rollen 10 / 29

11 3 Accounts bewerken 11 / 29

12 3.1 Profiel bewerken Als Superuser kan je wijzigingen aanbrengen in bestaande accounts, zoals bijvoorbeeld. een account toevoegen aan een nieuwe organisatie, rollen van een account in een bestaande organisatie aanpassen, Afbeelding 4: startpagina administrator Je kan enkel accounts aanpassen van gebruikers die tot een organisatie behoren waarvan je zelf Superuser bent. Klik in het linker menu of op de startpagina op Aankoper bewerken Zoek met behulp van de zoekcriteria naar de account die je wilt bewerken Klik op het icoon Aankoper bewerken naast de account om de persoonlijke gegevens te bewerken. Afbeelding 5: account zoeken 12 / 29

13 3.2 Rollen en organisaties bewerken Rollen in bestaande organisaties wijzigen Afbeelding 6: rollen en organisaties bewerken Klik op het icoon Rollen bewerken naast de account om rollen en applicaties in organisaties te wijzigen. Klik op het icoon Rollen bewerken of vink de organisaties aan waarvoor je rollen wilt bewerken, en klik op Rollen bewerken Afbeelding 7: rollen bewerken Kies per applicatie de nodige rollen De rol Superuser is altijd geldig voor alle applicaties waar deze rol beschikbaar is. Klik op Opslaan Afbeelding 8: applicaties en rollen 13 / 29

14 3.2.2 Aankoper verwijderen uit een organisatie Afbeelding 9: organisatie verlaten Onder bepaalde voorwaarden is het ook mogelijk om een gebruiker uit een organisatie te verwijderen. Een gebruiker kan NIET verwijderd worden Uit zijn standaard organisatie Wanneer hij de laatste Superuser is van een organisatie Wanneer hij voor e-tendering de laatste manager is van zijn organisatie Klik op het icoon Organisatie verlaten of selecteer meerdere organisaties en klik op Verlaten 14 / 29

15 3.2.3 Aankoper toevoegen aan nieuwe organisaties Het is steeds mogelijk om een gebruiker met nieuwe organisaties te associëren. Je kan gebruikers slechts toevoegen aan organisaties waarvan je zelf Superuser bent. In de sectie Nieuwe organisatie(s) selecteren wordt de lijst weergegeven van de organisaties waarvan jij Superuser bent, maar waartoe de gebruiker nog geen toegang heeft. Afbeelding 10: associëren met nieuwe organisatie 15 / 29

16 Geef voor de gewenste organisatie(s) aan tot welke applicaties en met welke rol de gebruiker toegang mag hebben. Om de rollen in één organisatie te wijzigen, klik je op het icoon Rollen bewerken bij de gewenste organisatie. Om de rollen in meerdere organisaties tegelijk te wijzigen, vink je de gewenste organisaties aan, en klik je vervolgens op Rollen bewerken Afbeelding 11: Applicaties en rollen kiezen De gekozen rollen zullen dezelfde zijn in alle geselecteerde organisaties Kies per applicatie de nodige rollen De rol Superuser is altijd geldig voor alle applicaties waar deze rol beschikbaar is. Klik op Opslaan De status van de toetredingsaanvraag verandert naar 16 / 29

17 Als voor elke geselecteerde organisatie de rollen bepaald zijn, moeten de toetredingsaanvragen ingediend worden Vink de organisaties aan waarvoor je de toetredingsaanvraag wilt indienen Klik op Toetredingsaanvraag indienen De geselecteerde organisaties worden verplaatst naar de sectie Organisaties beschikbaar voor [naam gebruiker] De gebruiker heeft nu, afhankelijk van de toegewezen rollen en applicaties, toegang tot de dossiers, publicaties, van de geselecteerde organisaties. Afbeelding 12: Toetredingsaanvraag indienen 17 / 29

