Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 21 februari 2018 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 21 februari 2018 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Koen Palinckx Martine De Regge Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Volmachten: Geen Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede Karl-Filip Coenegrachts De vergadering wordt voorgezeten door Martine De Regge. De vergadering wordt geopend om 16u00. Pagina 1

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking en zorgkrediet Aan 5 personen wordt loopbaanonderbreking of zorgkrediet toegekend. Aanwervingen Aan 5 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden en aan 1 persoon wordt een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur aangeboden Ontslag 2 personen verlaten het bedrijf. Bevordering 2 medewerkers solliciteerden op een openstaande vacature en slaagden in de selectieprocedure. Onbezoldigd verlof 8 medewerkers krijgen toelating onbezoldigd verlof op te nemen. 3. Aankopen a. Gunning Gent: G Raamovereenkomst digitale bibliotheek Raamovereenkomst voor het ontwikkelen, het realiseren en het beheren van inhoudelijke en technische toepassingen, met het oog op de uitbouw van een digitale bibliotheek voor de Vlaamse openbare bibliotheken, i.c.: Gopress Krantenarchief en Kiosk mijn.bibliotheek.be Catalogus (liquid) Antwerpen: A Raamovereenkomst aankoop sensoren Digipolis zoekt, onder andere voor Stad Antwerpen, een partner die hen kan helpen met het leveren van sensoren en het uitlezen van de actuele vullingsgraad van (afval)systemen via sensoren. Daarbij moet de leverancier de nodige software aanbieden om de actuele vulgraad op te volgen en de vulgraad-evolutie te voorspellen adhv historische meetgegevens, alsook om de lediging achteraf te kunnen uitvoeren. Dit heeft als doel een optimale lediging te realiseren rekening houdend met personeel, werktijd, voertuigen, gewicht, volume, verbruik, co² uitstoot, kosten, verkeerssituaties, Pagina 2

3 Daarbij wensen we, in het kader van smart-cities, dat er maximaal kan gebruikt worden van de kennis en producten van de leverancier door in optie een catalogus aan te bieden met een volledig gamma. Mogelijke toekomstige projecten kunnen dan ook gebruik maken van deze catalogus. Antwerpen: A Consultancy solution manager inname openbaar domein Het inhuren van een externe projectleider ter uitvoering van ict projecten voor de bedrijfseenheden stadsontwikkeling (SW) met een sterke focus op Inname Openbaar Domein. Binnen deze projecten zal de externe projectleider, in nauwe samenwerking met de Digipolis projectleider, de volgende taken uitvoeren: o Opstellen van projectaanpak en planning; o Projectcoördinatie- en rapportering volgens afspraken Digipolis projectwerking; o Aansturen interne / externe medewerkers en kerngebruikers; o Organiseren van het vereiste interne overleg en overleg met de betrokken Digipolis klant; o Organiseren van de acceptatie en verspreiding van de Projectresultaten. Gent: G Senior Drupal ontwikkelaar Digipolis Gent is op zoek naar een senior Drupal ontwikkelaar om het team van domein WEB te versterken. 4 inschrijvers hebben een offerte ingediend die als regelmatig kon worden beschouwd: o Ausy Belgium o Cheops o Cronos o Dropsolid De offerte van Alpha IT was onvolledig en zij lieten tevens tijdens het verloop van de evaluatie weten dat hun kandidaat niet meer beschikbaar was. Gent: G Tester WEB Digipolis Gent is op zoek naar een Tester WEB om het team van domein WEB te versterken. Gent: G Raamovereenkomst Functionele ondersteuning module SAP/Scifo Raamovereenkomst met één leverancier voor het inhuren van meerdere consultants ter ondersteuning van de module SAP/SCIFO. Meer bepaald het behandelen van functionele issues mbt de SCIFO- en workflowtoepassingen binnen SAP. Antwerpen: A Solution manager Mobiliteit & Parkeren Het inhuren van een externe projectleider ter uitvoering van ICT projecten voor Mobiliteit & Parkeren. Binnen deze projecten zal de externe projectleider, in nauwe samenwerking met de Digipolis projectleider, de volgende taken uitvoeren: opstellen van projectaanpak en planning; projectcoördinatie- en rapportering volgens afspraken Digipolis projectwerking; aansturen interne / externe medewerkers en kerngebruikers; organiseren van het vereiste interne overleg en overleg met de betrokken Digipolis klant; organiseren van de acceptatie en verspreiding van de Projectresultaten; Pagina 3

