Conceptnota G G000031_Conceptnota_Online controle straatparkeren. Pagina 1 van 10

Transcriptie

1 Conceptnota Aankoop en implementatie van hard- en software voor online parkeercontrole op straat en software voor het beheer van uitgeschreven parkeerretributies voor Stad Gent G Pagina 1 van 10

2 Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota De opdracht Digipolis Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure Opdrachtgevend bestuur Wijze van gunnen Motivatie van de procedure Procedure die zal gevolgd worden Omschrijving van de opdracht Deelnemers Doelstelling van hoofdklanten Beschrijving van de opdracht Duurtijd van de opdracht Achtergrondinformatie Huidige situatie Toekomstige situatie Concept en uit te werken oplossing Functionele vereisten CONTROLE Parkeerrechten en parkeerzones Tijdsregistratie Locatiebepaling Registreren van het voertuig Validatie Weergave controle Visuele controle van parkeerrechten RETRIBUTIE Detail retributie Beheer retributie Hardware vereisten Gevraagde koppelingen Technische vereisten SLA Implementatie plan Pagina 2 van 10

3 1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden, zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht Aankoop en implementatie van hard- en software voor online parkeercontrole op straat en software voor het beheer van uitgeschreven parkeerretributies voor Stad Gent. De opdracht betreft de aankoop/huur/huurkoop, het in dienst brengen en implementeren van: - Software voor de verwerking/opvolging van uitgeschreven retributies en eventuele verweren - Software voor online parkeercontrole op straat met de nodige configuratiemogelijkheden en koppelingen - Hardware voor online parkeercontrole op straat - Een SLA voor het onderhoud op bovenstaande elementen 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg Antwerpen Tel. (09) Leidend ambtenaar voor dit bestek: Bart Stichelmans Tel: +32 (0) Overheidsopdrachten.gent@digipolis.gent 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op Pagina 3 van 10

4 2.2 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de Belgische onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 26, 2, 3 niet nauwkeurig kunnen vaststellen van de wet van 15 juni De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald. 2.4 Procedure die zal gevolgd worden Ronde 1 Selectie Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. Fase Datum (indicatief) Verzending naar Bulletin der aanbestedingen 16/11/2015 Openen van de aanvragen tot deelneming 01/12/2015 Selectiebeslissing en verzending aan niet-geselecteerden 11/01/2016 Verzending aan geselecteerden 11/01/2016 Ronde 2 Gunning Enkel de geselecteerde kandidaten ontvangen het bestek incl. een uitgebreide behoeftelijst (functioneel en technisch), en kunnen een offerte indienen. Fase Datum (indicatief) Verzending bestek aan geselecteerden 11/01/2016 Uiterste datum indienen offertes 26/01/2016 Onderhandelingen van 27/01/2016 tot 23/02/2016 Verzending van de gunningsbeslissing en sluiting 11/03/2016 Start implementatie 14/03/2016 De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht De Stad Gent wil het parkeren op straat digitaliseren. Eerder is er gestart met de digitalisering van parkeerrechten. Dit betekent dat een parkeerrecht (i.e. het recht om met een bepaald voertuig in een bepaald gebied voor een bepaalde tijd te parkeren) geen fysieke verschijningsvorm meer zal hebben (bijv. bewonerskaart, papieren parkeerticket, PEP, ), maar enkel zal bestaan als digitaal recht, gekoppeld aan een nummerplaat. Pagina 4 van 10

