HANDLEIDING E-CATALOGUE

Transcriptie

1 HANDLEIDING E-CATALOGUE VOOR DE ROLLEN HOOFDAANKOPER EN AANKOPER

2 GEBRUIKSVOORWAARDEN Rechten De FOD Personeel en Organisatie behoudt alle rechten (waaronder auteursrechten, merkrechten en octrooien) met betrekking tot deze informatie (waaronder teksten, grafisch materiaal en logo s). Gebruik Behalve het downloaden en printen van de geboden informatie voor persoonlijk gebruik, is het niet toegestaan om de inhoud van deze handleidingen, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de FOD Personeel en Organisatie, over te nemen, te vermenigvuldigen of op welke wijze dan ook te distribueren of openbaar te maken. Commerciële doeleinden zijn in het geheel verboden. Aansprakelijkheid De samenstellers van de handleidingen voor e-catalogue zijn zich volledig bewust van hun taak zo betrouwbaar mogelijke informatie te verstrekken. De Federale Dienst e-procurement wil u met deze handleidingen de nodige informatie verstrekken, zonder dat de in deze documenten vervatte informatie bedoeld kunnen worden als een advies. Bijgevolg geeft De Federale Dienst e-procurement geen garanties dat de informatie die deze handleidingen bevatten, foutloos is. De FOD Personeel & Organisatie is niet aansprakelijk voor om het even welke vorm van schade, noch voor enig ander nadeel van welke aard ook betreffende het gebruik van deze handleidingen. Contactgegevens: FOD Personeel en Organisatie federale dienst e-procurement Wetstraat Brussel e.proc@publicprocurement.be / 77

3 INHOUDSTAFEL DEEL 1 : Registreren en Aanmelden Registreren en aanmelden... 8 DEEL 2 : Bestellingen Inleiding Overzicht Winkelmandjes Aanvragen beheren Artikelen goedkeuren of verwerpen Commentaar toevoegen Acties bevestigen Artikelen zoeken Artikelen zoeken via de zoekmotor Artikelen zoeken Het zoekresultaat verfijnen Gegevens van het zoekresultaat Artikelen vergelijken Artikelen zoeken via de lijst van catalogi Gestructureerde catalogus Niet gestructureerde catalogus Artikelen toevoegen aan het winkelmandje Configuratie van een artikel / 77

4 5.2 Toevoegen aan winkelmandje Gestructureerde catalogus Niet-gestructureerde catalogus Het winkelmandje Een bestelling voorbereiden Bestelling versus Artikellijst Een nieuwe bestelbon aanmaken Een bestelbon voorbereiden Algemeen Leveringsadressen Artikelen Het gebruik van sjablonen Een bestelbon afronden Een bestelbon goedkeuren Een bestelbon afkeuren Een bestelling verzenden PV van oplevering Inleiding Een PV van oplevering aanmaken Korting wegens minderwaarde Een bestelling afronden Bestellingen beheren Een goedgekeurde bestelling herinitialiseren Artikelen toevoegen aan een bestaande bestelling Een bestaande bestelling kopiëren / 77

5 8.4 Een bestelling exporteren naar PDF Bestellingen archiveren Bestellingen archiveren Een gearchiveerde bestelling raadplegen DEEL 3 : Dossiers en Catalogi Een dossier in e-catalogue Een dossier? Statussen van een dossier Inhoud van een dossier Beheersgegevens Aanvullende informatie Organisaties Leveranciers Catalogi Maskers definiëren voor catalogi en artikelen Inleiding Enkele inleidende begrippen De principes Aanbevolen werkwijze Maskers definiëren Dossier delen met suborganisaties Maskerrechten beheren Catalogusmasker bepalen Artikelmaskers bepalen Optiemaskers bepalen DEEL 4 : Nog vragen? / 77

6 11 Hoe ons contacteren? / 77

7 DEEL 1 : REGISTREREN EN AANMELDEN 7 / 77

8 1 Registreren en aanmelden Om gebruik te kunnen maken van e-catalogue, zal je je eerst moeten registreren op het e-procurement platform. Nadat je geregistreerd bent zal je je kunnen aanmelden op het e-procurement platform en toegang hebben tot de applicaties. Voor details over de registratie en het aanmelden, zie de handleiding die je kan vinden via volgende link: 8 / 77

9 DEEL 2 : BESTELLINGEN 9 / 77

10 2 Inleiding 10 / 77

11 2.1 Overzicht Zoals bovenstaande figuur toont, zijn er in e-catalogue drie gebruikers (rollen) die een bestelling kunnen initiëren: de Aanvrager : zal artikelen zoeken in de catalogi en die toevoegen aan zijn winkelmandje. Vanuit zijn winkelmandje zal hij één of meerdere aanvragen creëren en indienen bij de (Hoofd)aankoper van zijn eigen organisatie. De (Hoofd)aankoper zal dan de artikelen moeten goedkeuren. de Hoofdaankoper en de Aankoper : door zelf rechtstreeks artikelen te zoeken en toe te voegen aan zijn winkelmandje. Vanuit zijn winkelmandje zal hij artikelen kunnen indienen voor bestelling. 11 / 77

12 2.2 Winkelmandjes Afbeelding 1: Lijst aanvragen Afbeelding 2: Schematische voorstelling van het verloop van een bestelling Als (Hoofd)aankoper zal je op de pagina Winkelmandjes drie tabbladen zien: 1. Mijn Winkelmandje: Dit is je persoonlijke winkelmandje, waar je artikelen kan aan toevoegen via de zoekmotor. Het winkelmandje kan artikelen bevatten van verschillende catalogi en leveranciers. Om artikelen uit het winkelmandje te bestellen, zal je ze moeten selecteren en indienen voor bestelling. 2. Aanvragen: Dit tabblad bevat alle aanvragen die door gebruikers met de rol Aanvrager zijn ingediend. Een aanvraag bevat artikelen uit één enkele catalogus. Artikelen uit aanvragen kunnen besteld worden door ze goed te keuren. 3. Catalogusmandjes: Dit is een tussenstap voor het aanmaken van een bestelling. Een catalogusmandje is verbonden aan één enkele catalogus, en verzamelt de artikelen voor deze catalogus die ofwel ingediend worden vanuit het winkelmandje, ofwel goedgekeurd worden in één of meerdere aanvragen. Vanuit het catalogusmandje kunnen dan bestellingen aangemaakt worden. Elke bestelling zal bijgevolg slechts artikelen bevatten uit één bepaalde catalogus. De gegevens van de gebruiker die een artikel heeft aangevraagd/ingediend, blijven steeds bij het artikel bewaard. 12 / 77

