Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 18 april 2018 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Directiecomité van 18 april 2018 Overzichtslijst Aanwezigheden Aanwezig: Franky Loveniers Martine De Regge Liliane De Cock Bestuurders Verontschuldigd: Koen Palinckx Volmachten: Volmacht van Koen Palinckx aan Franky Loveniers Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede Karl-Filip Coenegrachts De vergadering wordt voorgezeten door Martine De Regge. De vergadering wordt geopend om 16u00. Pagina 1

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Loopbaanonderbreking en zorgkrediet Aan 7 personen wordt loopbaanonderbreking of zorgkrediet toegekend. Aanwervingen Aan 5 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Bijbetrekking Aan 2 personen wordt toelating gegeven een bijbetrekking uit te oefenen. Aanpassing arbeidsovereenkomst Aan 1 persoon wordt een 4/5 de arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden.. Onbezoldigd verlof 1 medewerker krijgt toelating onbezoldigd verlof op te nemen. Mobiliteitsvergoeding cash for cars Ter voorbereiding van verdere wettelijke initiatieven binnen dit kader, willen we graag reeds de modaliteiten van de mobiliteitsvergoeding en -budget verder uitzoeken en bekijken of dit voor Digipolis een meerwaarde kan betekenen. Beslist wordt om principieel akkoord te gaan en een voorkeur te geven aan een gevarieerde mobiliteit. 3. Aankopen a. Gunning Gent: G Applicatiebeheerder.NET Digipolis Gent zoekt naar een applicatiebeheerder.net die samen met andere collega s (kleine) aanpassingen/uitbreidingen maakt aan bestaande applicaties, de applicaties migreert naar recente servers en de applicaties algemeen beheert. Gent: G Raamovereenkomst CEVIPS Voor de raamovereenkomst Cevips diensten werd enkel leverancier CEVI aangeschreven. CEVI is hiervoor gekozen gezien ontwikkelaar van de Cevips toepassingen Cevips Centraal en Cevips-loon en bijgevolg de enige leverancier die de gevraagde diensten kan uitvoeren. Pagina 2

3 Gent: G Raamovereenkomst MS Dynamics CRM Toepassingen Deze opdracht betreft een raamovereenkomst met één leverancier voor het op afroep inhuren van zowel technische als functionele profielen voor : Het Ontwikkelen van nieuwe CRM applicaties, gemaakt in Microsoft CRM Dynamics 365 (en toekomstige platformversies) en daarmee gekoppelde Sharepoint applicaties. Het onderhoud van onze bestaande en toekomstige CRM applicaties, zowel gemaakt in Microsoft Dynamics CRM 2013 als Microsoft CRM Dynamics 365 (en toekomstige platformversies) en de daarmee gekoppelde Sharepoint applicaties. Met onderhoud wordt bedoeld het voorzien van bugfixes en kleine aanpassingen aan bestaande applicaties. Gent: G Raamovereenkomst Conferentiesysteem Deze opdracht betreft enerzijds het sluiten van een onderhoudscontract (Service Level Agreement) voor de conferentiesystemen van Stad Gent en OCMW Gent, gebaseerd op hardware en software van Televic, en anderzijds het sluiten van een raamovereenkomst voor het inhuren van bijkomende consultancy dagen en het uitvoeren van aanpassingen aan het product. b. Bestek Gent: G Enterprise Service Bus (ESB) analist Digipolis Gent is op zoek naar een ESB analist ontwikkelaar voor het analyseren en ontwikkelen van services op de bestaande WSO2 - ESB. Deze collega wordt ingeschakeld in het bestaande ESB team. Gent: G Senior projectleider ERP Digipolis Gent is op zoek naar een Senior projectleider voor het realiseren van projecten, voornamelijk in de functionele domeinen van Financiën en Facility Management. Onder realisatie wordt onder meer verstaan: de projectleiding, het change management, het selecteren en aansturen van leveranciers, en mogelijks een aantal inhoudelijke opdrachten: analyse, opstellen van een business case, voorstellen van een technische oplossing, coördineren en uitvoeren van testen, coördineren en geven van opleidingen, coördineren en redigeren van documentatie, Het gaat onder meer om projecten met als doel de verdere digitalisering van processen binnen bestaande IT-systemen of de introductie van nieuwe IT-systemen voor Departement Facility Management, Dienst Financiën OCMW Gent, Brandweerzone Centrum, c. Bestek ter voorbereiding van een Raad van Bestuur Gent: G Raamovereenkomst klantbegeleidingssysteem De opdracht betreft een raamovereenkomst voor het leveren en implementeren van hardware en software voor klantgeleiding en online afspraken, zowel voor de toekomstige loketwerking van de Stad Gent als ook het OCMW en andere partijen binnen de Groep Gent. In de loop van 2020 wordt de vernieuwde AC Zuid site in gebruik genomen door de Stad Gent. Als onderdeel van deze verhuis wordt de loketwerking van de stad herbekeken. In eerste instantie zullen de loketten in 2019 tijdelijk verhuizen naar het EGW gebouw. Bij de ingebruikname van het EGW gebouw en later op de definitieve locatie AC Zuid moet een nieuwe, performante oplossing in gebruik genomen worden voor de klantgeleiding en voor het online maken van afspraken. Pagina 3

