Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Raad van Bestuur van 21 maart 2018 Overzichtslijst

Transcriptie

1 Opdrachthoudende vereniging DIGIPOLIS Raad van Bestuur van 21 maart 2018 Overzichtslijst Aanwezigheden Franky Loveniers Koen Palinckx Liliane De Cock Fatma Akbas Wendy Simons Bruno De Saegher Martine De Regge Sofie Bracke Cengiz Cetinkaya Anne Schiettekatte Bestuurders Christoph Wuyts Ilknur Cengiz Volmachten: Volmacht van Ilknur Cengiz aan Anne Schiettekatte Sandra Van Renterghem Lid met raadgevende stem Karl-Filip Coenegrachts Deskundigen Eveneens aanwezig: Peter Crombecq Greet Royers Johan Van der Bauwhede De vergadering wordt voorgezeten door Franky Loveniers. De vergadering wordt geopend om 16u30. Pagina 1

2 1. Verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Personeelszaken Aanwervingen Aan 12 personen wordt een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aangeboden. Aan 1 persoon wordt een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur aangeboden. Ontslag 3 medewerkers verlaten het bedrijf. Bevordering 2 medewerkers solliciteerden op een openstaande vacature en slaagden in de selectieprocedure. Aanpassing arbeidsovereenkomst 1 medewerker krijgt een 5/5 de arbeidsovereenkomst van onbepaalde tijd. Bijbetrekking 1 medewerker krijgt toelating een bijbetrekking uit te oefenen. Verslag remuneratiecomité Het promotiedossier wordt jaarlijks in de maand februari aan het Remuneratiecomité ter goedkeuring voorgelegd. Het Remuneratiecomité vergaderde op 21 februari 2018 voor de inhoudelijke behandeling en op 21 maart 2018 voor de goedkeuring van het verslag. Verslag werd uitgebracht van deze vergaderingen. 3. Aankopen Bestek Antwerpen: A Inrichting nieuwe commando- en controlekamer LPA De digitale raad van bestuur dd. 13 juli 2017 keurde het bestek A goed met bekrachtiging tijdens de raad van bestuur dd. 30 augustus De opening van de offertes gebeurde op 18 september Een eerste terechtwijzend bericht werd goedgekeurd met de digitale raad van bestuur dd. 2 oktober 2017 met bekrachtiging tijdens de raad van bestuur dd. 22 november Dit betreft een tweede terechtwijzend bericht voor opdracht A Raamovereenkomst voor de inrichting van Command & control =rooms, AV-installaties, Camerabewakingsnetwerk, Room Booking Systemen, digital signage & Wayfinding. Voor de inschrijvers van perceel 1 betreft dit het eerste terechtwijzend bericht. Deze wijzigingen gelden met onmiddellijke ingang en maken integraal deel uit van de regels die Pagina 2

3 van toepassing zijn op de totstandkoming en de uitvoering van de opdracht. Bij een eventuele tegenstrijdigheid tussen het initiële Bestek of voorgaande Terechtwijzende Berichten en het voorliggend Terechtwijzend Bericht, heeft dit Terechtwijzend Bericht voorrang op het initiële Bestek en/of eerdere Terechtwijzende Berichten. Bij een eventuele tegenstrijdigheid tussen de antwoorden op vragen ter algemene verduidelijking van het initiële bestek en het voorliggend Terechtwijzend Bericht, heeft dit Terechtwijzend Bericht voorrang op de antwoorden op de vragen ter algemene verduidelijking. Volgende wijzigingen werden doorgevoerd: De initiële bestektekst A000526_Bestek_Command & Control Room_OMB_v1 werd vervangen door A000526_Bestek_Command & Control Room_OMB_v3 Wijzigingen aan de bestekbijlages werden verwerkt tot een nieuwe finale versie van de documenten & consistentie in versienummer werd doorgevoerd. o De onderstaande algemene bijlagen werden aangepast ter vervanging van voorgaande versies: BB-Digipolis-Bijlagenlijst-v3 o Voor perceel 1 werden de volgende bijlagen aangepast: BB-P1-Digipolis-CaseTCK-v3 BB-P1-Digipolis-Gunningcriteria-v3 BB-P1-Digipolis-PlannenMGP-v3 BB-P1-Digipolis-ProjectOrganisatie-CaseTCK-v3 BB-P1-Digipolis-SLA-CaseTCK-v3 BB-P1-Digipolis-SLASjabloon-TCK-v3 o Voor perceel 4 werden de volgende bijlagen aangepast: BB-P4-Digipolis-As-Is-Detail-v3.xlsx BB-P4-Digipolis-Cameravereisten-v3 BB-P4-Digipolis-CaseOvername-v3 BB-P4-Digipolis-CaseUitbreidingKantoor-v3 BB-P4-Digipolis-CaseUitbreidingKantoor-plattegrond-v3 BB-P4-Digipolis-CaseUitbreidingPubliekDomein-v3 BB-P4-Digipolis-CaseIntegratie-v3 BB-P4-Digipolis-CaseMGP-v3 BB-P4-Digipolis-PlannenMGP-v3 BB-P4-Digipolis-CaseOfferteSjabloon-v3 BB-P4-Digipolis-SLA-v3 BB-P4-Digipolis-Gunningcriteria-v3.3 Bijlagen die origineel bij de bestektekst waren toegevoegd en niet gewijzigd zijn blijven van toepassing met uitzondering van: o BB-P1-Digipolis-CaseIntelRoom-v1 komt te vervallen aangezien de inhoud van dit document werd toegevoegd aan het document BB-PA-Digipolis-CaseTCK-v3 o BB-P4-Digipolis-CaseMGP-SLA-v1 komt te vervallen aangezien de SLA voor de case MGP dient te vallen onder de SLA zoals gedefinieerd in BB-P4-Digipolis-SLA-v3 o Van de originele algemene bijlage SLA (BB-Digipolis-SLA-v1) werd voor perceel 1, case TCK en voor perceel 4 een specifieke variant gemaakt. In deze gevallen is de o specifieke variant van toepassing. Van de originele algemene bijlage ProjectOrganisatie (BB-Digipolis- ProjectOrganisatie-v1) werd voor perceel 1, case TCK een specifieke variant gemaakt. In dit geval is de specifieke variant van toepassing. o Van de originele bijlage CaseOfferteSjabloon (BB-Digipolis-CaseOfferteSjabloonv1.xls) werd voor perceel 4 een specifieke variant gemaakt. In dit geval is de specifieke variant van toepassing. De wijzigen die zijn doorgevoerd in de hierboven vermelde documenten betreffen voornamelijk een formalisering van de verduidelijkingen die reeds tijdens de onderhandelingen werden gecommuniceerd. Pagina 3