4 Antwerpen: A Raamovereenkomst voor de aankoop en levering van NFC tags, kaarten en andere chipdragers Het voorwerp van de opdracht is het afsluiten een raamovereenkomst voor de aankoop en levering van: NFC tags, bijvoorbeeld in de vorm van kaarten in bankkaartformaat, sleutelhangers of in een andere, nog nader te bepalen, vorm; kaarten zonder NFC tag; services ten behoeve van het bezorgen van kaarten, gekleefd op een begeleidende brief, onder omslag, na aanlevering van een bestand met de naam en adresgegevens. b. Bestek Antwerpen: A Onderhoud gebouwen Voor onderhoud van de Digipolis-gebouwen wordt een opdracht uitgeschreven in 3 percelen: Perceel 1 A. Onderhoud van de HVAC. Het onderhoud van de HVAC met als doel het technisch beheer, het preventief onderhoud, interventies in regime 24/7 en 365 dagen per jaar alsook technisch advies en kleine herstellingen en vervangingen uit te voeren in beide gebouwen van Digipolis Antwerpen. Materialen die niet meer hersteld of vervangen kunnen worden gedurende de looptijd van het contract, moeten dan vervangen worden door op dat ogenblik technologisch en duurzaam verantwoorde materialen. B. Onderhoud gasdetectie aan gasbranders: met als doel jaarlijks preventief onderhoud C. Onderhoud split-units: jaarlijks onderhoud Perceel 2 Onderhoud Elektriciteit: A. Verlichting: vervangen van defecte verlichting. B. Onderhoud laagspanning C. Onderhoud hoogspanning Perceel 3 Onderhoud sanitair Gent: G Raamovereenkomst Conferentiesysteem Deze opdracht betreft enerzijds het sluiten van een onderhoudscontract (Service Level Agreement) voor de conferentiesystemen van Stad Gent en OCMW Gent, gebaseerd op hardware en software van Televic, en anderzijds het sluiten van een raamovereenkomst voor het inhuren van bijkomende consultancy dagen en het uitvoeren van aanpassingen aan het product. Antwerpen: A Innovatieve betaalservices voor ons generiek verkoopplatform Digipolis Antwerpen bouwt aan een City Platform dat een ondersteunende technische laag vormt voor andere Applicatie Platformen en Applicaties binnen de groep stad Antwerpen. Dit technisch platform moet services en data die door meer dan één toepassing gebruikt worden, op een centraal niveau organiseren. Zo vermijden we dat eenzelfde functionaliteit meerdere keren opnieuw gebouwd wordt binnen verschillende toepassingen, of dat dezelfde data meerdere keren op verschillende plaatsen wordt bewaard. Deze generieke services en centrale referentiedata zijn uitsluitend aanspreekbaar via open API's. Op conceptueel niveau bestaat het technisch platform uit zgn. engines. Een engine is een service component die één of meerdere microservices en datasets kan bevatten die samen het geheel aan functionele behoeften voor een bepaald onderwerp afdekken. Eén van de applicatie platformen is het GVP (Generiek verkoop platform). Dit backend platform zorgt functioneel voor het beheer van de web- & balieverkopen en is technisch een aaneenschakeling van engines die op een generieke manier zijn geïntegreerd. Elke potentiële Pagina 4

