DGLV online applicaties Handleiding. Versie 1.1.1

Transcriptie

1 DGLV online applicaties Handleiding Versie

2 Inhoudstafel 1. INLEIDING 3 2. TOEGANG TOT DGLV 4 A. Het aanstellen van een hoofdtoegangsbeheerder (HTB) 5 B. Het toekennen van een gebruikersrol 12 Stap 1: het verzenden van de uitnodiging aan een gebruiker 12 Stap 2: het aanvaarden van de uitnodiging 17 Stap 3: het toewijzen van de gebruikersrol FAQ 27 2

3 1. INLEIDING 1.1. Wat is de bedoeling? Het DGLV evolueert naar E-government waardoor aanvragen online zullen kunnen. Daarnaast wordt een online elektronisch dossier voorzien zodat de klanten toegang verkrijgen tot hun dossiers bij het DGLV. Binnenkort gaan we een eerste online elektronisch dossier ter beschikking stellen, nl. de reglementering rond NCC, NCO & SPO. Om toegang te verkrijgen tot het elektronisch dossier dienen eerst een enkele administratieve stappen vervuld zijn. 2. TOEGANG TOT het elektronisch dossier Om toegang te krijgen tot het online elektronisch dossier dienen een aantal stappen te worden doorlopen. De handleiding is opgedeeld in 3 hoofdgroepen: A. Het aanstellen van een hoofdtoegangsbeheerder; B. Het toekennen van de rol van FODMOB_DGLV_SPO-NCO-NCC aan een gebruiker (administratief medewerker, secretaresse, ) C. Het inloggen in en gebruiken van het online. Deze handleiding begeleidt u stap voor stap voor de groepen A en B. Deze mag in eerste instantie omvangrijk lijken maar het duurt niet langer dan minuten. Tussen groep A en B moet u enkele dagen wachten op een van CSAM. Indien uw bedrijf al voor andere rollen bij federale overheidsinstanties online dossiers beheert dan heeft u waarschijnlijk al een hoofdtoegangsbeheerder binnen uw bedrijf. In dit geval kan u de stappen van groep A overslaan en onmiddellijk doorgaan naar groep B 3

4 A. HET AANSTELLEN VAN EEN HOOFDTOEGANGSBEHEERDER Inleiding De wettelijke vertegenwoordiger (vb. de zaakvoerder) die gekend is in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) dient vooreerst een hoofdtoegangsbeheerder (HTB) aan te stellen. Op de public search van de KBO worden de wettelijke vertegenwoordigers van de ondernemingen weergegeven: Men kan niet zomaar iedereen aanstellen als hoofdtoegangsbeheerder: alleen diegenen die gekend zijn in de KBO kunnen in deze functie worden aangesteld; De wettelijke vertegenwoordiger kan uiteraard zichzelf aanstellen als hoofdtoegangsbeheerder. BELANGRIJK: De onderstaande procedure kan het best uitgevoerd worden met de internetbrowser Google Chrome. Gebruikt u Internet Explorer, dient u de vermelde websites toe te voegen aan de compabiliteitsweergave van deze browser. In firefox dient u de procedure te volgen die is beschreven op de website 4

5 Stap 1: ga naar de website van CSAM Klik op een Hoofdtoegangsbeheerder aanstellen. 5

6 Stap 2: identificatie van de onderneming Vul het ondernemingsnummer in en klik op volgend. Stap 3: verificatie van de gegevens van uw onderneming Ga na of de gegevens correct zijn en klik op volgend. 6

7 Stap 4: Identificatie van de Hoofdtoegangsbeheerder Vul de naam, voornaam, rijksregister en de hoedanigheid in van de hoofdtoegangsbeheerder en klik op volgend ; U kunt hierbij onmiddellijk aangeven dat de hoofdtoegangsbeheerder tevens de verantwoordelijke van de onderneming is. Op die manier worden de gegevens die u in dit scherm invult, ook overgenomen in het volgende scherm. 7

8 Stap 5: Identificatie van de verantwoordelijke van de onderneming Zoals onder stap 4 uitgelegd, kan de hoofdtoegangsbeheerder dezelfde persoon zijn als de verantwoordelijke van de onderneming. 8

9 Stap 6: Bevestiging Tenslotte krijgen we een volledig overzicht van alle ingevulde gegevens. Indien u akkoord bent, klikt u op ja, ik bevestig onderaan de pagina en vervolgens op registreren. 9

10 Stap 7: finalisering van de aanvraag Om de aanvraag tenslotte te finaliseren, moet het document ondertekend worden door een wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming: 1. U downloadt het document; 2. U steekt uw eid in de kaartlezer; 3. In de opgeslagen PDF klikt u in de handtekeningenzone; 4. U slaat het getekende document op en stuurt dit door naar registration@eranova.fgov.be met als onderwerp Aanvraag aanwijzing hoofdtoegangsbeheerder. U krijgt binnen enkele werkdagen een bevestiging van CSAM dat uw aanstelling als Hoofdtoegangsbeheerder werd gevalideerd. Vanaf dan bent u in de mogelijkheid rollen toe te kennen aan anderen (=gebruikers van het online dossier). 10