13 3 Aanvragen beheren 13 / 77

14 3.1 Artikelen goedkeuren of verwerpen Kies in het menu links de optie Winkelmandjes Open het tabblad Aanvragen Klik op de ID van de aanvraag die je wenst te openen Om artikelen goed te keuren: Vink de artikelen aan die je wilt goedkeuren Klik op de knop Goedkeuren Afbeelding 3: Aanvragen Het artikel krijgt de voorlopige status Goed te keuren Deze status kan nog gewijzigd worden. Om artikelen te verwerpen: Voeg een commentaar toe aan de artikelen die je wilt verwerpen (zie punt 3.2 Commentaar toevoegen ) Vink de artikelen aan die je wilt verwerpen Klik op de knop Verwerpen Afbeelding 4: inhoud aanvraag Het artikel krijgt de voorlopige status Te verwerpen Deze status kan nog gewijzigd worden 14 / 77

15 3.2 Commentaar toevoegen Om een commentaar toe te voegen aan één artikel: Klik op het icoontje Geef het commentaar in Klik op Opslaan Het icoontje verandert naar Afbeelding 5: Inhoud aanvraag Afbeelding 6: Commentaar toevoegen Om een commentaar toe te voegen voor meerdere artikelen Vink de artikelen aan waarvoor je een commentaar wenst in te geven Klik op de knop Commentaar toevoegen Geef het commentaar in Klik op Opslaan Dit commentaar wordt toegevoegd aan alle geselecteerde artikelen Dit commentaar overschrijft commentaar dat reeds ingegeven is bij artikelen Het commentaar icoontje bij de geselecteerde artikelen verandert naar Om een algemeen commentaar toe te voegen Geef het commentaar in het tekstvak bovenaan de aanvraag Klik op Opslaan 15 / 77

16 3.3 Acties bevestigen Nadat je alle artikelen hebt goedgekeurd of verworpen, moet je je acties bevestigen Klik op de knop Acties bevestigen De artikelen krijgen een definitieve status goed te keuren goedgekeurd te verwerpen verworpen Deze status kan niet meer gewijzigd worden De goedgekeurde artikelen worden gekopieerd naar de catalogusmandjes : elke catalogus heeft zijn eigen winkelmandje, van waaruit bestellingen kunnen aangemaakt worden voor de goedgekeurde artikelen. Afbeelding 7: Acties bevestigen 16 / 77

17 4 Artikelen zoeken 17 / 77

18 4.1 Artikelen zoeken via de zoekmotor Artikelen zoeken Afbeelding 8: Zoekmotor Kies in het hoofdmenu de optie Artikelen zoeken Geef één of meerdere zoekcriteria (meerdere zoekcriteria combineren resulteert in een kleiner aantal zoekresultaten). Zoeken naar : geef hier een zoekterm in. Zoeken in : geef hier aan of je enkel in de details van de artikelen wilt zoeken, in de details van de artikelen en van hun accessoires, of enkel in de details van de accessoires. Leverancier : Klik op het icoontje om een lijst van in e-catalogue geregistreerde leveranciers te openen. Selecteer één of meerdere leveranciers. Producent : geef hier de naam van een producent. Categorie : selecteer een bepaalde categorie om enkel de artikelen van die categorie te zien. Inclusief artikelen van shopping list : selecteer Nee als je enkel artikelen uit de basislijsten van de contracten wilt zien. CPV : Klik op het icoontje om de zoekmotor voor CPV-codes te openen. Selecteer een CPV code. Klik op Zoeken om de opzoeking te starten 18 / 77

19 4.1.2 Het zoekresultaat verfijnen Klik op In resultaat zoeken Geef een zoekterm in Klik op Zoeken Het systeem zal nu niet in alle artikelen gaan zoeken, maar enkel in het zoekresultaat van de vorige zoekopdracht Afbeelding 9: Zoekcriteria Gegevens van het zoekresultaat Afbeelding 10: Zoekresultaat Houdt de cursor boven de afbeelding om een grotere afbeelding te tonen Klik op het artikelnummer om de details van een artikel te bekijken Volgende icoontjes geven meer info over het artikel: : het artikel bevat opties (bvb. kleuren, materialen, ) : dit is een shopping list -artikel en het behoort dus niet tot de basislijst van het contract. : dit artikel staat in promotie 19 / 77

20 4.1.4 Artikelen vergelijken Afbeelding 11: Vergelijken Vink twee tot vier artikelen aan in het zoekresultaat Klik op Vergelijken Een nieuw venster opent met de gegevens van de geselecteerde artikelen naast elkaar Sluit het venster om terug te keren naar het zoekresultaat Afbeelding 12: Vergelijking 20 / 77

21 4.2 Artikelen zoeken via de lijst van catalogi Kies in het hoofdmenu de optie Catalogi. Gebruik eventueel de filter Categorie om enkel de catalogi van een bepaalde categorie te zien. Klik op de naam van de gewenste catalogus om hem te openen. (niet voor rol Aanvrager ) Klik op het versienummer van de versie waarvan je de artikelen wilt bekijken. Afbeelding 13: Lijst van catalogi Gestructureerde catalogus Afbeelding 14: Artikelen Houdt de cursor boven de afbeelding om een grotere afbeelding te tonen Klik op het artikelnummer om de details van een artikel te bekijken Volgende icoontjes geven meer info over het artikel: : het artikel bevat opties (bvb. kleuren, materialen, ) : dit is een shopping list -artikel en het behoort dus niet tot de basislijst van het contract. : dit artikel staat in promotie 21 / 77

22 4.2.2 Niet gestructureerde catalogus Niet gestructureerde catalogi zijn catalogi die opgeladen worden onder de vorm van gewone bestanden, zoals PDF, Word, Excel, Dat heeft tot gevolg dat de gegevens van de artikelen van die catalogi niet op automatische manier kunnen geëxploiteerd worden door de applicatie. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om artikelen van niet-gestructureerde catalogi te vinden via de zoekmotor. Klik op de ID van een bestand om het te openen en de inhoud te bekijken. Afbeelding 15: Bestanden van niet-gestructureerde catalogus 22 / 77

23 5 Artikelen toevoegen aan het winkelmandje 23 / 77

24 5.1 Configuratie van een artikel A C B D Dit hoofdstuk toont hoe je artikelen kan toevoegen aan je winkelmandje. Een belangrijk aspect daarbij is wat in dit hoofdstuk de configuratie van een artikel genoemd wordt. Deze configuratie wordt bepaald door volgende elementen: o De gekozen opties voor het artikel o De geselecteerde accessoires o Het gekozen aantal voor de accessoires o De opties gekozen voor de accessoires Twee instanties van hetzelfde artikel hebben dus dezelfde configuratie als o Alle gekozen opties identiek zijn o Dezelfde accessoires gekozen zijn o Dezelfde aantallen gekozen zijn voor overeenkomstige accessoires o Dezelfde opties gekozen zijn voor overeenkomstige accessoires. Zie voorbeeld hiernaast o A en B hebben niet dezelfde configuratie, want de gekozen optie (kleur) voor het artikel is verschillend. o A en C hebben niet dezelfde configuratie, want het aantal bestelde legborden (= accessoire) is niet hetzelfde o A en D hebben niet dezelfde configuratie, want de optie (kleur) gekozen voor het legbord is niet dezelfde 24 / 77