5 afnemer kan het GVP als basis gebruiken en aanvullen met eigen business logica en front-ends om alzo tot een eigen volwaardige toepassing te komen. Core engines van het platform zijn de Shopping engine, Order engine, Payment engine en Pricing & Discount engine. Verder maakt het platform gebruik van CRS Artikel als referentiesysteem en van de Event Handler, Logging Engine en Identity & Access engine als ondersteunende engines. Het platform biedt via de Integratie laag API s aan waarop toepassingen (website, kassa, ) o het referentiesysteem Artikel en de Pricing & Discount engine kunnen aanroepen om artikelinfo en prijzen op te halen; o de shopping engine kunnen aanroepen voor het aanmaken van een betaalmandje en het toevoegen/verwijderen van artikellijnen; o de order engine kunnen aanroepen voor het aanmaken van een order; o de payment engine kunnen aanroepen voor de afhandeling van de betaling door het aanroepen van de desbetreffende betaalservice. Specifiek in het kader van de afhandeling van de betaling, bevat het GVP reeds een aantal betaalservices zoals een Ogone betaalservice, een OGM betaalservice, een Bancontact betaalservice en een betaalautomaat betaalservice. Het onderwerp van deze opdracht is de verdere uitbouw van ons generiek verkoop platform met een waaier aan innovatieve betaalservices om de huidige en toekomstige behoeften van de groep stad Antwerpen rond cashless betalen maximaal te beantwoorden. Gent: G Senior projectleider Het realiseren van projecten, voornamelijk in de functionele domeinen van Financiën, Human Resources en Facility Management (domein ERP). Onder realisatie wordt onder meer verstaan: de projectleiding, het change management, het selecteren en aansturen van leveranciers, en mogelijks een aantal inhoudelijke opdrachten: analyse, opstellen van een business case, voorstellen van een technische oplossing, coördineren en uitvoeren van testen, coördineren en geven van opleidingen, coördineren en redigeren van documentatie, Het gaat onder meer om projecten met als doel de verdere digitalisering van processen binnen bestaande IT-systemen of de introductie van nieuwe IT-systemen voor Dienst Kinderopvang Stad Gent, Sociale Dienst OCMW, Ouderenzorg, Gent: G Analist ontwikkelaar BI Masterdata Digipolis Gent is op zoek naar een business analist/ontwikkelaar voor business intelligence en masterdata die de bestaande implementatie van Masterdata medewerker verder uitbouwt en nieuwe masterdata sets toevoegt op het Digipolis master data platform (Sql Server 2014 MDS en SSIS). Dit houdt in: meehelpen met analyse; aanreiken van oplossingen voor problemen; onderzoeken data kwaliteit; SSIS implementatie; MDS implementatie; testen en documenteren van bovenstaande. Pagina 5

6 c. Bestek ter voorbereiding van RvB Gent: G Raamovereenkomst inrichtingswerken datacenters De opdracht betreft het uitvoeren van werken voor het inrichten van een of meerdere nieuwe datacenters en de eventuele uitbreiding en/of vernieuwing van de bestaande datacenters van Digipolis en zijn klanten. Er is één perceel. In opdracht van de bouwheer OCMW Gent wordt er een nieuw datacenter gebouwd op de OCMWSite Campus Prins Filip in de Offerlaan te Gent. De verwachte definitieve oplevering van deze nieuwbouw CASCO is voorzien in Q4/2018. De basisopdracht omvat de inrichting van dit nieuwe datacenter. Het datacenter heeft een grondoppervlakte van ongeveer 360m² en omvat afzonderlijke ruimtes voor onder andere de dataroom, UPS, laagspanning, hoogspanning, bluslokaal, staging en een buitenruimte voor de generatoren. Er is een afgeschermde locatie voorzien op het dak voor het plaatsen van de buitenunits voor de koeling. Er moet rekening gehouden worden met een totaal op te stellen IT-load van ca. 140 kw, te verdelen over 2 rijen van elk 9 racks waarbij op termijn er een groei mogelijk is tot 28 racks. De densiteit van het datacenter wordt zodoende vastgelegd op ca W/m². Zo goed als gelijktijdig zal het datacenter AC Zuid ook gerealiseerd worden als herhaling van deze opdracht. Antwerpen: A Inrichting nieuwe commando- en controlekamer LPA De digitale raad van bestuur dd. 13 juli 2017 keurde het bestek A goed met bekrachtiging tijdens de raad van bestuur dd. 30 augustus De opening van de offertes gebeurde op 18 september Een eerste terechtwijzend bericht werd goedgekeurd met de digitale raad van bestuur dd. 2 oktober 2017 met bekrachtiging tijdens de raad van bestuur dd. 22 november Dit