LINK TUSSEN E-CATALOGUE EN FEDCOM

Transcriptie

1 LINK TUSSEN E-CATALOGUE EN FEDCOM EEN CHECKLIST VOOR FEDCOM GEBRUIKERS 1 Inleiding Wat heb je nodig? Toegang tot e-catalogue Toegang tot Fedcom Van e-catalogue naar Fedcom Aandachtspunten Dossier: nieuwe leverancier Bestelling: artikelnaam afgekort Bestelling: BTW tarief Bestelling: Leveringsadressen Bestelling: Wijzigingen Vragen over e-catalogue? Inleiding In navolging van omzendbrief P&O/2012/e-Proc. Overheidsopdrachten (Belgisch Staatsblad ), zullen Fedcom gebruikers de bestellingen die zij plaatsen op contracten die door aankoopcentrales op e-catalogue ter beschikking worden gesteld, moeten initiëren op e-catalogue (die de originele artikelgegevens bevat), en verder opvolgen in Fedcom. In dit document wordt kort overlopen hoe dit praktisch in zijn werk gaat. Het is geenzins de bedoeling dat dit document een volledige handleiding wordt van e-catalogue en Fedcom. Voor meer details over de werking van beide applicaties wordt verwezen naar hun respectieve handleidingen. Handleidingen voor e-catalogue kunnen gevonden worden op (Algemeen e-procurement FAQ). Handleidingen voor Fedcom kunnen gevonden worden op

2 2 Wat heb je nodig? 2.1 Toegang tot e-catalogue Registreer jezelf op met je eid Kies de gewenste organisatie(s) Kies de nodige rollen voor e-catalogue Dien je registratie aanvraag in Als de Superuser van je organisatie de aanvraag goedkeurt, kan je aan de slag 2.2 Toegang tot Fedcom Om toegang te krijgen tot Fedcom moet je contact opnemen met de Fedcom Key User van je departement of organisatie. Afbeelding 1: Registreren op e-procurement platform 3 Van e-catalogue naar Fedcom In dit hoofdstuk worden kort de stappen gegeven die je moet nemen voor het aanmaken van een bestelling. 1. Ga naar 2. Meld je aan als Aanbestedende overheid 3. Kies de rol Hoofdaankoper of Aankoper Afbeelding 2: e-catalogue homepagina Afbeelding 3: Homepagina Aankoper 2 / 10

3 4. Zoek de artikelen die je wilt bestellen a. Via de zoekmotor b. Via de lijst van catalogi Afbeelding 4: Zoekmotor 5. Voeg de gewenste artikelen toe aan uw winkelmandje 6. Als u alle artikelen gevonden heeft, open dan uw winkelmandje Afbeelding 5: Lijst catalogi Afbeelding 6: Toevoegen aan winkelmandje 7. Selecteer de artikelen die u wilt bestellen en dien ze in voor bestelling De geselecteerde artikelen worden verplaatst van het winkelmandje naar de respectieve catalogusmandjes Een catalogusmandje is verbonden met één specifieke catalogus en bevat de artikelen uit die catalogus die ingediend zijn voor bestelling. Bestellingen worden aangemaakt vanuit de catalogusmandjes Afbeelding 7: Inhoud winkelmandje 3 / 10

4 8. Ga naar het catalogusmandje dat de artikelen bevat die u wilt bestellen 9. Selecteer de artikelen die u wilt bestellen 10. Maak een nieuwe Artikellijst aan Je moet hier Artikellijst kiezen, want Bestellingen kunnen niet opgeroepen worden vanuit Fedcom! De nieuwe artikellijst wordt automatisch geopend Afbeelding 8: Catalogusmandjes 11. Onthoud of noteer de Web Service ID Deze Web service ID zal je nodig hebben om de inhoud van de lijst op te roepen in Fedcom. Afbeelding 9: Inhoud catalogusmandje 12. Vul eventueel al een leveringsadres is (niet verplicht). 13. Ken het leveringsadres toe aan de bestemmelingen (niet verplicht). Afbeelding 10: Inhoud Artikellijst 4 / 10

5 Afbeeldingen hieronder zijn gebaseerd op de webgui van Fedcom en kunnen dus afwijken van de GUI van de Fedcom client. 14. Meld je aan in Fedcom 15. Creëer een nieuwe eprocurement PO met de transactie zmm Vul de Web service ID in van de artikellijst die je wilt importeren 17. Vul ook de andere gegevens in indien nodig Afbeelding 11: transactie zmm Klik op Uitvoeren 19. Indien er reeds eerder PO aangemaakt werden op basis dezelfde artikellijst, zal het systeem je vragen of je wilt doorgaan of niet 20. Klik op doorgaan 21. Een nieuwe PO wordt aangemaakt met de status maintenu hold 22. Klik op Terug om naar de PO te gaan Afbeelding 12: voorgaande PO voor zelfde artikellijst Afbeelding 13: nieuwe PO aangemaakt 5 / 10

6 23. De nieuwe PO bevat de gegevens van de artikelen. Vul de PO verder aan. 24. Verdere verwerking van de PO gebeurt in Fedcom. 25. De nieuwe PO heeft volgende gegevens overgenomen van e-catalogue: a. In de Kopsectie: i. Tab Condities 1. Netto totaalprijs 2. BTW totaal 3. Korting totaal ii. Tab e-procurement 1. Nummer van de artikellijst in e- Catalogue op basis waarvan deze PO is aangemaakt 2. Referentienummer van het dossier waaruit de artikelen komen Afbeelding 14: nieuwe PO Afbeelding 15: Kopsectie: tab Condities Afbeelding 16: Kopsectie: tab e-procurement Afbeelding 17: sectie Posities b. In de sectie Posities : i. Eén lijn per artikel uit de artikellijst De Nettoprijs die getoond wordt in deze tabel is niet de eenheidsprijs van het artikel zoals gedefinieerd in e-catalogue. Het is de nettoprijs per artikel waarin BTW en korting reeds verrekend zijn. De berekening van deze prijs kan je terugvinden in de tab Condities in de sectie Positiedetails van elke positie. Afbeelding 18: Positiedetails: tab Artikelgegevens Afbeelding 19: Positiedetails: tab Hoeveelheden Afbeelding 20: Positiedetails: tab Teksten (Positietekst) 6 / 10