4 De nieuwe oplossing moet niet enkel tegemoet komen aan de behoeften van de stadsbrede loketwerking maar ook aan de behoeften tegemoetkomen van diensten die niet met fysieke loketten werken maar wel medewerkers hebben die op afspraak werken met burgers en/of interne medewerkers. Antwerpen: A Raamovereenkomst digitaal schoolplatform Ambitieus, toegankelijk en ontplooiingsgericht: het autonoom gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen (AG SO) biedt als één van de grootste inrichters voor onderwijs in Vlaanderen dagelijks aan meer dan vijftigduizend leerlingen en cursisten de kans om hun talenten te ontwikkelen. Zo n zesduizend leerkrachten, ondersteunende medewerkers en beleidsmedewerkers motiveren en inspireren hen daarbij. Om onze leerlingen en medewerkers van het basis- en buitengewoon onderwijs op een optimale manier te ondersteunen zijn we op zoek naar een digitaal schoolplatform in functie van doelenrealisatie, planning, opvolgen van leerlingen en rapportering. Momenteel werken de scholen in verschillende systemen en het is de bedoeling dat alle scholen op termijn met een uniform systeem zullen werken. Voor de toekomstige situatie willen we daar waar mogelijk de gegevens recupereren van de huidige systemen. Gent: G Raamovereenkomst New Horizon Het voorwerp van deze opdracht is tweeledig: - Afnemen van mandagen voor consultancy en ontwikkeling van New Horizon - Afnemen van licenties voor modules van New Horizon Mandagen zullen ingezet worden voor optimalisaties en uitbreidingen van het programma New Horizon, o.m. via de projecten: - Verslag BCSD Fase 2 - Interface SAP-COT NH - Vervanging Fimacs voor derden- en debiteuren beheer (interface NH) - Optimalisaties interface SAP-NH voor schuldenbeheer - Optimalisaties voor BI Er wordt ook onderhoud gevraagd op de bestaande New Horizon omgeving en op alle bijkomende maatwerken. Bij het OCMW Gent lopen een aantal projecten ter optimalisatie van enerzijds de werking op de respectievelijke diensten en anderzijds de gebruikte tools. De belangrijkste projecten werden hierboven opgesomd. Al deze projecten vereisen aanpassingen in de toepassingen New Horizon die specifiek ontwikkeld worden voor OCMW Gent en niet op een andere manier kunnen aangepakt worden. d. Intrekking van een gunning Antwerpen: A Raamovereenkomst aankoop sensoren Digipolis zoekt, onder andere voor Stad Antwerpen, een partner die hen kan helpen met het leveren van sensoren en het uitlezen van de actuele vullingsgraad van systemen (oa afval) via deze sensoren. Daarbij moet de leverancier de nodige software aanbieden om de actuele vulgraad op te volgen en de vulgraad-evolutie te voorspellen aan de hand van historische meetgegevens, alsook om de lediging achteraf te kunnen uitvoeren. Dit heeft als doel een optimale lediging te realiseren rekening houdend met personeel, werktijd, voertuigen, gewicht, volume, verbruik, co² uitstoot, kosten, verkeerssituaties, Pagina 4

5 In onderling overleg wordt besloten om de gunningsbeslissing van 23 januari 2018 in te trekken en een nieuwe gunningsbeslissing te nemen op basis van een nieuw gemotiveerd gunningsverslag (in het kader waarvan dan tevens rekening kan worden gehouden met de kritieken die werden geformuleerd en waarover de auditeur en de Raad van State geen uitspraak hebben gedaan). e. Wijziging Gent: CD E-Besluitvorming Beslist wordt akkoord te gaan met de gevraagde wijziging van deze opdracht. f. Bestekken en gunningen managementteam Het overzicht van bestekken en gunningen < excl btw (< incl btw)/< excl btw (< incl btw) zoals die beslist werden in het managementteam, tijdens de maand maart 2018, wordt bekrachtigd. 4. Rondvraag Geen. De voorzitter Schepen Martine De Regge De secretaris Greet Royers Pagina 5