18 DEEL 2: BEHEER ORGANISATIES 18 / 29

19 4 Beheer registratie-aanvragen 19 / 29

20 Gebruikers kunnen nieuwe organisaties toevoegen aan het e- Procurement Gebruikersbeheer. Registratieaanvragen voor organisaties moeten altijd goedgekeurd worden door de Superuser van de gekozen moederorganisatie, of door een administrator. Klik in het linker menu of op de startpagina op Registratieaanvragen. Afbeelding 13: registratie-aanvragen Klik op het icoon Tonen om de details van de aanvraag te bekijken Klik op de voornaam of achternaam om de profielgegevens van de aanvrager te bekijken Klik op de naam van de organisatie om het profiel van de organisatie te bekijken Klik op het icoon Goedkeuren om de aanvraag goed te keuren Klik op het icoon Verwerpen om de aanvraag te verwerpen. Afbeelding 14: registratie-aanvraag goedkeuren De gebruiker die de registratie-aanvraag indiende wordt automatisch de Superuser van de nieuwe organisatie. 20 / 29

21 5 Organisatie toevoegen 21 / 29

22 Afbeelding 15: organisatie registreren Als Superuser kan je ook zelf organisaties toevoegen. Als je een (sub)organisatie toevoegt aan je eigen organisatie is er geen verdere goedkeuring nodig. Als je een organisatie aanmaakt onder een moederorganisatie waar je zelf geen Superuser van bent, dan zal de Superuser van die moederorganisatie goedkeuring moeten geven. Klik in het linker menu of op de startpagina op Organisatie registreren. Vul het registratieformulier in Alle gegevens met een asterisk (*) zijn verplicht Klik op Opslaan om de organisatie te creëren. De organisatie wordt meteen aangemaakt Je bent zelf Superuser in de nieuwe organisatie Afbeelding 16: registratieformulier 22 / 29

23 6 Organisatie bewerken 23 / 29

24 6.1 Organisatiegegevens Als Superuser kan je ook gegevens van organisaties wijzigen. Je kan enkel gegevens wijzigen van organisaties waarvan je zelf Superuser bent. Klik in het linker menu of op de startpagina op Organisatie bewerken. Afbeelding 17: organisatie bewerken 24 / 29

25 Zoek met behulp van de zoekcriteria de organisatie de je wenst te bewerken. Afbeelding 18: organisatie zoeken Klik op het icoon Profiel bewerken om de algemene gegevens van de organisatie te bewerken. Wijzig de nodige gegevens in het formulier. Klik op Opslaan om te wijzigingen te bewaren. Afbeelding 19: profiel bewerken 25 / 29

26 6.2 Superusers Superuser toevoegen Afbeelding 20: Superusers bewerken Je kan ook Superusers toevoegen of verwijderen van een organisatie. Een organisatie kan meer dan één Superuser hebben. Enkel gebruikers die al met de organisatie geassocieerd zijn kunnen Superuser worden. Klik op het icoon Superusers bewerken om de Superusers van de organisatie te wijzigen. Om een Superuser toe te voegen: Zoek in het tabblad Superuser toevoegen, met behulp van de zoekcriteria, de gebruiker(s) die je wenst toe te voegen als Superuser Klik op het icoon Toevoegen of vink de gebruiker(s) aan en klik op Als Superuser toevoegen om de gebruiker(s) toe te voegen aan de lijst van Superusers. Afbeelding 21: Superuser toevoegen 26 / 29

27 6.2.2 Superusers verwijderen Open het tabblad Superusers Dit tabblad toont de lijst van Superusers van de geselecteerde organisatie Afbeelding 22: Superuser verwijderen Klik op het icoon Verwijderen bij een account om de desbetreffende gebruiker als Superuser te verwijderen. De gebruiker verliest de Superuser rechten, maar wordt niet verwijderd uit de organisatie. Je kan niet je eigen rechten als Superuser verwijderen. Dat kan enkel door een andere Superuser of administrator Het is niet mogelijk om de laatste Superuser van een organisatie te verwijderen! Let op : ook via de link Superusers op de startpagina en in het menu kom je op bovengenoemde pagina terecht. Via deze link kan je echter enkel de Superusers van de actieve organisatie bewerken. Afbeelding 23: Superusers van actieve organisatie 27 / 29

28 NOG VRAGEN? 28 / 29

29 Federale Dienst e-procurement, FOD Personeel en Organisatie Wetstraat 51, 1040 Brussel 02/ Bezoek ons op Website Gebruikersbeheer: 29 / 29