betreft een tweede terechtwijzend bericht voor opdracht A Raamovereenkomst voor de inrichtng van Command & control =rooms, AV-installaties, Camerabewakingsnetwerk, Room Booking Systemen, digital signage & Wayfinding. Voor de inschrijvers van perceel 1 betreft dit het eerste terechtwijzend bericht. Deze wijzigingen gelden met onmiddellijke ingang en maken integraal deel uit van de regels die van toepassing zijn op de totstandkoming en de uitvoering van de opdracht. Bij een eventuele tegenstrijdigheid tussen het initiële Bestek of voorgaande Terechtwijzende Berichten en het voorliggend Terechtwijzend Bericht, heeft dit Terechtwijzend Bericht voorrang op het initiële Bestek en/of eerdere Terechtwijzende Berichten. Bij een eventuele tegenstrijdigheid tussen de antwoorden op vragen ter algemene verduidelijking van het initiële bestek en het voorliggend Terechtwijzend Bericht, heeft dit Terechtwijzend Bericht voorrang op de antwoorden op de vragen ter algemene verduidelijking. Volgende wijzigingen werden doorgevoerd: De initiële bestektekst A000526_Bestek_Command & Control Room_OMB_v1 werd vervangen door A000526_Bestek_Command & Control Room_OMB_v3 Wijzigingen aan de bestekbijlages werden verwerkt tot een nieuwe finale versie van de documenten & consistentie in versienummer werd doorgevoerd. Pagina 6

7 o o o De onderstaande algemene bijlagen werden aangepast ter vervanging van voorgaande versies: BB-Digipolis-Bijlagenlijst-v3 Voor perceel 1 werden de volgende bijlagen aangepast: BB-P1-Digipolis-CaseTCK-v3 BB-P1-Digipolis-Gunningcriteria-v3 BB-P1-Digipolis-PlannenMGP-v3 BB-P1-Digipolis-ProjectOrganisatie-CaseTCK-v3 BB-P1-Digipolis-SLA-CaseTCK-v3 BB-P1-Digipolis-SLASjabloon-TCK-v3 Voor perceel 4 werden de volgende bijlagen aangepast: BB-P4-Digipolis-As-Is-Detail-v3.xlsx BB-P4-Digipolis-Cameravereisten-v3 BB-P4-Digipolis-CaseOvername-v3 BB-P4-Digipolis-CaseUitbreidingKantoor-v3 BB-P4-Digipolis-CaseUitbreidingKantoor-plattegrond-v3 BB-P4-Digipolis-CaseUitbreidingPubliekDomein-v3 BB-P4-Digipolis-CaseIntegratie-v3 BB-P4-Digipolis-CaseMGP-v3 BB-P4-Digipolis-PlannenMGP-v3 BB-P4-Digipolis-CaseOfferteSjabloon-v3 BB-P4-Digipolis-SLA-v3 BB-P4-Digipolis-Gunningcriteria-v3.3 Bijlagen die origineel bij de bestektekst waren toegevoegd en niet gewijzigd zijn blijven van toepassing met uitzondering van: o BB-P1-Digipolis-CaseIntelRoom-v1 komt te vervallen aangezien de inhoud van dit document werd toegevoegd aan het document BB-PA-Digipolis-CaseTCK-v3 o BB-P4-Digipolis-CaseMGP-SLA-v1 komt te vervallen aangezien de SLA voor de case MGP dient te vallen onder de SLA zoals gedefinieerd in BB-P4-Digipolis-SLA-v3 o Van de originele algemene bijlage SLA (BB-Digipolis-SLA-v1) werd voor perceel 1, case TCK en voor perceel 4 een specifieke variant gemaakt. In deze gevallen is de o specifieke variant van toepassing. Van de originele algemene bijlage ProjectOrganisatie (BB-Digipolis- ProjectOrganisatie-v1) werd voor perceel 1, case TCK een specifieke variant gemaakt. In dit geval is de specifieke variant van toepassing. o Van de originele bijlage CaseOfferteSjabloon (BB-Digipolis-CaseOfferteSjabloonv1.xls) werd voor perceel 4 een specifieke variant gemaakt. In dit geval is de specifieke variant van toepassing. De wijzigen die zijn doorgevoerd in de hierboven vermelde documenten betreffen voornamelijk een formalisering van de verduidelijkingen die reeds tijdens de onderhandelingen werden gecommuniceerd. Het digitale directiecomité van 23 januari 2018 besliste akkoord te gaan met dit terechtwijzend Gent: G Raamovereenkomst inhuren consultancy voor onderhoud en ontwikkeling van MS Dynamics CRM toepassingen Deze opdracht betreft een raamovereenkomst met één leverancier voor het op afroep inhuren van zowel technische als functionele profielen voor: o Ontwikkelen van nieuwe CRM applicaties, gemaakt in Microsoft Dynamics 365 (en toekomstige platformversies) en daarmee gekoppelde Sharepoint applicaties. o Het onderhoud van onze bestaande en toekomstige CRM applicaties, zowel gemaakt in Microsoft Dynamics 2013 als Microsoft Dynamics 365 (en toekomstige platformversies) en de daarmee gekoppelde Sharepoint applicaties. Met onderhoud wordt bedoeld het voorzien van bugfixes en kleine aanpassingen aan bestaande applicaties. Pagina 7