25 Als een artikel wordt toegevoegd aan een winkelmandje, wordt het volgende gecontroleerd: o Zit dit artikel reeds in het winkelmandje? Deze controle gebeurt op basis van het artikelnummer Indien niet, dan wordt het artikel toegevoegd als nieuw artikel Indien wel, dan wordt de configuratie gecontroleerd o Heeft het toe te voegen artikel dezelfde configuratie als het bestaande artikel? Indien niet, dan wordt het artikel toegevoegd als nieuw artikel Indien ja, dan wordt het aantal van dit artikel verhoogd. 25 / 77

26 5.2 Toevoegen aan winkelmandje Gestructureerde catalogus Afbeelding 16: Artikelen Afbeelding 17: Artikel configureren Klik op het artikelnummer om de gegevens van een artikel te bekijken Maak een keuze voor de verschillende opties Klik op de knop In winkelmandje of Klik in de lijst met artikelen op de knop In winkelmandje In beide gevallen wordt nu een nieuw venster geopend dat je toelaat het artikel te configureren Reeds gekozen opties (zie boven) staan al correct ingevuld Geef het gewenste aantal voor het artikel Maak een keuze voor de verschillende opties, indien nodig. Indien het artikel accessoires heeft: vink de accessoires aan die je wilt bestellen samen met het artikel geef voor elk geselecteerde accessoire het gewenste aantal maak voor elk gekozen accessoire een keuze voor de beschikbare opties. Klik op In winkelmandje Het artikel wordt toegevoegd aan je winkelmandje en je keert terug naar de lijst met artikelen. Indien het artikel een eenheidsprijs heeft die afhangt van het bestelde aantal, wordt automatisch ook de prijs herrekend, indien nodig. 26 / 77

27 5.2.2 Niet-gestructureerde catalogus De configuratie zoals hierboven beschreven is niet van toepassing op artikelen van niet-gestructureerde catalogi. Afbeelding 18: niet-gestructureerde catalogus Klik op Artikel toevoegen aan winkelmandje om een artikel toe te voegen aan je winkelmandje Vul de gegevens van het artikel in gegevens gemarkeerd met een asterisk (*) zijn verplicht de prijs is exclusief BTW Klik op Opslaan Het artikel wordt toegevoegd aan je winkelmandje Herhaal de voorgaande stappen voor elk artikel dat je wilt toevoegen aan je winkelmandje Afbeelding 19: Niet gestructureerd artikel toevoegen aan winkelmandje 27 / 77

28 5.3 Het winkelmandje Kies in het hoofdmenu de optie Winkelmandjes Hier kan je de inhoud van je persoonlijke winkelmandje zien Een winkelmandje kan artikelen bevatten van verschillende catalogi Klik op het artikelnummer om de gegevens van een artikel te bekijken Om een artikel te verwijderen o Vink het artikel aan o Klik op de knop Verwijderen Afbeelding 20: Winkelmandje Om het aantal van een artikel aan te passen o Klik op het aantal Er wordt een nieuw venster geopend o Geef het nieuwe aantal op o Klik op Opslaan De aantallen van de gekozen accessoires worden automatisch mee aangepast. Afbeelding 21: Aantal wijzigen Houdt de cursor boven de prijs om in een tooltip de samenstelling van de prijs te bekijken (eenheidsprijs + meerprijzen voor gekozen opties)*aantal 28 / 77

29 6 Een bestelling voorbereiden 29 / 77

30 6.1 Bestelling versus Artikellijst In e-catalogue bestaan er twee types bestelbon: Bestelling o Zal volledig afgehandeld worden in e-catalogue Facturatiegegevens zijn verplicht Ingeven en toekennen van leveringsadressen is verplicht Wordt goedgekeurd door de rol Hoofdaankoper Wordt in e-catalogue ter beschikking gesteld van de leverancier Er kunnen PVs van oplevering aangemaakt worden in e-catalogue Er is een opvolging van de status van de bestelbon Artikellijst o De gegevens van deze bestelbon kunnen door een extern systeem opgehaald worden via webservices Bevat geen facturatiegegevens Ingeven en toekennen van leveringsadressen is mogelijk, maar niet verplicht Er is geen verdere afhandeling in e-catalogue Staat niet ter beschikking van de leverancier in e-catalogue Er kunnen geen PVs van oplevering gemaakt worden Er is geen statusopvolging 30 / 77

31 6.2 Een nieuwe bestelbon aanmaken Bestellingen worden aangemaakt vanuit de catalogusmandjes, die gecreëerd werden bij het behandelen van aanvragen, of door het toevoegen van artikelen vanuit het persoonlijke winkelmandje van de (hoofd)aankoper. Een catalogusmandje bevat steeds artikelen van één bepaalde catalogus. Kies in het hoofdmenu de optie Winkelmandjes Afbeelding 22: Catalogusmandjes Afbeelding 23: Inhoud catalogusmandje Afbeelding 24: Bestemmelingen Open het tabblad Catalogusmandjes Klik op de ID van het catalogusmandje van waaruit je een bestelling wilt aanmaken Selecteer de artikelen waarvoor je een bestelling wilt aanmaken Klik op Nieuwe bestelling aanmaken of Nieuwe artikellijst aanmaken Zie punt 6.1 Bestelling versus Artikellijst voor het verschil tussen een bestelling en een artikellijst Een nieuw venster wordt geopend, met de lijst van geselecteerde artikelen, en per artikel de lijst van gebruikers die dit artikel hebben aangevraagd. Selecteer in deze lijst de artikelen die je wilt toevoegen aan de bestelling Selecteer per artikel de gebruikers voor wie je het artikel op dit moment wenst te bestellen Klik op Nieuwe bestelbon aanmaken (of Artikellijst aanmaken in het geval van een artikellijst ) Een nieuwe bestelling of artikellijst wordt aangemaakt Je komt meteen op de pagina van de nieuwe bestelling of artikellijst 31 / 77