4 Gent: G Raamovereenkomst inhuren consultancy voor onderhoud en ontwikkeling van MS Dynamics CRM toepassingen Deze opdracht betreft een raamovereenkomst met één leverancier voor het op afroep inhuren van zowel technische als functionele profielen voor: o Ontwikkelen van nieuwe CRM applicaties, gemaakt in Microsoft Dynamics 365 (en toekomstige platformversies) en daarmee gekoppelde Sharepoint applicaties. o Het onderhoud van onze bestaande en toekomstige CRM applicaties, zowel gemaakt in Microsoft Dynamics 2013 als Microsoft Dynamics 365 (en toekomstige platformversies) en de daarmee gekoppelde Sharepoint applicaties. Met onderhoud wordt bedoeld het voorzien van bugfixes en kleine aanpassingen aan bestaande applicaties. Momenteel zijn er een twintigtal CRM applicaties in gebruik bij Groep Gent (vb Wonen, Energiecentrale, Politie, Facility management, Bouw-en Woontoezicht, stadswinkel, dienst Economie, Gentinfo, ), die ontwikkeld en beheerd worden door Digipolis. De meeste behelzen case management of dossierbeheer, grotendeels opgezet als aparte CRM organisatie. Een paar uitzonderingen betreffen vb ledenbeheer of helemaal op maat opgezette CRM organisaties om interne processen te beheren. Er komen jaarlijks nieuwe applicaties bij, waarbij we deze ofwel implementeren in bestaande organisaties of waarvoor we nieuwe organisaties opzetten. Momenteel gebeurt de projectleiding en business analyse door interne Digipolis medewerkers en de functionele analyse en programmatie door externen. Via een raamovereenkomst van 4 jaar willen we technische en functionele profielen op afroep kunnen inhuren op zo n manier dat continuïteit verzekerd wordt. Gezien het aantal CRM applicaties steeds uitbreidt, is het nodig een globaal beeld te behouden en maximaal de opgedane kennis te herbruiken, om zo te vermijden steeds het warm water heruit te vinden. Gent: G Raamovereenkomst inrichtingswerken datacenters De opdracht betreft het uitvoeren van werken voor het inrichten van een of meerdere nieuwe datacenters en de eventuele uitbreiding en/of vernieuwing van de bestaande datacenters van Digipolis en zijn klanten. Er is één perceel. In opdracht van de bouwheer OCMW Gent wordt er een nieuw datacenter gebouwd op de OCMW Site Campus Prins Filip in de Offerlaan te Gent. De verwachte definitieve oplevering van deze nieuwbouw CASCO is voorzien in Q4/2018. De basisopdracht omvat de inrichting van dit nieuwe datacenter. Het datacenter heeft een grondoppervlakte van ongeveer 360m² en omvat afzonderlijke ruimtes voor onder andere de dataroom, UPS, laagspanning, hoogspanning, bluslokaal, staging en een buitenruimte voor de generatoren. Er is een afgeschermde locatie voorzien op het dak voor het plaatsen van de buitenunits voor de koeling. Er moet rekening gehouden worden met een totaal op te stellen IT-load van ca. 140 kw, te verdelen over 2 rijen van elk 9 racks waarbij op termijn er een groei mogelijk is tot 28 racks. De densiteit van het datacenter wordt zodoende vastgelegd op ca W/m². Zo goed als gelijktijdig zal het datacenter AC Zuid ook gerealiseerd worden als herhaling van deze opdracht. 4. Rondvraag Geen. Pagina 4

5 De voorzitter Franky Loveniers De secretaris Greet Royers Pagina 5