Conceptnota A Versie 7.0 A000033_Conceptnota_SF SO.docx Pagina 1 van 6

Transcriptie

1 Conceptnota A Raamovereenkomst voor de aanneming van diensten met betrekking tot de implementatie van de Talent Management applicatie SuccessFactors Versie 7.0 A000033_Conceptnota_SF SO.docx Pagina 1 van 6

2 Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota De opdracht Digipolis Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Motivatie van de procedure Procedure die zal gevolgd worden Omschrijving van de opdracht Deelnemers Beschrijving van de opdracht Duurtijd van de opdracht Achtergrondinformatie Gevraagde koppelingen Implementatie plan Raamovereenkomst voor SF configuratieopdrachten... 6 Versie 7.0 A000033_Conceptnota_SF SO.docx Pagina 2 van 6

3 1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht Het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen wenst voor de Talent Management processen (competentiebeheer, waardering, competentie-ontwikkeling) een nieuw beleid te implementeren, ondersteund door één applicatie voor gesubsidieerd én niet gesubsidieerd personeel. De Talent Management applicatie SuccessFactors is in 2014 geïmplementeerd bij Stedelijk Onderwijs Antwerpen voor het niet gesubsidieerd personeel, evenals bij stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, Kinderopvang Antwerpen en Zorgbedrijf Antwerpen. De opdracht omvat de aanpassing van deze geimplementeerde applicatie aan de vereisten voor het gesubsidieerd personeel van het Stedelijk Onderwijs. Het betreft een raamovereenkomst: de inschrijver wordt tevens gevraagd een voorstel te doen voor de uitvoering van individuele configuratie-opdrachten in opdracht van Digipolis (SF configuratie, SF Rapportering, SF Integratie) voor al haar SuccessFactors-klanten. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. Voorts kan Digipolis uit deze raamovereenkomst putten om op te treden als opdrachtcentrale voor: 1. In elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, AG Stadsontwikkelingsbedrijf Gent. 2. Instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent. 3. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang. 4. Andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent OCMW Antwerpen en OCMW Gent. 5. Instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten (zoals de Federale Politie) Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op Versie 7.0 A000033_Conceptnota_SF SO.docx Pagina 3 van 6

4 Generaal Armstrongweg Antwerpen Tel. (03) Leidend ambtenaar voor dit bestek: Björn Bal Tel: +32 (0) bjorn.bal@digipolis.be 2.2 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Belgische onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, 2, 3 niet nauwkeurig kunnen vaststellen van alle inhoudelijk, technische en administratieve voorwaarden van de wet van 15 juni De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald o De technische complexiteit van de opdracht en de functionaliteiten die de aanbestedende overheid vraagt, moeten getoetst worden aan de bereidheid en mogelijkheden die de oplossingen van de potentiële aanbieders bevatten. o De aanbestedende overheid wil zich vergewissen dat de aangeboden oplossingen zeer nauw aansluiten op de wensen van haar klanten en aan de geldende en toekomstige praktijken uit de IT-omgevingen. o De aanbestedende overheid wil bij de potentiële aanbieders nagaan hoe de ondersteuning, het plan van aanpak en de SLA s zullen aangeboden worden 2.4 Procedure die zal gevolgd worden 1. Publicatie van de opdracht 2. Indiening kandidaatstellingen openbare zittingsdag 19/05 3. Beoordeling regelmatigheid en kwaliteit van de kandidaatstellingen 4. Verzending van het Bestek aan de geselecteerde deelnemers en uitnodiging voor het indienen van een eerste offerte vermoedelijk in week 8/06 5. Mogelijkheid tot schriftelijke vraagstelling aan de Aanbestedende Overheid (mail aan leidend ambtenaar) 6. Antwoord van Digipolis op de schriftelijke vraagstelling per Algemene of Bijzondere Verduidelijking 7. Indiening Eerste Offerte beperkte zittingsdag ontvangst offertes - vermoedelijk week 29/06 8. Beoordeling regelmatigheid van de eerste offerte en uitnodiging tot onderhandelingen met de deelnemers die een regelmatige eerste offerte hebben ingediend 9. Onderhandelingen met de deelnemers Versie 7.0 A000033_Conceptnota_SF SO.docx Pagina 4 van 6