32 6.3 Een bestelbon voorbereiden Algemeen In wat volgt wordt uitgegaan van een bestelling. Waar nodig wordt aangegeven of een stap al dan niet van toepassing is op een artikellijst. Het tabblad Algemeen bevat volgende gegevens Afbeelding 25: Bestelbon Algemeen o Nummer bestelling: (niet bij Artikellijst) dit is een automatisch volgnummer voor de bestelbon. Hier kan je zelf je eigen bestelbonnummer ingeven. o Webservice ID: dit is een unieke code waarmee een extern systeem de bestelbon kan oproepen via webservice. o Taal bestelling: geef hier de taal van de leverancier Leverancier: deze gegevens worden automatisch ingevuld Aankoper: de gegevens van de persoon die de bestelbon aanmaakte Facturatie-adres (niet bij Artikellijst) Hier vul je het facturatie adres in. Prijs De totale prijs van deze bestelbon 32 / 77

33 Budget (niet bij Artikellijst) Vul hier eventueel budgettaire informatie in Andere Informatie Geef hier extra commentaar of opmerkingen voor deze bestelbon Documenten In deze sectie kan je documenten opladen die een aanvulling vormen op de bestelbon. o Geef een titel voor het document o Klik op Bladeren en selecteer het op te laden document o Klik op om nog een document toe te voegen Klik op Opslaan om elke wijziging op dit tabblad op te slaan Afbeelding 26: Algemene gegevens 33 / 77

34 6.3.2 Leveringsadressen Leveringsadres aanmaken Op het tabblad leveringsadressen kan je één of meerdere leveringsadressen voor deze bestelling ingeven. Klik op de link Leveringsadres om de sectie te openen Vul de gegevens in. Gegevens met een asterisk (*) zijn verplicht De titel is een korte omschrijving of naam voor dit adres. Dit zal je later helpen adressen toe te kennen aan aanvagers. Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan Afbeelding 27: Leveringsadressen Klik op + om nog een adres toe te voegen Klik op - om het bijhorende adres te verwijderen 34 / 77

35 Leveringsadres(sen) toewijzen Aangezien in een bestelbon ook de namen van de aanvragers vervat zitten (zie ook punt), is het nodig om de opgeslagen adressen toe te kennen. Klik op Leveringsadres toewijzen Eén leveringsadres Afbeelding 28: Eén adres toekennen Dit zal automatisch toegepast worden op alle aanvragers in de bestelbon Klik op OK om te bevestigen dat je het adres wil toepassen op alle aanvragers Meerdere leveringsadressen Afbeelding 29: Meerdere adressen toekennen Je zal nu de leveringsadressen aan de verschillende aanvragers / artikelen moeten koppelen. Een nieuw venster wordt geopend. Kies een leveringsadres uit de keuzelijst bovenaan Selecteer de aanvragers en artikelen waarvoor dit leveringsadres van toepassing is Het is mogelijk om per aanvrager verschillende leveringsadressen toe te kennen voor verschillende artikelen Klik op Leveringsadres toewijzen om het gekozen adres toe te kennen Herhaal de voorgaande stappen tot alle artikelen een leveringsadres hebben 35 / 77

36 6.3.3 Artikelen Op het tabblad Artikelen vind je het overzicht van de artikelen in de bestelbon Selecteer één of meerdere artikelen en klik op Verwijderen om deze artikelen uit de bestelling te verwijderen Afbeelding 30: Artikelen Klik op het aantal of op het icoon om een lijst met bestemmelingen te krijgen voor dit artikel o Per bestemmeling kan je het aantal voor dit artikel aanpassen o Per bestemmeling kan je het leveringsadres aanpassen Afbeelding 31: Bestemmelingen 36 / 77

37 6.3.4 Het gebruik van sjablonen Een sjabloon opslaan Als je regelmatig dezelfde gegevens gebruikt voor het facturatie-adres en voor de leveringsadressen, kan je gebruik maken van sjablonen. In een sjabloon worden het facturatieadres en de leveringsadressen opgeslagen. Wanneer je daarna dit sjabloon toepast op een nieuwe bestelbon, worden deze gegevens automatisch ingevuld. Afbeelding 32: Opslaan als sjabloon Afbeelding 33: Sjabloon opslaan Bereidt eerst de volledige bestelbon voor, zoals hierboven beschreven Klik op de knop Opslaan als sjabloon Geef een naam voor het sjabloon Klik op Opslaan Het sjabloon wordt opgeslagen en bevat de gegevens zoals deze in deze bestelbon zijn ingevuld (facturatie-adres en leveringsadressen) 37 / 77

38 Een sjabloon toepassen Afbeelding 34: Sjabloon toepassen Open een nieuwe bestelbon Klik op de knop Sjabloon toepassen Selecteer het sjabloon dat je wilt toepassen Klik op Selecteren De gegevens van het sjabloon (facturatie-adres en leveringsadressen) worden automatisch ingevuld in de bestelbon. Leveringsadressen uit het sjabloon worden toegevoegd aan eventueel reeds gedefinieerde leveringsadressen. Afbeelding 35: Sjabloon kiezen 38 / 77

39 6.4 Een bestelbon afronden Als alle gegevens volledig en juist zijn ingegeven, moet de bestelbon afgerond worden. Afbeelding 36: Afronden Open het tabblad Algemeen Klik op Afronden De status van de bestelbon verandert naar In afwachting van goedkeuring Na het afronden kan een bestelbon niet meer gewijzigd worden! 6.5 Een bestelbon goedkeuren Een bestelbon kan maar goedgekeurd worden als hij afgerond is (zie vorige punt). Enkel een gebruiker met de rol Hoofdaankoper kan een bestelbon goedkeuren. Afbeelding 37: Goedkeuren Open het tabblad Algemeen Klik op Goedkeuren De status van de bestelbon verandert in Goedgekeurd 39 / 77

40 6.6 Een bestelbon afkeuren Een bestelbon kan maar afgekeurd worden als hij afgerond is (zie vorige punt). Enkel een gebruiker met de rol Hoofdaankoper kan een bestelbon afkeuren. Afbeelding 38: Afkeuren Open het tabblad Algemeen Klik op Afkeuren Bevestig met OK dat je de bestelbon wilt afkeuren De status van de bestelbon verandert terug naar In voorbereiding, zodat hij kan aangepast worden. 40 / 77

41 6.7 Een bestelling verzenden Wanneer een bestelling is goedgekeurd, kan ze worden verzonden naar de leverancier. Kies in het hoofdmenu de optie Bestellingen Afbeelding 39: Bestellingen Open het tabblad Bestellingen Klik op het nummer van de bestelling die je wilt verzenden Klik op Bestellen om de bestelling ter beschikking te stellen van de leverancier De status van de bestelling verandert naar Besteld De leverancier kan de bestelling nu raadplegen in e-catalogue De leverancier zal nu de bestelling moeten aanvaarden (status wordt Aanvaard ) of weigeren (status wordt Geweigerd ) Als de bestelling geleverd wordt, kan de leverancier dit aangeven in e- Catalogue door de status van de bestelling op Verzonden te zetten Afbeelding 40: Bestellen 41 / 77