11 B. HET TOEKENNEN VAN EEN GEBRUIKERSROL Inleiding Eenmaal dat een hoofdtoegangsbeheerder (HTB) is aangesteld en men de bevestiging heeft verkregen van CSAM kan deze HTB de toegang tot FODMOB_DGLV_SPO-NCO-NCC toekennen aan: Zichzelf (het is dus mogelijk dat de wettelijke vertegenwoordiger, de hoofdtoegangsbeheerder en de gebruiker één en dezelfde persoon is); Anderen: Men kan dit aan iedereen toekennen (dit in tegenstelling tot bij de aanstelling van de Hoofdtoegangsbeheerder die een wettelijke rol dient te hebben in de onderneming). Bijvoorbeeld: o een operationele verantwoordelijke; o een administratief medewerker; o een secretaresse; o Het toekennen van een rol gebeurt in 3 stappen: 1. De roltoekenningsbeheerder zendt een uitnodiging naar een gebruiker; 2. De gebruiker aanvaardt deze uitnodiging; 3. De roltoekenningsbeheerder wijst de rol toe. 11

12 Stap 1: Het verzenden van de uitnodiging aan een gebruiker 1.1. Zich aanmelden als toegangsbeheerder Ga naar Klik op aanmelden Klik op Uitnodigingen beheren 12

13 1.3. Klik op Nieuwe uitnodiging maken 1.4. Selecteer de onderneming voor dewelke u een rol wil toekennen Hier verschijnen uiteraard enkel de ondernemingen waarvoor u bent aangesteld als toegangsbeheerder Selecteer mag toegang verkrijgen tot de toepassing SPO-NCO-NCC van DGLV N.B.: in de screenshot wordt een andere rol getoond maar het de werkwijze is hetzelfde 13

14 1.6. Kies de geldigheidsduur Men kan een bepaalde geldigheidsduur van de toegang bepalen. U kan eveneens verkiezen deze onbeperkt toe te staan Voeg de persoon/personen toe aan wie u de toegang wil verschaffen Vul de naam, voornaam en het adres in van de persoon die u toegang wil verschaffen tot FODMOB_DGLV_SPO-NCO-NCC; Ter herinnering: indien u zelf toegang wil hebben tot FODMOB_DGLV_SPO-NCO-NCC geeft u ook uw eigen naam in; Indien u meerdere uitnodigingen wil versturen, klikt u op toevoegen. 14

15 1.8. Details van de uitnodiging Indien u dit wenst kan u een boodschap invoeren voor de uitgenodigde Overzicht U krijgt vervolgens een overzicht te zien van het voorgaande. Indien u akkoord bent, klikt u op uitnodiging aanmaken. Hierna krijgt u de bevestiging dat de uitnodiging werd verstuurd. 15

16 1.10. Geslaagd! De uitnodiging werd verstuurd! Stap 2: Het aanvaarden van de uitnodiging In deze stap dient de persoon die de uitnodiging heeft gekregen deze te aanvaarden Zich aanmelden De gebruiker heeft een met een uitnodiging gekregen (op het adres opgegeven door de roltoekenningsbeheerder zie 1.7) en dient zich aan te melden. 16

17 2.2. Overzicht van de uitnodiging 2.3. Contactgegevens invullen Vul jouw adres in en klik op uitnodiging aanvaarden Bevestiging! 17

18 Stap 3: Het toewijzen van de gebruikersrol In deze laatste stap dient de roltoekenningsbeheerder de rol toe te wijzen aan de gebruiker. Opgelet: indien de gebruiker reeds een rol heeft gekregen in uw onderneming of indien de roltoekenningsbeheerder tevens ook de gebruiker is, gebeurt deze stap automatisch! De gebruiker krijgt dan onmiddellijk een dat de rol werd toegewezen. U kan zich dan rechtstreeks aanmelden in FODMOB_DGLV_SPO-NCO-NCC! 3.1. Het aanmelden van de roltoekenningsbeheerder. De roltoekenningsbeheerder dient zich aan te melden op egov-rollenbeheer ( 18

19 3.2. Openstaande taken Klik op openstaande taken Selecteren van de taak (= Toewijzen mag toegang verkrijgen tot de toepassing SPO-NCO- NCC van DGLV ). Selecteer de taak Toewijzen mag toegang verkrijgen tot de toepassing SPO-NCO-NCC van DGLV en klik vervolgens op de geselecteerde aanvragen bekijken en beoordelen. 19

20 3.4. Goedkeuren 3.5. Geslaagd! De gebruiker heeft nu toegang tot FODMOB_DGLV_SPO-NCO-NCC! De toegang en het gebruik tot de applicatie SPO-NCO-NCC zal later in een ander document uitgelegd worden. 20

21 3. FAQ 1. De wettelijke vertegenwoordiger van mijn onderneming is niet opgenomen in de KBO. U dient hiervoor contact op te nemen met de FOD Economie: o Tel: o Fax: o Helpdesk.kbo@economie.fgov.be 2. De hoofdtoegangsbeheerder (HTB) is overleden of heeft de onderneming verlaten. Hoe kan ik deze vervangen? U kan de HTB wijzigen via de website van CSAM: 21