8 Momenteel zijn er een twintigtal CRM applicaties in gebruik bij Groep Gent (vb Wonen, Energiecentrale, Politie, Facility management, Bouw-en Woontoezicht, stadswinkel, dienst Economie, Gentinfo, ), die ontwikkeld en beheerd worden door Digipolis. De meeste behelzen case management of dossierbeheer, grotendeels opgezet als aparte CRM organisatie. Een paar uitzonderingen betreffen vb ledenbeheer of helemaal op maat opgezette CRM organisaties om interne processen te beheren. Er komen jaarlijks nieuwe applicaties bij, waarbij we deze ofwel implementeren in bestaande organisaties of waarvoor we nieuwe organisaties opzetten. Momenteel gebeurt de projectleiding en business analyse door interne Digipolis medewerkers en de functionele analyse en programmatie door externen. Via een raamovereenkomst van 4 jaar willen we technische en functionele profielen op afroep kunnen inhuren op zo n manier dat continuïteit verzekerd wordt. Gezien het aantal CRM applicaties steeds uitbreidt, is het nodig een globaal beeld te behouden en maximaal de opgedane kennis te herbruiken, om zo te vermijden steeds het warm water heruit te vinden. d. Stopzetting Antwerpen: A Onderhoudscontract ACPaaS Op 26/07/2017 vond de zitting plaats voor de opening van de kandidaturen inzake opdracht A Opdracht voor aanneming van diensten met betrekking tot het Onderhoud van ACPaaS componenten. (procedure: onderhandelingsprocedure met bekendmaking met Europese bekendmaking) In de opdrachtomschrijving richt Digipolis zich op de vraag om het leveren van support op een 20- tal engines en componenten. Voor een adequate opvolging hiervan is er flexibiliteit en een brede kennis van een diversiteit aan technologieën nodig. Bij de beoordeling van de inschrijvers hanteert Digipolis de volgende pijlers: omzet (25%), personeelsbezetting en beroepskwalificaties (25%), en met name relevante referenties (50%). Bij het beoordelen van de referenties wordt vooral belang gehecht aan het bewijs van technisch inhoudelijke competenties en aan reeds opgedane ervaring met supportdeskwerking. Door het uitschrijven van een Europese opdracht hoopt Digipolis op een brede pool van inschrijvers omdat deze in potentie de Belgische markt overstijgt. Dit blijkt echter niet het geval: slechts twee inschrijvers melden zich met een complete inschrijving voor de gestelde deadline. Inhoudelijk ligt de focus van de twee inschrijvers op het uitvoeren van projecten en vooral op integratie en development. De competenties in het uitbaten van een supportorganisatie komen niet of weinig tot uiting in de aangeleverde referentiedocumenten. De aangeleverde CV's beperken zich tot profielen als developer, projectmanager, architect, maar de supportprofielen ontbreken. De inschrijvingen tonen niet overtuigend aan dat de inschrijvers in staat zijn om de voorliggende opdracht uit te voeren en daar de juiste mensen voor te kunnen inzetten. Vanwege het groeiend aantal afnemers en de grote zichtbaarheid van bepaalde applicaties die onder de motorkap gebruik maken van de componenten, is er steeds vaker de vraag om 24/7 support. Om kwalitatieve 24/7 support te leveren is een omvangrijke basiskennis nodig van de bestaande engines. Tijdens het uitwerken van het bestek is er bij Digipolis voortschrijdend inzicht ontstaan. Digipolis wil daarom ook andere mogelijke supportvormen beter onderzoeken alvorens door te gaan met de voorgelegde opdracht. Pagina 8

9 e. Bestekken en gunningen managementteam Het overzicht van bestekken en gunningen < excl btw (< incl btw)/< excl btw (< incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maand januari 2018 wordt bekrachtigd. 4. Rondvraag Geen. De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Pagina 9