42 7 PV van oplevering 42 / 77

43 7.1 Inleiding Afbeelding 41: Overzicht levering Afbeelding 42: PV s van oplevering e-catalogue biedt de mogelijkheid om voor elke bestelling één of meerdere PV s van oplevering te maken. Kies in het menu links de optie Bestellingen Klik op het nummer van de bestelling waarvoor je een PV van oplevering wenst op te maken. Voor de PV s van oplevering zijn bij een bestelling twee tabbladen voorzien: Het tabblad Overzicht levering : dit geeft een overzicht, per artikel, van de status van de levering van het artikel, en is een samenvatting van wat in de verschillende PV s van oplevering geregistreerd werd. Het tabblad PV s van Oplevering : op dit tabblad worden de individuele PV s van oplevering opgelijst, en vanop dit tabblad kunnen PV s worden aangemaakt en geraadpleegd. 43 / 77

44 7.2 Een PV van oplevering aanmaken Afbeelding 43: Nieuw PV aanmaken Afbeelding 44: PV van oplevering Kies in het menu links de optie Bestellingen Klik op het nummer van de bestelling waarvoor je een PV van oplevering wenst op te maken. Open het tabblad PV s van Oplevering Klik op Nieuw PV van oplevering Selecteer de datum van levering Selecteer het afleveringsadres waar de levering plaatsvond Geef een commentaar Vul de tabel in o Hoeveel van elk artikel werd geleverd (1) o Hoeveel artikelen er aanvaard worden (2) o Hoeveel artikelen er geweigerd worden (3) o Voor hoeveel artikelen een korting gevraagd wordt wegens minderwaarde (bvb. Een artikel dat nog kan gebruikt worden, maar beschadigd is) (4) Hier geldt dat (1) = (2) + (3) + (4) o Het kortingspercentage dat je wilt toegepast zien in dit geval o Een commentaar om de vraag voor korting te motiveren Klik op Opslaan 44 / 77

45 De samenvattende tabel op het tabblad Overzicht levering wordt aangepast Als voor een artikel geldt dat aantal geleverd = aantal aanvaard, dan verandert de status van het artikel in Volledig Indien er voor een bepaald artikel ook korting wegens minderwaarde werd gevraagd, dan wordt de status van het artikel Volledig wanneer geldt dat: o De korting werd aanvaard o aantal aanvaard + aantal met korting wegens minderwaarde = aantal geleverd 45 / 77

46 7.3 Korting wegens minderwaarde Afbeelding 45: Nieuw PV aanmaken Op een PV kan een korting wegens minderwaarde gevraagd worden voor beschadigde artikelen die evenwel toch nog bruikbaar zijn. De aankoper zal een kortingspercentage voorstellen De leverancier kan dit percentage aanvaarden, of een tegenvoorstel doen. De aankoper kan dit tegenvoorstel aanvaarden of verwerpen o In het eerste geval geldt het artikel als aanvaard o In het tweede geval geldt het artikel als verworpen Om een korting te aanvaarden/weigeren, ga als volgt te werk: Kies in het menu links de optie Bestellingen Klik op het nummer van de bestelling waarvoor je een korting wegens minderwaard had gevraagd. Open het tabblad PV s van Oplevering Klik op het nummer van het PV waarin de korting werd gevraagd Als de onderneming de korting heeft aanvaard, hoef je niks meer te doen Afbeelding 46: PV van oplevering Klik op om de korting te aanvaarden, of klik op om de korting te weigeren Je kan ook een nieuw kortingspercentage opgeven en gewoon op Opslaan klikken om dit nieuwe percentage voor te stellen aan de leverancier. 46 / 77

47 7.4 Een bestelling afronden Afbeelding 47: Markeren als Geleverd Als alle artikelen in de bestelling de status Volledig hebben, kan je de bestelling afronden door ze te markeren als Geleverd. Dit zal je later toestaan om de bestelling ook te archiveren. Ook als je geen gebruik maakt van de PVs van oplevering, kan je een bestelbon steeds markeren als Geleverd. Kies in het menu links de optie Bestellingen Klik op het nummer van de bestelling die je wilt markeren als Geleverd Klik op Markeren als Geleverd om de status van de bestelling te veranderen naar Geleverd. 47 / 77

48 8 Bestellingen beheren 48 / 77

49 8.1 Een goedgekeurde bestelling herinitialiseren Een goedgekeurde bestelling kan in principe niet meer gewijzigd worden. Indien het echter nodig is om toch nog wijzigingen aan te brengen aan een reeds goedgekeurde bestelling, kan je dit doen door deze bestelling terug naar de status In voorbereiding te brengen. Dit betekent wel dat de bestelling opnieuw zal moeten goedgekeurd worden. Afbeelding 48: Bestellingen Kies in het hoofdmenu de optie Bestellingen Open het tabblad Bestellingen Klik op het Nummer van de goedgekeurde bestelling ( ) die je wilt wijzigen Afbeelding 49: Terug naar voorbereiding Klik op Terug naar voorbereiding De status van de bestelling verandert naar In voorbereiding Je kan nu opnieuw alle gegevens aanpassen Je kan ook artikelen toevoegen of verwijderen, of aantallen wijzigen Handel de bestelling verder af zoals normaal 49 / 77

50 8.2 Artikelen toevoegen aan een bestaande bestelling Zolang een bestelling de status In voorbereiding artikelen toevoegen. Ga daarvoor als volgt te werk: heeft, kan je nog Afbeelding 50: Catalogusmandje Zoek de artikelen die je wilt toevoegen (via zoekmotor of catalogi) Voeg de gewenste artikelen toe aan je winkelmandje Open je winkelmandje, selecteer de artikelen en dien ze in voor bestelling Open het catalogusmandje van de overeenkomstige catalogus Selecteer de artikelen Klik op Aan bestaande bestelling toevoegen Selecteer uit het lijstje bovenaan het nummer van de bestelling waaraan je de artikelen wilt toevoegen Wijzig eventueel nog de selectie van artikelen en bestemmelingen Klik op Aan bestaande bestelling toevoegen De geselecteerde artikelen (en bestemmelingen) worden toegevoegd aan de gekozen bestelling De bestelling wordt automatisch geopend. Afbeelding 51: Bestelling selecteren 50 / 77

51 8.3 Een bestaande bestelling kopiëren Als je een bestelling wilt plaatsen die ongeveer gelijk is aan een bestaande bestelling, dan kan je snel een nieuwe bestelling aanmaken door die bestaande bestelling te kopiëren: Afbeelding 52: Bestelling kopiëren Kies in het hoofdmenu de optie Bestellingen Open het tabblad Bestellingen Klik op het Nummer van de bestelling die je wenst te kopiëren Klik op Kopiëren Een nieuwe bestelling met status In voorbereiding wordt aangemaakt, die dezelfde gegevens bevat als de originele bestelling. Handel deze bestelling verder af als normaal. 51 / 77