5 10. Finalisering en vaststelling van het Bestek voor de indiening van de beste en finale offertes ( BAFO ) 11. Indiening BAFO 12. Beoordeling BAFO s en rangschikking deelnemers 13. Contractsluiting (Gunning van de Opdracht) De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht 3.1 Deelnemers Deze opdracht betreft het door de Vlaamse Gemeenschap gesubsidieerd personeel van het AG Stedelijke Onderwijs Antwerpen. Het omvat het Onderwijzend Personeel. De raamovereenkomst voor de uitvoering van verdere configuratieopdrachten betreft alle Success- Factors-klanten van Digipolis. 3.2 Beschrijving van de opdracht De implementator dient de bestaande SuccessFactors 4P instance aan te passen en uit te breiden in functie van de functionele vereisten voor het gesubsidieerd personeel. Scope: Employee Profile (Werknemersprofiel + Competentiebeheer) Goal Management / Performance Management (Waardering) Learning (Competentie Ontwikkeling) Carrièrepaden (Loopbaanplanning) Digipolis zal haar rol van integrator (koppelingen opzetten en/of aanpassen) en moderator (naar andere besturen toe) opnemen. 3.3 Duurtijd van de opdracht De raamovereenkomst loopt voor 4 jaar, met een eerste opdracht voor Stedelijk Onderwijs die loopt van september 2015 tot mei 2016 met uitrol van een piloot in Q1/2016. De verdere gefaseerde uitrol loopt tot eind Achtergrondinformatie SuccessFactors werd in 2014 geïmplementeerd in de groep Antwerpen: Instance 4P (1 Test- en 1 Productie-omgeving): gemeenschappelijke opzet en implementatie voor stad, OCMW, Kinderopvang, Stedelijk Onderwijs (enkel niet gesubsidieerd personeel). Het betreft een gemeenschappelijk opzet, waar elk bestuur haar eigen formulieren en processen heeft opgezet. Instance ZB (1 Test- en 1 Productie-omgeving): een volledig gescheiden opzet en implementatie voor Zorgbedrijf. Voor een aantal configuratie-aspecten dienen de besturen van instance 4P tot een consensus te komen. Digipolis neemt hier de rol van moderator op. Het betreft de modules: Employee Profile (Werknemersprofiel + Competentiebeheer) Goal Management / Performance Management (Waardering) Learning (Competentie Ontwikkeling) Versie 7.0 A000033_Conceptnota_SF SO.docx Pagina 5 van 6

6 Carrièrepaden (Loopbaanplanning) Recruitment Management (Werving en Selectie) => niet in scope voor Stedelijk Onderwijs 5 Gevraagde koppelingen WISA => SF: Voor het gesubsidieerd personeel worden de personeelsgegevens (personeelsadministratie) beheerd in WISA en maandelijks doorgegeven aan het departement Onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap voor verloning. De werknemergegevens in SuccessFactors zullen aangeleverd worden vanuit WISA. SF Externe opleidingen: de bestaande applicatie en koppeling moet aangepast worden aan de functionele vereisten voor het gesubsidieerd personeel. SF => Cognos: de bestaande Cognos-omgeving met de WISA-gegevens dient uitgebreid te worden met SuccessFactors gegevens, zodat rapportering op een combinatie van WISAen SuccessFactors-gegevens mogelijk wordt 6 Implementatie plan De inschrijver wordt gevraagd een concreet implementatieplan uit te werken, rekening houdend met alle randvoorwaarden en belanghebbenden. 7 Raamovereenkomst voor SF configuratieopdrachten De inschrijver wordt gevraagd een voorstel te doen (inclusief de mandagprijzen per profiel) voor de uitvoering van individuele configuratie-opdrachten in opdracht van Digipolis (voor al haar Success- Factors-klanten): SF configuratie, SF Rapportering, SF Integratie. Deze opdrachten kunnen bvb omvatten: Aanpassing van een bestaand formulier of creatie van een nieuw formulier Aanpassing van een bestaand proces (bvb extra stap voorzien) of creatie van een nieuw proces Aanpassing van een bestaande API of integratie-rapport, of opzet van een nieuwe koppeling Aanpassing van een bestaand rapport of ontwikkeling van een nieuw rapport in Plateau Report Designer (Business-)Impact analyse voor een Optin-functionaliteit op de concrete Antwerpse implementatie en business context Volledige configuratie van een nieuwe Optin functionaliteit Versie 7.0 A000033_Conceptnota_SF SO.docx Pagina 6 van 6