5 De digitalisering van de parkeercontrole is de volgende stap in dit verhaal. In tegenstelling tot de huidige visuele controle op straat, vragen digitale parkeerrechten een digitaal controleproces. Heden beheert en controleert het IVA Mobiliteitsbedrijf Stad Gent meer dan parkeerplaatsen op het openbaar domein. 3.1 Deelnemers IVA Mobiliteitsbedrijf Stad Gent 3.2 Doelstelling van hoofdklanten Met de digitalisering streeft de Stad Gent enkele belangrijke voordelen na: minder fraude, minder beheerskosten, een betere service voor onze klanten, efficiëntere controle, betere gegevens over wie waar en wanneer parkeert, Beschrijving van de opdracht De opdracht betreft de aankoop/huur/huurkoop, het in dienst brengen en implementeren van : - Software voor de verwerking/opvolging van uitgeschreven retributies en eventuele verweren - Software voor online parkeercontrole op straat met de nodige configuratiemogelijkheden en koppelingen. - Hardware voor online parkeercontrole op straat - Een SLA voor het onderhoud op bovenstaande elementen 3.4 Duurtijd van de opdracht De opdracht wordt aangegaan voor 4 jaar. De SLA is op jaarbasis en kan jaarlijks (stilzwijgend) verlengd worden. 4 Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie Heden wordt er grotendeels gewerkt met visuele controle. Een parkeerwachter voert op basis van documenten achter de voorruit en de locatie en tijdstip van de wagen, een controle uit. In het kader van het programma Optimaliseren werden recent de parkeervergunningen (o.m. bewonersvergunningen) grotendeels gedigitaliseerd. Daarbij staan deze vergunningen lokaal op de handterminal (dit gebeurt via nachtelijk opladen van geldende vergunningen uit het vergunningensysteem naar de handterminals). Voor het parkeren met (het huidige papieren) ticket (via de huidige parkeerautomaten) gebeurt de controle louter visueel. De verwerking en opvolging van de retributie gebeurt vandaag in de applicatie Sppa-Bel van CEVI. 4.2 Toekomstige situatie Het Mobiliteitsbedrijf wil ook het parkeren met (e-)ticket digitaal controleren. Dit vraagt een andere logica en nieuwe functionaliteiten dan het huidige controleproces voor de papieren parkeerrechten. Aanvullend is een geïntegreerde retributiesoftware vereist. Merk op: Ook visuele controle van bepaalde rechten zal in eerste instantie mogelijk moeten zijn (bv. voor mindervaliden-kaart). Pagina 5 van 10

6 5 Concept en uit te werken oplossing Het IVA Mobiliteitsbedrijf moet in staat zijn om de digitale parkeerrechten te controleren en, indien van toepassing, in een forfaitaire retributie te voorzien. Daarnaast moet het mogelijk zijn om de uitgegeven forfaitaire retributie te beheren (m.a.w. in te vorderen). Het Mobiliteitsbedrijf heeft nood aan een controle- en retributiesoftware die ervoor zorgt dat: Alle digitale parkeerrechten onmiddellijk gecontroleerd kunnen worden. De bevraging zal gebeuren via het aanspreken van een webservice aangeboden door een parkeerregister die de parkeerrechtendatabase omvat met alle op dat moment geldende parkeertickets en parkeervergunningen, gekoppeld aan een nummerplaat. Efficiënte en betrouwbare controle mogelijk is Visuele controle (zoals ze vandaag gebeurt) mogelijk blijft. Er forfaitaire retributies worden uitgeschreven (indien van toepassing) Opvolging van forfaitaire retributies mogelijk is o o o Consulteren forfaitaire retributies Klachtenbehandeling Inningsprocedure uitvoeren Aanmaningsprocedure Invorderingsprocedure via het dwangbevel Eventueel verzet mogelijk door burger via de burgerlijke rechtbank De digitale controle moet leiden tot bruikbare beleidsinformatie over wie waar en wanneer parkeert 6 Functionele vereisten Hieronder enkele principes van functionaliteiten van de controle en retributiesoftware. Het volledige extract zal bij het bestek ingesloten worden. 6.1 CONTROLE Parkeerrechten en parkeerzones Hieronder een niet exhaustief overzicht van de huidige types parkeerrechten en parkeerzones van Stad Gent. Stad Gent werkt momenteel zowel met digitale en papieren parkeerrechten. Parkeerrechten omvatten enerzijds vergunningen op lange termijn (bv. 1 jaar) en anderzijds tickets op korte termijn (bv. 3 uur). Binnen de Stad Gent gelden er verschillende parkeerzones naar gelang het type parkeerrecht. Binnen één type parkeerzone kunnen er verschillende tarieven gelden. Er zijn bv. 5 parkeerzones (bv; parkeerzone 1 t.e.m. 5) waarin men met een digitaal parkeerticket uit de parkeerautomaat (met nummerplaat ingave), kan parkeren. Elke parkeerzone kent een ander tarief. Pagina 6 van 10

7 6.1.2 Tijdsregistratie Het tijdstip van de controle moet automatisch geregistreerd worden. Het tijdstip van de controle is van groot belang bij de digitale controle. We willen immers controleren of er op een bepaald tijdstip een geldig parkeerrecht is; Het tijdstip van de controle moet op de parkeerbon vermeld staan (in het geval een forfaitaire retributie wordt uitgeschreven); Het tijdstip van controle is belangrijke beleidsinformatie Locatiebepaling Om de locatie te bepalen, kunnen we werken met verschillende technieken. Locatiebepaling is nodig voor: Het voertuig: De locatie van het voertuig is van groot belang bij de digitale controle. Op basis van deze locatie wordt het geldende parkeerregime afgeleid. Dit parkeerregime wordt vergeleken met het parkeerrecht dat voor de nummerplaat is geregistreerd. In één straat of rond één parkeerautomaat gelden er soms verschillende parkeerregimes. Bijvoorbeeld bewonerszone en betalend parkeren; De parkeerbon: De locatie waarop de controle gebeurt, moet vermeld staan op de parkeerbon (zie verder); De looproute: Door de locatie van de parkeerwachter te bewaren, kunnen we de looproutes in kaart brengen (ie. beleidsinformatie). Pagina 7 van 10