52 8.4 Een bestelling exporteren naar PDF Het is mogelijk een bestelling te exporteren naar PDF formaat: Afbeelding 53: Bestelling exporteren Kies in het hoofdmenu de optie Bestellingen Open het tabblad Bestellingen Klik op het Nummer van de bestelling die je wenst te kopiëren Klik op Exporteren Geef een naam voor het bestand en sla op in een folder naar keuze 52 / 77

53 8.5 Bestellingen archiveren Bestellingen archiveren Het is mogelijk om bestellingen te archiveren: de gearchiveerde bestellingen verdwijnen van het tabblad Bestellingen, en worden op het tabblad Archief bestellingen geplaatst. Let op : gearchiveerde bestellingen worden niet meer in rekening gebracht bij het maken van statistieken! Enkel bestellingen met de status Geleverd of Geweigerd kunnen gearchiveerd worden. Kies in het hoofdmenu de optie Bestellingen Afbeelding 54: Bestelling Archiveren Open het tabblad Bestellingen Selecteer de bestellingen die je wenst te archiveren. Klik op Archiveren De bestelling verdwijnt van het tabblad Bestellingen De gearchiveerde bestelling is nu beschikbaar op het tabblad Archief bestellingen. De bestelling heeft nu de status Gearchiveerd 53 / 77

54 8.5.2 Een gearchiveerde bestelling raadplegen Een gearchiveerde bestelling is niet meer online te raadplegen. Je kan de bestelling wel nog downloaden als een gecomprimeerd (ZIP) bestand. Dit bestand bevat de bestelling in PDF- en in XML-formaat. Open het tabblad Archief bestellingen Afbeelding 55: Archief bestellingen Klik op de naam van een bestelling die je wenst te raadplegen Geef een naam voor het bestand en sla het op in een folder naar keuze. 54 / 77

55 DEEL 3 : DOSSIERS EN CATALOGI 55 / 77

56 9 Een dossier in e-catalogue 56 / 77

57 9.1 Een dossier? Het gebruik van e-catalogue speelt zich af in de uitvoeringsfase van een overheidsopdracht, dit wil zeggen nadat de opdracht werd gegund en een contract tot stand is gekomen met een bepaalde dienstverlener. e-catalogue is dan het platform waarop de goederen en diensten, waar deze opdracht en het contract betrekking op hebben, aan de eindgebruikers aangeboden worden onder de vorm van catalogi. Het basisobject om dit alles te beheren in e-catalogue is het dossier. Een dossier in e-catalogue heeft volgende kenmerken: het dossier kan worden gecreëerd door gebruikers met de rol dossierbeheerder; het dossier is eigendom van de organisatie waartoe de gebruiker behoort die het creëerde. Dit wil zeggen dat alle gebruikers van deze organisatie met de rol dossierbeheerder toegang hebben tot het dossier; het dossier creëert een werkruimte waarin enerzijds de dossierbeheerder alle informatie over het dossier kan beheren, en waarin anderzijds de dienstverlener zijn catalogus kan opladen; een dossier kan gedeeld worden met andere organisaties. Gebruikers van deze organisaties krijgen op die manier toegang tot het dossier en de catalogi, al naar gelang hun rol het hen toestaat. via het beheer van het dossier kan de dossierbeheerder ook de zichtbaarheid en beschikbaarheid van de opgeladen catalogi beheren; Een dossier bevat volgende informatie: algemene informatie zoals contractnummer, naam ven het dossier, start- en einddatum, aanvullende informatie omtrent het contract die de dossierbeheerder wil delen met de gebruikers de organisaties die toegang krijgen tot het dossier de dienstverlener en zijn gebruikers die toegang hebben tot het dossier de catalogi 57 / 77

58 9.2 Statussen van een dossier Doorheen zijn levensloop kan een dossier verschillende statussen hebben, die aangeven wat de huidige stand is van het dossier, en die ook invloed hebben op de zichtbaarheid en beschikbaarheid van het dossier en de catalogi. Ongeacht de status van het dossier geldt altijd dat enkel dossierbeheerders van de organisatie die eigenaar is van het dossier, het dossier kunnen aanpassen. Onderstaande figuur geeft de levensloop van een dossier grafisch weer. 58 / 77

59 In onderstaande tabel wordt weergegeven wat de invloed is van de status op de zichtbaarheid van de dossiers en de bijhorende catalogi. Status Betekenis Dossier en catalogi toegankelijk voor In voorbereiding In afwachting van publicatie Gepubliceerd Verstreken Afgesloten Gearchiveerd Gedeactiveerd De dossierbeheerder is het dossier aan het voorbereiden Het dossier is geactiveerd, maar de startdatum van het dossier is nog niet bereikt. Het dossier is toegankelijk. De einddatum van het dossier is bereikt, of de dossierbeheerder heeft het dossier manueel afgesloten. Het dossier is verstreken, en er zijn geen openstaande bestellingen meer voor dit dossier. Idem als Afgesloten, maar het dossier staat niet meer in de lijst van beschikbare dossiers. Het dossier werd (tijdelijk) gedeactiveerd door de dossierbeheerder. Dossierbeheerders van eigen en geassocieerde organisaties. Nog geen catalogi beschikbaar. Dossierbeheerders en Aankopers van eigen en geassocieerde organisaties. Ondernemingen kunnen hun catalogus opladen. Artikelen niet beschikbaar via zoekmotor. Dossierbeheerders, Aankopers en Aanvragers (enkel catalogi) van eigen en geassocieerde organisaties, Ondernemingen. Artikelen ook te vinden via zoekmotor. Dossierbeheerders en Aankopers van eigen en geassocieerde organisaties, Ondernemingen. Artikelen niet beschikbaar via zoekmotor. Dossierbeheerders en Aankopers van eigen en geassocieerde organisaties, Ondernemingen. Artikelen niet beschikbaar via zoekmotor. Dossierbeheerders en Aankopers van eigen en geassocieerde organisaties, Ondernemingen. Artikelen niet beschikbaar via zoekmotor. Bestellen mogelijk? nee nee ja nee nee nee nee 59 / 77

60 9.3 Inhoud van een dossier Kies in het hoofdmenu de optie Dossiers Selecteer op de pagina Dossiers het tabblad Dossiers Klik op het contractnummer om het gewenste dossier te openen. Afbeelding 56: Hoofdmenu 60 / 77

