Conceptnota. Raamovereenkomst met betrekking tot de aankoop van gebruiksrechten op standaard (out of the box) software CD000551

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Conceptnota. Raamovereenkomst met betrekking tot de aankoop van gebruiksrechten op standaard (out of the box) software CD000551"

Erna Peeters
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Conceptnota Raamovereenkomst met betrekking tot de aankoop van gebruiksrechten op standaard (out of the box) software CD Versie 7.0 CD000551_Conceptnota_Software (RO) Pagina 1 van 6

2 Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota De opdracht Digipolis Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Motivatie van de procedure Procedure die zal gevolgd worden Omschrijving van de opdracht Deelnemers Doelstelling van hoofdklanten Beschrijving van de opdracht Duurtijd van de opdracht Achtergrondinformatie Huidige situatie Toekomstige situatie Concept en uit te werken oplossing... 6 Versie 7.0 CD000551_Conceptnota_Software (RO) Pagina 2 van 6

3 1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht De opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst voor de aankoop van gebruiksrechten op standaard (out of the box) software. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg Antwerpen Tel. (03) Fax. (03) Leidend ambtenaar voor dit bestek: Brosens, Greet Tel: +32 (0) greet.brosens@digipolis.be 2.2 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor leveringen in de klassieke sector waarvoor de Europese onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van leveringen voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, 2, 3 niet nauwkeurig kunnen vaststellen van de wet van 15 juni Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op Versie 7.0 CD000551_Conceptnota_Software (RO) Pagina 3 van 6

4 De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald o De inhoudelijke diversiteit van de opdracht die de aanbestedende overheid vraagt moet getoetst worden aan de bereidheid van de potentiële aanbieders om tot een gekozen oplossing te kunnen komen o In het licht van het voorgaande is het belangrijk dat in overleg tot concrete afspraken kan gekomen worden zodat de kostprijs van de inspanningen die geleverd moeten worden om tot het gevraagde resultaat te komen kan worden afgewogen met het bekomen resultaat. Hierbij is het belangrijk dat de aanbestedende overheid en de aanbieder gezamenlijk vraag en aanbod op elkaar kunnen afstemmen. 2.4 Procedure die zal gevolgd worden Indicatieve data ifv deze selectieprocedure - de definitieve data worden gecommuniceerd na de selectiefase en zullen vermeld zijn in het bestek: Openbare zittingsdag voor de opening van de kandidatuurstellingen: 07/03/ /03/2014 Na de evaluatie van de inschrijvingen krijgen de weerhouden kandidaten het bestek op 18/04/2014 (richtdatum) toegestuurd. Voor de opening van de offertes is er een tweede (beperkte) zittingsdag voorzien op 26/05/2014 (richtdatum). Na de evaluatie van de offertes volgt er een onderhandelingsfase in één of meerdere onderhandelingsrondes. Na de evaluatie van de onderhandelingen wordt er in de loop van juli 2014 (richtdatum) een gunningsverslag opgesteld. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Deelnemers Digipolis zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de individuele dienstverleningsopdrachten die het voorwerp van deze Opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor: 1. In elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent; 2. Instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent. 3. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang. 4. Andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent OCMW Antwerpen en OCMW Gent. 5. Instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten. De dienstverleners zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de diensten, leveringen, werken die aan Digipolis worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde entiteiten, instellingen en agentschappen aan te bieden. Digipolis treedt op als Opdrachtgevend Bestuur en Aanbestedende Overheid. Versie 7.0 CD000551_Conceptnota_Software (RO) Pagina 4 van 6