7 c. In de sectie Positiedetails : i. Tab Artikelgegevens 1. Het Artikelnummer ii. Tab Hoeveelheden/gewichten 1. De bestelde hoeveelheid iii. Tab Teksten 1. Positietekst: Artikelnummer, artikelnaam en gekozen opties 2. Optie: Artikelnummer + optiecodes iv. Tab Aanleveringsadres 1. Leveringsadres v. Tab Condities : 1. Eenheidsprijs van het artikel 2. Totale BTW voor de bestelling 3. Totale korting voor de bestelling Afbeelding 21: Positiedetails: tab Teksten (Optie) Afbeelding 22: Positiedetails: tab Aanleveringsadres Afbeelding 23: Positiedetails: tab Condities CSrt Bedrag Conditiewaarde Kop PBXX A Totaalbedrag van de bestelbon, excl. BTW, excl. korting HB00 B Totaalbedrag voor BTW voor deze bestelbon HB01 C Totaalbedrag van de korting voor deze bestelbon Nettowaarde incl. BTW Positiedetail PBXX D Eenheidsprijs van het artikel, excl. BTW, excl. korting HB00 B Totaalbedrag voor BTW voor deze bestelbon HB01 C Totaalbedrag van de korting voor deze bestelbon Nettowaarde incl. BTW H Eenheidsprijs van het artikel, incl. korting en BTW H/aantal E F G H Totaalbedrag van deze bestelbon, incl. BTW, incl. korting (A C) + B Prijs voor het bestelde aantal, excl. BTW, excl. korting D x aantal Aandeel van dit artikel in de totale BTW (E/A)*B Aandeel van dit artikel in de totale korting (E / A)*C Prijs voor het bestelde aantal, incl. korting en BTW (E-G)+F 7 / 10

8 4 Aandachtspunten 4.1 Dossier: nieuwe leverancier In e-catalogue moet je de leverancier, die zijn catalogus moet opladen in een dossier, registreren en associëren met het dossier. Als een leverancier nog niet bestaat in e-catalogue, moet je als Fedcom gebruiker steeds eerst controleren of de leverancier al bestaat in Fedcom. Indien niet, dan moet die leverancier eerst toegevoegd worden in Fedcom, alvorens hem te registreren in e-catalogue (referentie = KBOnummer). De reden hiervoor is dat Fedcom artikellijsten zal weigeren die verbonden zijn aan een leverancier die niet gekend is in Fedcom. Afbeelding 24: leverancier niet gekend in Fedcom 4.2 Bestelling: artikelnaam afgekort Het kan voorvallen dat de artikelnaam van bepaalde artikelen in Fedcom afgekort wordt, omdat dit veld in Fedcom beperkt is tot maximaal 40 karakters, terwijl dat in e-catalogue niet zo is. Afbeelding 25: artikelnaam afgekort 4.3 Bestelling: BTW tarief In e-catalogue is het mogelijk dat artikelen uit eenzelfde catalogus een verschillend BTW-tarief hebben. Dit wordt automatisch verrekend in de bestelling. Momenteel neemt Fedcom enkel het totale BTWbedrag van de artikellijst van e-catalogue over, en verdeelt dat proportioneel over de verschillende artikelen in de Fedcom PO. Dit heeft als gevolg dat in een artikellijst bestemd voor Fedcom alle artikelen hetzelfde BTW-tarief moeten hebben. Afbeelding 26: BTW 8 / 10

9 4.4 Bestelling: Leveringsadressen In e-catalogue worden gegevens van aanvragers bewaard bij de artikelen. Zo kan het gebeuren dat in een artikellijst, aan één bepaald artikel verschillende bestemmelingen verbonden zijn. In e-catalogue is het mogelijk om per bestemmeling een ander leveringsadres op te geven. Niet alleen kan een bestelbon dus verschillende leveringsadressen hebben, ook per artikel kunnen er verschillende leveringsadressen bestaan. Fedcom ondersteunt maar één leveringsadres per artikellijn. In een artikellijst bestemd voor Fedcom kunnen er dus wel verschillende leveringsadressen gedefinieerd worden, maar mag er per artikel maar één leveringsadres bestaan. Afbeelding 27: Leveringsadres in e-catalogue Afbeelding 28: tab Aanleveringsadres in Fedcom 4.5 Bestelling: Wijzigingen Momenteel neemt Fedcom enkel het totale BTWbedrag van de artikellijst van e-catalogue over, en berekent op basis daarvan de BTW per artikel. Als je wijzigingen aanbrengt in de PO (zoals artikelen toevoegen, of aantallen wijzigen), zal je er moeten op letten om ook het totaalbedrag van de BTW (HB00) en eventueel de korting (HB01) te wijzigen (gebeurt niet automatisch). Dit kan in de tab Condities in de kop van de PO. Afbeelding 29: tab Condities in kop PO 9 / 10

10 5 Vragen over e-catalogue? Federale Dienst e-procurement FOD Personeel en Organisatie Wetstraat 51, 1040 Brussel 02/ Bezoek ons op Website e-catalogue: 10 / 10