61 9.3.1 Beheersgegevens Selecteer op de pagina Dossier het tabblad Beheersgegevens Afbeelding 57: tabblad Beheersgegevens Contractnummer : het contract waaraan dit dossier in e-catalogue verbonden is Verplichte talen : de talen waarin de catalogi beschikbaar moeten zijn. Dossiernaam : de naam van het dossier. Startdatum : op deze datum worden het dossier en de eraan verbonden catalogi zichtbaar voor alle gebruikers. Einddatum : vanaf deze datum zijn het dossier en de eraan verbonden catalogi niet langer zichtbaar. Categorie : de categorie waartoe de artikelen behoren die in dit contract aangeboden worden. Contactpersoon : de contactpersoon voor dit dossier. Leidend ambtenaar : de leidend ambtenaar voor dit dossier. Verhuur mogelijk : deze optie is van toepassing op dossiers waarbij verhuur of leasing van materiaal mogelijk is (bv. kopieerapparaten). Toegankelijk voor anonieme gebruikers : deze optie geeft aan of het dossier toegankelijk is voor anonieme, dit wil zeggen niet geregistreerde, gebruikers. Niet-gestructureerde catalogi toegelaten : deze optie geeft aan of de dienstverlener een niet gestructureerde catalogus kan opladen, d.w.z. catalogi onder de vorm van PDF-, Word-, Excel-, bestanden 61 / 77

62 9.3.2 Aanvullende informatie Op dit tabblad kan de dossierbeheerder aanvullende informatie ingeven waarvan hij denkt dat die nuttig zou kunnen zijn voor aankopers die gebruik willen maken van het contract. Dit kan onder de vorm van tekst en/of bestanden. Open het tabblad Aanvullende informatie Klik op een titel om de desbetreffende sectie te openen Klik op de link naast Documentnaam om een document te downloaden Afbeelding 58: aanvullende informatie 62 / 77

63 9.3.3 Organisaties Op dit tabblad kan je zien welke organisaties toegang hebben tot het dossier, en welke organisatie eigenaar is van het dossier. Open het tabblad Organisaties Klik op Deelnemende organisaties om deze sectie open te klappen. Afbeelding 59: organisaties toevoegen Leveranciers Op dit tabblad kan je zien welke ondernemingen verbonden zijn met het dossier. Open het tabblad Leveranciers Klik op de naam van een onderneming om deze sectie open te klappen. Klik naast de naam van de onderneming op om de details van de onderneming te bekijken. Afbeelding 60: Leveranciers Klik naast de naam van een gebruiker op om de details van de gebruiker te bekijken. 63 / 77

64 9.3.5 Catalogi Op dit tabblad vindt je de catalogi die opgeladen werden in het dossier Afbeelding 61: Catalogi Open het tabblad Catalogi Klik op de naam van een catalogus om de pagina met catalogusversies te openen. Klik op een versienummer om de inhoud van een bepaalde versie te bekijken. Klik op een artikelnummer om de gedetailleerde gegevens van een artikel te bekijken. Afbeelding 62: Catalogusversies Afbeelding 63: Artikelen 64 / 77

65 10 Maskers definiëren voor catalogi en artikelen 65 / 77

66 10.1 Inleiding In e-catalogue is het mogelijk om een dossier te delen met andere organisaties. Bovendien is het mogelijk te bepalen welke inhoud die organisaties te zien krijgen, door het definiëren van maskers op het niveau van catalogi, artikelen en opties van artikelen Enkele inleidende begrippen Eigenaar: de organisatie die het dossier in e-catalogue aangemaakt heeft Delen: het selecteren van andere organisaties, zodat ook zij toegang krijgen tot het dossier en de catalogi van dat dossier Maskers: door een masker toe te passen worden de toegang tot catalogi, artikelen of opties van artikelen ingeperkt. Een masker definiëren is in feite bepalen wie toegang krijgt tot wat. Er zijn maskers op drie niveau s: Afbeelding 64: Catalogus o Catalogi o Artikelen Volledige rechten: het is mogelijk om artikelen uit de catalogus te bestellen Lezen: de artikelen van de catalogus kunnen enkel bekeken worden, niet besteld Geen: de catalogus is niet zichtbaar Bestellen: het artikel kan besteld worden (enkel bij volledige rechten voor catalogus) Bekijken: de artikelgegevens kunnen geraadpleegd worden, maar het artikel kan niet besteld worden (ook niet bij volledige rechten voor catalogus) Geen toegang het artikel is niet zichtbaar (ook niet bij volledige rechten of lezen voor catalogus) o Opties (bvb. Kleur, materiaal, ) Beschikbaar: deze optie kan gekozen worden als het artikel besteld wordt Niet beschikbaar: deze optie zal niet beschikbaar zijn bij het bestellen van een artikel 66 / 77

67 Maskerrechten: rechten die ervoor zorgen dat een organisatie op haar beurt, ook al is ze niet de eigenaar, een dossier kan delen met haar suborganisaties, en maskers kan definiëren. Lijst van deelnemende organisaties: deze lijst kan je vinden onder de tab Organisaties van een dossier. In deze lijst staan alle organisaties waarmee het dossier werd gedeeld. Een organisatie kan op 2 manieren op deze lijst komen: o Een organisatie heeft haar toegevoegd aan de lijst om het dossier te delen (Afbeelding 65 & Afbeelding 66 onder punt ) o De organisatie heeft toegang gekregen tot bepaalde catalogi of artikelen via maskers (Afbeelding 68 en Afbeelding 69 van punt ) 67 / 77

68 De principes : Eigenaar van het dossier : Organisatie die toegang gekregen heeft tot het dossier : Organisatie met maskerrechten : Organisatie waarvoor maskers werden gedefinieerd : Het toekennen van maskerrechten : Het definiëren van maskers Afbeelding 65: eigenaar nodigt uit De eigenaar van een dossier kan zijn dossier delen met andere organisaties Deze organisaties o krijgen automatisch maskerrechten o hebben nu toegang tot het dossier en de catalogi o kunnen het dossier op hun beurt delen, en maskerrechten toekennen en maskers bepalen de eigenaar kan de maskerrechten ook op elk moment intrekken. Afbeelding 66: suborganisaties uitnodigen Afbeelding 67: maskerrechten toekennen Organisaties die maskerrechten hebben gekregen, kunnen het dossier delen met hun suborganisaties. o Deze suborganisaties krijgen niet automatisch maskerrechten Daarna kunnen ze ook maskerrechten toekennen aan de suborganisaties waarmee ze het dossier gedeeld hebben o Maskerrechten kunnen ook terug ingetrokken worden 68 / 77