5 3.2 Doelstelling van hoofdklanten Het voorwerp van de opdracht is het aangaan van een raamovereenkomst voor de aankoop van gebruiksrechten op standaard (out of the box) software ter ondersteuning van de IT dienstverlening van Digipolis en haar klanten. 3.3 Beschrijving van de opdracht De opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst voor de aankoop van gebruiksrechten op standaard (out of the box) software. Naast een concurrentiële prijs wordt van de leverancier verwacht dat een technologisch up to date productaanbod kan aanbieden, en advies kan geven m.b.t. verschillende versies en gebruiksvoorwaarden van de te leveren software. De opdrachtnemer dient om het even welke softwarelicentie te kunnen aanbieden aan de opdrachtgever. Het opdrachtgevend bestuur is vrij om te beslissen of ze een gebruiksrecht koopt op cloud- of SaaS-oplossingen, dan wel software aankoopt via download of op media. De inschrijver dient al deze middelen te ondersteunen. 3.4 Duurtijd van de opdracht De duurtijd van de opdracht bedraagt 4 jaar. 4 Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie De huidige standaard (out of the box) software wordt geleverd door één leverancier via raamcontract. Hieronder valt o.a. de standaard client- en serversoftware van Digipolis en haar klanten. Standaard software bestaat o.a. uit, maar wordt niet beperkt door: Voor clients: - MS Windows (NL) - MS Office - McAfee anti-virus en anti-spyware - SW-distributie via Altiris - Adobe Creative Suite en verwante producten - AutoCAD - SPSS - DeepFreeze om het gebruik van publiekspc s in te perken - Voor servers: - MS Windows Server - MS SQL Server - MS IIS - MS Exchange Toekomstige situatie Digipolis evolueert naar een meer gediversifieerd softwarelandschap voor zowel clients als servers. Met het oog op een betere ondersteuning van nieuwe technologieën en een verhoging van de (kost)efficiëntie, streven we naar: - meer gebruik van open source oplossingen Versie 7.0 CD000551_Conceptnota_Software (RO) Pagina 5 van 6

6 - meer gebruik van SaaS oplossingen en cloud in het algemeen - optimalisatie van onze aankoopprocessen (vb. webshop voor software) We zoeken een software leverancier die ons in dit streven kan ondersteunen, die naast de klassieke software ook een uitgebreid aanbod en kennis van cloud- en (ondersteuning voor) open source oplossingen kan aanbieden, en die ons dergelijke alternatieven voor standaard software kan aanreiken. Daarnaast moet de software eenvoudig te bestellen zijn, maar toch aangepast aan onze administratieve noden. 5 Concept en uit te werken oplossing De opdracht is te beschouwen als een 'gefaseerde opdracht' voor het leveren van software. De levering moet echter gepaard gaan met een zekere dienstverlening. We denken aan: - Leveren van software Het op afroep leveren van bestelde software ongeacht het type (vb. server, client, SAAS software of eventuele andere) volgens een actuele prijslijst en binnen de opgelegde levertermijn. - Het periodiek ter beschikking stellen van een prijslijst via catalogus of webshop - Pro actieve notificatie van vervaldata op maintenance van software of SAAS oplossingen - Bijstand licentievoorwaarden We verwachten een actieve rol van de leverancier voor bijstand betreffende inhoudelijke vragen over licentievoorwaarden, verschillende versies en prijsmodellen van een product. De leverancier zorgt ervoor dat de juiste licentietypes en tarieven worden toegepast waarop het Digipolis recht heeft (vb. speciale tarieven voor overheid en onderwijsinstellingen) - Pro actieve notificatie van wijziging in licentievoorwaarden Digipolis verwacht een actieve rol van de leverancier bij wijziging van licentievoorwaarden van producenten. De leverancier houdt daarom nauw contact met producenten en geeft onmiddellijk feedback wanneer wijzigingen worden aangekondigd. - Rekening houden met lopende contracten van Digipolis met Software-producenten Digipolis heeft met sommige software producenten specifieke contracten lopende (zoals bvb. een Select Plus plan bij Microsoft). Deze zullen in het bestek worden vermeld. Het aanbod van de leverancier is hieraan aangepast. Versie 7.0 CD000551_Conceptnota_Software (RO) Pagina 6 van 6

Vergelijkbare documenten

Conceptnota A Versie 7.0 A000033_Conceptnota_SF SO.docx Pagina 1 van 6

Conceptnota A Versie 7.0 A000033_Conceptnota_SF SO.docx Pagina 1 van 6 Conceptnota A000033 Raamovereenkomst voor de aanneming van diensten met betrekking tot de implementatie van de Talent Management applicatie SuccessFactors Versie 7.0 A000033_Conceptnota_SF SO.docx Pagina