8 6.1.4 Registreren van het voertuig De software moet de wagen kunnen registreren, enerzijds voor de controle, anderzijds voor in het geval van een forfaitaire retributie. Volgende gegevens zijn vereist: Nummerplaat : via OCR of via manuele ingave; Kenmerken van het voertuig; Foto( s) van het voertuig Validatie Voor elk voertuig moet gecontroleerd worden of het voertuig over het juiste parkeerrecht beschikt. Match nummerplaat: Is er voor de nummerplaat een geldig parkeerrecht? Dit kunnen alle types nummerplaten zijn: Belgische, buitenlandse, diplomaten, etc.. Match tijdstip: Is het parkeerrecht geldig op het tijdstip van controle? Match locatie: Is het parkeerrecht van toepassing voor de locatie van het geparkeerde voertuig, ie. het geldend parkeerregime? Weergave controle Bij de online controle moet het duidelijk zijn welke parkeerrecht(en) er voor de nummerplaat geregistreerd is. Bepaalde digitale parkeerrechten vragen bijkomende visuele controle door de parkeerwachter Visuele controle van parkeerrechten Waar nodig in een eerste fase. De toepassing dient echter in hoofdzaak gericht te zijn op de controle van digitale parkeervergunningen en e-tickets. 6.2 RETRIBUTIE Detail retributie Verplicht te vermelden gegevens op een parkeerbon: De locatie van de parkeercontrole; de nummerplaat van het voertuig; de identiteit van de schuldeiser; het tijdstip van de controle; het voorwerp en de oorzaak van de vordering: dit betekent dat de schuldenaar moet weten hoeveel hij moet betalen en waarom, zo kan hij de gegrondheid van de eis beoordelen; de contactgegevens van de dienst/ambtenaar tot wie de schuldenaar zich kan richten voor vragen (ingevolge de wetgeving inzake openbaarheid van bestuur). Pagina 8 van 10

9 6.2.2 Beheer retributie De applicatie voor het beheer van de retributie dient in globo volgende macro-stappen te doorlopen: Business Process "naverwerking" View dossier aanmaken parkeerder betaalt betaling verwerken nee volledige betaling? ja afgesloten dossier afbetalingsplan voor dossier collectieve schuldbemiddeling voor titularis dossier on hold zetten dossier on hold zetten betalingen verwerken (afbetalingsplan) betalingen verwerken (collectieve schuldbemiddeling) betalingstermijn verstreken nog geen aanmaning verstuurd aanmaningsprocedure 1e aanmaning (herinnering) versturen 1e aanmaning verstuurd administratieve kosten toevoegen 2e aanmaning (aangetekend) versturen 2e aanmaning verstuurd dossier doorsturen naar deurwaarder parkeerder dient klacht in klacht behandelen dossier geannuleerd? ja geannuleerd dossier dossier oninbaar verklaard nee dossier annuleren dossier voor juridische dienst dossier bij juridische dienst dossier markeren voor juridische dienst dossier doorsturen naar juridische dienst 7 Hardware vereisten De hardware voor de online parkeercontrole op straat moet onder andere voldoen aan volgende vereisten: Het toestel moet in staat zijn om het voertuig visueel te registreren (bv. via foto) o o De visualisatie moet scherp zijn Ook in het donker moet de kleur en het merk/type van het voertuig herkenbaar zijn De nummerplaat van het voertuig wordt automatisch ingelezen of via manuele ingave ingegeven Printen moet mogelijk zijn Pagina 9 van 10

10 8 Gevraagde koppelingen Koppeling met het parkeerregister, dat t.b.v. de parkeercontrole een service zal aanbieden voor het opvragen van parkeerrechten (vergunningen en tickets). Inschatting is dat er tot digitale parkeerrechten actief kunnen zijn op een bepaald moment. Koppeling tussen de software voor online parkeercontrole op straat en software voor het beheer van uitgeschreven parkeerretributies. 9 Technische vereisten Zie bijlage infrastructuurstandaarden Stad Gent en Cloud. 10 SLA In het bestek zullen meer details worden gegeven omtrent de geplogenheden van het onderhoudscontract. 11 Implementatie plan In het kader van het bestek zal een plan van aanpak gevraagd worden. De doorlooptijd en organisatie van het project zullen daarbij van belang zijn. Pagina 10 van 10