69 Afbeelding 68: eigenaar definieert maskers De eigenaar kan maskers toepassen (toegang tot catalogi, artikelen en opties beperken) voor alle uitgenodigde organisaties, en voor alle eigen suborganisaties (alle niveau s) o Suborganisaties waarvoor maskers gedefinieerd worden krijgen toegang tot het dossier en de catalogi (zoals bepaald door de maskers), maar kunnen zelf niet uitnodigen of maskers definiëren. Dit kan enkel als zij ook maskerrechten krijgen Afbeelding 69: maskers definiëren voor suborganisaties Een uitgenodigde organisatie, en elke organisatie die maskerrechten heeft gekregen, kan maskers bepalen voor de eigen suborganisaties (alle niveau s). o Suborganisaties waarvoor maskers gedefinieerd worden krijgen toegang tot het dossier en de catalogi (zoals bepaald door de maskers), maar kunnen zelf niet uitnodigen of maskers definiëren. Dit kan enkel als zij ook maskerrechten krijgen 69 / 77

70 Aanbevolen werkwijze De aanbevolen volgorde voor het delen van een dossier en het bepalen van maskers is : 1. Het dossier delen met de gewenste organisaties 2. Maskerechten toekennen 3. Toegangsrechten bepalen voor alle catalogi in het dossier, voor alle organisaties (masker op catalogusniveau) 4. Per catalogus, toegangsrechten bepalen voor alle artikelen (masker op artikelniveau) 5. Per artikel, toegangsrechten bepalen voor alle opties (masker op optieniveau) 70 / 77

71 10.2 Maskers definiëren Dossier delen met suborganisaties Afbeelding 70: Lijst van deelnemende organisaties Kies in het hoofdmenu de optie Dossiers Klik op het contractnummer van het dossier dat je wilt delen Open de tab Organisaties Klik op de titel Deelnemende organisaties om de lijst te openen Klik op Organisatie toevoegen Zoek jouw suborganisaties via de boomstructuur, of via het zoekcriterium Naam Selecteer de organisaties waarmee je het dossier wilt delen Klik op Selecteren De organisaties worden toegevoegd aan de lijst Zij hebben nu toegang tot het dossier en de catalogi Zij hebben geen maskerrechten Afbeelding 71: Zoek en selecteer suborganisaties 71 / 77

72 Maskerrechten beheren Open de tab Organisaties Klik op de titel Deelnemende organisaties om de lijst te openen Selecteer de organisatie(s) waarvoor je de maskerrechten wilt beheren Klik op Maskerrecht toekennen om maskerrechten te geven aan de geselecteerde organisaties Het icoontje verschijnt in de kolom Maskerrecht Deze organisaties kunnen vanaf nu het dossier delen met hun suborganisaties Deze organisaties kunnen vanaf nu maskers definiëren voor hun suborganisaties Afbeelding 72: Lijst van deelnemende organisaties Klik op Maskerrecht intrekken om de geselecteerde organisaties hun maskerrechten te ontnemen Het icoontje verdwijnt uit de kolom Maskerrecht Deze organisaties kunnen vanaf nu het dossier niet langer delen met hun suborganisaties o Organisaties waarmee reeds gedeeld werd blijven in de lijst staan Deze organisaties kunnen vanaf nu niet langer maskers definiëren voor hun suborganisaties o Reeds gedefinieerde maskers blijven actief 72 / 77

73 Catalogusmasker bepalen Afbeelding 73: Lijst van catalogi Afbeelding 74: Toegangsrechten voor catalogus Open de tab Catalogi Klik naast de catalogus waarvoor je de rechten wilt bepalen op het icoontje om het venster Toegangsrechten tot catalogus te openen Selecteer voor elke organisatie in de lijst de gepaste rechten Als geen van de drie toegangsrechten geselecteerd is, heeft de organisatie geen toegang tot de catalogus Als een van de toegangsrechten geselecteerd wordt, zal de organisatie automatisch toegevoegd worden aan de lijst van deelnemende organisaties, maar zonder maskerrechten Klik op Opslaan oom de keuzes te bevestigen Klik op Sluiten om het venster te sluiten Anonieme toegang (de catalogus zichtbaar maken voor niet-geregistreerde gebruikers) kan enkel toegestaan worden indien de aanbestedende overheid dat heeft toegestaan in het dossier. 73 / 77

74 Artikelmaskers bepalen Afbeelding 75: Lijst van artikelen Klik In de tab Catalogi op de naam van de catalogus waarvoor je een artikelmasker wilt bepalen Klik op de versie waarvan je de artikelen wilt bekijken Klik naast het artikel waarvoor je de rechten wilt bepalen op het icoontje om het venster Artikelmasker te openen Selecteer voor elke organisatie in de lijst de gepaste rechten Als geen van de drie toegangsrechten geselecteerd is, heeft de organisatie geen toegang tot het artikel Als een van de toegangsrechten geselecteerd wordt, zal de organisatie toegevoegd worden aan de lijst van deelnemende organisaties, zonder maskerrechten. Als er nog geen catalogusmasker was gedefinieerd voor de organisatie, krijgt zij automatisch volledige rechten als één van de opties wordt geselecteerd. Klik op Opslaan om de keuzes op te slaan Afbeelding 76: Toegangsrechten voor artikelen Klik op Sluiten om het venster te sluiten Anonieme toegang (de catalogus zichtbaar maken voor niet-geregistreerde gebruikers) kan enkel toegestaan worden indien de aanbestedende overheid dat heeft toegestaan in het dossier. Om het masker voor meerdere artikelen tegelijkertijd te kunnen bewerken: Vink de artikelen waarvoor je een masker wilt bepalen aan Klik op Masker bewerken om het venster Artikelmasker te openen. Ga verder te werk zoals hierboven beschreven. 74 / 77

75 Optiemaskers bepalen Afbeelding 77: Opties Afbeelding 78: Beschikbaarheid van opties Klik op het Artikelnummer van het artikel waarvoor je een optiemasker wilt bepalen Artikelen met opties worden in de artikellijst gemarkeerd met het symbool De opties bevinden zich in de laatste sectie van de artikelgegevens, onderaan de pagina. Klik onder de keuzelijst van de optie waarvoor je de rechten wilt bepalen op het icoontje om het venster Masker voor opties te openen Selecteer voor elke organisatie in de lijst de gepaste opties Als een van de opties geselecteerd wordt, zal de organisatie toegevoegd worden aan de lijst van deelnemende organisaties, zonder maskerrechten. Vink de optie Toepassen op alle artikelen met deze opties aan om de hier gemaakte keuzes toe te passen om alle artikelen waarvoor deze optielijst beschikbaar is. Klik op Opslaan om de keuzes op te slaan Klik op Sluiten om het venster te sluiten 75 / 77

76 DEEL 4 : NOG VRAGEN? 76 / 77

77 11 Hoe ons contacteren? Federale Dienst e-procurement, FOD Personeel en Organisatie Wetstraat 51, 1040 Brussel 02/ Bezoek ons op Website e-catalogue: 77 / 77